2. Cơ sở lý luận về các nội dung thực tập
2.5.Chuẩn bị hội họp
Hoạt động này của cán bộ Tổng hợp thực hiện chức năng là bộ phận giúp việc trực tiếp cho Trưởng phòng.
Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm giải quyết một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận các ý kiến để tư vấn, kiến nghị.
Việc tổ chức hội họp có ý nghĩa thiết thực trên các phương diện sau: - Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng xuất lao động cao.
- Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị. - Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh.
- Phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn; uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Nếu tổ chức tốt, trong nhiều trường hợp cũng có thể đem lại những lợi ích kinh tế đáng kể.
Có thể phân loại hội họp theo các căn cứ sau:
Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý:
- Hội họp bàn bạc, ra quyết định. - Hội họp phổ biến, triển khai.
- Hội họp đôn đốc, kiểm tra. - Hội họp sơ kết, tổng kết.
Căn cứ vào mục đích, tính chất của hội họp:
- Hội họp trao đổi thông tin - Hội họp triển khai công việc. - Hội họp mở rộng dân chủ. - Hội họp giải quyết vấn đề.
Căn cứ vào hình thức hội họp:
- Hội họp chính thức
- Hội họp không chính thức.
Bất kì hoạt động nào của con người đều cần có sự chuẩn bị trước từ mức độ đơn giản đến phức tạp. Hoạt động hội họp là hoạt động mang tính tổ chức và đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo bao gồm các khâu:
a) Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp. b) Quy định thành phần họp.
c) Xác định thời gian họp.
d) Lựa chọn và trang trí phòng họp. e) Chuẩn bị các phương tiện làm việc f) Làm và kịp thời gửi giấy mời. g) Chuẩn bị việc ghi biên bản
Hoạt động chuẩn bị cho một cuộc họp của cán bộ Tổng hợp tại Phòng GD&ĐT Nho Quan bao gồm:
- Lựa chọn và trang trí phòng họp, - Chuẩn bị các phương tiện làm việc, - Soạn thảo và kịp thời gửi giấy mời, - Chuẩn bị ghi biên bản.