L ỜI MỞ ðẦU
3.3.3. Mở thêm bộ phận lập chứng từ hàng hóa
Khi vào nhu cầu cao ñiểm, Ban Giám ñốc Công ty nên xem xét tuyển thêm nhân viên chứng từ ñể ñảm trách khâu lập chứng từ, chia công việc với nhân viên ngoại thương. Sau khi ñã xuất hàng, nhân viên ngoại thương sẽ chuyển L/C và các thông tin về lô hàng cho nhân viên chứng từ. Nhân viên chứng từ sẽ lập bộ chứng từ
và ñưa cho trưởng phòng xuất khẩu kiểm tra trước khi fax cho ngân hàng. Khi trưởng phòng ñã ñồng ý, nhân viên chứng từ sẽ fax qua cho ngân hàng kiểm tra phụ trước khi trình bản gốc. Khi nhu cầu hàng hóa ít, Ban giám ñốc có thể thuê cộng tác viên lập bộ
chứng từ và ăn lương theo sản phẩm. Như vậy sẽ tiết kiệm ñược chi phí tiền lương và hạn chế tình trạng nhân viên chứng từ không có việc làm.
Mở thêm bộ phận lập chứng từ hàng hóa thì nhân viên ngoại thương có thể có nhiều thời gian tập trung cho việc chào hàng, ñàm phán với khách hàng nước ngoài, giúp cho Công ty có nhiều hợp ñồng hơn. Bộ chứng từ sẽ ít sai sót hơn, quá trình
thanh toán sẽ rút gọn, tiết kiệm ñược chi phí và thời gian.
3.3.4. Hoàn thiện khâu gom nguyên liệu
Công ty cần thiết lập mối quan hệ làm ăn tin cậy, lâu dài với các nguồn cung
ứng nguyên liệu. Công ty nên tìm kiếm và lập danh mục các nhà cung cấp nguyên liệu trong nước ñể lưu trữ. Thường xuyên trao ñổi thông tin ñể nắm bắt ñược tình hình, khả năng cung cấp hàng của họ, ñặc biệt là vào lúc trái vụ, ký kết hợp ñồng chặt chẽ, hỗ trợ một phần cho các ñơn vị sản xuất về vốn, giống, phân bón...
Khi có ñơn ñặt hàng, cần chuẩn bị nhiều ñầu mối mua hàng, dự trữ khác ñể
phòng trường hợp bị hủy hợp ñồng, Công ty có thể triển khai mua hàng ngay ở các cơ
sở khác.
Trong khâu mua hàng, Công ty phải sử dụng ñội ngũ chuyên trách mua hàng có kinh nghiệm, có mối quan hệ tốt ñẹp với các hộ gia ñình và cơ sở sản xuất, có khả năng giao tiếp tốt ñể có thể tạo lập ñược những mối quan hệ lâu dài với người sản xuất, ñối phó với tình trạng tranh mua tranh bán như hiện nay.
Nguồn hàng cung cấp luôn ñảm bảo số lượng và chất lượng sẽ giúp cho quá trình xuất khẩu diễn ra nhanh chóng và suông sẽ hơn không làm cho khách hàng hủy hợp ñồng với Công ty. ðiều này giúp công ty ngày càng có nhiều ñơn hàng, nâng cao kim ngạch xuất khẩu.
3.4. Một số kiến nghị
Hiện nay tuy nhà nước ñã có nhiều biện pháp quan tâm hỗ trợ tạo mọi ñiều kiện cho các doanh nghiệp phát triển hooạt ñộng kinh doanh từ ñó phát triển nền kinh tế ñất nước. Tuy nhiên vẫn tồn tại không ít khó khăn cho doanh nghiệp trong nhiều khâu của quá trình kinh doanh cần ñược giải quyết. Thứ nhất nhà nước cần có những chính sách phù hợp sửa ñổi thủ tục hải quan, có những văn bản hướng dẫn thông quan ñiện tử tới từng doanh nghiệp, làm rút ngắn thời gian và tạo sự thông thoáng cần thiết cho doanh nghiệp. Thứ hai nhà nước cần ñiều chỉnh lại tỉ suất cho vay tạo ñiều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc sử dụng nguồn vốn nhằm khuyến khích xuất khẩu.
