L ỜI MỞ ðẦU
3.1. Triển vọng phát triển
3.1.1 Cơ hội
Với phần mềm khai báo hải quan ra ñời, nhân viên Công ty có thể tiết kiệm
ñược rất nhiều thời gian và công sức trong quá trình làm thủ tục hải quan. Từñó nhân viên có thể tận dụng thời gian ñể chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ một cách ñầy ñủ và chính xác hơn.
Việc thu mua hàng hóa trở nên thuận tiện hơn khi các nhà cung cấp hàng biết
ñược chế phẩm trở nên mặt hàng khá nổi bật trong thời gian qua. Bộ phận Sale mua hàng hóa không cần phải tìm kiếm từng nhà cung cấp như trước ñây, việc truyền thông qua mạng, báo làm cho mọi chuyện dễ dàng hơn. Cũng vì vậy mà với một số mặt hàng nhân viên không cần phải ñi khắp các tỉnh thành ñể xem xét hàng hóa nữa vì mẫu thử
sẽ chuyển tới tận nơi ñể kiểm tra.
3.1.2. Thách thức
Tuy các thủ tục hành chính ñã ñược cải thiện rất nhiều nhưng vẫn còn có những khó khăn cho doanh nghiệp ñặc biệt là khâu chứng nhận hợp ñồng xuất khẩu khi kí kết hợp ñồng mới, hơn nữa hệ thống pháp luật Việt Nam chưa hoàn thiện, những quy ñịnh vẫn chưa chặt chẽ rõ ràng khiến cho các doanh nghiệp áp dụng không ñồng nhất.
Không chỉ chịu sự tác ñộng của nước mình mà còn của các chính sách của nước bạn, khi kí kết hợp ñồng xuất khẩu các doanh nghiệp phải chạy theo những văn bản, những quy ñịnh pháp lý mới liên tục ñược ban hành, tuy nhiên tính nhất quán của chúng so với hệ thống các văn bản trước lại hầu như không có hay không toàn diện.
Hiện nay, thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, Việt Nam ñã gia nhập WTO ñòi hỏi phải tạo lập một môi trường kinh doanh năng ñộng, chuyên nghiệp cao. Hiện nay, công ty lại hoạt ñộng theo phương hướng chủ yếu có ñược hợp ñồng mà không chú trọng ñến việc tạo ñược uy tín (giao hàng thiếu hay không giao ñúng thời hạn) nên dẫn ñến tình trạng khách hàng ñặt hàng 1 lần sẽ không kí tiếp hợp ñồng hoặc kí tiếp hợp ñồng nhưng chỉ là 1 số ít. ðiều này dẫn ñến việc nhân viên ngoại thương phải liên tục tìm kiếm khách hàng mới, thị trường mới và tình trạng cả tháng không có hợp ñồng thường xảy ra, gây cho công ty 1 khoản lỗ không nhỏ.
3.2. ðịnh hướng hoạt ñộng
Trong thời gian tới Công ty cần chú trọng nhiều hơn trong khâu xuất khẩu hàng hóa nhằm phát triển mạnh hoạt ñộng kinh doanh của Công ty. Công ty cần nâng cao nghiệp vụ của nhân viên ngoại thương nhằm giúp cho việc xuất khẩu nhanh chóng và giảm thiểu tối ña sai xót.
Trong quá trình xuất khẩu hàng hóa do phân bố công việc chưa hợp lý cũng như hàng hóa không ñược ổn ñịnh, Công ty cần chú trọng vào việc ñiều ñộng thêm nhân viên cho các bộ phận xuất khẩu khi công việc quá tải hoặc luân chuyển nhân viên qua lại các bộ phận khi phù hợp.
Trong thời gian qua, khâu giải quyết khiếu nại của Công ty có những vấn ñề tồn
ñọng chưa giải quyết hết, vì vậy Công ty cần chú trọng hơn trong quá trình này ñể
không làm giảm uy tín của Công ty trong mắt bạn bè Quốc tế.
