e. Quy trình xây dựng và phát triển HTTT
2.3.3. Con người trong quản lý nhân sự
Nhân tố con người ở đây chắnh là nhân viên làm việc trong doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp mỗi người lao động là một thế giới riêng biệt, họ khác nhau về năng lực quản trị, về nguyện vọng, về sở thắchẦvì vậy họ có những nhu cầu ham muốn khác nhau. Quản trị nhân sự phải nghiên cứu kỹ vấn đề này để để ra các biện pháp quản trị phù hợp nhất.
Cùng với sự phát triển của khoa học- kỹ thuật thì trình độ của người lao động cũng được nâng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn. Điều này ảnh hưởng tới cách nhìn nhận của họ với công việc, nó cũng làm thay đổi những đòi hỏi, thoả mãn, hài lòng với công việc và phần thưởng của họ.
Trải qua các thời kỳ khác nhau thì nhu cầu, thị hiếu, sở thắch của mỗi cá nhân cũng khác đi, điều này tác động rất lớn đến quản trị nhân sự. Nhiệm vụ của công tác nhân sự là phải nắm được những thay đổi này để sao cho người lao động cảm thấy thoả mãn, hài lòng, gắn bó với doanh nghiệp bởi vì thành công của doanh nghiệp trên thương trường phụ thuộc rất lớn vào con người xét về nhiều khắa cạnh khác nhau.
Tiền lương là thu nhập chắnh, có tác động trực tiếp đến người lao động. Một trong những mục tiêu chắnh của người lao động là làm việc để được đãi ngộ xứng
đáng. Vì vậy vấn đề tiền lương thu hút được sự chú ý của tất cả mọi người, nó là công cụ để thu hút lao động. Muốn cho công tác quản trị nhân sự được thực hiện một cách có hiệu quả thì các vấn đề về tiền lương phải được quan tâm một cách thắch đáng.
2.4. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
2.4.1. Giới thiệu trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Trường Trung cấp nghề Kinh tế - Kỹ thuật Bắc Nghệ An là Đơn vị trực thuộc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Thực hiện Quyết định số 1956/QĐ-TTG ngày 27 tháng 11 năm 2009 của Thủ tướng chắnh phủ về việc phê duyệt đề án đào tạo nghề cho lao động nông thôn đến năm 2020; Quyết định số 854/QĐ - LĐTBXH ngày 06/6/2013 của Bộ trưởng Bộ Lao Động - Thương binh và Xã hội về việc phê duyệt nghề trọng điểm và trường được lựa chọn nghề trọng điểm để được đầu tư từ Chương trình mục tiêu quốc gia giai đoạn 2011 - 2015; Quyết định số 2400/QĐ.UBND.VX ngày 02 tháng 6 năm 2014 của UBND tỉnh Nghệ An về việc giao chỉ tiêu tuyển sinh đào tạo nghề năm học 2014 - 2015.
Đặc điểm, tình hình
+ Tên đơn vị: Trường Trung cấp nghề Kinh Tế - Kỹ thuật Bắc Nghệ An. + Địa chỉ: Khối 1 - Thị trấn Cầu Giát - Quỳnh Lưu - Nghệ An.
+ Điện thoại: 038 3864335; Fax: 0388640794. - E-mail: TCNKTKTBacNgheAn@gmail.com.
Quá trình thành lập: Trường Trung cấp nghề Kinh tế - Kỹ thuật Bắc Nghệ An được thành lập trên cơ sở nâng cấp Trung tâm Dạy nghề - Hướng nghiệp Quỳnh Lưu theo Quyết định số 2938/QĐ-UBND/VX ngày 11 tháng 7 năm 2008 của UBND tỉnh Nghệ An.
Trường là đơn vị dạy nghề công lập chịu sự quản lý toàn diện của UBND tỉnh Nghệ An, quản lý trực tiếp của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và chịu sự quản lý Nhà nước về dạy nghề của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cùng các Bộ, Sở, ban ngành có liên quan đến nhiệm vụ của trường.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế.
+ Cơ cấu nhân lực: Tổng số cán bộ viên chức, giáo viên, nhân viên là: 40 người
Tổ chức bộ máy gồm có:
+ Ban giám hiệu nhà trường: 3 người( 1 Hiệu trưởng, 2 phó Hiệu trưởng) Các phòng ban chuyên môn gồm có:
+ Phòng TC - Hành chắnh - Kế toán: 8 người.
