Tại Xí nghiệp KSXD Điện I, khi Xí nghiệp tìm đợc đối tác kinh doanh thì họ sẽ lập phơng án kinh doanh trong đó phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ: mặt hàng, số lợng, chất lợng, giá cả và hình thức thanh toán... sau đó trình lên giám đốc Xí nghiệp.
1.Tài khoản sử dụng trong thanh toán với ngời bán:
Việc hạch toán chi tiết khoản phải trả ngời bán, Xí nghiệp thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành:
Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán đợc thực hiện trên sổ chi tiết TK 331- Phải trả ngời bán. Tại Xí nghiệp, tất cả các đối tợng ngời bán đợc theo dõi thanh toán trên một tờ sổ chi tiết.
2. Hệ thống sổ sách sử dụng trong thanh toán với ngời bán
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thanh toán với ngời bán, kế toán phải tiến hành phản ánh tình hình biến động vào các sổ sách kế toán có liên quan.
• Việc hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán đợc thực hiện trên NKCT số 5 (tại Xí nghiệp, NKCT số 5 đợc mở mỗi tháng một tờ)
Số d đầu tháng của từng ngời bán đợc lấy từ số d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc.
Số d cuối tháng căn cứ vào số d đầu tháng, số PS trong tháng của từng ngời bán để xác định. Số liệu trên NKCT số 5 đảm bảo khớp đúng với sổ chi tiết TK 331.
Sau khi ghi xong NKCT số 5, tổng cộng sổ, đối chiếu khớp đúng với số liệu của các NKCT, bảng kê khác có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 phần ghi có TK 331 dùng để ghi vào sổ cái.
Ta có thể khái quát sơ đồ tổ chức hạch toán phần này nh sau:
• Việc ghi sổ kế toán ở công ty đợc thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán “CADS 2000” của Xí nghiệp ứng dụng và phát triển phần mềm...
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra ( Hoá đơn của ngời bán, các biên lai hay giấy biên nhận, giấy đề nghị thanh toán...) kế toán sẽ lập phiếu chi để chi tiền và phản ánh ngay vào sổ quỹ.
Phiếu chi đợc lập thành 2 liên trên máy vi tính sau đó đợc in ra: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và lu tại đây, đến cuối tháng thì giao lại cho
Giấy báo nợ và các chứng từ trả tiền Sổ chi tiết TK 331 (phần ghi Nợ) NKCT số 5 (phần ghi Nợ) Sổ cái TK 331 Hoá đơn Phần ghi có TK 331 Phần ghi Có NKCT số 5 Báo cáo tài chính
kế toán trởng kiểm tra và lu trữ. Liên 2 giao cho ngời nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền.
Ví dụ thanh toán tiền mua hàng cho ngời bán, kế toán có trình tự sau Mẫu phiếu chi áp dụng tại Xí nghiệp nh sau:
Đơn vị:Xí nghiệp KSXD Điện I Mẫu số 02- TT Liên 1
Địa chỉ: Km2 đờng Hà Đông Văn Điển Mẫu số : 02- TTQĐ số 1141 TC/CĐKT ngày1-11-1995 của
BTC.
Phiếu chi Số ct:204
Ngày: 09/03/2000 TK nợ: 331,152. Ngời nhận tiền: Phạm Đình Lăng TK có: 1111 Địa chỉ: PTKHC
Lý do: Thanh toán tiền mua Tiếp địa R2 và dây néo. Số tiền:49.385.000 đồng.
Bằng chữ: Bốn mơi chín triệu ba trăm tám mơi năm nghìn không trăm đồng.
Kèm theo 6 chứng từ gốc.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ) Ngày14 tháng 4 năm 2000
Thủ quỹ Ngời nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi:
Căn cứ vào các phiếu chi đã đợc lập, kết hợp với các chứng từ của ngời bán mà bộ phận kinh doanh đã bàn giao sang để thanh toán, kế toán tổng hợp tiến hành định khoản:
Nợ TK 331: 38.575.000 Nợ TK 152: 10.810.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 1111: 49.810.000
Từ định khoản trên, kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật vào máy tính:
Kế toán cập nhật các phần: số chứng từ, ngày tháng, mã đối tợng, nội dung, số tiền theo định khoản vào máy tính. Từ đó, phần mềm kế toán sẽ tự xử lý các thông tin và số liệu trên, có nghĩa là trình tự ghi sổ sẽ do máy tính làm việc từ A đến Z.
Xí nghiệp KS XD Điện I
sổ chi tiết công nợ
Từ ngày: 01/04/2000 đến ngày 30/04/2000
TK 331- Phải trả cho ngời bán.
D nợ đầu kỳ: 10.560.830.268 Phát sinh nợ: 1.515.075.425 Phát sinh có: 102.585.378 D nợ cuối kỳ: 11.973.320.315 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có ... ... ... ... ... ... 14/ 04 PCTV 286 Chi tiền hàng cát đúc 1111 27.838.800 14/
04 PCTV 286 Chi tiền hàng sỏi 1111 9.202.000 21/
04
PCTV 297
Chi tiền mua phụ tùng xe 1111 29.160.600
66.201.400... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 14/ 04 PKKV 120
Thuế VAT tiền hàng cát đúc
1331 2.530.800
24/
04 PKKV 127 Thuế VAT giá vốn mua phụ tùng xe 1331 1.388.6003.919.400
14/ 04 PKKV 120 Tiền hàng cát đúc 1561 25.308.000 14/ 04 PKKV 121 Tiền hàng sỏi 1561 34.510.0009.202.000 ... ... ... ... ... ... Xí nghiệp KS XD Điện I Sổ tổng hợp công nợ Từ ngày: 01/04/2000 đến ngày: 30/04/2000 Tài khoản 331- Phải trả cho ngời bán
Mã TK Tên TK ĐƯ PS nợ PS có D đầu 10.560.830.26 8 Phát sinh 1.515.075.425 102.585.378 D cuối 11.973.320.31 5
1111 Tiền mặt VND 66.201.400
1121V Tiền gửi NH VND 52.912.292
1122VG
D Tiền gửi DEM 55.640.592
1122VG
U Tiền gửi USD 1.088.321.141
113 Tiền đang chuyển 252.000.000
1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ HH, DV 3.919.400
1561 Giá mua hàng hoá 34.510.000
632 Giá vốn hàng bán 27.772.000
Ngày... tháng... năm... Kế toán ghi sổ Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ tổng hợp công nợ TK 331 trên là tài liệu tổng hợp số liệu để kế toán đối chiếu tính chính xác với sổ cái TK 331. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});