3.3. Các giải pháp
3.3.1. Nâng cao nghiệp vụ nhân viên ngoại thương
Là Công ty mới thành lập, ñội ngũ nhân viên ngoại thương ña số là nhân viên trẻ mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn về thương mại quốc tế, do ñó Công ty cần xem xét ñào tạo nâng cao trình ñộ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên
ñặc biệt là các kinh nghiệm thực tiễn về thương mại quốc tế cũng như các kiến thức về
mặt hàng phụ trách. Công ty nên khuyến khích cho nhân viên ñi học các lớp ñào tạo do Phòng Thương mại và Công nghiệp, Cổng Thương mại ñiện tử ECVN và các cơ
quan hỗ trợ xuất nhập khẩu tổ chức. Bên cạnh ñó, nên khuyến khích nhân viên nâng cao trình ñộ ngoại ngữ ñể có thể dễ dàng ñàm phán với khách hàng nước ngoài. Các nhân viên cũ cần truyền ñạt kinh nghiệm cũng như kỹ năng về lĩnh vực mà mình phụ
trách cho các nhân viên mới ñể giúp rút ngắn thời gian thực hiện một hợp ñồng cũng như giảm bớt các sai sót.
Công ty nên chia ra một nhân viên ngoại thương làm việc cùng với một nhân viên huy ñộng, như vậy sẽ giúp cho nhân viên huy ñộng có thể giảm tải ñược việc phải tìm kiếm nhiều nguồn hàng cho nhiều nhân viên ngoại thương, do ñó việc tìm kiếm nguồn hàng của riêng mình sẽ tập trung hơn và chuyên nghiệp hơn. Có như thế, nhân viên ngoại thương và nhân viên huy ñộng sẽ có thể phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc ñểñảm bảo thông tin chính xác, kịp thời và nhanh chóng.
Ngoài ra khâu ñóng gói bao bì hàng hóa cần ñược giao cho một nhân viên ngoại thương phụ trách tại các xường ở tỉnh ðồng Nai, Long An, Tây Ninh. Khi mỗi ñợt hàng ñược ñóng xong thì lúc ñó phía Công ty cũng sẽ nhận ñược quy cách ñóng gói ñể
báo lại bên phía ñối tác một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
3.3.2. Xem xét lại bộ phận giải quyết khiếu nại
Xuất phát từñặc ñiểm của hàng nông sản là có tính hao hụt tự nhiên và tính hút
ẩm nên Công ty thường bị khách hàng khiếu nại giao thiếu trọng lượng và chất lượng hàng không ñúng với hợp ñồng. ðiều này làm ảnh hưởng rất nhiều uy tín của Công ty cũng như nhận ñược sự khiển trách từ Công ty mẹ.
Công ty cần giải quyết ổn thỏa khiếu nại của nhà nhập khẩu bằng cách giao bù vào lô hàng tiếp theo. Rút kinh nghiệm về hàng hoá, Công ty phải qui ñịnh số lượng giao tại cảng ñi là có giá trị pháp lý cuối cùng và nhờ cơ quan kiểm ñịnh chất lượng hàng hoá tại cảng ñi. Bên cạnh ñó khi báo giá nhân viên ngoại thương căn cứ vào tính hao hụt của hàng hoá mà tính giá bao gồm dự trù khoản hao hụt khi báo giá cho khách hàng.
Công ty phải chụp lại ảnh khi hàng hóa ñược xếp vào container, cũng hình ảnh các túi hút ẩm ñược ñặt tại các góc của container ñể làm bằng chứng là ñã hoàn thành các biện pháp cần thiết nhất ñể tránh rủi ro.