+ Phòng Công tác HS - SV: 5 người.
+ Phòng Đào tạo: 5 người.
+ Khoa Cơ bản: 6 người.
+ Khoa Điện: 3 người.
+ Khoa Cơ khắ: 4 người.
+ Khoa May - Thiết kế thời trang: 3 người. + Khoa Kinh tế - Nông nghiệp: 3 người.
- Có các tổ chức: Chi bộ Đảng, Đoàn thể: Công đoàn, Đoàn thanh niên, phụ nữ... - Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
+ Hiệu trưởng nhà trường: xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của năm học, quản lý giáo viên, nhân viên trong nhà trường, giám sát thực hiện các kế hoạch hàng năm của nhà trường, giám sát công tác đào tạo nghề cho học sinh,Ầ
+ Hiệu phó 1: quản lý, giám sát các phòng tài chắnh kế toán, phòng công tác học sinh sinh viên, phòng đào tạo. Xây dựng kế hoạch, giám sát thực hiện cho các phòng ban.
+ Hiệu phó 2: quản lý, giám sát công tác đào tạo trong trường, trực tiếp quản lý các khoa trong nhà trường như: khoa cơ bản, khoa điện, khoa may và thiết kế thời trang,Ầ
+ Phòng tài chắnh kế toán: thực hiện các công tác liên quan đến tài chắnh trong cơ quan, quản lý tài chắnh, quản lý ngân quỹ cho nhà trường
+ Phòng công tác HS-SV: quản lý các hoạt động liên quan đến sinh viên, tổ chức chương trình ngoại khóa cho sinh viên.
+ Phòng đào tạo: lập kế hoạch đào tạo cho năm học.
+ Các khoa trong trường có chức năng thực hiện công tác đào tạo nghề theo từng khoa tương ứng dưới sự giám sát của hiệu phó 2. Thực hiện đúng kế hoạch đào tạo do phòng đào tạo đưa ra.
Sơ đồ tổ chức của Trường Trung cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ Thuật Bắc Nghệ An:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy trường học
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp cuối năm 2014 trường Trung cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ Thuật Bắc Nghệ An)
- Tình hình tài chắnh của nhà trường trong 3 năm 2012-2014
Tình hình tài chắnh của nhà trường trong giai đoạn 2012-2014 được thể hiện rõ trong bảng dưới đây:
Bảng 2.1: Nguồn kinh phắ trong giai đoạn 2012-2014
STT Tên mục 2012 2013 2014
1 Nguồn NSNN cấp tự
chủ 2.998.430.000 3.120.660.000 3.156.765.000
2 Nguồn NSNN cấp
không tự chủ 75.000.000 83.000.000 91.000.000
3 Đào tạo nghề cho
LĐNT 384.850.000 387.881.000 388.762.000 4 Nguồn CTMTQG 5.253.000.000 5.400.000.000 5.499.000.000 5 Nguồn học phắ học sinh 321.800.000 359.790.000 471.650.000 6 Nguồn phắ và lệ phắ 197.974.000 201.854.000 248.747.000 Tổng 9.231.054.000 9.553.185.000 9.855.924.000
(Nguồn: Báo cáo tài chắnh năm 2014 trường Trung cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ Thuật Bắc Nghệ An)
Qua bảng số liệu trên, ta thấy nguồn kinh phắ của nhà trường qua các năm về tất cả các chỉ tiêu đều được tăng lên. Điều đó có ý nghĩa lớn, rằng nhà trường đang từng bước phát triển và ngày càng đi lên.
- Cơ sở vật chất công nghệ thông tin + Phần cứng
o Hiện tại, số lượng máy tắnh trong trường là 15 máy tắnh. Trong đó có 13 máy tắnh để bàn và 2 máy tắnh xách tay.
o 100% máy tắnh tại trường học được kết nối Internet. Trong đó có 1 máy chủ và 14 máy trạm
Ngoài tra trong trường còn có 4 máy in đặt ở 1 số phòng ban, 2 máy fax(1 máy đặt ở phòng hiệu trưởng, 1 máy đặt ở phòng tài chắnh-kế toán).
