Sự cân đối về nguồn lực có thể được xác định ở quy mô tổ chức, sức mạnh cũng có thể xuất phát từ đặc điểm riêng biệt của từng cá nhân có liên quan đến việc đàm phán.
Việc nhận biết được những động lực thúc đẩy vị thế trong đàm phán đóng vai trò rất quan trọng.
Bảng minh họa dưới đây tổng hợp nhiều loại khác nhau và nguồn của năng lực cá nhân có thể được vận dụng trong đàm phán. Năng lực này hiển nhiên có thể áp dụng được với cả hai bên. Chúng ta cần hiểu rõ bản chất và phạm vi năng lực cá nhân ứng dụng trong đàm phán bởi các bên. Chúng ta cũng cần xác định cách thức vận dụng năng lực của
nhóm đàm phàn một cách đúng đắn và hiệu quả nhất. Vì vây, bảng minh họa dưới đây cũng đưa ra các cách làm việc đối với từng loại năng lực khác nhau.
Loại năng lực cá nhân Đạt được thông qua Cách đàm phán tương ứng
Năng lực định vị
Năng lực chuyên gia
Năng lực thông tin
Năng lực cản trở
Năng lực thuyết phục
Năng lực kết nối
-Lãnh đạo của tổ chức
-Chuyên gia, có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực/ sản phẩm/ vấn đề.
-Các thông tin chi tiết liên quan đến vấn đề được đàm phán, nội dung và các bên liên quan.
-Khả năng dừng hoặc cản trở việc đàm phán.
-Kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp
-Mạng lưới liên hệ
-Cần chắc chắn là chúng ta đang đàm phán với người ra quyết định và họ có đủ quyền lực cần thiết để đàm phán và đạt đến thỏa thuận -Hỗ trợ đàm phán và đưa ra các phương án mới. Cần chắc chắn nhóm đàm phán của chúng ta có chuyên gia theo yêu cầu
-Hỗ trợ đàm phán. Cần chắc chắn chúng ta có đầy đủ các thông tin cần thiết trước khi đàm phán. -Sử dụng như một sự đe dọa nhưng chỉ khi cần thiết hoặc sẵn sàng để thực hiện hành động. Nếu các bên khác sử dụng năng lực này, chúng ta không nên bị động mà phải có các phương án dự phòng phù hợp -Ảnh hưởng đến cảm xúc
của người khác.
-Có thể ảnh hưởng và ấn tượng đến các bên khác.
Có nhiều lỗi thường gặp phải khi xác định sự cân bằng năng lực sử dụng trong đàm phán, ví dụ:
♦ Đánh giá thấp năng lực bản thân.
♦ Đánh giá quá cao năng lực bản thân.
♦ Cho rằng các bên khác biết (hoặc không biết) về nhược điểm/vấn đề/hạn cuối cùng của bản thân.
♦ Cho rằng các bên khác luôn ở vị thế cao hơn.
SWOT là viêt tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Phân tích SWOT có thể cung cấp tổng quan về nhiều khía cạnh khác nhau liên quan đến việc chuẩn bị đàm phán. Điểm mạnh của công ty với tư cách là người mua có thể bao gồm quy mô giao dịch bằng tiền hoặc các triển vọng mở ra cho các giao dịch trong tương lai. Yêu cầu của chúng ta có thể là một cơ hội hấp dẫn đối với các nhà cung cấp, có thể là hợp đồng đầu tiên của họ ở một thị trường mới (vd: chúng ta có thể là khách hàng đầu tiên của họ tại thị trường trong nước), do đó họ có thể rất chú trọng việc gây ấn tượng với chúng ta.
