II. KẾT LUẬN
3. Quy trình hoạt động kinh doanh:
Bộ phận kinh doanh( hay còn gọi là bộ phận Sale): sẽ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận tải hàng hóa để bán cho nước ngoài, hoặc là khách hàng quen thuộc gọi điện thoại đến hỏi thông tin về lịch tàu và giá cước. Lúc đó, bộ phận Sale sẽ làm bảng báo giá và lịch tàu gửi cho khách hàng. Nếu khách hàng thấy lịch tàu phù hợp và chấp nhận giá cước thì bộ phận Sale liên hệ hãng tàu tiến hành đặt chỗ tàu (Booking). Sau đó, tiến hành mở Job File và theo dõi quá trình làm hàng của chủ hàng. Cuối cùng là chuyển Job File cho phòng đại lý – chứng từ. Các quy trình còn lại thuộc phòng chứng từ và kế toán.
Bộ phận chứng từ sẽ liên lạc với khách hàng để yêu cầu cung cấp bộ chứng từ cần thiết, tiếp đó in bản nháp House B/L fax cho chủ hàng để họ kiểm tra các chi
Báo cáo thực tập nhận thức Trang 26
tiết.Sau khi chủ hàng đã xác nhận, in House B/L cho khách. Giao cho khách có ký nhận khi khách đến nhận. Rồi chuẩn bị chi tiết (draft Master B/L) để fax cho hãng tàu. Gọi điện cho hãng tàu để yêu cầu họ fax lại bản nháp của Master B/L. (Master B/L lúc nào cũng được SURRENDERED). Sau khi đã có đầy đủ House B/L, Master B/L, phải chuẩn bị Shipment advice cho đại lý tại cảng đến Fax chứng từ cho đại lý
tại cảng đến.Giao các chứng từ cần thiết cho bộ phận logistic.
Bộ phận logistic có đủ chứng từ cần thiết thì sẽ đi giao nhận và kiểm tra hàng hóa. Tiếp đó tiến hành khai báo thuế và làm thủ tục hải quan. Cho đến khi hàng hóa lên được tàu thì coi như nhiệm vụ của bộ phận logistic đã xong.. Sau khi hoàn tất sẽ chuyển đến bộ phận kế toán để ghi nhận doanh thu, nhập dự liệu vào sổ hàng. Đóng Job File và kết thúc quy trình kinh doanh 1 lô hàng.