3. Nguyên tắc và phương pháp thực hiện Kaizen
3.2.4. Cách thức để xác định những cơ hội của Kaizen
Để xác định những cơ hội của Kaizen cần luôn luôn lắng nghe và nhìn nhận các ý kiến và cố gắng làm theo các bước sau:
Nghiên cứu hành vi khách hàng: ghi nhận lại các đề nghị của khách hàng để
cải tiến, tập trung vào khách hàng để giúp họ giữ những yếu tố đầu vào nhằm tránh khỏi những yếu tố sai lầm.
Xem xét những đề nghị của nhân viên: tiếp nhận các đề nghị của nhân viên vào mọi lúc và trao cho họ quyền tự do góp ý.
Vận dụng trí tuệ của mọi người vào những quá trình muốn cải tiến: bao gồm tất cả mọi người trong công ty, không phân biệt vị trí của họ.
Xác định mẫu chuẩn: nhận diện một hay nhiều tổ chức muốn lấy làm chuẩn.
Đó có thể là một đơn vị bên ngoài, của đối thủ cạnh tranh hay của các công ty khác chứ - không nhất thiết phải là của công ty mình. Tuy nhiên, tổ chức đó phải là đơn vị đứng đầu trong lĩnh vực đang hoạt động.
3.2.5. Khen thưởng
Trình độ của mỗi người được thể hiện thông qua khả năng tiềm tàng của họ. Khả năng của từng người cần được chú trọng, cần thúc đẩy, động viên, khen thưởng và ghi nhận lại những đóng góp của họ, dù cho đóng góp đó là nhỏ.
42
Phần thưởng không phải duy nhất là tiền mặt mà còn là những lợi ích như ghi nhận thành tích lên bảng thông báo, bản tin nội bộ, cấp giấy khen, ...
Cần tin tưởng vào khả năng của nhân viên, giúp họ phát huy những khả năng tiềm ẩn.
3.2.6. Các bước thực hiện Kaizen
Bước 1: Chuẩn bị.
Bước 2: Thu thập tài liệu về tình trạng hiện tại.
Bước 3: Phân tích và trình bày nguyên nhân chính của vấn đề. Bước 4: Thu thập ý kiến và lựa chọn các ý kiến tốt nhất để giải
quyết vấn đề.
Bước 5: Hoạch định biện pháp đối phó. Bước 6: Thực hiện biện pháp đối phó. Bước 7: Kiểm tra kết quả thực hiện. Bước 8: Hoàn thiện hóa cải tiến.
Bước 9: Tiêu chuẩn hóa và thực hiện cải tiến. Bước 10:Thông báo kết quả.
Bước 11:Khen thưởng.
PLAN
DO CHECK ACT
Bước 1: Chuẩn bị: chọn khu vực và nhóm thực hiện cải tiến Nhóm cải tiến:
Trưởng nhóm. Thư ký.
Thành viên (3-5 người). Người cố vấn/huấn luyện. Chọn tên nhóm.
Bước 2: Thu thập tài liệu về tình trạng hiện tại. bằng cách đi đến Gemba. Những điều cần quan tâm khi quan sát Gemba:
43
Lãng phí di chuyển. Sự tổ chức nơi làm việc.
Sự khác biệt giữa công việc đang được công nhân thực hiện so với những hướng dẫn của công việc.
Các công việc đang thực hiện. Sự bố trí công việc:
- Kiểm tra xem vị trí công nhân có được bố trí hợp lý chưa:
- Kiểm tra xem con người, thiết bị có được bố trí hợp lý so với nhau chưa. Môi trường tại nơi làm việc: tiếng ồn, nhiệt độ, không khí…
Bước 3: Phân tích và trình bày nguyên nhân chính của vấn đề. Sử dụng : Biểu đồ Pareto, biểu đồ xương cá, 5 lần hỏi tại sao. Biểu đồ Pareto.
Cho được cái nhìn tổng quan về những nguyên nhân phát sinh ra vấn đề. Giúp cho nhóm tập trung vào những nguyên nhân gây chính.
Các bước tiến hành:
Bước 1: Liệt kê tất cả các yếu tố tiềm năng ảnh hưởng đến kết quả.
Bước 2: Đếm số lần xuất hiện của các yếu tố, liệt kê các yếu tố theo bảng theo thứ tự số lần xuất hiện nhiều nhất cho đến ít nhất.
Bước 3: Xây dựng biểu đồ Pareto gồm: Các thanh Pareto.
44
Biểu đồ xương cá.
- Biểu đồ xương cá thể hiện môí quan hệ nhân quả.
- Hình thành một số giả thuyết về các nguyên nhân xảy ra.
