6. Bố cục đề tài nghiên cứu
2.1.3.Phương pháp xử lý phân tích dữ liệu
Từ việc áp dụng các phương pháp thu thập dữ liệu phổ biến trình bày bên trên tác giả thu thập được bộ số liệu tồn tại chủ yếu dưới hai dạng: thông tin định tính và thông tin định lượng. Các thông tin thu được sẽ được tác giả xử lý để xây dựng các luận cứ, phục vụ cho việc chứng minh hoặc bác bỏ các giả thuyết khoa học. Để thu thập được bộ dữ liệu chuẩn phục vụ cho luận văn, tác giả sử dụng hai phương pháp xử lý thông tin:
Thứ nhất, xử lý lôgic đối với thông tin định tính. Tức là, tác giả đưa ra phán đoán của mình về bản chất của sự kiện;
Thứ hai, xử lý toán học đối với thông tin định lượng. Tức là, tác giả sử dụng phương pháp thống kê toán kết hợp phân tích tài chính để xác định xu hướng, diễn biến của vấn đề nghiên cứu. Từ đó, kết luận bản chất của vấn đề nghiên cứu.
Tác giả xin phân tích hai phương pháp xử lý dữ liệu, cụ thể:
Các thông tin định tính đã được thu thập qua các cách như: Quan sát, phỏng vấn, thảo luận, nghiên cứu tài liệu,…Đối với luận văn này, tác giả đã quan sát khi phát sinh nghiệp vụ giao hàng tại Nhà máy, phỏng vấn trực tiếp khách hàng để thu thập thông tin về tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng với Nhà máy, kết hợp nghiên cứu tài liệu là các hóa đơn, chứng từ liên quan đến các lần giao hàng trực tiếp tại Nhà máy cũng như những hợp đồng kinh tế liên quan giữa Nhà máy với khách hàng. Vậy mục đích khi tác giả thu thập thông tin định tính là để xây dựng
giả thuyết (“Doanh thu thực tế thu được” - Theo cơ sở tiền và “Doanh thu phát
sinh trong kỳ” - Theo cơ sở dồn tích có sự khác biệt). Từ những thông tin định tính thu được mang tính rời rạc, tác giả sẽ phân tích để đưa ra kết luận của giả thuyết nêu trên. Khi đã xử lý được thông tin định tính tức là tác giả đã đưa ra được những phán đoán về bản chất của các sự kiện đồng thời thể hiện những lôgic của các sự
kiện (“Doanh thu thực tế thu được” và “Doanh thu phát sinh trong kỳ”).
Đối với việc xử lý thông tin định lượng:
Các thông tin định lượng đã được thu thập qua các cách như: các tài liệu thống kê, kết quả quan sát, thực nghiệm. Đối với loại thông tin này, tác giả không thể ghi chép các số liệu nguyên thủy vào luận văn mà phải sắp xếp các thông tin này để làm bộc lộ ra các mối liên hệ và xu thế của sự kiện. Các thông tin này có thể
được trình bày dưới dạng từ thấp đến cao: những con số rời rạc, bảng số liệu,…Cụ
thể, tác giả thu thập số liệu từ Báo cáo tài chính của Nhà máy (chủ yếu tập trung vào Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Báo cáo kết quả kinh doanh qua các năm gần nhất). Khi đã xử lý được thông tin định lượng có nghĩa là, luận văn đã chứng minh bằng giả thuyết nêu trên bằng dữ liệu cụ thể, được định lượng dưới dạng các con số phản ánh tình hình liên quan đến vấn đề luận văn nghiên cứu tại Nhà máy.
2.2. Khái quát chung về Công ty Gạch Đồng Tâm Hải Dương
Tên công ty: Công ty TNHH Đồng Tâm;
Tên giao dịch quốc tế: Dong Tam Company Limited; Tên viết tắt: DongTam Co., Ltd;
Trụ sở chính: Số 250, Sơn Kỳ, Tứ Kỳ, Hải Dương; Điện thoại: (84-233) 8623372 - 8623054;
Vốn điều lệ của Công ty: 23.306.700.000đồng;
2.3. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Đồng Tâm được thành lập ngày 08/05/1993 tiền thân là Nhà máy Gạch Đồng Tâm; Tháng 10/2003 Công ty Gạch Đồng Tâm được chuyển đổi từ Nhà máy Gạch Đồng Tâm thành Công ty TNHH Đồng Tâm, theo quyết định số: 165/CTH ngày 14/10/2003 của BGĐ và công ty hoạt động hoạt động theo Luật doanh nghiệp.
Công ty Gạch Đồng Tâm là đơn vị tiên phong trong ngành Gạch Việt Nam của phía Bắc về việc chuyển đổi mô hình tổ chức từ doanh nghiệp. Và đồng thời cũng là doanh nghiệp đang cung cấp số lượng lớn thành phẩm ra thị trường trong và ngoài nước.
