Vi dụ: Ngày 03/08/2008 xuất bỏn cho Cụng ty TNHH Phụ Tựng xe mỏy – ụtụ MACHINO
Trị giỏ xuất kho:
Trị gia lụ hàng (chưa cú thuế) : 31.455.500 Thuế GTGT 10% : 3.145.550 Tổng giỏ thanh toỏn : 34.601.050
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế kế toỏn lập phiếu xuất kho (Biểu số 5), phiếu này được thành ba liờn. Sau khi lập phiếu xong, người phụ trỏch cung ứng ký, ghi rừ họ tờn giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, thỏng, năm xuất kho và cựng người nhận hàng ký tờn vào phiếu xuất, ký ghi rừ họ tờn.
Liờn 1: Lưu ở bộ phận phiếu
Liờn 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đú chuyển cho kế toỏn để kế toỏn ghi vào cột 3,4 và ghi vào sổ kế toỏn.
Liờn 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toỏn bộ phận sử dụng. Phiếu này cú mẫu như sau:
Biểu số 5:
Đơn vị: C.ty Cổ phần Tạp PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số:01- vật tư phẩm và Bảo hộ Lao động Ngày 03 thỏng 08 năm 2008 Ban hành theo QĐ số 1141 Địa chỉ: 11A Cỏt Linh- TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 Đống Đa- Hà Nụi của BTC
Số: 18/08
Họ tờn người nhận hàng: Anh Hựng Nợ TK 632
Lý do xuất kho: Xuất bỏn Cú TK 1561 Xuất tại kho: Cỏt Linh
TT Tên nhãn hiệu quy cách Đơn vị tinh Số lợng
Đơn giá Thànhtiền
Theo
chứng từ Thựcxuất
1 Găng tay ngắn Đôi 595 26.500 15.767.500
2 Găng vải mỏng Đôi 2.200 2.750 6.050.000
3 Găng sợi Đôi 2.160 2.200 4.752.000
4 Găng xít Đôi 33 20.000 660.000
5 Tải dứa Cái 700 1.560 1.092.000
Cộng 28.321.500
Xuất , ngày 03 tháng 08 năm 2008
Biểu số 6: HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liờn 3: Nội bộ Ngày 03 thỏng 08 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT – 3LL EG/2008B 0 0 69911 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty cổ phần tạp phẩm và bảo hộ lao động
Địa chỉ: 11A – Cỏt Linh- Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: .MST: 0100107525 Họ tờn người mua hàng: Anh Thanh
Tờn đơn vị: Cty TNHH Phụ tựng xe mỏy – ụtụ MACHINO Địa chỉ: Việt Hựng, Đụng Anh, Hà Nội
Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt .MST: 0100107525 STT
Tờn hàng hoỏ, dịch vụ
Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3
01 Găng da ngắn Đụi 595 29.700 17.671.500đ
02 Găng vải mỏng Đụi 2.200 3.000 6.600.000đ
03 Găng sợi Đụi 2.160 2.400 5.184.000đ
04 Găng xớt Đụi 33 22.000 726.000đ
05 Tải dứa Cỏi 700 1.820 1.274.000đ
Cộng tiền hàng: 31.455.500đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.145.550 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 34.601.050đ Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu sỏu trăm linh một nghỡn khụng trăm năm mươi đồng./
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho dung để theo dừi số lượng xuất, nhập, tồn kho từng vật tư hang hoỏ ở từng kho làm căn cứ để xỏc định tồn kho và xỏc địnhtrỏch nhiệm vật chất của thủ kho. Hang ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào cỏc cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dũng, cuối ngày tớnh số tồn kho. Theo định kỳ, nhõn viờn kế toỏn xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chộp thẻ kho của thủ kho sau đú ký xỏc nhận vào thẻ kho.
Biểu số 07:
Đơn vị: Cụng ty Cổ phần THẺ KHO
Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động
Ngày lập thẻ: 01/01/2008 Tờ số: 01
- Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư: Găng tay ngăn - Đơn vị tớnh: Đụi - Mó số: GN TT Chứng từ Trớch yếu Số lượng Ký xỏc nhận của kế toỏn SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu thỏng 800
1 043965 01/08 Nhập của C.ty TNHHHiếu Minh 400 1.200
2 69910 02/08 Xuất bỏn 200 1.000 3 69911 03/08 Xuất bỏn 595 405 4 043974 08/0 8 Nhập của C.ty TNHH Hiếu Minh 200 605 5 69912 12/0 8 Xuất bỏn 150 455 Xuất bỏn …. …. Cộng 1.000 1.200 600
Song song với việc phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động của vật tư, hàng hoỏ trờn thẻ kho, hàng ngày kế toỏn lập bảng kờ chi tiết TK 156 từng mặt hàng (Biểu số 16) và bảng cõn đối hàng hoỏ (TK 156).