3.3.3. Mở thêm bộ phận lập chứng từ hàng hóa
Khi vào nhu cầu cao ñiểm, Ban Giám ñốc Công ty nên xem xét tuyển thêm nhân viên chứng từ ñể ñảm trách khâu lập chứng từ, chia công việc với nhân viên ngoại thương. Sau khi ñã xuất hàng, nhân viên ngoại thương sẽ chuyển L/C và các thông tin về lô hàng cho nhân viên chứng từ. Nhân viên chứng từ sẽ lập bộ chứng từ
và ñưa cho trưởng phòng xuất khẩu kiểm tra trước khi fax cho ngân hàng. Khi trưởng phòng ñã ñồng ý, nhân viên chứng từ sẽ fax qua cho ngân hàng kiểm tra phụ trước khi trình bản gốc. Khi nhu cầu hàng hóa ít, Ban giám ñốc có thể thuê cộng tác viên lập bộ
chứng từ và ăn lương theo sản phẩm. Như vậy sẽ tiết kiệm ñược chi phí tiền lương và hạn chế tình trạng nhân viên chứng từ không có việc làm.
Mở thêm bộ phận lập chứng từ hàng hóa thì nhân viên ngoại thương có thể có nhiều thời gian tập trung cho việc chào hàng, ñàm phán với khách hàng nước ngoài, giúp cho Công ty có nhiều hợp ñồng hơn. Bộ chứng từ sẽ ít sai sót hơn, quá trình
thanh toán sẽ rút gọn, tiết kiệm ñược chi phí và thời gian.
3.3.4. Hoàn thiện khâu gom nguyên liệu
Công ty cần thiết lập mối quan hệ làm ăn tin cậy, lâu dài với các nguồn cung
ứng nguyên liệu. Công ty nên tìm kiếm và lập danh mục các nhà cung cấp nguyên liệu trong nước ñể lưu trữ. Thường xuyên trao ñổi thông tin ñể nắm bắt ñược tình hình, khả năng cung cấp hàng của họ, ñặc biệt là vào lúc trái vụ, ký kết hợp ñồng chặt chẽ, hỗ trợ một phần cho các ñơn vị sản xuất về vốn, giống, phân bón...
Khi có ñơn ñặt hàng, cần chuẩn bị nhiều ñầu mối mua hàng, dự trữ khác ñể
phòng trường hợp bị hủy hợp ñồng, Công ty có thể triển khai mua hàng ngay ở các cơ
sở khác.
Trong khâu mua hàng, Công ty phải sử dụng ñội ngũ chuyên trách mua hàng có kinh nghiệm, có mối quan hệ tốt ñẹp với các hộ gia ñình và cơ sở sản xuất, có khả năng giao tiếp tốt ñể có thể tạo lập ñược những mối quan hệ lâu dài với người sản xuất, ñối phó với tình trạng tranh mua tranh bán như hiện nay.
Nguồn hàng cung cấp luôn ñảm bảo số lượng và chất lượng sẽ giúp cho quá trình xuất khẩu diễn ra nhanh chóng và suông sẽ hơn không làm cho khách hàng hủy hợp ñồng với Công ty. ðiều này giúp công ty ngày càng có nhiều ñơn hàng, nâng cao kim ngạch xuất khẩu.
3.4. Một số kiến nghị
Hiện nay tuy nhà nước ñã có nhiều biện pháp quan tâm hỗ trợ tạo mọi ñiều kiện cho các doanh nghiệp phát triển hooạt ñộng kinh doanh từ ñó phát triển nền kinh tế ñất nước. Tuy nhiên vẫn tồn tại không ít khó khăn cho doanh nghiệp trong nhiều khâu của quá trình kinh doanh cần ñược giải quyết. Thứ nhất nhà nước cần có những chính sách phù hợp sửa ñổi thủ tục hải quan, có những văn bản hướng dẫn thông quan ñiện tử tới từng doanh nghiệp, làm rút ngắn thời gian và tạo sự thông thoáng cần thiết cho doanh nghiệp. Thứ hai nhà nước cần ñiều chỉnh lại tỉ suất cho vay tạo ñiều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc sử dụng nguồn vốn nhằm khuyến khích xuất khẩu.