- Điền vào các xương cá bằng cách nhận dạng các nguyên nhân chính: 4 M
+ Manpower: Con người
+ Machines: Máy móc, thiết bị
+ Methods: Phương pháp
+ Materials: Nguyên vật liệu - Các điểm mấu chốt:
+ Tìm những điểm chung từ những nguyên nhân chính khác nhau.
+ Ởđầu cá : xác định những hậu quả của các xương cá.
+ Liệt kê càng nhiều nguyên nhân càng tốt – Đó là kỹ thuật động não.
VẤN
ĐỀ
CON NGƯỜI MÁY MÓC
45
5 lần hỏi tại sao (5W)
Vấn đề NGUYÊN NHÂN
Tại sao vấn đề này xảy ra? Tại sao vấn đềđó xảy ra? Tại sao vấn đềđó xảy ra? Tại sao vấn đềđó xảy ra? Tại sao vấn đềđó xảy ra?
Bước 4: Thu thập ý kiến và lựa chọn các ý kiến tốt nhất để giải quyết vấn đề. Thu thập ý kiến: sử dụng phương pháp “Não công” để lấy được nhiều ý kiến trong một thời gian ngắn.
Ưu tiên thực hiện cho 8 đến 10 ý kiến tốt nhất. Bước 5: Phác thảo các cải tiến.
Bước 6: Kiểm tra kết quả thực hiện. Bước 7: Hoàn thiện hóa cải tiến.
Bước 8: Tiêu chuẩn hóa và thực hiện cải tiến. Bước 9: Khen thưởng.
46
4. Một số ví dụ và gợi ý về Kaizen.
Trước cải tiến
Để loại bỏ những ký sinh trên cừu người ta phải dẫn chúng đến các bể
nước có chất diệt khuẩn sau đó dìm chúng cho ngập nước để diệt bớt ký sinh trên người chúng.
Sau cải tiến
Đào một hố nhỏ bên dưới đáy bể, khi cừu bước đến hố này toàn thân chúng sẽ ngập trong nước diệt ký sinh trùng. Không cần phải dùng gậy hoặc dụng cụ khác để nhận chìm toàn bộ chú cừu xuống nước.
Tựđộng hơn cưỡng ép.
Dùng các phương pháp để quá trình xảy ra tựđộng hơn là cố ép cho quá trình xảy ra theo ý muốn.
Trước cải tiến
Giao thông thường bị tắc nghẽn trên
đường số 1. Người tham gia giao thông đi từ phía Nam lên gặp nhiều khó khăn khi quẹo trái.
Sau cải tiến
Người tham gia giao thông đi từ
hướng Nam lên trước tiên sẽ rẽ phải sau đó rẽ trái. Đường số 1 Đường số 1 Hiện tượng tắc nghẽn giao thông xảy ra hàng ngày Không còn tình trạng tắc nghẽn giao thông nữa.
47
Trước cải tiến
Có hai loại vỏ pin , một loại có đầu kim loại một loại không có (phế
phẩm). Vì không có sự phân loại hai loại vỏ này nên chúng cùng được chạy trên băng chuyền.
Sau cải tiến
Một thanh nam châm được gắn thêm vào ởđầu hệ thống băng tải đểđảm bảo chỉ có loại vỏ có đầu kim loại
được chạy trên băng chuyền.
Phân loại sản phẩm bằng dựa vào sự khác nhau của chúng.
Các thành phẩm và phế phẩm có những điểm giống và khác nhau. Hãy dùng các điểm khác nhau làm cơ sởđể phân loại chúng. Sự khác nhau về hình dáng có thểđược phân loại qua quan sát, trong khi đó sự khác biệt về vật liệu có thểđược phân loại dựa vào tính chất của từng vật liệu.
Nam châm Phế phẩm còn nằm lẫn
trên băng chuyền
48
Trước cải tiến
Các thỏi đường được vận chuyển trên băng truyền và được công nhân dùng chày đập cho vụn ra.
Sau cải tiến
Một thanh cán được gắn cốđịnh trên sàng rung để cán các miếng đường lớn.
Thực hiện công việc một cách nhanh chóng và đều.
Nếu đập và nghiền đều cho kết quả giống nhau, thì nghiền sẽ cho kết quả tốt hơn vì khi đập cần phải xác định, tập trung vào đối tượng và các nhân tố
khác: phân loại và quyết định, hiệu chỉnh hành động. Trước cải tiến Khó khăn trong việc dùng bơm để hút nhiên liệu trong các thùng đặt đứng. Sau cải tiến Các thùng nhiên liệu được đặt nằm nghiêng và gắn thêm vòi.
