phần thương mại Hùng Minh
Hình thức kế toán tại Công ty là theo hình thức Nhật ký chung, do đó trình tự ghi sổ chi phí sản xuất, kinh doanh và lên các báo cáo là theo hình thức Nhật ký chung
Trình tự ghi sổ kế toán Chi phí sản xuất, kinh doanh như sau:
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ gốc, bảng phân bổ vật liệu, bảng kê hóa đơn,… ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết Chi phí sản xuất, kinh doanh.
Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, ghi số liệu vào sổ Cái các TK 621, 622, 627, 154.
Cuối tháng, từ sổ chi tiết CPSX kế toán lập Bảng tính giá thành sản phẩm và ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết chi phí theo sản phẩm. Số liệu trên bảng tính giá thành sau khi được lập xong được ghi vào sổ Nhật ký chung.
Cuối tháng, so sánh đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết chi phí theo sản phẩm và các sổ Cái TK 621, 622, 627. Số liệu từ các sổ Cái chuyển vào bảng cân đối số phát sinh, sau đó kết hợp cùng bảng chi tiết chi phí dùng để lập Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 3.1 Trình tự ghi sổ CPSX theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ gốc, bảng kê, bảng phân bổ
Nhật ký chung Bảng tính giá Sổ chi tiết CPSX thành sản phẩm
Sổ cái TK 621, 622, 627, 154
Bảng tổng hợp chi tiết chi phí theo sản
(Nguồn: Phòng kế toán)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu
PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÙNG
MINH VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT
3.1 Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại Hùng Minh
Ưu điểm
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức tập trung. Đây là hình thức hoàn toàn phù hợp với đặc thù và hoạt động sản xuất, kinh doanh kinh doanh của Công ty.
Công ty là một doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng hoạt động thì lại không quá phức tạp chủ yếu là về sản xuất, kinh doanh sản phẩm; địa bàn hoạt động tập trung hết ở một khu công nghiệp cùng đội ngũ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao và thái độ làm việc tích cực, hợp tác đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát huy hiệu quả của bộ máy quản lý tập trung. Với hình thức tổ chức này thì quyền lực lãnh đạo tập trung, quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì được tính kỷ luật và kiểm tra trong doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra được sự liên hệ dễ dàng, đơn giản, mau lẹ, quyết định nhanh chóng, mệnh lệnh thống nhất, thuận tiện cho Giám đốc, phó Giám đốc và cho trưởng các bộ phận. Ngoài ra, ở các bộ phận khác nhau trong Công ty ngoài nhận mệnh lệnh từ cấp trên đã tự chủ động, thống nhất trong việc hoàn thành công việc góp phần giảm bớt được gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo.
Công ty có tất cả 5 phòng, ban chính: Phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng kế hoạch và nghiên cứu, phòng cung ứng và bộ phận KCS đã đảm bảo sự đầy đủ, sự chuyên môn hóa trong tất cả các hoạt động. Mỗi phòng đảm nhiệm một chức năng, nhiệm vụ riêng và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty. Giữa các công việc và các cấp quản lý đều thiết lập những mối
liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý là ít nhất trong doanh nghiệp cho nên, cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất, kinh doanh.
Công ty có hệ thống máy tính kết nối toàn doanh nghiệp và có nhân viên duy trì hoạt động của hệ thống này đảm bảo tính chính xác và kịp thời của tất cả các thông tin được sử dụng, nhờ đó đảm bảo sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong DN và khả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường.
Đối với mỗi phòng, ban trong bộ máy, nguồn nhân lực với trình độ cao và khá đồng đều đã đảm bảo cho việc hoàn thành tốt nhiệm vụ riêng của mỗi phòng cũng như trách nhiệm trong việc phát triển Công ty. Số lượng nhân viên tương đối đồng đều, phù hợp với quy mô Công ty.
Trong khâu sản xuất, kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ được phân công rõ ràng, đảm bảo thực hiện sản xuất, kinh doanh theo kế hoạch. Số lượng, trình độ lao động gián tiếp đảm bảo cho công việc họ đảm nhiệm về kỹ thuật cũng như giám sát, quản lý, đôn đốc công nhân sản xuất, kinh doanh. Công nhân được trang bị đầy đủ bảo hộ lao động.
Nhược điểm
Về tổ chức bộ máy quản lý, Công ty đã phân chia công việc cụ thể, rõ ràng cho từng phòng, ban khác nhau. Xét toàn diện, đội ngũ nhân viên là khá đồng đều ở mỗi phòng, tuy nhiên, xét một cách chi tiết thì công việc mỗi phòng là khác nhau và cơ cấu nhân viên từng phòng chưa thật hợp lý để tạo được hiệu quả tốt nhất. Cụ thể:
- Phòng kế hoạch và nghiên cứu: đối với mảng công việc Nghiên cứu sử dụng quá nhiều nhân viên thực hiện, có đến 13 nhân viên cùng đảm nhiệm công việc là nghiên cứu, thiết kế sản phẩm. Trong khi việc thiết kế sản phẩm,
tiêu chuẩn kĩ thuật cũng như định mức, công suất máy móc hoàn toàn phải nhờ đến bộ phận KCS với đội ngũ kỹ sư trình độ chuyên sâu cùng phối hợp thực hiện. Phần việc nghiên cứu và phân tích thị trường, nhu cầu người tiêu dùng không nhất thiết phải do Công ty thực hiện mà nên thuê các tổ chức bên ngoài chuyên nghiên cứu, cung cấp số liệu, như vậy sẽ vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí cũng như số liệu là chính xác và kịp thời.