+ Phần mềm
Trường Trung cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ Thuật Bắc Nghệ An mới bắt đầu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý của nhà trường. Trong các phòng ban, nhân viên và giáo viên đều sử dụng máy tắnh để làm việc, quản lý thông tin cũng như các hoạt động tài chắnh kế toán khác. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin chỉ mới dừng lại ở việc dùng các công cụ như Word hay Excel để thống kê và báo cáo. Hoạt động trong trường vẫn chưa sử dụng các phần mềm chuyên dụng để phục vụ cho các công việc như: phần mềm kế toán, quản lý sinh viên, giáo viên,...
Thời gian vừa qua, nhà trường vừa nhận thêm 2 giáo viên tốt nghiệp ngành công nghệ thông tin từ các trường đại học. Cùng với đội ngũ giáo viên dạy ngành tin học, việc xây dựng hệ thống thông tin cho trường học phục vụ công tác quản lý học sinh sinh viên cũng như nhân viên trong nhà trường đã được tiến hành.
Mặc dù trong thời điểm này, nhà trường chưa sử dụng bất kỳ hệ thống thông tin nào. Nhưng trong tương lai gần, hệ thống thông tin quản lý sinh viên và hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ đưa vào sử dụng.
2.4.2. Thực trạng quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Hiện tại Trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An có 40 cán bộ công nhân viên, và trong năm 2015 này nhà trường dự định tuyển thêm 10 nhân viên, giáo viên, để chuẩn bị mở rộng công tác đào tạo. Đến năm 2017 nhà trường sẽ được sở lao động thương binh xã hội đề xuất trở thành trường Cao đẳng.
Vậy nên việc quản lý nhân sự là ngày càng quan trọng, phức tạp, và tốn nhiều thời gian và công sức cho nhà trường. Tuy nhiên hiện tại việc quản lý nhân sự của nhà
trường chỉ được làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc sử dụng công cụ tin học văn phòng như Word và Excel để xử lý và lưu trữ thông tin về nhân sự. Việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự tự động cho nhà trường là rất quan trọng trong thời gian sắp tới.
Công tác quản lý nhân sự của nhà trường hiện nay được thực hiện như sau.
Để quản lý nhân sự của trường, nhà quản lý phải nắm được mọi thông tin về CBGV đó. Trước khi vào trường, CBGV phải nộp hồ sơ được khai báo theo mẫu quy định. Sau khi nhà quản lý nhận được hồ sơ và các thông tin cần thiết thì việc lưu trữ và xử lý thông tin được tiến hành theo cách làm thủ công thực hiện bởi các bộ phận chuyên trách. Khi xử lý hồ sơ các thông tin ngắn và chung nhất( họ tên, ngày sinh, quê quán, hệ số lương,trình độ, ngành nghềẦ) được lưu trữ tại các biểu mẫu riêng theo nhóm các thông tin liên quan đến nhiều nhất.
Khi nhà quản lý hoặc các phòng ban, tổ nhóm cần một thông tin nào đấy về cán bộ của phòng mình hay mỗi khi in danh sách lương tháng, xem xét cán bộ theo một tiêu chuẩn thì cán bộ chuyên trách phòng quản lý thống kê thủ công rồi viết thành báo cáo để đáp ứng nhu cầu.
Khi một CBGV có yêu cầu chuyển đi nơi khác thì nhà quản lý tìm hồ sơ gốc để trả lại và tìm tất cả các biểu lưu có liên quan đến việc xử lý.
Khi CBGV được đào tạo bổ sung nhà quản lý phải tra cứu thông tin về người đó và quản lý các thông tin bằng phương pháp thủ công rồi lưu trữ
Khi có yêu cầu liên quan đến nhân sự thì nhà quản lý phải tìm hồ sơ đã được sắp xếp. Thời gian xử lý tuỳ thuộc vào khả năng của cán bộ chuyên trách.
Tóm lại: Việc quản lý nhân sự của nhà trường được tiến hành thông qua các loại hồ sơ giấy tờ, sổ sách bảng biểu do nhóm cán bộ chuyên trách. Phương pháp quản lý theo kiểu thủ công truyền thống chỉ phù hợp với hệ thống quản lý nhỏ. Khi khối lượng hồ sơ rất lớn thì việc quản lý rất khó khăn không đáp ứng được yêu cầu quản lý của công việc đòi hỏi tắnh chắnh xác cao, sự nhanh nhạy.