Kaizen được tiến hành dựa trên những qui luật của tự nhiên
Nước chảy từ cao xuống thấp. Đây là luật hấp dẫn và là qui luật của tự nhiên. Kaizen được tiến hành dựa trên những qui luật của tự nhiên. Sẽ tốn thêm năng lượng, tiền bạc, gặp thêm rắc rối nếu không tuân theo các qui luật này.
Thỏi đường Sàng rung
49
Trước cải tiến
Cuộn len chạy lung tung khi bà cụ
ngồi đan áo.
Sau cải tiến
Cuộn len được đặt trong một cai giỏ khi bà cụ ngồi đan.
Ổn định các đồ vật bằng cách đặt chúng vào các thùng chứa.
Giữ cho các đồ vật ở những vị trí cốđịnh nếu chúng hay di chuyển không theo ta mong muốn. Các đồ vật dễ bị lăn có thểđược giữ trong các thùng. Các đồ vật này thường làm giảm năng suất công việc. Việc ổn định các đồ
vật sẽ làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn.
Trước cải tiến
Các ống thép có hình chữ L được đặt trong một thùng và lồng vào nhau gây khó khăn khi thao tác.
Sau cải tiến
Một giá chuyên dụng được thiết kế
ra đểđặt các ống thép.
Thay đổi qua lại cách sắp xếp theo chiều dọc và chiều ngang.
Sự thay đổi này là một nét đặc trưng của Kaizen. Mặc dù rất đơn giản nhưng những thay đổi nhỏđem lại thành công lại chính là những Kaizen tốt nhất.
50
Trước cải tiến
Rửa từng ống nghiệm bằng tay dưới vòi nước rất tốn thời gian
Sau cải tiến
Một thùng chứa có cấu tạo như
hình vẽđược sử dụng để rửa nhiều
ống nghiệm một lúc.
Thực hiện cùng lúc công việc tượng tự có thể giảm được rất nhiều thời gian và tránh phải lặp đi lặp lại công việc.
Trước cải tiến
Khay thức ăn được chế tạo có các ô bên trong có thành được dập thẳng góc với mặt trên của khay sẽ cồng kềnh và dễ rớt khi xếp lại với nhau.
Sau cải tiến
Các ô của khay có các thành được dập nghiêng đi một góc. Dễ dàng xếp, chồng các khay lên nhau.
51
Trước cải tiến
Người thợđiện thường làm rơi dụng cụ khi leo lên cột điện
Sau cải tiến
Người thợđiện sử dụng thắt lưng an toàn và đeo theo bao đựng dụng cụ. Dụng cụ không còn bị rơi và công việc an toàn hơn.
Nên giữ cho tay bạn được rảnh rang.
Khi làm việc ở những chỗ cao so với mặt đất, luôn luôn giữ cho tay mình
52
Tránh những lỗi vô ý Trước cải tiến
Tôi thường xuyên quên chìa khóa của ngăn kéo bàn làm việc của mình
ở nhà, vì vậy tôi thường phải chạy về
nhà để lấy chìa khóa.
Sau cải tiến
Tôi gắn chìa khóa bàn làm việc của mình với chìa khóa xe của mình. Tôi không còn bỏ quên chìa khóa ở nhà nữa. Tránh những lỗi do vô ý. Kết hợp các hành động riêng lẻ thành một chuỗi các hành động để tránh những trường hợp mắc lỗi một cách vô tình. Chìa khóa ngăn kéobàn làm việc Chìa khóa ngăn kéobàn làm việc Chìa khóa xe
53
Cải tiến quá trình đóng gói trái cây
Trước cải tiến Sau cải tiến
Hiệu quả: 10 giỏ trái cây được hoàn thành chỉ trong vòng 1 phút. Thay đổi phương pháp thực hiện để cải tiến công việc.
Cải tiến việc thay bóng đèn Trước cải tiến Phải dùng thang để thay thế các bóng đèn ở trên cao. Sau cải tiến Sử dụng một cây sào với một đầu có gắn kẹp để thay bóng đèn. Hiệu quả: dễ dàng thay các bóng đèn ở trên cao một cách an toàn và không cần phải dùng đến thang.
Tôi cần trợ giúp!
54
Cải tiến việc quan sát máy điều hòa không khí Trước cải tiến
Công nhân phải kiểm tra xem các quạt gió đang bật hay tắt bằng cách nhìn vào trong máy điều hòa không khí.
Sau cải tiến
Dán các dải lụa ở bên ngoài quạt
để dễ dàng quan sát
Hiệu quả: chỉ cần quan sát dải lụa là có thể biết được trạng thái hoạt động của máy điều hòa không khí.
55
Tránh hỏng ren của bu lông Trước cải tiến
Ren của bulông thường bị hỏng khi rớt xuống khay kim loại.
