người Thời gian đào tạo Tổng chi phí (triệu đồng) Công ty chi trả
Cán bộ quản lý Cao học 1 3 năm 60 50%
Nhân viên kinh doanh Nghiệp vụ 8 3-6 tháng 80 50%
Nhân viên truyền thông Nghiệp vụ 5 5 ngày 20 100%
Nhân viên mới Kỹnăng,
nghiệp vụ 10 2 tháng 50 70%
(Nguồn: Bộ phận Nhân sự – Công ty Cổ phần điện tử tin học FSC)
Bảng 3.8: So sánh chi phí đào tạo của công ty những năm gần đây
Năm Đối tượng 2012 (triệu đồng) 2013 (triệu đồng) 2014 (triệu đồng) So sánh 2013/2012 (%) So sánh 2014/2013 (%) Cán bộ quản lý 98 30 60 -226 100 Nhân viên 185 174 150 -5,9 -14 Tổng chi phí 283 204 210 -38 2,9
(Nguồn: Bộ phận Kế toán tài chính – Công ty Cổ phần điện tử tin học FSC)
Bảng 3.9: Ngân sách đào tạo nhân viên từ năm 2012-2014
Năm 2012 2013 2014
Ngấn sách đào tạo nhân viên 185 174 150
Chi phí đào tạotrung bình
(triệu đồng/người) 3,85 6,8 13,6
Từ những số liệu trên cho thấy ngân sách đào tạo công ty từ năm 2012-2014 tăng, là do là ban lãnh đào công ty càng ngày càng nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động quản trị nhân lực cũng như công tác đào tạo nhân viên, ngoài ra sự tăng chi phí đào tạo còn do sức tăng trưởng mạnh mẽ của hoạt động kinh doanh năm 2012-2014.
Tùy theo đặc thù của từng khóa và lựa chọn đào tạo trong hay ngoài doanh nghiệp mà phát sinh những loại chi phí khác nhau. Ví dụ dự trù chi phí của khóa đào nâng cao kỹ năng bán hàng cho nhân viên kinh doanh năm 2014 gồm các thông tin về chi phí giảng viên, teabreak, tài liệu… chi tiết với giá thành và số lượng cụ thể(Xem Phụ lục 4)
d, Xây dựng chương trình đào tạo nhân viên
Các chương trình đào tạo nhân viên được lên kế hoạch theo từng năm nhằm đảm bảo được cập nhật kịp thời các kiến thức mới theo yêu cầu, cung cấp đúng và đủ các kiến thức, kỹ năng thiết yếu phục vụ công việc. Các chương trình đào tạo thường bao gồm chương trình đào tạo nhân viên nhận chức vụ mới, chương trình đào tạo về sản phẩm mới và các chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên.
Đối với nhân viên mới việc tham gia khóa đào tạo nhân viên mới là quy định bắt buộc đối với mọi nhân viên mới với nội dung đào tạo như Phụ lục 1. Toàn bộ nhân viên mới được tham gia khóa học đào tạo định hướng nhằm bước đầu làm quen với công việc và hiểu thêm về các giá trị cốt lõi của công ty.Còn với những khóa đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên kỹ thuật, nhân viên kinh doanh, nhân viênhành chính nhân sự và cán bộ truyền thông, ... thì nhân viên sẽ được học hỏi, nâng cao kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm trong các lĩnh vực đào tạo kỹ năng mềm, kiến thức chuyên môn.
Sau mỗi khóa học công ty đều tiến hành đánh giá kết kết quả đào tạo cho nhân viên, nhằm xác định xem chương trình đào, khóa học hay lớp học mà nhân viên tham gia đã đem lại được những kiến thức, kỹ năng, phẩm chất nghề gì và định hướng tổ chức cho những khóa đào tạo sau:
Bảng 3.10: Tổng kết chương trình đào tạo nhân viên 2014
Chương trình Đối tượng
Số lượt khóa học Thời gian (ngày) Đạt yều cầu KH (%) Tổng chi phí (vnđ) Chi phí TB/lượt người Nâng cao kỹ
năng bán hàng Nhân viên KD 1 2 91% 45.000.0000 1.216.000 Kỹ năng mềm Toàn bộ nhân
viên 1 1 87% 22.000.000 185.000 Nghiệp vụ kỹ thuật Nhân viên kỹ thuật 1 20 100% 28.500.000 537.000 Giới thiệu sản phầm mới Nhân viên KD, triển khai & cán bộ truyền thông
2 7 100% 4.500.000 56.000
Nghiệp vụ Nhân viên mới 1 2 100% 50.000.000 5.000.000
(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động đào tạo 2013-2014) 3.3.2.3. Thực trạng triển khai kế hoạch đào tạo nhân viên tại công ty
Do trong những năm gần đây các khóa đào của công ty Cổ phân điện tử tin học FSC hầu hết được tổ chức trong doanh nghiệp, nên đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu thực trạng triển khai kế hoạch đào tạo nhân viên bên trong công ty:
a, Lập danh sách nhân viên được đào tạo và mời giảng viên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc lập danh sách nhân viên được đào tạo và lựa chọn đội ngũ giảng viên tại FSC do Bộ phận Nhân sự công ty phụ trách. Lập danh sách nhân viên được tiến hành sau khi tổng hợp nhu cầu đào tạo nhân viên từ đó xác định số lượng nhân viên đủ yều cầu đào tạo; việc lập giảng sách học viên giúp nhà quản trị và người học chủ động trong quá trình đào tạo, đồng thời tạo thuận lợi cho quá trình theo dõi người học sau này.
