II. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tính giá dự thầu tạ
1. Giải pháp từ phía công ty
1.1.4 Hiệu quả của biện pháp
Việc tổ chức thực hiện nghiêm ngặt quy trình lập giá dự thầu và tăng cường sự phối hợp chặt chẽ các bộ phận có liên quan sẽ giúp Công ty đưa ra được mức giá hợp lý, chính xác hơn. Việc tăng cường các luồng thông tin trong và ngoài doanh nghiệp sẽ giúp công ty có đầy đủ thông tin phục vụ cho công tác lập giá, đảm bảo tính đúng, tính đủ, tính chính xác các khoản chi phí vào trong giá thành từ đó đưa ra mức giá dự thầu hợp lý và có tính cạnh tranh cao. Tổ chức, sắp xếp lại tổ làm giá sẽ giải quyết được ách tắc, chồng chéo trong quá trình lập giá. Việc cử một quản trị viên phụ trách công tác này sẽ giúp Giám đốc giảm gánh nặng trong việc ra quyết định tranh thầu, tạo ra sự phân công hợp lý nhiệm vụ và trách nhiệm. Quản trị viên là người trực tiếp kề cận với công tác lập giá dự thầu nên dễ nắm bắt và điều chỉnh hợp lý trong quá trình thực hiện, tạo nên một êkíp hoàn chỉnh trong công tác lập giá dự thầu.
2. Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường phục vụ cho công tác lập giá dự thầu.
2.1 Cơ sở đưa ra biện pháp
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp nào có thông tin nhanh, đầy đủ, chính xác thì sẽ có lợi thế hơn trong việc đưa ra các quyết định một cách hợp lý và kịp thời. Điều này cho thấy ý nghĩa vô cùng quan trọng của quá trình thu thập, phân tích và xử lý thông tin kịp thời đối với tất cả các doanh nghiệp.
Việc nghiên cứu thị trường đối với Công ty có vai trò hết sức to lớn, thông qua hoạt động nghiên cứu thị trường, Công ty sẽ thu thập được chính xác, đầy đủ, kịp thời các thông tin về gói thầu, chủ đầu tư, đối thủ cạnh tranh, các nhà cung
ứng… các thông tin này sẽ được xử lý có hệ thống và cung cấp cho các bộ phận có trách nhiệm đặc biệt là tổ lập giá dự thầu để đưa ra chiến lược tranh thầu hợp lý.
Mặc dù, Công ty đã nhận thức được vai trò quan trọng của công tác nghiên cứu thị trường nhưng trong thực tế nó vẫn chưa được coi trọng đúng mức. Hiện nay ở công ty chưa có một bộ phận Marketing chính thức, độc lập mà việc thu thập thông tin về thị trường, giá cả chỉ mang tính cục bộ (ở từng phòng hoặc cá nhân) chưa có sự phân tích, tổng hợp và đánh giá xu hướng biến động của chúng. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến cơ hội tham gia dự thầu và trúng thầu của công ty. Trong quá trình lập giá dự thầu, công ty mới chỉ quan tâm đến thông tin nội bộ mà chưa tìm hiểu, nghiên cứu kỹ về khách hàng, về gói thầu, chưa bám sát những biến động trên thị trường xây dựng, chưa nghiên cứu kỹ lưỡng về đối thủ cạnh tranh … Dẫn đến công tác lập giá còn nhiều sai sót và mức giá đưa ra chưa hợp lý, tính cạnh tranh chưa cao. Chính vì vậy, công ty nên tổ chức một bộ phận chuyên trách trong lĩnh vực này nhằm thu thập đầy đủ mọi thông tin cần thiết để phục vụ công tác lập giá dự thầu và đưa ra các chiến lược nhằm mở rộng thị trường hoạt động của công ty.
2.2 Nội dung của biện pháp
Trước đây công tác thu thập thông tin do một số cán bộ thuộc phòng kỹ thuật, Phòng quản trị kinh doanh, bộ phận văn phòng đảm trách, nhưng nhiệm vụ chính của họ là các công việc của phòng chuyên môn nên công tác marketing không được quan tâm đúng mức. Đấy là những cán bộ kỹ thuật hay kinh tế nhưng chưa qua lớp đào tạo về quản trị và marketing, kiến thức về marketing còn sơ sài, nên hiệu quả công tác chưa cao.
