4. Công đoạn sau:
CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VÈ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC VĂN THU TẠI LIÊN
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC VĂN THU TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1. NHẬN XÉT
Do thời gian khảo sát có hạn, chúng tôi tìm hiếu và đề cập về công tác quản trị hành chính văn nphòng và công tác văn thu' một cách sơ lược. Nhưng đó là những vấn đề cơ bản về mặt mạnh và mặt yếu của 2 công tác này tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội. Từ đây chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp khắc phục đế hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư tại cơ quan.
1.1. ưu điểm
* Công tác quản trị hành chính văn phòng:
- Mô hình tổ chức văn phòng theo kiểu truyền thống như hầu hết các cơ quan hành chính hiện nay ở nước ta đã tạo ra một không gian làm việc độc lập, môi trường làm việc yên tĩnh cho đội ngũ cán bộ.
Việc bố trí các bộ phận thuộc cơ cấu của văn phòng ở tầng 1 và ở những vị trí gần nhau đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong khi xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên, phối hợp với các bộ phận để giải quyết công việc... từ đó tiết kiệm được thời gian, tiến độ giải quyết công việc được đảm bảo.
- Tình hình đội ngũ cán bộ văn phòng:
Đội ngũ cán bộ đang làm việc tại văn phòng Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội đã đáp ứng được các yêu cầu công việc chuyên môn
Nội, lãnh đạo Văn phòng, đội ngũ thường xuyên được cử đi tham dự các lớp tập huấn, các khoá học về chuyên môn nghiệp vụ.
Thời gian gần đây việc trẻ hoá đội ngũ cán bộ rất được coi trọng đây chính là đội ngũ kế cận của co quan. Những cán bộ trẻ trong Liên đoàn Lao động đều được phân công đúng chuyên môn đã được đào tạo. Hơn nữa, thường xuyên có sự trao đổi, học hỏi kinh nghiệm với những cán bộ công tác nhiều năm. Chất lượng đội ngũ cán bộ văn phòng ngày càng được cải thiện rõ rệt.
- Tố chức lao động khoa học trong văn phòng: Trong Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội sự phân công lao động đối với từng cán bộ tương đối phức tạp. Hầu hết các cán bộ được đảm nhiệm các công việc đúng chuyên môn đã được đào tạo. Ngoài ra một số cán bộ được phân công kiêm nhiệm thêm một số công việc khác, đây là cơ hội đế cán bộ có điều kiện phTSCĐ huy cao nhất năng lực và trình độ của bản thân.
- Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng:
Hệ thống trang thiết bị văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong công việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả của công tác văn phòng cơ quan. Được sự quan tâm của lãnh đạo Liên đoàn, Văn phòng đã tạo điều kiện để trang bị những thiết bị cần thiết và những thiết bị công nghệ hiện đại đế phục vụ cho công việc chuyên môn. Nhờ có những trang thiết bị mà cán bộ văn phòng không những tiết kiệm được thời gian và công sức trong qúa trình thực hiện công việc, mà nó còn giúp cho việc
đoàn lao động thành phố có quyết định số 633/QĐ-LĐLĐ ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ và thế thức các loại văn bản áp dụng cho tất cả các Ban, đơn vị, quận, huyện, ngành trục thuộc cơ quan. Cùng với sự chỉ đạo của Liên đoàn Lao động Việt Nam đã góp phần tạo nền đưa công tác văn thư đi vào nề nếp.
Hàng tháng văn phòng đều tổ chức họp để tổng kết công tác văn thư, công tác quản trị hành chính và những công việc khác. Lãnh đạo sẽ nhận xét về từng mảng công việc, từ đó phTSCĐ huy những ưu điếm và khắc phục những thiếu sót.
- Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách: cán bộ văn thư của Liên đoàn được đào tạo một cách bài bản, chính qui và nghiêm túc tại cơ sở đào tạo có chất lượng, có trình độ chuyên môn vững vàng, đã đáp ứng khá tốt yêu cầu của cơ quan. Với ý thức và tinh thần trách nhiệm cao, cán bộ văn thư đã và đang từng bước khắc phục những thiếu sót, những hạn chế về chuyên môn mà các cán bộ chuyên môn vẫn không bị ảnh hưởng từ những năm trước (soạn thảo không đúng thể thức, không đúng qui trình, lưu giữ những văn bản chỉ có chữ ký tươi mà không có con dấu đỏ...) Tình hình nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan có tiến chuyến tốt hơn từ phía các phòng ban trong Liên đoàn. Nhờ có sự tham mưu của cán bộ văn thư, công tác văn thư lưu trữ cơ quan ngày càng được coi trọng và dầu tư thích đáng (cơ sở vật chất trang bị cho phòng lưu trữ).
quyền ký các văn bản: thông tri, chỉ thị, kế hoạch, dự toán quyết toán tài chính, bảo hiếm xã hội, các quyết định, kỷ luật, nâng lưong, chỉ công tác tiếp nhận cán bộ từ chuyên viên trở xuống (sau khi đã trao đối với chủ tịch).