KẾT LUẬN
Hiện nay hoạt ñộng xuất nhập khẩu ñang diễn ra rất sôi ñộng, cùng với các công ty xuất nhập khẩu khác của Việt Nam, Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế ñã ñạt ñược vị trí nhất ñịnh trong kinh doanh xuất nhập khẩu ñặc biệt hàng xuất khẩu của công ty ñã có mặt rộng khắp các quốc gia trên thế giới ñược phân phối bởi công ty mẹ Forentor. Công ty từng bước thâm nhập và chinh phục thị trường thế
giới, tiến tới khẳng ñịnh uy tín và danh tiếng của mình bằng sản phẩm và tính hiệu quả
trong việc tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất khẩu. ðây là một thành quả mà toàn thể
Ban Giám ñốc và nhân viên Công ty ñều mong ñợi và là niềm tự hào của toàn thể các nhân viên trong Công ty TNHH TM Thức ăn Gia súc Quốc tế.
Sự thành công của hoạt ñộng kinh doanh ñã chứng minh cho chiến lược kinh doanh ña dạng mặt hàng cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất khẩu. Tuy vậy, trong ñiều kiện thị trường luôn có biến ñộng cũng như
sự cạnh tranh của các ñối thủ ngày càng tăng như hiện nay thì Công ty cần hoàn thiện hơn nữa các nghiệp vụ liên quan ñến thương mại quốc tế, ñặc biệt là nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất khẩu ñể giảm chi phí ñến mức thấp nhất có thể ñược, cần có sựñiều chỉng cho khâu thu mua hàng hóa, giảm sự dồn nén công việc trong nghiệp vụ
ngoại thương bằng cách mở thêm bộ phận lập chứng tư và từng bước nâng cao nghiệp vụ của nhân viên ngoại thuơng.
Qua quá trình nghiên cứu tham khảo qui trình tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất khẩu tại công ty FIT, tôi ñã hoàn thành báo cáo kiến tập của mình. Tuy nhiên, trong sự
hạn chế về việc tìm kiếm tài liệu cũng như giới hạn về thời gian nên sự nghiên cứu của tôi chỉ dừng lại ở việc phân tích và ñịnh hướng nhằm khái quát hoá những gì rút ra
ñược từ công ty. Mặt khác, do kiến thức còn nhiều khiếm khuyết, mang nặng tính lý thuyết nên trong khuôn khổ báo cáo này tôi không thể tìm hiểu sâu hơn, trọn vẹn hơn các vấn ñề mang tính chiến lược cũng như những tồn taị của Công ty. Tôi hy vọng những giải pháp rằng ñã ñưa ra các giải pháp hợp lý, và cũng hy vọng nó sẽ giúp ích phần nào trong việc hoàn thiện hơn qui trình tổ chức thực hiện hợp ñồng xuất khẩu của công ty trong thời gian tới.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Dương Hữu Hạnh, 2010, Cẩm nang Nghiệp vụ xuất nhập khẩu, NXB Thống kê, Hồ Chí Minh.
2. ICC, 2011, Nghiệp vụ quản lý xuất nhập khẩu, NXB Lao ñộng, Hà Nội.
3. Trịnh Thị Thu Hương, 2011, Giáo trình Vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, NXB Thông tin và truyền thông, Hà Nội.
4. Vũ Hữu Tửu, 2009, Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, NXB Giáo dục, Hà Nội 5. Báo Besim, 29/06/2012, Thu tiền tỉ từ ñồ bỏ ñi, http://besim.net/kien-thuc/kinh- doanh/thu-tien-ti-tu-do-bo-di.html.
6. Việt Báo, 03/07/2012, Eximbank cho vay lãi suất ưu ñãi 7%/năm,
http://www.vnbaorg.info/vi/sn-phm-dch-v-mi/3595-eximbank-cho-vay-lai-sut-u-ai- 7nm.
7. Báo ñiện tử Thương mại, 06/07/2012, Thú ñẩy hợp tác giữa các doanh nghiệp Việt – Nhật, http://www.thuongmai.vn/tin-tuc/su-kien/co-hoi-hop-tac/109181-thuc-day-
PHỤ LỤC: BỘ CHỨNG TỪ CHO LÔ HÀNG 06-20/2012
1. Hợp ñồng xuất khẩu. 2. Tờ khai hải quan ñiện tử
3. Hóa ñơn thương mại - Comercial Invoice 4. Phiếu ñóng gói - Packing list