Hiện nay, Công ty là đơn vị liên kết của Tập đoàn Gạch Việt Nam. Trải qua hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành của Công ty Gạch Đồng Tâm có thể nói đây là một chặng đường đầy gian nan thử thách và phấn đấu vươn lên hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao. Vinh dự là đơn vị đầu tiên làm mặt hàng Gạch xuất khẩu đã hun đúc lòng tự hào, nghị lực và ý chí phi thường của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty Gạch Đồng Tâm đã đạt được nhiều thành tích đóng góp vào công cuộc xây dựng và phát triển của đất nước trong thời kỳ đổi mới. Năng lực sản xuất được mở rộng, chủng loại sản phẩm phong phú với chất lượng ngày càng cao và đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nước và nước ngoài góp phần tăng cao kim ngạch xuất khẩu cho ngành Gạch Việt Nam. Ghi nhận những đóng góp đó, Đảng và Nhà nước đã trao tặng cho đơn vị nhiều huân chương cao quý.
Trong những năm tới, Công ty chủ trương mở rộng hoạt động kinh doanh, đầu tư sang lĩnh khác trên cơ sở giữ vững doanh thu ngành Gạch; Định hướng cơ cấu tỷ trọng doanh thu Gạch 30%, đầu tư 30%, thương mại dịch vụ 40% (giá trị tuyệt đối của doanh thu Gạch giữ ổn định và tăng doanh thu về đầu tư và thương mại), tiến đến 2020 doanh thu dịch vụ chiếm 60% trong tổng doanh thu.
Sử dụng lợi thế về vị trí, diện tích nhà xưởng tại 250 Sơn Kỳ, Tứ Kỳ, Hải Dương và khai thác các nguồn lực tài chính để chuyển đổi đầu tư xây dựng nhà xưởng sản xuất tại đây.
2.4. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh
Hoạt động sản xuất truyền thống ban đầu của Nhà máy là các sản phẩm Gạch chất lượng cao. Sau khi được chuyển đổi thành Công ty TNHH và đăng ký thêm một số ngành nghề kinh doanh mới. Theo đó, hiện nay các ngành nghề kinh doanh của Nhà máy gồm:
+ Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm Gạch, các loại nguyên liệu, thiết bị phụ tùng, phụ liệu, hoá chất, thuốc nhuộm và các sản phẩm khác của ngành Gạch;
+ Kinh doanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng công nghiệp tiêu dùng, thủ công mỹ nghệ (trừ loại nhà nước cấm);
+ Kinh doanh nhà đất, cho thuê văn phòng; + Kinh doanh kho vận, kho ngoại quan; + Xúc tiến thương mại;
+ Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá;
+ Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;
+ Kinh doanh Đất, Gạch, Đá, Vôi (ở dạng nguyên liệu, bán thành phẩm, phế liệu), kim loại màu (đồng, chì, nhôm, kẽm);
+ Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu;
+ Mua bán vật tư, thiết bị, nguyên liệu phục vụ ngành xi măng, ngành than, ngành Gạch, ngói;
...
Sự đa dạng hoá ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty là một hướng đi đúng hướng với nền kinh tế thị trường, đặc biệt là sự đón đầu của nền kinh tế hội nhập sẽ mở ra một viễn cảnh mới cho Công ty trong những năm tới.
Hiện nay đặc điểm sản xuất chủ yếu của công ty là sản xuất và gia công hàng Gạch theo các hợp đồng nên quá trình sản xuất thường mang tính hàng loạt, với số
lượng và quy mô lớn. Do đó quy trình sản xuất trong công ty được tổ chức theo một dây chuyền khép kín với đầy đủ các công đoạn hoạt động liên tục.
Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty được thể hiện qua (Phụ lục 2.1).
2.5. Tổ chức bộ máy quản lý
Công ty TNHH Đồng Tâm được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan và điều lệ Công ty được ban giám đốc nhất trí thông qua ngày 06/02/2007. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến và được thể hiện qua (Phụ lục 2.2)
Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý công ty
Ban Tổng giám đốc bao gồm 3 người:
+ Giám đốc điều hành: Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các Phó giám đốc điều hành Công ty là người giúp việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.
+ Phó giám đốc kỹ thuật: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc về kỹ thuật sản xuất, trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất, thiết kế của Công ty.
+ Phó giám đốc kinh doanh: có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc về mặt hoạt động kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm tổ chức hành chính, tổ chức bán hàng, Marrketing phân phối sản phẩm;
Dưới Ban giám đốc là các phòng ban với chức năng và nhiệm vụ:
+ Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính Nhà nước.
+ Phòng kế toán - Bán hàng: Có chức năng đôn đốc, chỉ đạo các bán hàng viên, tiếp khách, bán hàng, nhập hàng, giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa của Công ty đang sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật, Giám đốc và phó giám đốc Công ty.