Ngoài ra, thấm quyền ban hành được giao cho trưởng phòng các phòng, ban có quyền ban hành một số loại văn bản. Như thế nội dung các văn bản do các phòng ban trực tiếp ban hành thường phù hợp với tình hình thực tế, qua đó giảm bớt một phần công việc cho đội ngũ lãnh đạo cơ quan.
+ về thế thức văn bản:
Phần lớn các văn bản do Liên đoàn ban hành đều đảm bảo về mặt nội dung và hình thức. Các cán bộ chuyên viên của các phòng ban sau khi soạn thảo văn bản đều mang đến bộ phận văn thư để cán bộ văn thư kiểm tra thế thức, nếu còn sai sót được sửa chữa ngay. Việc này đã góp phần nâng cao giá trị pháp lý và đảm bảo hiệu lực thi hành của văn bản.
+ Nhân bản văn bản:
Công tác này được quản lý khá chặt chẽ và nghiêm ngặt, Cơ quan có mạng nộ bộ cho nên máy tính các phòng ban được nối với máy chủ ở phòng máy. Có ban tổ chức và ban tài chính có máy in đi kèm máy tính nhưng muốn in tài liệu phải gửi file xuống máy chủ. Sau đó số lượng bản
đến năm sau nhiều hơn năm trước. Đặt ra yêu cầu khá cao cho cán bộ văn thư trong việc quản lý văn bản.
Công văn đi và đến đều được đăng ký vào máy tính. Đó là ưu điếm lớn trong công tác quản lý văn bản. Nó đảm bảo chính xác, khoa học và nhanh chóng, hạn chế được thiếu sót. Việc lưu giữ tra tìm thông tin nhanh gọn và kịp thời.
Hiện nay Liên đoàn vẫn đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản do Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam xây dựng và sử dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống công đoàn Việt Nam. Cuối giò' làm việc trong ngày văn thư kiểm tra tống hợp lại những công văn đã giải quyết trong ngày và in danh sách công văn đi đến đã được đăng ký trong ngày. Bản danh sách đó xếp theo thứ tự từ ngày đầu năm đến cuối năm. Cuối năm văn thư đóng thành quyến công văn đi, đến trong năm đó. Hàng tháng văn thư thống kê, tống hợp những văn bản đi, đến và chuyến giao đầy đủ những tập công văn đi, đến được lưu ở văn thư cơ quan. Tạo điều kiện cho việc nộp lưu vào lưu trữ chủ động và thuận tiện hơn.
+ Quản lý con dấu:
Văn thư cơ quan quản lý và sử dụng con dấu khá chặt chẽ và nghiêm chỉnh theo đúng quy định của Nhà nước và cơ quan. Dấu có tủ đựng có khoá chỉ văn thư mới được giữ và đóng dấu.
đổi trực tuyến văn bản, thông tin qua mạng mang lại hiệu quả công việc cao. Công tác tài chính và quản lý mạng nội bộ hỗ trợ hữu hiệu và đắc lực cho việc nhận tài liệu. Cho ý kiến giải quyết công việc liên quan đến nội dung văn bản đề cập. không cần phải thao tác sao in tài liệu rồi gửi đến từng phòng ban nữa. Giảm lượng văn phòng phẩm sử dụng cho việc sao in đó. Góp phần tiết kiệm kinh phí cơ quan.
Tại Liên đoàn việc sử dụng chung máy in, máy scanner sẽ tiết kiệm và thuận lợi hơn cho cơ quan. Các máy trong hệ thống có thế cùng một lúc truy cập Internet đế khai thác sử dụng thông tin mạng với tốc độ cao, thuận tiện hơn nhiều cho hoạt động của cơ quan.
Việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại sẽ tăng cường khả năng cải cách hành chính và hội nhập kinh tế quốc dân. Máy chủ đặt tại phòng máy thông với phòng văn thư. Giúp cho văn thư quản lý việc in ấn và sao chụp tập trung nhất. Máy phôt đặt cạnh máy in và máy tính chỉ nên việc nhân bản văn bản tiện lợi tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ.
Dự án kết nối với hệ thống công nghệ thông tin giữa Liên đoàn với Liên đoàn Lao động các quận, huyện, công đoàn ngành, công đoàn cấp trên cơ sở phục vụ quản lý và tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ, chính thức được phê duyệt sẽ là một bước tiến quan trọng trong việc điều hành hoạt động của Liên đoàn. Thông tin chỉ đạo của Liên đoàn truyền tải thông qua mạng này đến với các cơ quan đơn vị trong cùng hệ thống có thế cập nhật ngay lập tức. Đương nhiên công văn giấy tò' nhanh chóng