5 Tỷ suất chi phí 102.38 %
3.8.1Nhận và kiểm tra chứng từ từ nhà xuất khẩu:
Sau khi ký được hợp đồng cam kết cung cấp hàng hóa cho khách hàng tại Việt Nam và đồng thời ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng với America Indochina Management (AIM), hàng sẽ được nhà máy Steelcase trên cở sở nhận được yêu cầu sản xuất hàng của AIM sẽ tiến hành sản xuất hàng và chuẩn bị hàng xuất theo như yêu cầu. Sau khi hàng hóa đã được giao lên tàu, Công ty America Indochina Management (AIM) sẽ chuẩn bị một bộ chứng từ gửi cho công ty Viên Thành để chuẩn bị cho công tác nhập hàng.
Bộ chứng từ này gồm: Hóa đơn thương mại
Packing list
Vận đơn đường biển
Giấy chứng nhận xuất xứ Form D
Khi nhận được các chứng từ này nhân viên XNK của công ty Viên Thành sẽ kiểm tra lại bộ chứng từ thật kỹ cả về mặt nội dung lẫn hình thức, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Kiểm tra thật kỹ hợp đồng là cơ sở để kiểm tra các chứng từ khác như hóa đơn, phiếu đóng gói… , nếu phát hiện có sai sót trên hồ sơ chứng từ nhân viên sẽ phải báo ngay lại với nhà xuất khẩu để kịp thời điều chỉnh, tu sửa chứng từ cho hợp lý.
Việc kiểm tra được thực hiện như sau: Kiểm tra Tên nhà xuất khẩu, tên người nhận hàng, tên tàu, số chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, thông tin về lô hàng như số ký, số kiện, số khối, trên Vận đơn đường biển cùng các thông tin tương tự trên hóa đơn, packinglist, giấy chứng nhận xuất xứ để đảm bảo tính thống nhất về nội dung thông tin trên các chứng từ này.
Hiệu quả: Việc kiểm tra này sẽ giúp thuận lợi hơn trong quá trình tiến hành khai quan
cho lô hàng, tránh trường hợp sai xót của BCT làm ảnh hưởng đến thời gian làm hàng, tránh phải mất chi phí lưu hàng tại bãi, cảng lâu hơn khi đã khai hàng vì phải mất thời gian chỉnh sửa lại chứng từ.
Việc kiểm tra các chứng từ một cách cẩn thận là một đòi hỏi thiết yếu, nó giúp nhân viên nắm bắt thật kỹ về lô hàng mình đang đảm nhiệm, tránh được những sai sót và giúp bảo vệ được quyền lợi của chính mình khi có những vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, điều này còn giúp nhân viên biết được bộ chứng từ mình cần phải chuẩn bị cho lô hàng này là gì, cần bổ sung những chừng từ gì cho hợp lệ và định hướng truớc được công việc mình phải làm. Càng định hướng trước các công việc phải làm thì sẽ sắp xếp hợp lý các công việc nhằm cắt giảm được chi phí và thời gian trong làm hàng. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ xong và nhận thấy các chứng từ không có gì sai sót, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành lập bộ hồ sơ chuẩn bị cho việc làm thủ tục hải quan.