2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức cụng ty
Chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng ban cụ thể như sau:
Phũng Kế toỏn
Xõy dựng kế hoạch tài chớnh ngắn và dài hạn nhằm đảm bảo nguồn vốn phự hợp cho sản xuất kinh doanh và tỏi đầu tư. Hỗ trợ Phũng Kinh doanh trong việc thống kờ doanh số và thanh toỏn. Tổng hợp thụng tin, phõn tớch và lập bỏo cỏo kế toỏn cho Giỏm đốc tham khảo và ra quyết định hoạt động kinh doanh.
Phũng Tổ chức Hành chớnh
Tuyển dụng nhõn viờn mới, gửi nhõn viờn đi đào tạo tại cỏc khúa học. Quyết định mức lương thưởng, xột duyệt nghỉ phộp. Tổ chức nhận và soạn thảo cụng văn, hồ sơ xin phộp đăng ký sản phẩm, tổ chức cỏc Hội thảo giới thiệu về sản phẩm.
Phũng Kinh doanh
Quản lý toàn bộ kờnh phõn phối và hệ thống cỏc tổng đại lý trờn toàn quốc, hỗ trợ cỏc đại lý thực hiện marketing cho sản phẩm và đấu thầu bỏn sản phẩm vào cỏc cơ sở y tế của Nhà Nước.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức cụng ty
Xưởng sản xuất
Xưởng sản xuất gồm cỏc phũng sau đõy:
Phũng sản xuất: Trực tiếp theo dừi điều hành việc sản xuất của nhà mỏy.
Phũng Kiểm tra chất lượng: Triển khai, thực hiện, giỏm sỏt hoạt động kiểm tra chất lượng và đảm bảo chất lượng của sản phẩm của Cụng ty. Thiết lập, thực hiện kế hoạch hiệu chuẩn và bảo quản cỏc thiết bị kiểm tra chất lượng.
Phũng In ấn: Thiết kế mẫu bao bỡ, đặt khuụn in và đặt hàng bao bỡ. Điều hành và tổ chức in ấn bao bỡ sản phẩm.
Phũng Đúng gúi: Đúng gúi sản phẩm vào thựng, vào hộp và bảo quản sản phẩm.
Trụ sở chớnh
P.Kế toỏn P.TC- HC P.Kinh doanh Xưởng SX VPĐD HCM
Tổng đại lý miềm Bắc Tổng đại lý miền Trung Tổng đại lý miền Nam P.Sản xuất P.In ấn P.Đúng gúi P.R&D P.Kiểm tra CL
Phũng R&D: Thực hiện cỏc cụng tỏc nghiờn cứu và phỏt triển nhằm khảo sỏt nhu cầu, đưa ra cỏc sản phẩm mới nhằm đa dạng húa sản phẩm, đẩy mạnh cạnh tranh với cỏc hóng khỏc.
Cỏc văn phũng đại diện
Nhằm tăng cường sự hiện diện của Cụng ty rộng khắp cả nước. Cụng ty đó mở văn phũng đại diện tại Thành phố Hồ Chớ Minh, Sắp tới, Cụng ty sẽ mở cỏc văn phũng tại cỏc khu vực khỏc trờn toàn quốc. Cỏc văn phũng đại diện này cú trỏch nhiệm thu nhận cỏc đơn đặt hàng, là địa điểm phõn phối sản phẩm của Cụng ty, hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc mở rộng cỏc đại lý.
