Cũng giống nh hạch toán chi phí bán hàng khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ, nếu đúng thì lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
Phiếu chi tiền mặt là chứng từ dùng để xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và sổ kế toán.Đây là chứng từ mang tính chất bắt buộc áp dụng cho các doanh nghiệp. Phiếu chi phải lập thành quyển và ghi số phiếu của từng Phiếu chi, số phiếu chi đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng Phiếu chi phải ghi rõ ngày tháng năm lập Phiếu chi, ngày tháng năm chi tiền, ghi rõ tên, địa chỉ của ngời nhận phiếu. Phiếu chi đợc lập thành 2 liên, liên thứ nhất lu ở nơi lập phiếu, liên thứ 2 dùng để ghi sổ quỹ. Sau đó chuyển cho kế toán thanh toán kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán.
Ví dụ: Ngày 30 tháng 02 năm 2001 phòng kế toán công ty nhận đợc giấy xin thanh toán tiền nh sau:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
---
gIấY Đề NGHị THANH TOáN
Kính gửi: - Ban giám đốc công ty VIRASIMEX. - Phòng kế toán công ty
Tên tôi là: Trần Thị Thạch- Nhân viên phòng xuất- nhập khẩu Công ty viết giấy xin thanh toán tiền với nội dung sau: Do sử dụng lâu ngày, hộp mực trong máy in của phòng XNK đã hết mực. Phòng đã cho lấy hộp mực với giá 1.542.000 đồng (Một triệu năm trăm bốn mơi hai nghìn đồng).
Kính đề nghị ban lãnh đạo duyệt chi số tiền trên.
Hà Nội ngày 30/02/2001. Lãnh đạo duyệt Phòng xuất nhập khẩu Ngời viết giấy
(ký,họ tên) (ký, họ tên)
Khi nhận đợc giấy trên, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và lập phiếu chi. Đơn vị: Công ty xuất- nhập khẩu cung ứng
Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 17 tháng 02 năm 2001
của Bộ tài chính
PHIếU CHI
Ngày 30 tháng 02 năm 2001. Quyển số:2 Họ tên ngời nhận tiền: Trần Thị Thạch Số : 50 Địa chỉ: Phòng xuất- nhập khẩu Nợ : 6422 Lý do: Chi mua vật liệu quản lý Có : 111
Số tiền: 1.542.000 (Bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mơi hai nghìn đồng) Kèm theo 1 chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mơi hai nghìn đồng)
Ngày 17 tháng 02 năm 2001 Thủ quỹ Ngời nhận tiền
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
3-Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty:
- Khi tính lơng, phụ cấp lơng và các khoản thanh toán khác với nhân viên quản lý của công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6421) Có TK 334
Ví dụ: Chứng từ số BK 04 ngày 31/02/2001 phân bổ lơng vào giá thành với số tiền 242.985.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6421) 242.985.000 Có TK 334 242.985.000 - Khi trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6421) Có TK 338
- Khi xuất CCDC ra dùng ở bộ phận quản lý: Nợ TK 642 (6423)
Có TK 111, 112 (xuất dùng trực tiếp không qua kho).
Đối với CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, kế toán tiến hành phân bổ giống nh chi phí bán hàng.
Ví dụ: Chứng từ số 94 ngày 10/02 Đỗ Xuân Thuỷ mua kính cản quang với số tiền 964.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6423) 964.000
Có TK 111: 964.000
- Khi mua nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho hoạt động quản lý tại văn phòng công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6422)
Ví dụ: Chứng từ số 90 ngày 24/02 Lê Văn An mua giấy photocopy với số tiền 495.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6422) 495.000 Có TK 111 495.000
- Hàng tháng, kế toán bộ phận tài sản cố định căn cứ vào chứng từ liên quan để xác định phân loại tài sản cố định, theo các phơng pháp tính khấu hao tính ra chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận quản lý trong tháng, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6424) Có TK 214
Ví dụ: Chứng từ số BK03 ngày 31/02 phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định vào chi phí quản lý doanh nghiệp là 42.548.000đ
Nợ TK 642 (6424) 42.548.000 Có TK 214 42.548.000 - Khi tính ra các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6425)
Có TK 333
Có TK 111, 112
Ví dụ: Chứng từ số 101 ngày 15/02 Lê Văn An chi phí vé cầu với số tiền 72.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6425) 72.000
Có TK 111 72.000
- Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, kế toán ghi:
Ví dụ 1: chứng từ số 90 ngày 24/02 Lê Văn An mua giấy photocopy với số tiền 495.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6427) 495.000
Có TK 111, 112, 331 495.000
Ví dụ 2: Chứng từ số 96 ngày 20/02 Nguyễn Bảo Đồng chi phí trả tiền báo văn phòng 2 với số tiền 4.027.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6427) 4.027.000 Có TK 111 4.027.000
Ví dụ 3: Chứng từ số 84 ngày 08/02 Phạm Đức Quang công tác phí đi Thái Bình với số tiền 291.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6427) 291.000 Có TK 111 291.000
- Các khoản chi phí khác bằng tiền ngoài các chi phí kể trên khi phát sinh: Nợ TK 642 (6428)
Có TK 111, 112,…
Ví dụ1: Chứng từ số 90 ngày 08/02 Trịnh Thị Làn đi xe tháng với số tiền 150.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6428) 150.000 Có TK 111 150.000
Ví dụ2: Chứng từ số 127 ngày 23/02/2001 phí giám định van phân phối số tiền 400.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6428) 400.000 Có TK 111 400.000
Ví dụ 3: Chứng từ số 85 ngày 09/02 Trần Thị Thạch chi phí hội nghị sơ
kết công ty với số tiền là 4.007.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6428) 4.007.000 Có TK 111 4.007.000
- Trờng hợp chi phí mua ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thì kế toán công ty sử dụng phơng pháp tính trớc chi phí
+ Khi trích trớc chi phí sửa chữa tài sản cố định vào chi phí quản lý ghi: Nợ TK 642 (6427)
Có TK 335 (3351)-trích khấu hao sửa chữa lớn TSCĐ.
+ Khi chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 214 (2143)
Có TK 331
+ Khi công việc hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335 (3351)
Có TK 241 (2413)
- Với các khoản ghi giảm CPQL, khi phát sinh kế toán ghi: Nợ TK liên quan 111, 112, 138
Có TK 642
- Cuối tháng, cuối quý kế toán tiến hành bút toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 991 - Xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 911: 898.233.720 Có TK 6421: 382.423.000 Có TK 6422: 18.419.000 Có TK 6423: 29.753.402 Có TK 6424: 42.548.000 Có TK 6425: 79.480.023 Có TK 6427: 189.760.000 Có TK 6428: 155.850.29