Vì vậy, qua thời gian nghiên cứu thông tin về quản lý tại nhà trường, em đề xuất việc phân tắch thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An. Phần 3 sau đây là những phân tắch và thiết kế của em cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho nhà trường, vì thời gian làm việc hạn chế và nhà trường hiện tại quy mô còn nhỏ nên những nghiên cứu và thiết kế được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng nhất có thể để phù hợp với nhân viên tại trường trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An.
PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ KINH TẾ KỸ - THUẬT BẮC
NGHỆ AN 3.1. Khảo sát hiện trạng, xác lập dự án
3.1.1. Mô tả bài toán quản lý nhân sự tại Trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế -Kỹ Thuật Bắc Nghệ An Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Nhân viên trong trường sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật thông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên. Trong khi làm việc tại công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được phòng nhân sự lưu giữ và quản lý. Hợp đồng của nhân viên sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Nhân viên nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thông tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng.
Đồng thời, nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật( thêm mới, sửa, xóa) các thông tin về quá trình công tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên kế toán sẽ lập bảng lương và tắnh lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên. Được tắnh mức lương, phụ cấp, và bảo hiểm như sau:
Mức lương = [1.150.000 đồng/tháng] x [Hệ số lương hiện hưởng]
Mức phụ cấp tắnh theo mức lương cơ sở = [1.150.000 đồng/tháng] x [Hệ số phụ cấp hiện hưởng]
Bảo hiểm: bảo hiểm xã hội = 8% * lương, bảo hiểm y tế = 1,5 * lương, bảo hiểm thất nghiệp = 1% * lương. Các khoản bảo hiểm này sẽ được tắnh khấu trừ vào lương.
Thực lĩnh = mức lương + mức phụ cấp Ờ bảo hiểm
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban Ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và nhân viên kế toán. Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn
3.1.2. Phân tắch và đặc tả yêu cầu hệ thống thông tin quản lý nhân sự
a. Yêu cầu chức năng
Cập nhật hồ sơ nhân viên: Khi tuyển mới nhân viên thì cập nhật sơ yếu lắ lịch và lắ lịch công chức viên chức.
Cập nhật các biến động trong quá trình công tác: Khi một cán bộ được tăng lương, lên chức, thay đổi công việc, đi nước ngoài, đi học, chuyển đơn vị công tác trong phạm vi tổ chức của cơ quan thì thông tin của các sự kiện này được lưu lại trong hồ sơ.
Quản lý các vấn đề liên quan đến nhân viên: + Quá trình lương
+ Quá trình học tập
+ Quá trình Khen thưởng Ờ Kỷ luật + Quan hệ gia đình
- Phân tắch và báo cáo tình hình nhân sự: Đưa ra các thống kê để phân tắch các hiện tượng cần điều chỉnh. Vắ dụ: Có nhiều cán bộ cao tuổi dẫn đến cần chuẩn bị lực lượng kế tục. Số lượng nhân viên tăng giảm theo từng tháng nhiều hay ắt để điều chỉnh, phân công công việc.
Tìm kiếm, tra cứu thông tin về nhân sự theo một chỉ tiêu nào đó đẻ phục vụ cho một số trường hợp, VD như liệt kê các cám bộ theo 1 chuyên nghành nào đó có trình độ như thế nào ...
Cụ thể:
- Cập nhật hồ sơ lý lịch cán bộ giáo viên : Chức năng này cho phép ta nhập mới, sửa, huỷ hồ sơ, xem danh sách tổng thể, in lý lịch hồ sơ cho cán bộ giáo viên
- Cập nhật hồ sơ thông tin khen thưởng: Chức năng này theo dõi quá trình khen thưởng, nhập mới, sửa đổi, xoá, xem danh sách, in danh sách khen thưởng.
- Cập nhật hồ sơ thông tin kỷ luật : Chức năng này theo dõi quá trình kỷ luật, nhập mới, sửa đổi, xóa, xem danh sách, in danh sách kỷ luật.