Sau cải tiến
Đặt một tấm nhựa có tác dụng như
một tấm đệm bên dưới để bảo vệ
ren. Hiệu quả: ren của bu lông không còn bị hỏng.
Nướng gà Trước cải tiến
Mặc dù gà được nướng chín nhưng năng lượng mất mát khá lớn.
Sau cải tiến
Đặt một chai nước sôi vào bên trong con gà để làm gà mau chín
hơn.
56
Cải tiến thiết kế của cổng Trước cải tiến
Viên bi để giúp cho cổng quay hay bị
rỉ do dễ bị ngấm nước mưa
Sau cải tiến
Thay đổi thiết kếđểđổi vị trí của viên bi
Hiệu quả: viên bi đã không còn dễ bị rỉ như trước nữa.
Thu hoạch trái cây Trước cải tiến
Soài khi được thu hoạch bằng cách dùng gậy để khều xuống dễ bị dập
nát.
Sau cải tiến
Thêm vợt lưới vào dụng cụ hái soài để soài không bị rớt xuống
đất. Hiệu quả: soài được hái không còn bị dập nữa.
57 Thay đổi dụng cụ Trước cải tiến Dùng muôi để rưới dầu ăn làm tốn nhiều dầu. Sau cải tiến Dùng một bình có vòi để rưới dầu lên thức ăn. Hiệu quả: dễ dàng thao tác và không tốn dầu.
Thay đổi thiết kế lỗ khóa Trước cải tiến
Lỗ khóa kiểu này đôi khi gây khó khăn trong việc tra chìa khóa vào.
Sau cải tiến
Thay đổi thiết kế của lỗ khóa theo dạng này để dễ tra khóa vào hơn. Hiệu quả: dễ dàng thao tác ngay cả trong lúc trời tối.
58
Dùng thước đặc biệt để canh, đo. Trước cải tiến
Khó có thể treo những bức tranh cho thẳng hàng.
Sau cải tiến
Dùng một cây thước đặc biệt để
canh.
Hiệu quả: tranh luôn được treo thẳng hàng theo ý muốn.
Cải tiến quá trình tách Bu lông và dầu nhớt Trước cải tiến
Người ta dùng một khay để tách riêng dầu và bu lông, tuy nhiên dầu hay bị chảy xuống sàn.
Sau cải tiến
Đặt một khay đểđựng dầu bên dưới một tấm nhựa có nhiều lỗ. Dầu sẽ chảy xuống khay còn bu lông sẽđược giữ lại trên tấm nhựa. Hiệu quả: tách riêng được dầu và bu lông, dầu không còn chảy xuống sàn nữa. Khay đựng dầu được đặt dưới tấm nhựa Tấm nhựa có nhiều lỗ để giữ lại bu lông Dầu bị chảy xuống sàn Khay
59
Cải tiến công việc cho gia súc ăn Trước cải tiến
Bác nông dân phải đổ thức ăn vào nhiều máng ăn cùng một lúc khi cho heo ăn. Việc này tốn nhiều thời gian và công sức.
Sau cải tiến
Đặt một máng thức ăn ở giữa, như
vậy chỉ cần đổ thức ăn một lần.
Hiệu quả: tiết kiệm được thời gian công sức và thức ăn.
Phân loại báo cáo Trước cải tiến
Các phiếu ghi nhận vấn đề xảy ra tại khu vực sản xuất được cho vào chung một hộp, như vậy sẽ khó mà biết rõ được các vấn đề nào đang xảy ra.
Sau cải tiến
Các phiếu này được sắp xếp trong từng ngăn của một bảng thông báo vấn đề theo từng nguyên nhân. Hiệu quả: các vấn đềđược theo dõi và xử lý một cách rõ ràng.
60
Khoan nhiều lỗ trên một tấm gỗ dài. Trước cải tiến Cần phải có hai người để thực hiện việc khoan lỗđối với những tấm gỗ lớn. Sau cải tiến Đặt tấm gỗ lên con lăn để dễ dàng di chuyển tấm gỗ khi khoan. Hiệu quả: công việc bây giờ chỉ cần một người tiến hành.
61
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Phạm Ngọc Tuấn, Nguyễn Như Mai – Đảm Bảo Chất Lượng.
2. Bunzi Tozawa, Norman Bodek (Nguyễn Minh Hoàng dịch) – Kaizen Nhanh Và Dễ, Mở Khóa Cho Ý Tưởng Tuôn Trào.
3. Jeffrey K. Liker - The Toyota Way: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer.
4. Bruce E. Winston – Total Quality Management. Chris A. Ortiz – Kaizen Assembly 5. Tom McBride - Key Steps in Implementing a Kaizen Event.