- Trình tự hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng
2.1.1. Tổng quan về công ty
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương mại Thành Lâm
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH LÂM. - Mã số thuế: 5500263454.
- Vốn điều lệ: 6.000.000.000 đồng (Sáu tỷ đồng).
- Địa chỉ: Tổ 1, phường Quyết Thắng, thành phố Sơn La, tỉnh Sơn La. - Ngành nghề kinh doanh
+ Xây dựng công trình giao thông, thủy lợi;
+ Kinh doanh khách sạn, nhà hàng (không bao gồm kinh doanh phòng hát Karaoke, vũ trường, quán Bar);
+ Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa (Kinh doanh bếp gas các loại); + Dịch vụ cho thuê máy móc xây dựng;
+ Thi công cầu.
- Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương Mại Thành Lâm được thành lập năm 2006.
Ngày 10/06/2006, Công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn La cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 5500263454.
2.1.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại Thành Lâm
- Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi.
- Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động.
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH Thương mại Thành Lâm
Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh (Sơ đồ 05)
Là người điều hành và có quyền quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
- Phó Giám đốc
Là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước.
- Phòng Tổ chức - Hành chính
Tổ chức nhân sự, Thực hiện việc nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu phát triển; đề xuất các chế độ, chính sách về nhân sự;
Thực hiện chức năng văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, đánh máy; quản lý mua sắm tài sản trang thiết bị khối văn phòng; công tác bảo vệ, an toàn, phòng chống cháy nổ ; vệ sinh, y tế...và tham mưu cho ban giám đốc về công tác quản lý, định mức và đầu tư đảm bảo vật tư sản xuất.
Xây dựng hệ thống quản lý vật tư nhằm làm tốt công tác quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả; Trực tiếp điều hành toàn bộ hệ thống quản lý vật tư tại các dự án; Lập kế hoạch đảm bảo vật tư phục vụ sản xuất; Kiểm tra, báo cáo vật tư theo quy định.
- Phòng Kế hoạch
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tháng của Công ty; hướng dẫn, kiểm tra công tác xây dựng kế hoạch của các đơn vị cũng như theo dõi, tổng kết, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch đã đề ra; nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược cho hoạt động phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty; thẩm định, tham gia quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động đầu tư dự án theo phân cấp quản lý và quy định của Công ty...
Xây dựng kế hoạch và theo dõi quản lý tình hình sử dụng nguồn vốn của Công ty; tham mưu, đề xuất các biện pháp phát triển nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn của Công ty; lập và phân tích báo cáo tài chính định kỳ quý và năm để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Tổ chức điều hành bộ máy kế toán, xây dựng các thủ tục hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ phục vụ cho công tác kế toán, thống kê của Công ty; lập kế hoạch kiểm toán định kỳ hàng năm trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm toán đó; đánh giá mức độ tin cậy và tính toàn diện của các thông tin tài chính; thông qua công tác kiểm toán nội bộ, tham mưu cho Giám đốc về việc kiểm soát hiệu quả chi phí đối với các hoạt động...
- Phòng Quản lý Đầu tư
Thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong các hoạt động đầu tư. Lập dự án và theo dõi, quản lý các danh mục đầu tư của Công ty bao gồm: Đầu tư trực tiếp vào các doanh nghiệp, góp vốn, mua cổ phần cổ phiếu của các Công ty khác.
- Đội thi công
Đứng đầu là Đội trưởng: Có nhiệm vụ điều hành chung và chỉ đạo sát sao các tổ thực hiện việc thi công tại công trình về các mặt: tiến độ thi công, kỹ thuật, cung ứng vật tư, an toàn lao động, vệ sinh môi trường,...thường xuyên liên hệ và tiếp nhận thông tin từ chủ đầu tư/ khách hàng để giải quyết những vấn đề tồn tại hay vướng mắc tại công trình. Đồng thời phải lập báo cáo hoặc ghi sổ "nhật ký công trình" gửi cho ban giám đốc để thông báo về tình hình thi công và xin ý kiến chỉ đạo nếu vấn đề cần giải quyết nằm ngoài khả năng của ban điều hành.
Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Thương mại Thành Lâm
- Tổ chức bộ máy kế toán (Sơ đồ 06)
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương Mại Thành Lâm gồm 03 người được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ kế toán tại công ty. Mọi công việc kế toán đều thực hiện ở bộ phận kế toán của công ty từ việc thu thập chứng từ, lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ chi tiết đến lập báo cáo kế toán. Kế toán ở các tổ, đội sản xuất chỉ tập hợp các chi phí thực tế phát sinh, trên cơ sở các chứng từ gốc được công ty phê duyệt, không có tổ chức hạch toán riêng. Chính nhờ sự tập trung của công tác kế toán này mà công ty nắm được toàn bộ thông tin từ đó có thể kiểm tra, đánh giá chỉ đạo kịp thời. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán của
công ty có đặc trưng là mọi nhân viên kế toán đều được điều hành thực tế từ một người lãnh đạo là kế toán trưởng.
Trong đó:
Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Do Ban Giám đốc bổ nhiệm, có nhiệm vụ giám sát, phụ trách chung mọi hoạt động của phòng kế toán, chỉ đạo phương thức hạch toán, tham mưu tình hình tài chính và thông tin kịp thời cho ban Giám đốc tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, giải thích các Báo cáo tài chính với các cơ quan quản lý cấp trên.
Kế toán viên 1: Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các phần hành kế toán cụ thể để lên bảng cân đối tài khoản và lập các báo cáo cuối kỳ; Thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các loại TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, theo dõi lượng nhập - xuất- tồn vật tư toàn công ty; Tổng hợp và chi tiết các khoản chi phí và tính giá thành cho từng công trình hoặc hạng mục công trình.
Kế toán viên 2: Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động tăng hay giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Đảm bảo việc theo dõi các khoản thu/chi. Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình vay, trả lãi vay, quản lý và giám sát các khoản đã và sẽ thanh toán với khách hàng đồng thời thanh toán với nhà cung cấp; Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại công ty, thu/chi tiền mặt theo các phiếu chi, thường xuyên báo cáo với ban lãnh đạo về tình hình tiền mặt tồn quỹ; Hàng tháng tính ra các khoản tiền lương, tiền phụ cấp, tiền làm thêm cho các công nhân viên và các khoản trích - nộp BHXH, đồng thời phân bổ các khoản đó cho các đối tượng tính giá thành.
- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thương mại Thành Lâm + Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp (Từ ngày 31/12/2014 trở về trước). Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp (Từ ngày 01/01/2015 trở đi).
+ Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ). - Chính sách kế toán áp dụng
+ Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
+ Nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí khác: Các chi phí trả trước chỉ liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh năm tài chính hiện tại được ghi nhận là chi phí trả trước ngắn hạn và đuợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm tài chính.
+ Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Các khoản chi phí thực tế chưa phát sinh nhưng được trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ để đảm bảo khi chi phí phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.
+ Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau: Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người