- Số tiền còn phải thu của khách hàng
a. Chứng từ sử dụng tại công ty cổ phần mía đường Nông Cống
Các loại chứng từ sử dụng.
Tại thời điểm sinh viên nghiên cứu luận văn công ty sử dụng chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC
Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT): Khi bán hàng kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Hóa đơn gồm có 3 liên trong đó: 1 liên được lưu trên quyển hóa đơn, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu tại công ty (Phụ lục 2.8)
Phiếu thu (mẫu số 01-TT): Được kế toán lập nhằm xác định số tiền thực thu về nhập quỹ làm căn cứ để ghi sổ quỹ, ghi chép các nghiệp vụ liên quan. Phiếu thu được lập thành 3 liên trong đó: Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên lưu nơi lập phiếu, 1 liên giao cho người nộp tiền (phụ lục 2.9)
Phiếu chi (mẫu số 02-TT): Khi công ty thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc phải thanh toán hàng bán bị trả lại, làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ
toán
và kế toán ghi sổ kế toán. Phiếu chi được lập thành 3 liên trong đó: Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền
Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT): Phiếu xuất kho được sử dụng tại công ty để thủ kho nhập kho và ghi chép các nghiệp vụ trả lại hàng bán, phiếu xuất kho gồm 3 liên trong đó: Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán, liên 3 người nhận hàng hóa giữ (phụ lục 2.10)
Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT): Được lập làm căn cứ cho thủ kho ghi thẻ kho khi khi phải nhập kho lượng hàng bán do khách hàng trả lại. Phiếu nhập kho gồm có 3 liên trong đó: Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán, liên 3 người giao hàng giữ
Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ bán hàng
Sau khi xuất hiện nghiệp bán hàng kế toán lập các chứng từ kế toán liên quan như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu…Các chứng từ này phải được kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hoặc phải được sự phê duyệt của giám đốc hoặc kế toán trưởng. Mỗi chứng từ có thể gồm nhiều liên và được chuyển cho các bộ phận liên quan để tiến hành định khoản và khi vào sổ nhật kí chung, sổ cái các tài khoản 511, 3331, 632, 156, 131…Sổ chi tiết, sổ thuế GTGT, sổ quỹ tiền mặt…Sau khi ghi sổ các chứng từ này sẽ được lưu trữ bảo quản