hàng và chi phí quản lý tại công ty VIRASIMEX.
Là một đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty VIRASIMEX cũng không tránh khỏi một số tồn tại nhất định trong hạch toán kinh tế nói chung, hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại phòng kế toán của cvông ty, em xin nêu một số nhận xét chủ quan về tình hình thực hiện công tác quản lý và hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty.
1- Về u điểm.
Nhìn chung tiến độ thực hiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý đã có nhiều tiến bộ so với trớc đây. Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung, thuận lợi cho công tác tin học hoá kế toán, tập trung thông tin, giám sát đợc độ chính xác hợp lý, hợp lệ của các khoản chi phí.
Giữa phòng kế toán tổng hợp, giám đốc và kế toán trởng có hệ thống nối mạng máy vi tính nên việc truyền dữ liệu, thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý rất tiện lợi, nhanh chóng.
Việc tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp rõ ràng, phù hợp với chế độ hạch toán và đặc điểm kinh doanh. Hạch toán chi tiết theo đối tợng thực hiện đảm bảo chính xác chi phí phát sinh ở bộ phận nào thì hạch toán vào bộ phận đó. Công việc lên cân đối, tổng hợp các báo cáo đơn giản, nhanh chóng và đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý.
2- Một số mặt tồn tại.
Bên cạch những yêu điểm trên, công ty còn một số mặt hạn chế sau: - Việc hạch toán kế toán của công ty đợc thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán mua của công ty tin học bên ngoài. Do vậy khi cần thiết phải sửa đổi bổ sung hệ thống sổ sách báo cáo kế toán gặp nhiều khó khăn, vì nó đòi hỏi sửa lại cả chơng trình kế toán đã đợc lập sẵn.
Cha tôn trọng các nguyên tắc kiểm tra nội bộ về các vấn đề kinh tế tài chính nên xảy ra hiện tợng chi phí không đúng mục đích và lãng phí.
Về việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết còn rất nhiều thiếu sót. Một số khoản chi phí nh các khoản tiền thởng phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí liên hoan, chi phí mua quà biếu tặng…Thực chất phải dùng quỹ xí nghiệp để bù đắp thì lại đợc hạch toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Việc sử dụng hệ thống chứng từ cha đợc đồng bộ, không theo mẫu quy định mà còn nhiều chứng từ lập nh giấy thanh toán tiền vận chuyển bốc vác, giấy xin tạm ứng tiền (viết tay). Do đó nó đã gây ảnh hởng đến việc thanh tra kế toán. Việc luân chuyển chứng từ tồn đọng với khối lợng lớn làm cho việc ghi chép của kế toán dồn vào ngày cuối tháng dẫn đến việc lập và nộp báo cáo kế
toán nhiều khi còn chậm, không đảm bảo đợc thông tin kinh tế kịp thời. Việc sử dụng chứng từ tự lập là không cần thiết mà còn gây phức tạp và làm tăng khối l- ợng chứng từ và ghi chép của kế toán lên mặt khác việc quản lý sổ sách cũng gặp nhiều khó khăn.
ii- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty VIRASIMEX.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty VIRASIMEX, em có một vài kiến nghị về công tác hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nh sau:
1- Hoàn thiện công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán.
Việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán là rất quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán nói chung và với công tác hạch toán ban đầu nói riêng.
Các chứng từ kế toán ban đầu, điển hình nh: " giấy đề nghị thanh toán" cha đợc lập theo một mẫu thống nhất mà chủ yếu là viết tay. Và khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhiều khi kế toán thanh toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu thu, phiếu chi rồi chuyển thẳng cho kế toán máy vi tính mà không qua kế toán phí nên khó tránh khỏi sai sót. Bên cạnh đó theo qui địnhcủa phòng thì hàng tuần, kế toán máy vi tính phải tiến hành vào số liệu cho máy nh- ng thờng thì công việc này hàng tháng mới đợc thực hiện thực hiện một lần.
Để khắc phục tình trạng trên, Công ty cần ban hành một số mẫu chứng từ sử dụng thống nhất trong toán đơn vị đồng thời cần thiết phải nâng cao hơn nữa trình độ cũng nh tinh thần trách nhiệm của cán bộ trong công tác. Ngoài ra các chứng từ kế toán có liên quan đến phí phải đợc chuyển qua kế toán phí để định khoản và phân bổ rồi mới chuyển qua kế toán máy vi tính để đảm bảo tính đúng đắn và chính xác của số liệu.
2- Hoàn thiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. và chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.1- Kế toán yếu tố chi phí nhân viên.
