K toán máy (k toán trên máy) là dùng máy móc, máy tính và ph n m m k
toán đ h tr , thay th m t ph n công vi c c a k toán viên.
c tr ng c b n c a hình th c k toán trên máy vi tính là công vi c k toán
đ c th c hi n theo m t ch ng trình ph n m m k toán trên máy vi tính. Có nhi u
ch ng trình ph n m m k toán khác nhau v tính n ng k thu t và tiêu chu n, đi u ki n áp d ng. Ph n m m k toán tuy không hi n th đ y đ quy trình ghi s k toán
nh ng ph i đ m b o in đ c đ y đ s k toán và báo cáo tài chính theo quy đnh. Hình th c k toán trên máy vi tính áp d ng t i các doanh nghi p ph i đ m b o các yêu c u sau:
- Có đ các s k toán t ng h p và s k toán chi ti t c n thi t đ đáp ng yêu c u k toán theo quy đ nh. Các s k toán t ng h p ph i có đ y đ các y u t theo quy
đnh c a ch đ s k toán.
- Th c hi n đúng các quy đ nh v m s , ghi s , khóa s và s a ch a s k
toán theo quy đnh c a Lu t K toán, các v n b n h ng d n thi hành Lu t K toán. Ph n m m k toán đ c thi t k theo hình th c k toán nh t ký chung nên s có các lo i s c a hình th c k toán này. Các doanh nghi p có th thi t k m u s không hoàn toàn gi ng s k toán ghi b ng tay, tuy nhiên ph i đ m b o các n i dung theo
quy đnh.
Trình t ghi s k toán theo hình th c k toán trên máy vi tính:
- Hàng ngày, k toán c n c vào ch ng t k toán ho c b ng t ng h p ch ng t k toán cùng lo i đư đ c ki m tra, xác đnh tài kho n ghi N , tài kho n ghi Có đ
nh p d li u vào máy vi tính theo các b ng, bi u đ c thi t k s n trên ph n m m k Ch ng t g c và b ng phân b
S chi ti t
B ng t ng h p chi ti t
Báo cáo k toán S cái B ng kê
31
Theo quy trình c a ph n m m k toán, các thông tin đ c nh p vào máy theo t ng ch ng t và t đ ng nh p vào s k toán t ng h p (S Cái và các s , th k toán chi ti t có liên quan).
- Cu i tháng (ho c vào b t k th i đi m c n thi t nào), k toán th c hi n các thao tác khoá s và l p báo cáo tài chính. Vi c đ i chi u gi a s li u t ng h p v i s li u chi ti t đ c th c hi n t đ ng và luôn đ m b o chính xác, trung th c theo thông
tin đư đ c nh p trong k . K toán viên có th ki m tra, đ i chi u s li u gi a s k toán v i báo cáo tài chính sau khi đư in ra gi y.
Cu i k k toán s k toán đ c in ra gi y, đóng thành quy n và th c hi n các th t c pháp lý theo quy đ nh v s k toán ghi b ng tay.
S ăđ 1.18: Quy trình h ch toán theo hình th căắK toánămáy”
Chú thích: Ghi hàng ngày: Ghi cu i tháng: Ch ng t k toán B ng t ng h p ch ng t k toán S chi ti t S t ng h p
Báo cáo k toán Ph n m m k toán
CH NGă2. TH C TR NG K TOÁN T P H P CHI PHÍ S N XU T VÀ TÍNH GIÁ THÀNH S N PH M T I CÔNG TY TNHH THANH
H NG