Mặt khác muốn xây dựng được một bộ hồ sơ dự thầu chính xác, đạt hiệu quả kinh tế cao, xây dựng được giá dự thầu hợp lý, trước hết công ty cần nắm bắt đầy đủ các thông tin có liên quan.
Để khắc phục, công ty cần phải có biện pháp đào tạo số cán bộ này, cử đi học tại các trường có chuyên ngành marketing. Công ty nên thành lập phòng marketing và tuyển thêm nhân viên tốt nghiệp khối kinh tế chuyên ngành marketing, có kinh nghiệm và hiểu biết về thị trường kinh doanh xây dựng.
Cơ cấu của phòng marketing gồm: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 2 nhân viên. Phòng marketing có trách nhiệm tìm kiếm thị trường, tìm các đối tác có năng lực để công ty có thể hợp tác, thực hiện công tác tiếp thị, tham mưu giúp Ban giám đốc công ty công tác thị trường, đối tác hợp tác, cùng với phòng kế hoạch và
phòng kỹ thuật thi công tham gia đấu thầu dự án, lập kế hoạch đấu thầu, chiến lược đấu thầu, cung cấp thông tin làm cơ sở lập hồ sơ dự thầu.
Để phục vụ tốt công tác lập giá dự thầu, thì phòng marketing cần thu thập, phân tích, đánh giá các thông tin:
+ Thông tin về gói thầu: địa hình, địa lý, điều kiện tự nhiên khí hậu của vùng có công trình thi công, các thông tin càng chi tiết, cụ thể, chính xác càng tốt vì nó giúp cho bộ phận thiết kế kỹ thuật có biện pháp thi công hợp lý phù hợp với điều kiện tự nhiên để bố trí lao động và huy động nguyên liệu… nhằm rút ngắn thời gian thi công, sẽ tạo điều kiện giảm giá dự thầu.
+ Thông tin về nguyên vật liệu, nhà cung cấp: Nơi cung ứng nguyên vật liệu có gần công trình thi công không, giá cả thị trường trong giai đoạn hiện tại và dự đoán sự biến động giá cả vật liệu trong tương lai. Dự báo nhu cầu thiếu hụt hoặc thừa nguyên vật liệu trong kho để có kế hoạch dự trữ, và mua sắm.
+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: năng lực thực sự của đối thủ cạnh tranh về máy móc thiết bị, nhân sự, mối quan hệ với chủ đầu tư, điểm mạnh điểm yếu của các đối thủ, mục đích tham gia đấu thầu… để có phương án cạnh tranh phù hợp.
Ngoài ra, phòng marketing còn phải luôn cập nhật các thông tin về chính sách xây dựng, các thông tư hướng dẫn, các quyết định có liên quan đến công tác đấu thầu nói chung và lập giá dự thầu nói riêng.
2.3 Điều kiện thực hiện biện pháp
- Cần phải có một chính sách thu hút lao động hợp lý, đào tạo tuyển dụng nghiêm ngặt, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực.
- Có chế độ lương, thưởng hợp lý
- Tạo điều kiện, cơ sở vật chất cho phòng marketing làm việc, tạo môi trường làm việc năng động, sáng tạo.
2.4 Hiệu quả của biện pháp
Thực hiện tốt công tác marketing, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp…không những giúp doanh nghiệp mở rộng hợp tác, mở rộng địa bàn kinh doanh mà còn cung cấp những thông tin cần thiết cho việc lập hồ sơ mời thầu nói chung và Công tác lập giá dự thầu nói riêng.
Việc thu thập đầy đủ, cụ thể, chi tiết, chính xác những thông tin có liên quan đến gói thầu, chủ đầu tư, đối thủ cạnh tra0nh, nhà cung ứng… sẽ giúp Công ty xây dựng được mức giá dự thầu hợp lý và đưa ra được chiến lược tranh thầu hiệu quả.