- Về hoạt động bộ máy, tuy đã có sự phân công trách nhiệm, công việc rõ ràng, có sự kiểm soát chéo song chưa thật sự phát huy được hiệu quả của việc làm này. Cụ thể:
Ban giám đốc có quyền lực cao nhất, quyết định mọi hoạt động của Công ty, tuy nhiên vẫn để xảy ra tình trạng ra quyết định theo cảm tính, không dựa trên phân tích hay ý kiến của các bộ phận chức năng. Ban giám đốc cũng chưa thật sự sâu sát tình hình hoạt động Công ty, công việc quản lý chủ yếu thông quá báo cáo của các phòng, như vậy không tạo cho lãnh đạo cái nhìn thực tế về hoạt động của Công ty, dễ dẫn đến hiện trạng các phòng câu kết, che giấu tình hình sai phạm.
Phòng kế hoạch và nghiên cứu: chưa thật sự làm tốt công việc được giao, với đội ngũ nhân viên đông đảo, trình độ chuyên môn cao nhưng công việc lập kế hoạch có nhiều kỳ chưa thật sự chính xác và đạt yêu cầu đặt ra, làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Công ty.
Phòng nhân sự quản lý vấn đề nhân sự chưa tốt trong việc sắp xếp cơ cấu nhân viên các phòng chưa hợp lý, dẫn đến nhiều nơi người thừa, việc thiếu; nhiều nơi lại việc thì nhiều mà người thực hiện lại không có dẫn đến làm việc quá sức, ảnh hưởng hiệu quả công việc.
Như vậy đối với tổ chức, hoạt động bộ máy quản lý của Công ty có những mặt tốt cần phát huy cũng như có những mặt hạn chế cần có biện pháp khắc phục trong thời gian tới.
3.2 Đánh giá tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại Hùng Minh.
Ưu điểm
• Về tổ chức bộ máy kế toán
- Bộ máy kế toán được tổ chức quản lý theo mô hình tập trung, đây là mô hình
hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của bộ phận kế toán nói riêng cũng như đặc điểm hoạt động của Công ty nói chung. Công ty là doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh quy mô lớn, tài sản cố định nhiều, đội ngũ lao động đông đảo, các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày từ khâu cung ứng đầu vào đến khâu sản xuất, kinh doanh cũng như tiêu thụ,…vì vậy mà khối lượng công việc đối với bộ phận kế toán là rất nhiều, đòi hỏi phải hạch toán từng ngày. Do đó, với mô hình tập trung này, các công việc được phân chia cho các phần hành nhỏ, phụ trách bởi các kế toán viên có trình độ chuyên môn cũng như đạo đức nghề nghiệp đảm bảo công việc được hoàn tất chính xác và kịp thời. Mô hình cũng chỉ ra Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chính, có quyền hành cao nhất, có quyền quyết định mọi vấn đề, nhiệm vụ của phòng. Ngoài ra, trong mô hình còn có Phó phòng kế toán cho thấy tính năng động trong quản lý, sự phân chia quyền lực này làm cho công việc trở nên nhanh chóng, gọn nhẹ hơn là đặt nặng lên một người.
- Với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán phân chia thành các phần hành nhỏ: kế toán vật tư và khoản phải trả khách hàng; kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, theo dõi công nợ phải thu bán hàng; kế toán tiền, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; kế toán chi phí sản xuất, kinh doanh và tính giá thành sản phẩm; kế toán TSCĐ là hoàn toàn hợp lý, đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm, đảm bảo công việc hàng ngày được hạch toán đầy đủ và kịp thời.
Do đặc thù ngành sản xuất, kinh doanh điện tử cần những cán bộ có trình độ, nên ngay từ khi mới thành lập Ban lãnh đạo doanh nghiệp đã xác định nhân lực là nguồn lực mạnh nhất của doanh nghiệp, bởi vậy bộ máy kế toán doanh nghiệp được vận hành bới những cán bộ có năng lực, học vấn và sự tận tâm nhiệt huyết. Điều này đảm bảo hiệu quả cao của công tác kế toán trong Công ty.
• Về vận dụng chế độ kế toán
- Các chính sách kế toán đang áp dụng tại Công ty hoàn toàn đúng theo quy
định của Chuẩn mực kế toán cũng như Chế độ kế toán Việt Nam,… hiện hành, đồng thời Công ty áp dụng các chính sách này một cách nhất quán qua các kỳ kế toán cũng như kết thúc niên độ kế toán hàng năm.
- Chứng từ sử dụng với nội dung, hình thức và cách thức tổ chức chứng từ kế
toán, luân chuyển chứng từ được thiết kế đúng quy định. Điều này không chỉ giúp việc quản lí chứng từ hợp lí, rõ ràng khoa học mà còn đảm bảo được các yêu cầu về quản trị trong việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế.