+ Phòng kinh doanh: Có chức năng nghiên cứu, khảo sát thị trường trong và ngoài nước, thị hiếu của khách hàng để từ đó xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được kết quả cao nhất. Đồng thời tổ chức và quản lý công tác xuất nhập khẩu hàng hoá.
+ Tổ tạo hình: Có chức năng tạo hình, khối đất, tạo hình gạch, đóng gạch, đưa vào máy cắt gạch để chuẩn bị cho lò phơi;
+ Tổ phơi đảo: Có chức năng phơi, sấy khô gạch được tạo hình, và đảo gạch cho khô đều;
+ Tổ xếp goong: Có chức năng xếp gạch tạo hình đã phơi khô, và than khô vào khung lo sẵn để chuẩn bị cho việc đốt lò;
+ Tổ đốt lò: Có chức năng đốt và theo dõi việc đốt lò đảm bảo cho gạch được chín đều, không bị phồng rộp, an toàn trước và sau khi đốt;
+ Tổ ra lò: Có chức năng dỡ gạch đã chín ra khỏi lò đốt theo quy trình nhất định;
+ Tổ bốc xếp: Có chức năng bốc và xếp gạch thành phẩm từ lò ra nhà kho, từ nhà kho lên xe, hoặc từ gạch sống vào lò đề đốt;
+ Tổ lái xe nâng: Có chức năng điều kiển xe vận chuyển và xe nâng các loại phục vụ cho việc vào lò và ra lo;
+ Tổ cơ khí: Chịu trách nhiệm sửa chữa, nâng cấp, duy tu, bảo trì của lo than, và các vấn đề do phó giám đốc chỉ đạo;
2.6. Công tác kế toán tại Nhà máy Gạch Đồng Tâm Hải Dương
2.6.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất sao cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp cũng như trình độ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, bộ
máy kế toán tại Nhà máy Gạch Đồng Tâm được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung.
Toàn bộ công việc kế toán đều được thực hiện trọn vẹn tại phòng Kế toán tài chính của Nhà máy, dưới bộ phận trực thuộc không có các bộ máy kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên hạch toán thống kê. Mọi số liệu sẽ được gửi lên phòng Kế toán Nhà máy để xử lý, trên cơ sở đó đưa ra các báo cáo cung cấp cho Ban giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan, các bộ phận cần thông tin trong công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo được sự hợp lý và hiệu quả trong việc cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin liên quan đến tài chính, kinh tế cho Ban giám đốc. Phòng kế toán của Công ty tổ chức theo hình thức bộ máy kế toán kiểu tập trung, chỉ có một phòng kế toán duy nhất chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kế toán của Công ty. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của Ban giám đốc Công ty đối với hoạt động kinh donah nói chung và công tác kế toán nói riêng.
Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua (Phụ lục 2.3)
Chức năng nhiệm vụ của các nhân viên trong phòng kế toán như sau:
Kế toán trưởng (trưởng phòng hành chính, kế toán tài chính): là người tổ chức điều hành mọi hoạt động trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Tổ chức thông tin và tư vấn cho ban quản trị doanh nghiệp các thông tin về tài chính.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng cùng chịu trách nhiệm với trưởng phòng các phần việc công; là người chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán và thực hiện công tác kế toán cuối kì.
Kế toán thanh toán: có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc, viết phiếu thu chi trên cơ sở đó theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phát sinh trong ngày, có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng thực hiện các khoản vay ngắn hạn và trung hạn.
Kế toán vật tư: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song, cuối tháng kế toán vật tư tổng hợp số liệu, lập Bảng kê nhập xuất tồn và nộp báo cáo cho bộ phận kế toán tính giá thành. Khi có yêu cầu kế toán vật tư và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại vật tư, đối chiếu với sổ kế toán, nếu có thiếu hụt sẽ tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý, lập Biên bản kiểm kê.
Kế toán Tài sản cố định và nguồn vốn: chịu trách nhiệm phân loại, theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định của Nhà máy, tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính; theo dõi các nguồn vốn và các quỹ của Nhà máy.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên Nhà máy . Hàng tháng, căn cứ vào sản lượng của các bộ phận và đơn giá lương, hệ số lương, đồng thời nhận các bảng thanh toán lương do các nhân viên thống kê ở các bộ phận gửi lên, kế toán tổng hợp số liệu, lập Bảng tổng hợp thanh toán lương.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả của Nhà máy với người bán và người mua, đồng thời kế toán công nợ ghi Sổ chi tiết cho từng đối tượng.
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: có trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ thông qua các báo cáo của các bộ phận gửi lên để từ đó tính giá thành sản phẩm của từng loại thành phẩm nhập kho
Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm. Tại các bộ phận thành viên các nhân viên thông kê có nhiệm vụ theo dõi và lập các báo cáo gửi lên cho phòng kế toán. Về mặt quản lý nhân viên thống kê chịu sự quản lý của bộ phận, về mặt nghiệp vụ chuyên môn do kế toán trưởng hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra.
2.6.2. Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản tại Nhà máy