Công tác lựa chọn giảng viên đào tạo cần có sự tham khảo ý kiến của các phòng ban liên quan cũng như đội ngũ chuyên gia trong nghề. Đội ngũ giảng viên cần được lựa chọn rất chặt chẽ, công ty đưa ra các tiêu chuẩn để lựa chọn như: kinh nghiệm giảng dạy lâu năm, uy tín,…có thể là thuê giảng viên bên ngoài, hoặc giảng viên trực tiếp là đội ngũ nhà quản lý hay nhân viên kinh nghiệm của FSC.
Trước khóa học NQT tổ chức khóa đào tạo phải trao đổi các nội dung sau với giảng viên: Mục đích khóa học; Đối tượng nhân viên tham gia đào tạo; Thời gian, địa điểm khóa học; Thời lượng bài giảng; Tài liệu phục vụ cho bài học; Hợp đồng đào tạo gồm các nội dung chính trong khóa học, chi phí thanh toán cho nhà cung ứng, điều kiện hợp đồng,..
b, Thông báo danh sách và tập trung nhân viên được đào tạo
Khi kế hoạch đào tạo nhân viên được phê duyệt, Bộ phân nhân sự công ty sẽ thông báo kế hoạch đào tạo chi tiết; danh sách giảng viên và danh sách nhân viên được đào tạo cho các Phụ trách đơn vị, bộ phận qua văn bản, email hoặc điện thoại. Phụ trách đơn vị, bộ phận có trách nhiệm thông báo cho nhân viên và lấy danh sách học viên của đơn vị mình, gửi lại cho Bộ phận nhân sự. Đối với những khóa đào tạo mà nhân viên phải chịu một phần học phí, Phụ trách các đơn vị thông báo cho học viên cần đóng một khoản phí cam kết tùy theo từng khóa đào tạo cho Bộ phận Kế toán – Tài chính công ty.
Khi tổng hợp được danh sách học viên, Bộ phân Nhân sự cùng giảng viên có nhiệm vụ phân bổ lớp đào tạo theo số lượng và lịch đào tạo hợp lý. Trước khóa đào tạo ít nhất 5 ngày học viên sẽ được nhận qua thông báo văn bản hay emailgiới thiệu khóa đào tạo, thời gian và địa điểm lớp học kèm danh sách học viên của lớp, nội quy lớp học và tài liệu giảng dạy bản mềm.
c, Chuẩn bị các tài liệu, cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy
Cán bộ quản lý tổ chức khóa đào tạo kết hợp với giảng viên chuẩn bị các tài liệu giảng dạy và : slide giảng dạy, các tập tình huống phục vụ cho việc làm thảo luận nhóm, bài test đầu vào, đầu ra của khóa học theo yêu cầu của nội dung chương trình đào tạo được xây dựng và phê duyệt. Nhân viên nhân sự phụ trách tiến hành in ấn hoặc photo các tài liệu trên để cung cấp cho giảng viên và người học một các kịp thời, đầy đủ; hướng dẫn người học sử dụng, nghiên cứu các tài liệu học tập; có thể chuẩn bị trước tài liệu cho học viên hoặc có thể gửi cho học viên tự tham khảo ở nhà trước.
Việc lựa chọn địa điểm đào tạo dựa theo số lượng học viên và tính chất buổi giảng dạy: Phòng họp số 1 - đối với khóa học từ 30-50 học viên, Phòng họp số 2 với 20-30 học viên. Nếu khóa đào với số lượng giảng viên lớn cần phải chia thành nhiều lớp đào tạo với thời gian khác nhau.