2.1.2.2. Cơ cấu bộ mỏy quản lý Cụng ty
Đại hội đồng cổ đụng
Đại hội đồng cổ đụng là cơ quan quyền lực cao nhất của Cụng ty theo Luật Doanh
nghiệp và Điều lệ của Cụng ty. Đại hội cổ đụng thường niờn được tổ chức mỗi năm 1 lần. Đại hội đồng cổ đụng phải họp thường niờn trong thời hạn 4 thỏng, kề từ ngày kết thỳc năm tài chớnh. Đại hội đồng cổ đụng cú trỏch nhiệm thảo luận và phờ chuẩn những chớnh sỏch dài hạn và ngắn hạn về phỏt triển của Cụng ty, quyết định về cơ cấu vốn, bầu ra bộ mỏy quản lý và điều hành cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị Cụng ty gồm ớt nhất 05 thành viờn và nhiều nhất là 11 người. Hội đồng quản trị là cơ quan cú đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả cỏc quyền nhõn danh Cụng ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đụng. Hội đồng quản trị cú nhiệm vụ quyết định chiến lược phỏt triển Cụng ty; xõy dựng cỏc kế hoạch sản xuất kinh doanh; xõy dựng cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý Cụng ty; đưa ra cỏc biện phỏp, cỏc quyết định nhằm đạt được cỏc mục tiờu do Đại hội đồng cổ đụng đề ra.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ mỏy quản lý Cụng ty
Ban kiểm soỏt
Số lượng thành viờn Ban kiểm soỏt phải cú từ 3 đến 5 thành viờn. Trong Ban kiểm
soỏt phải cú ớt nhất một thành viờn là người cú chuyờn mụn về tài chớnh kế toỏn. Ban kiểm soỏt là cơ quan cú nhiệm vụ giỳp Đại hội đồng cổ đụng giỏm sỏt, đỏnh giỏ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty một cỏch khỏch quan nhằm đảm bảo lợi ớch cho cỏc cổ đụng.
Giỏm đốc
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐễNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT
GIÁM ĐỐC Kế toỏn trưởng PGĐ Tổ chức hành chớnh PGĐ Kinh doanh Quản đốc Trưởng VPĐD chi nhỏnh HCM
Giỏm đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty, chịu trỏch nhiệm trước Đại hội đồng cổ đụng và Hội đồng quản trị về toàn bộ việc tổ chức sản xuất kinh doanh, thực hiện cỏc biện phỏp nhằm đạt được cỏc mục tiờu phỏt triển của Cụng ty.
Cỏc cỏn bộ quản lý khỏc
Với từng nhiệm vụ vai trũ của mỡnh, cỏc cỏn bộ quản lý cấp dưới giỳp Giỏm đốc
Cụng ty theo dừi thực hiện nhiệm vụ của từng phũng ban cụ thể. Cỏc cỏn bộ quản lý khỏc cụ thể như sau:
Kế toỏn trưởng: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, Kế toỏn trưởng là người đứng đầu, là người chịu trỏch nhiệm theo dừi, quản lý phũng kế toỏn. Cú trỏch nhiệm hoàn thiện hệ thống sổ sỏch chứng từ của Cụng ty, lập ra và tư vấn chiến lược cho Hội đồng quản trị và Giỏm đốc về cỏc quyết định tài chớnh. Phú Giỏm đốc cỏc phũng ban: Gồm Phú Giỏm đốc tổ chức hành chỏnh, Phú Giỏm đốc kinh doanh chịu trỏch nhiệm theo dừi và thực hiện cỏc cụng việc thuộc chức năng nhiệm vụ của phũng mỡnh.
Quản đốc: Chịu trỏch nhiệm theo dừi phõn xưởng sản xuất, phõn cụng nhiệm vụ và giải quyết cỏc vấn đề tại phõn xưởng. Chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc cỏc toàn bộ cỏc vấn đề phỏt sinh tại phõn xưởng.
Trưởng Văn phũng đại diện: Cú trỏch nhiệm theo dừi toàn bộ cỏc vấn đề phỏt sinh tại văn phũng đại diện, tiến hành thay mặt Cụng ty đàm phỏn, ký kết cỏc hợp đồng thuộc thẩm quyền, thực hiện việc phõn phối hàng đỳng theo trỏch nhiệm của mỡnh.
