PHIẾU XUẤT KHO
3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRUYỀN TẢI ĐIỆN I.
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRUYỀN TẢI ĐIỆN I. * Ý kiến 1. Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho.
Hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường biến đổi theo thời gian. Đặc biệt, các chủng loại vật tư Công ty Truyền tải điện 1 sử dụng là những loại chuyên dùng trong ngành điện, không sẵn có trên thị trường, luôn luôn phải dự trữ một khối lượng khá lớn nhiều chủng loại vật tư để đảm bảo cho tính cấp bách cho sản xuất khi giải quyết các sự cố do vậy có mất chất lượng của một số mặt hàng là khó tránh khỏi. Đồng thời, do đòi hỏi nhu cầu sử dụng điện ngày một tăng cao, dẫn đến một số đường dây, trạm biến áp bị quá tải, trong khi đó các vật tư, thiết bị có
những tính năng, công suất thấp, lạc hậu đang có trong kho Công ty không phù hợp với việc giải quyết chống quá tải. Mặt khác, cơ chế thị trường ngày càng phát triển, các hãng cung cấp thiết bị hiện đại, tiên tiến chuyên dùng cho ngành điện đang tràn xâm nhập thị trường Việt Nam: Hãng SIMEN, COMIN, ABB... Chính những nguyên nhân trên làm cho vật tư tồn kho của Công ty giảm giá là không tránh khỏi. Do vậy, để tránh những rủi ro phát sinh từ sự giảm giá đó, Công ty cần lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho
( việc này hoàn toàn phù hợp với quy định quản lý hàng tồn kho của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam ).
Thực chất của việc lập các khoản dự phòng là lập một quỹ dự phòng để hỗ trợ cho những lúc tài sản dự trữ của doanh nghiệp thực sự bị giảm giá trên thị trường. Mặt khác, còn giúp doanh nghiệp phản ánh đúng doanh thu, chi phí phát sinh trong niên độ kế toán. Để lập được dự phòng một cách chính xác đòi hỏi kế toán phải có những thông tin dự báo kịp thời về diễn biến của giá bán vật tư, hàng hoá trên thị trường.
Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho:
Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp căn cứ vào hàng tồn kho bị giảm giá hiện có tại DN để lập dự phòng, kế toán ghi :
Nợ TK 632
Có TK 159
- Chỉ được lập cho những loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư, hàng hoá tồn kho có chứng từ, hoá đơn hợp lệ và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
- Cuối năm tài chính DN căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm ngày 31/ 12 tính toán khoản phải lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho so sánh với số đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trước xác định số chênh lệch phải lập thêm hoàn giảm đi ( nếu có ).
- Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước thì số chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632
Có TK 159
- Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 159
Có TK 632
Quá trình lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau:
Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng, giá thực tế trên thị trường và giá trên sổ sách kế toán của hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Kế toán tiến hành lập dự phòng hàng tồn kho cho các loại vật liệu có xu hướng giảm giá. Mức dự phòng được tính theo công thức sau:
* Ý kiến 2. Mở Tài khoản 151- Hàng mua đi đưòng.
Đối với “Trường hợp hoá đơn về, nhưng hàng chưa về ” kế toán chờ đến khi nhận được phiếu nhập kho mới hạch toán đã gây nên tình trạng hàng thuộc quyền sở hữu của Công ty nằm ngoài sổ sách. Do vậy kế toán cần mở thêm tài khoản 151- Hàng mua đi đường để theo dõi các mặt hàng Công ty đã mua hay chấp nhận mua, thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng cuối tháng chưa về nhập kho.
- Cuối tháng, nếu chỉ có hoá đơn, chưa nhận được phiếu nhập, kế toán ghi:
63
Mức dự phòng cần lập Số lượng hàng Mức chênh lệch năm tới cho = tồn kho i x do giảm giá của hàng tồn kho i cuối niên độ hàng tồn kho i
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có VAT) Nợ TK 1331: VAT đựơc khấu trừ.
Có TK 331, 111, 112...
- Sang tháng, khi nhận đựơc phiếu nhập kho. Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Nếu nhập kho
Nợ TK 136(3): Nếu xuất thẳng cho đơn vị trực thuộc Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về.
* Ý kiến 3.Tổ chức thanh toán khoản tạm ứng mua vật liệu.
Hiện nay, Công ty có quy định cán bộ cung tiêu phải là người đứng tên cùng khách hàng và làm thủ tục cho các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Do vậy trong kỳ, thường xuyên xuất hiện nghiệp vụ tạm ứng chi phí mua hàng cho cán bộ cung tiêu. Số tiền tạm ứng cho hoạt động này trong kỳ là rất lớn, nhưng hiện mới chỉ được theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (tài khoản 331), như vậy cán bộ cung tiêu có tư cách là người bán vật liệu cho Công ty. Ta thấy, các khoản tạm ứng không được theo dõi về thời hạn thanh toán, sử dụng tài khoản hạch toán không đúng tính chất với nội dung kinh tế phát sinh. Do vậy, dẫn đến việc thanh toán tạm ứng kéo dài, gây ra tình trạng chiếm dụng vốn của Công ty. Để khắc phục tình trạng này, đối với khoản tạm ứng cho cán bộ cung tiêu cần được hạch toán vào Tài khoản 141 - Tạm ứng (chi tiết theo đối tượng). Khi quá thời hạn quy định của Công ty ( căn cứ vào thời hạn thanh toán ghi trên giấy tạm ứng) cán bộ cung tiêu phải làm giải quyết xong công việc và làm thủ tục thanh toán hoàn ứng, nếu không sẽ bị trừ lương, cắt thưởng. Đối với khách hàng cung cấp vật tư, hàng hoá sẽ phải nhập hàng, thanh quyết toán theo đúng thời hạn và các trách nhiêm đã ký trong hợp đồng.
* Ý kiến 4. Lập bảng phân bổ nguyên vật liệu.
Hiện nay, hàng tháng các đơn vị trực thuộc lập bảng phân bổ vật tư sử dụng đóng vào báo cáo tài chính để nộp Công ty, còn tại phòng kế toán Công
ty không lập bảng phân bổ vật tư, điều này gây khó khăn trong công tác theo dõi, quản lý chi phí nguyên vật liệu.
Kế toán cần căn cứ vào các số liệu trong bảng phân bổ vật tư của các đơn vị trực thuộc và bảng kê tổng hợp xuất để lập bảng phân bổ vật tư phản ánh giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng cho các đối tượng sử dụng, dùng làm căn cứ tính giá thành sản phẩm nhằm đảm bảo yêu cầu chặt chẽ trong công tác hạch toán vật tư. Ví dụ phân bổ vật tư sử dụng như sau:
Bảng 3.1