Trang thiết bị giảng dạy và học tập thường được chuẩn bị trước1tuần gồm: máy chiếu, giáo cụ học tập, bảng,giấy A4, bộ trợ giảng, quà cho học viên …
Về các dịch vụ phục vụ cho việc giảng dạy: Tại mỗi buổi học kéo dài từ 3-4 tiếng, học viên và giảng viên sẽ được sử dụng teabreak giữa giờ để nhằm thư giãn và cung cấp năng lượng cho các đối tượng tham gia đào tạo học tập một cách hiệu quả. NQT tổ chức đào tạo cần kiểm tra trước giờ nghỉ giải lao trước nhằm hạn chế rủi ro.
e, Tiến hành đào tạo nhân viên
Trong quá trình học, giảng viên hay Bộ phận nhân sự có trách nhiệm điểm danh học viên vào đầu mỗi buổi trước 15 phút diễn ra khóa học, nhằm đảm bảo số lượng người tham gia khóa học cũng như theo dõi và đánh giá quá trình học tập của học viên. Phải luôn có nhân viên nhân sự phụ trách đào tạo ở trong lớp làm thư ký lớp, kết hợp và hỗ trợ giảng viên điều phối khóa học diễn ra đúng tiến độ.
Trong quá trình giảng dạy, giảng viên cần tạo không khí học luôn diễn ra trong không khí thoải mái và cởi mở, học viên trao đổi tích cực và cởi mở bằng cách: Sử dụng các tình huống thực tế, ứng dụng được cho công việc; Học nhóm, trao đổi, chia sẻ lẫn nhau; Tranh luận giữa các nhóm…
f, Triển khai các chính sách đãi ngộ đối với các đối tượng tham gia khóa học, lớp học.
Để động viên kịp thời các đối tượng tham gia đào tạo như giảng viên, học viên FSC đã có những chính sách đãi ngộ sau:
- Đối với những khóa đào tạo công ty bắt buộc học viên được giữ nguyên lương ngay cả khi khóa học diễn ra trong thời gian làm việc;
- Tiến hành cấp chứng chỉ áp dụng đổi với một số khóa đào nghiệp vụ; - Tặng quà cho giảng viên và học viên sau một số khóa đào tạo dài hạn.
3.3.3.4. Thực trạng đánh giá đào tạo nhân viên tại công ty
Đánh giá đào tạo nhân viên sau mỗi khóa đào tạo là không thể thiếu. Cuối mỗi khóa học, công ty đều có bước đánh giá chương trình đào tạo xem kết quả đào tạo và công tác triển khai và xây dựng kế hoạch đào tạođể tìm ra mặt mạnh, mạnh yếu của quá trình đào tạo để rút kinh nghiệm cho đợt sau.
a, Đánh giá kết quả đào tạo nhân viên
Đối với nhân viên tham gia khóa đào tạo công ty tiến hành đánh giá kết quả học tập và tình hình thực hiện hiện công việc sau đào tạo của nhân viên đó
- Đánh giá kết quả học tập của nhân viên do Bộ phận nhân sự phụ trách. Hầu hết đối với các khóa học kỹ năng, nghiệp vụ tại FSC thì hình thức đánh giá thường là kiểm tra trắc nghiệm hay yêu cầu học viên làm báo cáo dưới dạng một chuyên đề. Đánh giá kết quả học tập của nhân viên để xác định xem sau chương trình đào, khóa học hay lớp học thì nhân viên đã tiếp thu được những kiến thức, kỹ năng, phẩm chất nghề gì và ở mức độ nào nhằm định hướng tổ chức cho các khóa đào tạo sau.
- Việc đánh giá tình hình thực hiện công việc của học viên sau đào tạo với mục đích đánh giá chính xác và đúng thực chất kết quả đào tạo nhân viên của công ty cũng như kết quả học tập của học viên thông qua tình hình và kết quả thực hiện công việc sau đào tạo của họ. Tuy nhiên, công tác đánh giá này tại FSC chưa được chú trọng vì số lượng nhân viên tham gia đào tạo lớn mà chỉ có Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi đánh giá mà Phụ trách đơn vị, bộ phận quản lý nhân viên chưa quan tâm đúng mức.
b, Đánh giá việc triển khai và xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên
Để tiến hành đánh giá việc triển khai và xây dựng kế hoạch đào tạo, ngay từ trước khóa học FSC đã tiến hành xây dựng mục tiêu và các tiêu chuẩn đánh giá để phát hiện làm rõ những tồn tại, hạn chế và những nguyên nhân của chúng, từ đó có những biện pháp nhằm khắc phục, sửa chữa những tồn tại ở tất cả các khâu công việc của quá trình đào tạo nhân viên.