2.1.2.3. Tỡnh hỡnh và số lượng người lao động trong Cụng ty
Tổng số lao động trong Cụng ty tớnh đến 30/09/2010 là 61 người, với cơ cấu như sau:
Bảng 2.1: Phõn loại lao động Cụng ty
Phõn loại lao động Số lượng Tỷ lệ
Phõn theo trỡnh độ lao động Trờn đại học Tiến sĩ khoa học Thạc sĩ 3 2 1 4,84% 3,23% 1,61% Trỡnh độ đại học Dược sĩ đại học Cử nhõn sinh học Cử nhõn kinh tế 10 1 2 7 16,13% 1,61% 3,23% 11,29% Trỡnh độ trung cấp và cao đẳng 15 24,19% Lao động phổ thơng 34 54,84% Tổng cộng 62 100,0%
Phõn theo đối tượng lao động
Cỏn bộ quản lý 8 12,90%
Nhõn viờn văn phịng 15 24,19%
Nhõn viờn sản xuất 30 48,39%
Tài xế, tạp vụ, bảo vệ 9 14,52%
Tổng cộng 62 100,0%
Nhỡn chung, cụng ty cú đội ngũ lao động chất lượng khỏ cao, đỏp ứng được đặc điểm yờu cầu của sản xuất kinh doanh của cụng ty.
2.1.2.4. Chớnh sỏch đào tạo, lương, thưởng, trợ cấp
Chế độ làm việc
Cụng ty thực hiện chế độ làm việc 8 giờ/ ngày và 44 giờ/ tuần.
Chớnh sỏch lương
Thời gian làm việc của nhõn viờn tại Cụng ty là 5,5 ngày/tuần. Lương của nhõn viờn văn phũng được tớnh theo thời gian làm việc và lương của nhõn viờn sản xuất được tớnh theo năng suất lao động.
Chớnh sỏch khen thưởng
Chớnh sỏch thưởng Cụng ty đang thực hiện bao gồm thưởng định kỳ hàng năm và thưởng đột xuất: Việc xột và thưởng định kỳ của Cụng ty được thực hiện vào cuối năm, thỏng lương thứ 13, mức thưởng của CBCNV cao hay thấp phụ thuộc vào hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty và việc hoàn thành tốt cụng việc trong năm của cỏ nhõn đú.
Việc thưởng đột xuất và biểu dương trước tập thể được Cụng ty thực hiện một cỏch kịp thời đối với cỏc cỏ nhõn cú sỏng kiến cải tiến kỹ thuật, nõng cao năng suất lao động để động viờn và khuyến khớch đối với người lao động cú thành tớch.
Chớnh sỏch trợ cấp
Tất cả nhõn viờn của Cụng ty được đúng bảo hiểm đầy đủ theo quy định, bao gồm:
như bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế. Cụng tỏc chăm súc sức khỏe cho người lao động rất được Cụng ty quan tõm. Ngoài ra, tại nhà mỏy của Cụng ty cũn cú nhà tập thể cho nhõn viờn gồm cú 8 phũng sử dụng để bố trớ chỗ ở cụng nhõn viờn cú nhà ở xa. Hàng năm, Cụng ty đều tổ chức tham quan, họp mặt, nghỉ mỏt cho vào cỏc dịp lễ 30/4, 1/5, 2/9... nhằm động viờn, nõng cao tinh thần đoàn kết của đội ngũ CBCNV trong Cụng ty.
Mụi trường làm việc tại nhà mỏy là khụng khúi bụi, khụng tiếng ồn thoỏng mỏt, và
nhõn viờn được trang bị bảo hộ lao động đầy đủ: khẩu trang, găng tay, ỏo blouse trắng ...
Ngoài tiền lương, tiền thưởng, người lao động cũn được doanh nghiệp hỗ trợ đào tạo, cử đi học để nõng cao nghiệp vụ như trung cấp dược, xột nghiệm mỏu, kế toỏn và những khúa học do Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) tài trợ. Tựy theo nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty, những nhõn viờn được cử đi học cú thể được hưởng nguyờn lương và được hỗ trợ tiền học phớ trong thời gian học tập
2.1.3. Tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của cụng ty
Nhật Nam là doanh nghiệp trong nước đầu tiờn sản xuất ra dũng sản phẩm “sinh phẩm chẩn đoỏn nhanh” (Rapid Diagnostic Test) với cụng nghệ tiờn tiến được Nhật Nam nhận chuyển giao từ Cụng ty Calbiotech Inc., San Diego, Mỹ. Ưu điểm của cỏc sản phẩm test chẩn đoỏn nhanh là cho kết quả xột nghiệm trong khoảng thời gian ngắn từ 05-20 phỳt, với độ chớnh xỏc cao lờn tới 98% - 99% tựy từng loại xột nghiệm.