KẾT LUẬN
Hiện nay hoạt ñộng xuất nhập khẩu ñang diễn ra rất sôi ñộng, cùng với các công ty xuất nhập khẩu khác của Việt Nam, Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế ñã ñạt ñược vị trí nhất ñịnh trong kinh doanh xuất nhập khẩu ñặc biệt hàng xuất khẩu của công ty ñã có mặt rộng khắp các quốc gia trên thế giới ñược phân phối bởi công ty mẹ Forentor. Công ty từng bước thâm nhập và chinh phục thị trường thế
giới, tiến tới khẳng ñịnh uy tín và danh tiếng của mình bằng sản phẩm và tính hiệu quả
trong việc tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất khẩu. ðây là một thành quả mà toàn thể
Ban Giám ñốc và nhân viên Công ty ñều mong ñợi và là niềm tự hào của toàn thể các nhân viên trong Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế.
Sự thành công của hoạt ñộng kinh doanh ñã chứng minh cho chiến lược kinh doanh ña dạng mặt hàng cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất khẩu. Tuy vậy, trong ñiều kiện thị trường luôn có biến ñộng cũng như
sự cạnh tranh của các ñối thủ ngày càng tăng như hiện nay thì Công ty cần hoàn thiện hơn nữa các nghiệp vụ liên quan ñến thương mại quốc tế, ñặc biệt là nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất khẩu ñể giảm chi phí ñến mức thấp nhất có thể ñược, cần có sựñiều chỉng cho khâu thu mua hàng hóa, giảm sự dồn nén công việc trong nghiệp vụ
ngoại thương bằng cách mở thêm bộ phận lập chứng tư và từng bước nâng cao nghiệp vụ của nhân viên ngoại thuơng.
Qua quá trình nghiên cứu tham khảo qui trình tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất khẩu tại công ty FIT, tôi ñã hoàn thành báo cáo kiến tập của mình. Tuy nhiên, trong sự
hạn chế về việc tìm kiếm tài liệu cũng như giới hạn về thời gian nên sự nghiên cứu của tôi chỉ dừng lại ở việc phân tích và ñịnh hướng nhằm khái quát hoá những gì rút ra
ñược từ công ty. Mặt khác, do kiến thức còn nhiều khiếm khuyết, mang nặng tính lý thuyết nên trong khuôn khổ báo cáo này tôi không thể tìm hiểu sâu hơn, trọn vẹn hơn các vấn ñề mang tính chiến lược cũng như những tồn taị của Công ty. Tôi hy vọng những giải pháp rằng ñã ñưa ra các giải pháp hợp lý, và cũng hy vọng nó sẽ giúp ích phần nào trong việc hoàn thiện hơn qui trình tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất khẩu của công ty trong thời gian tới.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Dương Hữu Hạnh, 2010, Cẩm nang Nghiệp vụ xuất nhập khẩu, NXB Thống kê, Hồ Chí Minh.
2. ICC, 2011, Nghiệp vụ quản lý xuất nhập khẩu, NXB Lao ñộng, Hà Nội.
3. Trịnh Thị Thu Hương, 2011, Giáo trình Vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, NXB Thông tin và truyền thông, Hà Nội.
4. Vũ Hữu Tửu, 2009, Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, NXB Giáo dục, Hà Nội 5. Báo Besim, 29/06/2012, Thu tiền tỉ từ ñồ bỏ ñi, http://besim.net/kien-thuc/kinh- doanh/thu-tien-ti-tu-do-bo-di.html.
6. Việt Báo, 03/07/2012, Eximbank cho vay lãi suất ưu ñãi 7%/năm,
http://www.vnbaorg.info/vi/sn-phm-dch-v-mi/3595-eximbank-cho-vay-lai-sut-u-ai- 7nm.
7. Báo ñiện tử Thương mại, 06/07/2012, Thú ñẩy hợp tác giữa các doanh nghiệp Việt – Nhật, http://www.thuongmai.vn/tin-tuc/su-kien/co-hoi-hop-tac/109181-thuc-day-
PHỤ LỤC: BỘ CHỨNG TỪ CHO LÔ HÀNG 06-20/2012
1. Hợp ñồng xuất khẩu. 2. Tờ khai hải quan ñiện tử
3. Hóa ñơn thương mại - Comercial Invoice 4. Phiếu ñóng gói - Packing list