Mặt khác, chúng ta cũng cần nhận ra điểm yếu của mình. Điểm yếu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ chính là quy mô hạn chế và không có khả năng mở ra nhiều triển vọng cho việc mở rộng kinh doanh trong tương lai. Điều này có nghĩa là công ty cần có hoặc phát triển các điểm mạnh khác chẳng hạn như chuyên gia, sự năng động, nhà cung cấp uy tín, các mối quan hệ khách hàng…
Chúng ta cũng cần phải xác định được cơ hội có thể đàm phán thông qua các thỏa thuận như các điều khoản về giảm giá, nguồn cung ứng sẵn có, phản hồi nhanh đến thị trường, khả năng tiếp cận công nghệ mới và các khía cạnh khác.
Các rủi ro tiềm ẩn mà một thỏa thuận có thể đặt ra cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Các rủi ro có thể bao gồm sự áp đặt lên công ty, nguy cơ của sự phụ thuộc, khả năng tăng chi phí trong dài hạn và công nghệ lỗi thời.
Đối với chúng ta: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Chúng ta là khách hàng đầu tiên của họ trên thị trường mới.
• Quy mô kinh doanh nhỏ nhưng đang trên đà phát triển.
Đối với nhà cung cấp:
• Dẫn đầu tại thị trường trong nước.
• Kinh doanh cả nguyên vật liệu thô và thành phẩm.
• Tiếp cận thông tin thị trường tổt. Khả năng hỗ trợ kỹ thuật tốt.
S
Đối với chúng ta:
• Khối lượng mua bán tương đối nhỏ.
• Thiếu kỹ năng đàm phán.
• Thiếu kinh nghiệm trên thị trường. Đối với nhà cung cấp:
• Năng lực sản xuất dư thừa.
• Sản phẩm không có sự khác biệt.
W O
• Hợp đồng dài hạn – nguồn cung ứng được đảm bảo
• Họ cung cấp chương trình đào tạo cho nhân viên thiết kế sản phẩm của chúng ta.
• Khả năng một số sản phẩm của chúng ta được mua lại.
T
• Họ có thể buộc chúng ta ký kết hợp đồng mua bán độc quyền nhằm hạn chế nguồn cung ứng.
• Họ có thể bán hàng cho đối thủ cạnh tranh của chúng ta.
• Họ có thể rút khỏi thị trường nếu hoạt động không thành công.
• Họ có thể tăng giá sau khi kết thúc hợp đồng đầu tiên.
Chúng ta có thể thấy từ bảng trên rằng việc đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của các bên có thể giúp người mua xác định được cơ hội và thách thức tồn tại. Ở đây, người mua khi chuẩn bị phân tích SWOT cần cân nhắc rằng:
♦ Việc chúng ta là “khách hàng đầu tiên của họ trên thị trường” và “có quy mô nhỏ nhưng đang trên đà phát triển” cùng với “khả năng sản xuất dư thừa” của họ có nghĩa rằng họ sẽ sẵn sàng ký kết hợp đồng cung ứng dài hạn.
♦ Năng lực hỗ trợ kỹ thuật tốt có nghĩa rằng họ sẵn sàng đào tạo đội ngũ sản xuất của chúng ta.
♦ Việc họ “kinh doanh cả nguyên vật liệu thô và thành phẩm” có nghĩa rằng họ có thế sẽ mua lại sản phẩm của chúng ta.
♦ Do khối lượng hàng hóa mua bán của chúng ta khá nhỏ, họ có thể buộc chúng ta phải ký hợp đồng cung ứng độc quyền và/hoặc bán cho đối thủ cạnh tranh của chúng ta.
♦ Vì nhà cung cấp “thiếu kinh nghiệm trên thị trường của chúng ta”, họ có thể sẵn sàng rút khỏi thỏa thuận nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra và gây ra khó khăn cho chúng ta.
♦ Mặt khác, nếu hợp đồng kết thúc thành công, họ có thể sẽ tăng giá một khi có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường của chúng ta.
Điều quan trọng cần lưu ý là mô hình phân tích này chỉ phản ánh quan điểm của chúng ta về tình hình của nhà cung cấp, và vì vậy chỉ đúng một phần nào đó. Vì lý do này, kết luận của chúng ta cần được xác thực thông qua quá trình khảo sát kỹ lưỡng trước khi tiến hành đàm phán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});