Sản phẩm của cụng ty cú lợi thế là được sản xuất trong nước, chất lượng
cao tương đương sản phẩm ngoại nhập nhưng lại cú giỏ thành thấp hơn. Bờn cạnh đú, đội ngũ nhõn viờn kỹ thuật của Cụng ty được huấn luyện thành thạo về sản phẩm nờn cú khả năng giải quyết nhanh chúng những vấn đề liờn quan đến kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng sản phẩm gúp phần tạo sự yờn tõm cho khỏch hàng khi mua sản phẩm của Nhật Nam.
Hiện nay Nhật Nam đó nghiờn cứu và sản xuất thử nghiệm lờn đến 35 sinh phẩm chẩn đoỏn nhanh cỏc loại, nhằm sớm phỏt hiện sự thụ thai, nhiễm HIV, viờm gan siờu vi B, ung thư gan, ung thư cổ tử cung…Bờn cạnh đú, cụng ty cũn cung cấp đầy đủ dõy chuyền sản xuất, trang thiết bị cho nhà mỏy…Cung cấp tất cả nguyờn vật liệu và húa chất thụ. Hướng dẫn cụng nghệ sản xuất đầy đủ.
Chiến lược sản phẩm
Chiến lược giỏ thấp hơn cỏc sản phẩm nước ngoài với chất lượng tương đương. Cỏc sản phẩm khỏc nhau cú chiến lược giỏ khỏc nhau. Que thử thai
Quickstrip là mặt hàng được bỏn khỏ phổ biến trong cỏc nhà thuốc. Sản phẩm que thử thai của Cụng ty cú giỏ thấp hơn cỏc sản phẩm nhập khẩu từ 20% - 30%. Cụng ty đa dạng húa sản phẩm và giỏ cả phự hợp theo từng đối tượng người tiờu dựng đối với mặt hàng này.
Thị trường tiờu thụ
Thị trường miền Nam chiếm 70% doanh thu cỏc loại test xột nghiệm của Cụng ty, trong đú Thành phố Hồ Chớ Minh chiếm tới 50% doanh thu của toàn miền Nam.
Thị trường chủ yếu của Cụng ty hiện nay là trong nước nhưng Cụng ty đang cú kế hoạch mở rộng thị trường và xuất khẩu sang cỏc nước Đụng Âu, Lào, Nam Phi, Mozambich, Angola,…
Trỡnh độ cụng nghệ của cụng ty
Cỏc mỏy múc thiết bị tại nhà mỏy được nhập từ cỏc nước Mỹ, Đức, Nhật, Thụy Sĩ, Trung Quốc... đỏp ứng được chất lượng, cụng suất, phục vụ nhu cầu sản xuất và nghiờn cứu phỏt triển cỏc sản phẩm.
Hiện tại nhà mỏy của cụng ty cú 1 dõy chuyền sản xuất trung bỡnh tạo ra khoảng 200.000 sản phẩm/thỏng, năng suất của dõy chuyền này cú thể đạt tới 800.000 – 1.000.000 sản phẩm/thỏng.
Ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý tại Cụng ty
NNI trang bị phần mềm kế toỏn AC Soft được thiết kế bởi Phũng Thương mại và Cụng nghiệp Việt Nam (VCCI) trong quản lý tài chớnh của Cụng ty.
Hệ thống mạng Lan nội bộ và Internet ADSL của FPT cũng đó được Cụng ty đưa vào sử dụng.
Hệ thống kiểm tra chất lượng
Đặt chất lượng sản phẩm lờn hàng đầu với độ chớnh xỏc cao là phương chõm chủ đạo của Cụng ty trong việc sản xuất sản phẩm, là tiền đề cho bước đầu thõm nhập thị trường của Cụng ty. Do đú, việc kiểm tra chất lượng sản phẩm
được Cụng ty thực hiện chặt chẽ theo từng cụng đoạn của quỏ trỡnh sản xuất từ khõu nhập kho nguyờn vật liệu, sản xuất đến khõu nhập kho thành phẩm.