Căn cứ vào phiếu nhập kho đối với hàng mua về và hoỏ đơn GTGT (Hoỏ đơn bỏn hàng) đối vời hàng xuất bỏn, kế toỏn ghi rừ số phỏt sinh của từng loại hàng hoỏ và đối tượng giao dịch của Cụng ty.
Vớ dụ: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 69911 và phiếu xuất kho ngày 03/08/2008 kế toỏn ghi định khoản với số phỏt sinh như sau:
Nợ TK 632 : 28.321.500
Cú TK 1561 : 28.321.500
Căn cứ vào cỏc lệnh nhập, xuất kế toỏn lập bảng cõn đối hàng hoỏ (156) để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất tồn của cỏc loại vật tư, hàng hoỏ. Bảng này được lập cho cả kỳ kế toỏn, phản ỏnh cả về mặt số lượng và thành tiền của từng loại hàng hoỏ.
Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng bằng tiền ngõn phiếu thỡ kế toỏn thanh toỏn lập phiếu thu (Biểu số 8). Phiếu thu được lập thành 3 liờn rồi chuyển cho thủ quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu tiền thu thực tế với số tiền ghi phiếu trước khi kớ tờn. Thủ quỹ giữ lại một liờn để ghi sổ quỹ, 1 liờn giao cho người nộp tiền, 1 liờn lưu ở nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ số phiếu thu kốm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toỏn để ghi sổ kế toỏn.
Biểu số 8:
Đơn vị: Cụng ty Cổ Quyển số: 08 Mẫu số 01 - TT phần tạp phẩm và PHIẾU THU Số: 58 QĐ số: 15/2006/QĐ-BT bảo hộ lao động Ngày 19 thỏng 08 năm 2008 Nợ: 111 Ngày 20 thỏng 03 năm 2008 Cú: 511, 3331
Họ và tờn người nộp tiền: Tụ Thanh Võn Địa chỉ: Cụng ty TNHH Gia Linh
Lý do nộp: Thu tiền bỏn hàng
Số tiền: 16.060.000đ (viết bằng chữ) Mười sỏu triệu khụng trăm sỏu mươi nghỡn đồng./
Kốm theo 01 chứng từ gốc: Hoỏ đơn GTGT
Ngày 19 thỏng 08 năm 2008
Thủ trưởng Kế toỏn Người lập Người nộp Thủ quỹ đơn vị trưởng phiếu
Thụng thường khỏch hàng thường thanh toỏn bằng tiền mặt, ngoài ra một số khỏch hàng thanh toỏn bằng Sộc, chuyển khoản.
- Trường hợp khỏch hàng thanh toỏn bằng tiền mặt kế toỏn vào bảng kờ số 1
( Biểu số 9)
Biểu số 9: BẢNG Kấ SỐ 1 Thỏng 8 năm 2008
TT Ngày
Ghi Nợ TK 111, ghi Cú TK Số dư cuối ngày 112 511 3331 311 . Cụng nợ TK 111 1 01/08 51.787.270 5.178.727 56.965.997 2 07/08 255.100.000 25.510.000 280.610.000 3 13/08 200.000.000 200.000.000 4 19/08 14.600.000 1.460.000 16.060.000 5 29/08 253.850.000 25.385.000 300.000.000 579.235.000 …. …. …. … …. Cộng 443.000.000 2.243.881.780 224.388.178 300.000.000 … ….
- Trường hợp khỏch hàng thanh toỏn bằng TGNH kế toỏn vào bảng kờ số 2 (Biểu số 10) Biểu số 10: BẢNG Kấ SỐ 2 Thỏng 08 năm 2008 STT Ngày Ghi nợ TK 112, ghi Cú cỏc TK Số dư cuối ngày 111 511 3331 131 … Cụng nợTK 112 1 03/08 20.000.000 2.000.000 22.000.000 2 08/08 45.091.419 4.509.141 49.600.560 3 20/08 150.000000 40.991.900 4.099.190 195.091.090 4 24/08 140.000.000 67.285.000 207.285.000 5 26/08 569.807.930 569.807.930 …. …. …. …. … …. Cộng 470.000.000 458.207.419 45.820.741 647.092.930 … ….
