Hệ thống sổ sách kế toán mà tổng công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sổ chi tiết bao gồm một số TK loại sau: + Sổ chi tiết TK 1362.
+ Sổ chi tiết TK 152.
Sổ tổng hợp đƣợc ghi theo hình thức chứng từ – ghi sổ gồm:
+ Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ: đƣợc kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các bảng kê chứng từ gốc.
+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS. + Sổ cái: cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
Do địa bàn hoạt động của tổng công ty rộng, không tập trung các công trình đƣợc thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo của tổng công ty đối với hoạt động của các đội, tổng công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi đội có một kế toán riêng nhƣng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về phòng kế toán tổng công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình hạch toán nhƣ sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
(Nguồn phòng kế toán) Chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Chứng từ - ghi sổ Sổ quỹ
Ghi chú: Quy trình ghi sổ: Ghi trong ngày
Ghi cuối kỳ
Ghi đối chiếu
Trình tự ghi sổ của Tổng công ty có thể đƣợc mô tả nhƣ sau:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo hợp lệ hợp pháp, kế toán ghi tập hợp trực tiếp vào sổ theo trình thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản
- Chứng từ ghi sổ đƣợc tập hợp sau đó đƣa vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ làm căn cứ để kiểm tra khi cần.
- Những chứng từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, hàng ngày vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái các chứng từ phát sinh trong ngày kịp thời.
- Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh và các dòng số liệu của từng tài khoản trên bảng đối chiếu số phát sinh. Kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ thu, chi, số liệu tài khoản, tiền mặt trên bảnglng cân đối số phát sinh với số liệu ở sổ quỹ của thủ quỹ.
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh với sổ cái của từng tài khoản tƣơng ứng giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh và các dòng số liệu của từng tài khoản trên bảng đối chiếu số phát sinh. Kiểm tra đối chiếu số liệu trên các chứng từ, số liệu tài khoản tiền mặt trên bảng đối chiếu số phát sinh với số liệu ở sổ quỹ và thủ quỹ chi tiết số phát sinh và bảng đối chiếu số phát sinh, lập báo cáo kế toán.
