* Cụng ty cổ phần Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động là doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hoỏ với nhiều hỡnh thức bỏn khỏc nhau, do vậy mà tuỳ thuộc vào từng hỡnh thức bỏn hàng mà cụng ty sử dụng cỏc loại chứng từ phự hợp. Cụng ty sử dụng một số chứng từ sau để hạch toỏn nghiệp vụ bỏn hàng.
- Phiếu xuất kho (Biểu số 5)
- Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng (Biểu số 6): Là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, dựng để theo dừi giỏm sỏt số lượng, chất lượng, trị giỏ hàng xuất bỏn. Trờn hoỏ đơn GTGT phải ghi rừ số hoỏ đơn, ngày thỏng , năm, tờn đơn vị, tờn hàng bỏn, số lượng, đơn giỏ, thành tiền, thuế suất GTGT, tổng cộng.
Mẫu hoỏ đơn GTGT sử dụng tại cụng ty là hoỏ đơn GTGT mẫu số 01- GTK – 3LL do bộ tài chớnh phỏt hành. Hàng thỏng cỏn bộ thuế cụng ty phải trực tiếp đến nhận tại phũng ấn chỉ cục thuế Hà Nội.
Khi phỏt sinh nghiệp vụ bỏn hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đó ký kết, hoặc đơn đặt hàng, phũng kinh doanh sẽ lập hoỏ đơn GTGT gồm ba liờn.
+ Liờn 1: Dựng để lưu tại sổ gốc.
+ Liờn 2: Giao cho khỏch hàng là chứng từ đi đường và ghi sổ kế toỏn của đơn vị mua.
+ Liờn 3: Giao cho bộ phận thủ kho để làm thủ tục xuất kho và ghi vào thẻ kho
Định kỳ từ 2-4 ngày, thủ kho nộp lien 3 cho phũng kế toỏn tiến hành ghi sổ.
- Thẻ kho (Biểu số 7): Thẻ kho được mở cho từng mặt hàng, phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập xuất, tồn kho của loại hàng hoỏ đú. Phũng kế toỏn lập thẻ và ghi cỏc chỉ tiờu: Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, đơn vị tớnh, mó số vật tư, hàng hoỏ sau đú giao cho thủ kho để ghi chộp hàng ngày. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho ghi vào cỏc cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dũng, cuối ngày tớnh từ số tồn kho. Theo định kỳ một thỏng, kế toỏn xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chộp thẻ kho của thủ kho sau đú ký xỏc nhận vào thẻ kho.
- Phiếu thu (Biểu số 8): Sau khi khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng, kế toỏn lập phiếu thu thành 2 liờn, ghi rừ đầy đủ nội dung và ký vào phiếu, sau đú chuyển cho kế toỏn trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kốm chứng từ gốc chuyển cho kế toỏn để ghi sổ kế toỏn.
- Bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ: Ở cỏc cửa hàng của cụng ty khi phỏt sinh nghiệp vụ bỏn lẻ hàng hoỏ thỡ kế toỏn cỏc đơn vị lập bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ, trong đú ghi rừ tờn hàng hoỏ, số lượng, giỏ vốn, giỏ bỏn của hàng hoỏ đú. Định kỳ một thỏng cỏc cửa hàng gửi bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ và bỏo cỏo kết quả kinh doanh lờn cụng ty.
- Bảng kờ hoỏ đơn chứng từ hàng hoỏ bỏn ra (kốm tờ khai thuế GTGT). Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT mà kế toỏn lập bảng kờ hoỏ đơn chứng từ hàng hoỏ bỏn ra, đõy là căn cứ để kế toỏn tớnh thuế và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Như vậy, kế toỏn nghiệp vụ bỏn hàng ở Cụng ty Cổ phần Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động đó lập và sở dụng chứng từ kế toỏn một cỏch đầy đủ, kịp
thời đỳng với quy định cụ thể trong chế độ kế toỏn hạch toỏn ban đầu. Đõy là cơ sở phỏp lý để kế toỏn hiện hành hạch toỏn tổng hợp và ghi sổ kế toỏn.
* Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ:
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đó ký kết (hoỏ đơn đặt hàng), phũng kinh doanh viết hoỏ đơn GTGT và phiếu xuất kho gửi cho phũng kế toỏn để kế toỏn trưởng duyệt và ký nhận, sau đú kế toỏn trưởng trỡnh giỏm đốc ký duyệt và giao cho nhõn viờn nhận hàng. Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT và phiếu xuất kho, thủ kho xuất kho hàng và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày kế toỏn kiểm tra chứng từ và ghi vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết cú liờn quan.