- Hệ thống tài khoản của Công ty theo đúng quyết định số 15 và có điều chỉnh
phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty. Trong đó, hướng mở chi tiết các tài khoản khá hợp lý.
- Hệ thống sổ sách kế toán tổ chức theo hình thức Nhật ký chung là phù hợp
điều kiện quy mô, đặc điểm quy trình sản xuất, kinh doanh và trình độ đội ngũ kế toán viên của Công ty.
- Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty lập đẩy đủ và đúng quy định.
- Kế toán TSCĐ thực hiện đúng nguyên tắc xác định giá trị tài sản theo Giá gốc
cũng như xác định hao mòn lũy kế TSCĐ cho lên Báo cáo tài chính. Các bước lập và luân chuyển chứng từ tuân thủ theo đúng quy định, nguyên tắc phê chuẩn - ủy quyền luôn được chú ý để thực hiện đúng.
- Kế toán NVL thực hiện đúng theo chế độ về việc xác định giá nhập kho theo
nguyên tắc Giá gốc. Công ty áp dụng tính giá NVL xuất kho theo phương pháp đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, giúp Công ty giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết khi mà khối lượng NVL nhập – xuất là nhiều hàng ngày, với số lượng danh điểm NVL tương đối nhiều.
- Kế toán tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm: việc xác định và hạch toán
vào các TK chi phí tương ứng tuân theo đúng chế độ và quyết định. Việc xác định phương pháp tính giá thành là phương pháp trực tiếp hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh sản phẩm của Công ty: quy trình sản xuất, kinh doanh không qua quá nhiều bước và giữa các bước không có bán thành phẩm. Việc lựa chọn đối tượng và phương pháp tính giá thành, phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cũng phù hợp với đặc điểm riêng có của đơn vị, thuận lợi cho công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Nhược điểm
• Về tổ chức bộ máy kế toán
Tuy nhiên, bộ máy kế toán nếu xét ở góc độ chuyên môn hóa trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay thì vẫn còn nhiều sự sắp xếp chưa phù hợp, đôi khi các công việc bị chồng chéo gây nhiều phát sinh, mâu thuẫn không đáng có ảnh hưởng đến sự vận hành trơn tru của doanh nghiệp.
Ngoài ra, Công ty cũng chưa tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong tổ chức bộ máy. Công ty là một doanh nghiệp lớn, do đó cần phải
tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc để đảm bảo sự quản lý và điều hành đạt được hiệu quả cao nhất. Cụ thể: Công ty không có Thủ quỹ phụ trách bảo quản tiền, nhập – xuất tiền mà chỉ có kế toán tiền, sẽ dễ dẫn đến sai phạm khi mà người ghi sổ nghiệp vụ cũng lại là người thu – chi tiền, đồng thời không tạo ra được sự kiểm soát chéo để nhanh chóng phát hiện sai phạm nếu có.
Với quy mô hiện tại của Công ty thì số lượng nhân viên phòng kế toán là tương đối ít, hơn nữa sự phân công là chưa phù hợp khi mà số lượng kế toán viên cho phần hành Kế toán chi phí sản xuất, kinh doanh và tính giá thành sản phẩm chỉ có 2 nhân viên.
• Về công tác tổ chức kế toán
Với quy trình hạch toán hiện tại, kế toán tốn rất nhiều thời gian trong việc lập các chứng từ, ghi sổ; đối chiếu, kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên sổ và báo cáo kế toán. Hơn nữa, Công ty là một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh lớn, các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày rất nhiều và đặc biệt liên quan đến phần hành chi phí phát sinh, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, do đó tình trạng hạch toán sai số liệu vẫn thường diễn ra và kế toán tốn rất nhiều thời gian để phát hiện và chỉnh sửa.
Việc luân chuyển chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện theo đúng chế độ quy định. Tuy nhiên hoạt động ở cả 3 phân xưởng diễn ra hàng ngày rất nhiều mà lại chỉ có 1 nhân viên thống kê phân xưởng dẫn đến đôi khi đến cuối tháng chứng từ mới được gửi đầy đủ về phòng kế toán. Do đó công việc của phòng kế toán tập trung dồn vào cuối tháng trong khi ở thời điểm giữa tháng công việc không nhiều, dẫn tới công việc không được dàn đều trong tháng. Việc tổng hợp, xử lý số liệu vào cuối tháng rất lớn làm cho việc lập các báo cáo kế toán quản trị và báo cáo kế toán tài chính để cung cấp thông tin có thể bị chậm trễ.
là kế toán chi phí NVL trực tiếp, kế toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sản xuất, kinh doanh chung vẫn còn nhiều hạn chế như việc hạch toán thực tế còn gặp nhiều khó khăn về chứng từ cũng như số liệu. Việc quản lý chi phí của Công ty vẫn chưa được chặt chẽ. Đối với 1 doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thì nhu cầu NVL là rất nhiều. Để kịp thời phục vụ sản xuất, kinh doanh thì thực tế là có những vật tư mang về trực tiếp nơi sử dụng mà không qua