Việc đánh giá triển khai và xây dựng kế hoạch đào tạo tại công ty chủ yếu dựa trên các phương pháp phỏng vấn, bảng hỏi và phương pháp quan sát. Ngay sau khi kết thúc khóa đào tạo, Bộ phận nhân sự tổng hợp số học viên tham dự chính thức căn cứ trên danh sách điểm danh và phiếu đánh giá học viên thu về và tổng hợp điểm đánh giá và các ý kiến về khóa học.Căn cứ vào phiếu đánh giá khóa học của học viên đồng thời tổng hợp các thông tin thu thập được trực tiếp trên lớp học sau đó gửi báo cáo tổng kết cho các bên liên quan học viên, Phụ trách đơn vị bộ phận quản lý trực tiếp của học viên. Học viên tiến hành xác nhận hoặc có phản hồi ý kiến nội dung nếu chưa đúng, đầy đủ và thỏa đáng. Sau đó, Phụ trách đơn vị tiếp nhận và xử lý phản hồi thuộc thầm quyền, chuyển ý kiến phản hồi cho Bộ phân nhân sự và lãnh đạo đưa ra kết quả đánh giá sớm nhất.
Bảng 3.11: Kết quả đánh giá đào tạo nhân viên năm 2013- 2014
STT Tiêu chí Kết quả năm
2013 Kết quả năm 2014 So sánh năm 2014/2013 1 Tỉ lệ hoàn thành các khóa học trên kế hoạch 83% 90% 8,4% 2 Tỉ lệ khóa học đạt trên 4,0 điểm 95% 96% 1,05% 3 Tỉ lệ tham dự thực tế/ tỉ lệ đăng ký 70% đối với các khóa ĐTNV mới 77% đối với các khóa ĐTNV mới 10% đối với các khóa ĐTNV mới 85% đối với các khóa ĐT còn lại 91% đối với các khóa ĐT còn lại 7,05% đối với các khóa ĐT còn lại 4 Điểm tổng kết trung bình trên 5.0 79% đối với các khóa ĐTNV mới (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
85% đối với khóa ĐTNV mới 7,6% đối với các khóa ĐTNV mới 88% đối với các khóa ĐT còn lại 90% đối với các khóa ĐT còn lại 2,27% đối với các khóa ĐT còn lại
(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động đào tạo 2013-2014)
Trong những năm 2013– 2014, các tiêu chí đánh giá đều tăng, cụ thể tỷ lệ hoàn thành khóa học trên kế hoạch tăng trên8,4%, tỷ lệ kế hoạch trên bảng3.11 thì năm 2013 và năm 2014 đều đạt trên 95% cho thấy chất lượng đào tạo nhân viên tạo được học viên đánh giá tốt.
Tiêu chí đánh giá Kém TB Khá Tốt Xuất sắc Số người đánh giá Điểm TB tiêu chí
Tính hữu ích của khóa học 0 0 5 74 13 92 4,09
Nội dung của khóa học 0 0 7 34 51 92 4,48
Phương pháp giảng dạy của giảng viên 0 0 8 81 3 92 3,95
Trình độ, kiến thức của giảng viên 0 0 5 78 9 92 4,04
Tài liệu đào tạo 0 0 5 38 49 92 4,48
Khâu tổ chức khóa học 0 0 12 63 17 92 4,05
Khóa học đạt mục tiêu so với mong
đợi 0 0 9 54 29 92 4,22
Điểm trung bình công tác đào tạo nhân viên 4,18
(Nguồn: Kết quả xử lý dữ liệu điều tra của tác giả)
Điểm trung bình đánh giá đào tạo nhân viên tại FSC của học viên là 4,18cho thấy nhân viên khá hài lòng về các khóa đào tạo mà FSC tổ chức. Tuy nhiên công tác đánh giá chất lượng khóa đào tạo vẫn còn yếu, chưa có quy trình đánh giá và các tiêu chí đánh giá cụ thể về sự ứng dụng nội dung đào tạo vào công việc.
3.4.Đánh giá chung về công tác đào tạo nhân viên trong công ty
3.4.1. Thành công đạt được của công tác đào tào nhân viên tại công ty
Nhận thấy vai trò quan trọng của quản trị nhân lực cũng như công tác đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp, những năm gần đây công ty Cổ phân điện tử tin học FSC quan tâm chú trọng tới việc đào tạo nhân viên và coi đó là một yếu tố không thể thiếu được trong chiến lược phát triển của công ty. Do đócông tác đào tạo nhân viên đã đạt được một số thành công như sau:
Thứ nhất, công ty đã có quy trình đào tạo nhân viên, mỗi bước trong quy trình đều có mô tả chi tiết, Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo chính xác theo quy trình đề ra và nhằm kiểm tra đánh giá thực hiện tổ chức đào tạo nhân viên.
Thứ hai, nội dung và cách giảng dạy đáp ứng nhu cầu của học viên, bổ sung cập