Sản phẩm được sản xuất tuõn theo cỏc Quy trỡnh SOP (danh mục cỏc quy trỡnh thao tỏc chuẩn) của Cụng nghệ sản xuất sinh phẩm chẩn đoỏn nhanh được chuyển giao từ Mỹ, đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng theo tiờu chuẩn của Trung tõm Kiểm định Quốc gia Vắc xin và Sinh phẩm y học – Bộ Y tế, Cục Quản lý Dược Việt Nam.
Hiện nay, Cụng ty đang cú kế hoạch xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiờu chuẩn ISO, WHO GMP và GLP song song với kế hoạch xõy dựng nhà mỏy mới tại Khu cụng nghệ cao thành phố Hồ Chớ Minh, bao gồm:
Nhà mỏy đạt tiờu chuẩn GMP (Good Manufacturing Practice) quản lý chất lượng trong sản xuất dược phẩm, dụng cụ y học, thực phẩm.
Phũng nghiờn cứu đạt tiờu chuẩn GLP (Good Laboratory Practice) quản lý chất lượng trong sản xuất sinh phẩm, hợp chất húa học trong phũng thớ nghiệm.
Để chuẩn bị tốt cho kế hoạch xõy dựng nhà mỏy đạt cỏc tiờu chuẩn trờn, Cụng ty đó cử nhõn viờn đi học chứng chỉ đào tạo tiờu chuẩn GMP do WHO tổ chức.
Vị thế của Cụng ty trong ngành
Thị phần
Hiện nay, cú khỏ nhiều cỏc sản phẩm quick test đang cú mặt tại thị trường Việt Nam, chủ yếu được nhập khẩu thụng qua cỏc cụng ty trong nước hoặc thụng qua cỏc văn phũng đại diện tại Việt Nam của cỏc cụng ty lớn trờn thế giới. Cỏc thương hiệu lớn trong lĩnh vực quick test như: Abbott (Singapore, Đức, Nhật), Nugen Biotech (Mỹ), Bio-rad (Phỏp), Standard Diagnostics (Hàn Quốc), GreenCross Medical Science Corp (Hàn Quốc), Acon Biotech (Trung Quốc)… Trong số này, Abbott thõm nhập vào Việt Nam khỏ sớm (2001-2002) nờn đó chiếm lĩnh thị phần chủ yếu trờn thị trường Việt Nam, tiếp theo đú là sản phẩm của Standard Diagnostics thõm nhập vào thị trường Việt Nam từ những năm
2003 nờn cũng dành được thị phần đỏng kể. Tuy nhiờn, cỏc sản phẩm này cú giỏ bỏn tương đối cao, tập trung chủ yếu vào cỏc đối tượng cú thu nhập cao, cỏc trung tõm, bệnh viện lớn.
Đối với đối tượng cú thu nhập trung bỡnh trở xuống, cỏc sản phẩm cú xuất xứ tại Trung Quốc lại tỏ ra chiếm ưu thế do giỏ rẻ, chỉ bằng 50% giỏ bỏn so với cỏc sản phẩm xuất xứ từ Chõu Âu, Mỹ. Tuy nhiờn, chất lượng kộm, đụi khi cho kết quả thiếu chớnh xỏc đang làm cho những sản phẩm này ngày càng bị mất dần thị phần, thay vào đú là những sản phẩm cú chất lượng tốt hơn nhưng giỏ bỏn khụng quỏ cao.
Năm 2005, cụng ty chủ yếu tập trung vào nghiờn cứu và đăng ký lưu hành sản phẩm mới với Bộ Y Tế. Năm 2006, 2007 và 2008, Cụng ty bắt đầu triển khai mở rộng sản xuất kinh doanh và phõn phối sản phẩm trờn toàn quốc.
Hệ thống phõn phối
Cụng ty đó xõy dựng được hệ thống phõn phối khỏ đa dạng với cỏc kờnh phõn phối:
Cỏc tổng đại lý trờn cả Miền Bắc, Miền Nam và Miền Trung, thụng qua cỏc tổng đại lý này, sản phẩm do Cụng ty sản xuất được tiếp tục phõn phối tới cỏc đại lý cấp 2 và cấp 3 và hệ thống cỏc cửa hàng bỏn lẻ trờn phạm vi toàn quốc.