- Trường hợp khỏch hàng ký nhận nợ, kế toỏn sẽ mở chi tiết cụng nợ TK 131 theo từng khỏch hàng để theo dừi (Biểu số 11)
Biểu số 11: Tờn đơn vị: Cụng ty Cổ phần Và Bảo hộ Lao động CHI TIẾT CễNG NỢ TK 131 Từ ngày 01/08/2008 đến 30/08/2008 Đơn vị tớnh: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phỏt sinh Số dư SH NT Nợ Cú Nợ Cú Dư đầu kỳ 1.064.724.068 69910 02/08 Tải dứa, găng tay 511 39.041.170
Thuế 3331 3.904.117 69911 03/08 Găng tay, Tải dứa 511 31.455.500 Thuế 3331 3.145.550 69915 05/08 Búng huỳnh quang 511 32.500.000 Thuế 3331 3.250.000 06/08 Thanh toỏn 112 320.000.000 …. Cộng 768.634.850 569.807.500 1.263.551.418
Sau đú căn cứ vào cỏc sổ chi tiết phải thu của khỏch hàng,kế toỏn lập bảng tổng hợp phải thu của khỏch hàng TK 131 (Bảng số 12 - bảng kờ số 11)
Biểu số 12:
Bảng kờ số 11 - Phải thu của khỏch hàng
Thỏng 08 năm 2008
Số
TT Diễn giải Dư đầu thỏng
Ghi nợ TK 131, ghi cú cỏc TK Ghi cú TK 131, ghi nợ cỏc TK Số dư cuối
thỏng 511 3331 … Cụng nợ 111 112 … Cụng nợ … … 1 Cty TNHH phụ tựng xe mỏy- ụtụ MACHINO 964.724.068 31.455.000 3.145.550 34.601.050 250.000.000 250.000.000 749.320.000 2 CH 1 2.498.257.467 1.107.471.265 116.312.126 3.743.988.393 3.976.656.816 1.398.466.860 5.490.153.798 347.400 3 NVTT 22.062.812.632 32.998.847.807 3.299.884.795 36.298.733.051 19.307.024.490 10.456.812.900 29.763.837.390
4 Cty Gia Long 350.000.000 350.000.000 350.000.000
…
* Phương phỏp tớnh giỏ vốn
Hiện nay Cụng ty đang ỏp dụng phương phỏp tớnh trị giỏ vốn hàng bỏn theo phương phỏp giỏ thực tế đớch danh. Trị giỏ thực tế trong kỳ thuộc lụ hàng mua vào thỡ được tớnh theo trị giỏ (đơn giỏ) thực tế xuất kho của lụ hàng. Trị giỏ thực tế của hàng Số lượng hàng hoỏ xuất Giỏ đợn vị của hàng Hoỏ xuất kho trong kỳ = kho (thuộc lụ hàng i) x hoỏ (thuộc lụ hàng i) (thuộc lụ hàng i) trong kỳ
Theo cụng thức này, trị giỏ vốn của hàng bỏn chỉ mới phản ỏnh phần giỏ mua thực tế theo giỏ nhập kho của hàng xuất bỏn chứ chưa bao gồm chi phớ thu mua hàng hoỏ.
Khi xuất bỏn hàng hoỏ, kế toỏn của Cụng ty căn cứ vào số lượng hàng xuất bỏn ghi trờn hoỏ đơn GTGT và giỏ mua thực tế của hàng nhập kho (giỏ mua theo phiếu nhập kho) để tớnh trị giỏ vốn hàng xuất bỏn theo phương phỏp thực tế đớch danh. Chi phớ mua hàng gồm cỏc khoản: chi phớ lói vay ngõn hàng, chi phớ tiếp nhận và chi phớ vận chuyển, chi phớ bốc xếp hàng nhập kho và cỏc chi phớ khỏc cú liờn quan.
Vớ dụ. Với nghiệp vụ bỏn hàng ngày 03 thỏng 08 năm 2008, kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn mua vào và phiếu nhập kho của lụ hàng đú để xỏc định giỏ vốn của hàng bỏn (ghi trờn phiếu xuất kho hàng bỏn ra)
Khi mua hàng nếu phỏt sinh chi phớ mau hàng, căn cứ vào phiếu chi và hoỏ đơn GTGT kế toỏn ghi sổ chi phớ mua hàng theo định khoản:
Nợ TK 1562 - Chi phớ mua hàng Cú TK 111,112 - Số đó chi
Vớ dụ: Căn cứ vào hoỏ đơn vận chuyển ngày 05 thỏng 08 năm 2008 kốm theo phiếu chi tiền vận chuyển hàng. Chi phớ vận chuyển 1.900.000đ, thuế GTGT 10% là 190.000đ. Kế toỏn ghi vào sổ chi phớ mua hàng với định khoản là
Nợ TK: 1562 1.900.000 Nợ TK :1331 190.000
Cú: TK 111 2.090.000
Số chi phớ mua hàng được mở cho tất cả cỏc loại vật tư hàng hoỏ, đến cuối kỳ kế toỏn mới tiến hành kế chuyển hết cho hàng bỏn ra trong kỳ:
Nợ TK: 632 - Giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK: 1562 - Tập hợp chi phớ mua hàng
Để theo dừi trị giỏ vốn của cỏc mặt hàng xuất bỏn trong kỳ một cỏch chi tiết kế toỏn Cụng ty lập bảng kờ chi tiết giỏ vốn hàng bỏn.