Hiện nay, Công ty không hạch toán yếu tố chi phí nhân viên bán hàng riêng mà phản ánh toàn bộ chi phí về tiền lơng của tất cả nhân viên trong khối quản lý và bán hàng vào TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý. Điều này về cơ bản là sai nguyên tắc. Chi phí thuộc bộ phận nào phải phân bổ vào bộ phận đó chứ không đợc gộp nh chi phí nhân viên bán hàng và chi phí nhân viên quản lý tại Công ty hiện nay.
Hạch toán nh thế sẽ dẫn đến chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên một l- ợng không nhỏ vì phải gánh luôn chi phí nhân viên bán hàng. Điều này gây khó khăn cho Công ty trong việc quản lý chi phí và phấn đấu giảm chi phí kinh doanh.
Ví dụ: Vũ Hồng Tuấn là nhân viên viết hóa đơn bán hàng, nhng khi hạch toán kế toán Công ty ghi:
Nợ TK 642 (6421): 460.104
Có TK 334 : 460.104
Vì vậy theo em Công ty nên hạch toán đúng là
Nợ TK 641 (6411): 460.104
Có TK 334 : 460.104
2.2- Kế toán yếu tố chi phí dụng cụ, đồ dùng.
Vẫn lại là vấn đề Công ty cha bóc tách rõ ràng giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp .
Trong khoản mục chi phí dụng cụ đồ dùng bán hàng (phần II), anh Phạm Bảo Đồng mua hai bàn làm việc cho phòng hành chính với số tiền là 405.000đ, bộ phận kế toán hạch toán vào TK 6413 nh sau:
Nợ TK 641 (6413): 405.000
Có TK 111 : 405.000
Hạch toán nh vậy là cha hợp lý vì Anh Đồng mua dụng cụ đồ dùng cho phòng hành chính thì phải đợc hạch toán vào TK 6423- Chi phí dụng cụ đồ dùng ở bộ phận quản lý
Vậy bộ phận kế toán nên hạch toán lại nh sau:
Nợ TK 642 (6423): 405.000 Có TK 111: 405.000
2.3- Kế toán yếu tố chi phí dự phòng:
Trích lập chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho rất cần thiết khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Bởi vì do khoản dự phòng đợc tính trớc vào các khoản chi phí hoạt động của năm báo cáo ghi nhận các khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Tuy nó làm giảm lợi tức của năm báo cáo nhng lại giúp cho doanh nghiệp có nguồn bù đắp những khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch và từ đó doanh nghiệp có đIều kiện để bảo toàn nguồn vốn kinh doanh.
Hiện nay Công ty không trích lập khoản chi phí này. Theo em, Công ty nên kế toán yếu tố chi phí này để khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp vẫn không hề bị ảnh hởng và hoạt động bình thờng.
Khi trích lập dự phòng nợ phảI thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán vào sổ theo định khoản:
Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6426)
Có TK 139 - Dự phòng nợ phảI thu khó đòi Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2.4- Hoàn thiện sổ sách kế toán:a- Lập thêm sổ nhật ký đặc biệt: a- Lập thêm sổ nhật ký đặc biệt:
Công ty nên lập sổ nhật ký đặc biệt để kế toán cho một hoặc một số đối tợng kế toán có số lợng phát sinh lớn, làm đơn giản hoá và giảm bớt khối lợng ghi sổ cái và có thể theo dõi đợc chi tiết một số nghiêpj vụ của công ty.
Theo qui định của chế độ kế toán hiện hành thì trên sổ chi tiết phải ghi rõ số hiệu và ngày tháng lập của chứng từ đợc dùng làm căn cứ để ghi sổ, ngày tháng ghi sổ nhng thực tế tại Công ty thì trên sổ chi tiết lại chỉ có ngày tháng lập chứng từ làm nh vậy là không đúng với chế độ qui định và do đó không đảm bảo quản lý các chứng từ gốc, đồng thời trong trờng hợp có sai sót xảy ra việc kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ gốc với máy vi tính để tìm ra sai sót là rất khó khăn và mất nhiều thời gian. Theo em, Công ty nên thực hiện theo đúng chế độ về lập sổ chi tiết.
c -Hoàn thiện bảng phân bổ tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ:
Về việc tính các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ Công ty sử dụng các bảng tính riêng cho từng khoản nh vậy là cha khoa học. Không cần thiết phải nh vậy, làm nh thế tốn nhiều thời gian. Theo em, Công ty nên áp dụng theo mẫu bảng phân bổ tiền lơng và BHXH theo quy định hiện hành của Bộ tài chính: