3.2.1. Quy trình nhập hàng mua
3.2.1.1. Phân tích dữ liệu yêu cầu
Đề tài thực hiện là một doanh nghiệp chế biến các sản phẩm lương thực phục vụ cho con người, chăn nuôi và xuất khẩu. Để phục vụ cho quá trình sản xuất thì doanh nghiệp phải mua nhiều vật tư (gạo, tấm, cám…). Thông tin về vật tư bao gồm: mã vật tư, tên vật tư, loại hàng, số lượng tồn, đơn giá.
Vì doanh nghiệp hợp tác lâu dài với nhà cung cấp nên doanh nghiệp có kí kết các hợp đồng mua bán (gọi là thương vụ). Một nhà cung cấp có nhiều thương vụ.
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 40 6-2015 Chứng từ hoá đơn là một hình thức của hoá đơn được lập. Một hoá đơn có thể có một không có chứng từ, thương vụ nào.
Doanh nghiệp phải mua vật tư từ nhiều đơn vị khác nhau, thông tin mỗi đơn vị bao gồm: mã đơn vị, tên đơn vị, người đại diện, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế. Một đơn vị bán nhiều vật tư, mỗi vật tư chỉ được nhập từ một đơn vị.
Khi vật tư được nhập về thì được đưa vào kho cất trữ, thông tin về một kho bao gồm: mã kho, tên kho, địa chỉ, ghi chú.
Khi vật tư được nhập thì một phiếu nhập được lập, thông tin về phiếu nhập bao gồm: mã phiếu nhập, ngày lâp phiếu, ghi chú…
Khi thanh toán tiền nhập vật tư cho đơn vị cung cấp thì môt phiếu chi được lập, thông tin về phiếu chi bao gồm: mã phiếu chi, ngày chi, lý do chi…
Nếu vật tư được nhập về mà không đạt yêu cầu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể trả lại vật tư đó cho đơn vị cung cấp, khi đó một phiếu xuất (trả) được lập, thông tin một phiếu xuất (trả) bao gồm: mã phiếu xuất (trả), ngày lập phiếu, ghi chú…
Khi trả lại vật tư không đạt tiêu chuẩn thì một phiếu thu được lập để nhận lại tiền thanh toán từ đơn vị cung cấp, thông tin về phiếu thu được lập bao gồm: mã phiếu thu, ngày lập phiếu, lý do…
Doanh nghiệp có nhiều bộ phận, mỗi bộ phận có nhiều nhân viên, thông tin mỗi nhân viên bao gồm: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, chức vụ, hệ số, bằng cấp, địa chỉ, số điện thoại.
Thông tin trên phiếu nhập, phiếu chi, phiếu xuất (trả), phiếu thu sẽ được tổng hợp theo loại tài khoản và được ghi vào sổ nhật ký. Mỗi loại phiếu được ghi vào nhiều loại tài khoản, một loại tài khoản cũng được ghi vào nhiều loại phiếu.
3.2.1.2. Xác định tập thực thể và mối quan hệ thực thể
Từ những yêu cầu phân tích nghiệp vụ nhập hàng của doanh nghiệp, ta đưa ra được những tập thực và mối quan hệ giữa các tập thực thể thể sau:
Các tập thực thể:
Tập thực thể nhomdonvi (nhóm đơn vị): nhóm đơn vị bao gồm NCC, KH, BP. Bảng 3.3 Tập thực thể nhóm đơn vị.
Stt Tên thực thể
Kiểu dữ liệu
Chiều
dài Ràng buộc Diễn giải 1 manhomdv Char 8 Khóa chính Mã nhóm đơn vị 2 tennhomdv Varchar 255 Tên nhóm đơn vị
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 41 6-2015 Tập thực thể donvi (đơn vị): một đơn vị có một nã số duy nhất mô tả thông tin của khách hàng hay nhà cung cấp.
Bảng 3.4 Tập thực thể đơn vị.
Stt Tên thực thể Kiểu dữ liệu Chiều dài Ràng buộc Diễn giải 1 madv Char 8 Khóa chính Mã đơn vị 2 manhomdv Char 8 Khoá ngoại Mã nhóm đơn vị
3 tendv Longtext Tên đơn vị
4 diachi Varchar 255 Địa chỉ đơn vị 5 nguoilienhe Varchar 255 Người liên hệ
6 masothue Char 50 Mã số thuế
7 dienthoai Varchar 11 Điện thoại
8 sofax Char 50 Số fax
Tập thực thể kho: là nơi chứa vật tư của doanh nghiệp.
Bảng 3.5 Tập thực thể kho. Stt Tên thực thể
Kiểu dữ liệu
Chiều
dài Ràng buộc Diễn giải 1 makho Char 8 Khóa chính Mã kho
2 tenkho Varchar 255 Tên kho
3 diachi Varchar 255 Địa chỉ kho
4 ghichu Varchar 255 Ghi chú
Tập thực thể nhanvien (nhân viên): mỗi nhân viên có một mã số riêng trong suốt thời gian làm việc tại doanh nghiệp.
Bảng 3.6 Tập thực thể nhân viên
Stt Tên thực thể Kiểu dữ liệu Chiều dài Ràng buộc Diễn giải 1 manv Char 8 Khóa chính Mã nhân viên 2 madv Char 8 Khoá ngoại Mã đơn vị
3 hoten Varchar 50 Họ tên nhân viên
4 chucvu Varchar 50 Chức vụ
5 heso float Hệ số lương
6 bangcap Varchar 50 Bằng cấp
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 42 6-2015
8 diachi Varchar 255 Địa chỉ
9 quyensd Varchar 50 Quyền sử dụng
10 matkhau Varchar 50 Mật khẩu
Tập thực thể vattu (vật tư): bao gồm nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá. Bảng 3.7 Tập thực thể vật tư.
Stt Tên thực thể
Kiểu dữ liệu
Chiều
dài Ràng buộc Diễn giải 1 mavt Char 8 Khóa chính Mã vật tư
2 makho Char 8 Khoá ngoại Mã kho 3 tenvattu Varchar 255 Tên vật tư 4 madv Char 8 Khoá ngoại Mã đơn vị
5 loaivt Varchar 50 Loại vật tư
6 donvitinh Varchar 50 Đơn vị tính 7 soluongton Int 100 Số lượng tồn kho
8 dg Float Đơn giá
9 thanhtienton Float Thành tiền tồn
Tập thực thể taikhoan (tài khoản): đây là danh mục thuộc nghiệp vụ kế toán giúp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thông qua số hiệu tài khoản .
Bảng 3.8 Tập thực thể tài khoản. Stt Tên thực thể
Kiểu dữ liệu
Chiều
dài Ràng buộc Diễn giải 1 matk Char 8 Khóa chính Mã tài khoản
2 tentk Varchar 255 Tên tài khoản
3 sodutk Float Số dư tài khoản
Tập thực thể chungtu (chứng từ): chứng từ là loại hình thức thông tin ghi trên hoá đơn giao dịch.
Bảng 3.9 Tập thực thể chứng từ.
Stt Tên thực thể Kiểu dữ liệu Chiều dài Ràng buộc Diễn giải 1 mact Char 8 Khóa chính Mã chứng từ
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 43 6-2015 Tập thực thể thuongvu (thương vụ): thương vụ là hợp đồng hợp tác giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp hoặc khách hàng.
Bảng 3.10 Tập thực thể thương vụ.
Stt Tên thực thể Kiểu dữ liệu Chiều dài Ràng buộc Diễn giải 1 matv Char 8 Khóa chính Mã thương vụ
2 tentv Varchar 255 Tên thương vụ
3 ngaytv Date Ngày thương vụ
Tập thực thể phieunhap (phiếu nhập): chứa thông tin khi nhập vật tư mới từ nhà cung cấp về kho. Bảng 3.11 Tập thực thể phiếu nhập. Stt Tên thực thể Kiểu dữ liệu Chiều
dài Ràng buộc Diễn giải 1 mapn Char 8 Khóa chính Mã phiếu nhập 2 mact Char 8 Khoá ngoại Mã chứng từ 3 matv Char 8 Khoá ngoại Mã thương vụ 4 madv Char 8 Khoá ngoại Mã đơn vị 5 makho Char 8 Khoá ngoại Mã kho
6 ngaylapphieu Date Ngày lập phiếu nhập
7 hanthanhtoan Date Hạn thanh toán
8 tongtientt Float Tiền trên HĐ nhập
9 tiendatt Float Tiền đã trả
10 tienchuatt Float Tiền chưa trả
11 lydo Varchar 255 Ghi chú
12 trangthai Int 5 Trạng thái phiếu nhập
Tập thực thể phieuthu (phiếu thu): thông tin trên phiếu thu để nhận lại tiền bán hàng hoặc trả hàng.
Bảng 3.12 Tập thực thể phiếu thu.
Stt Tên thực thể Kiểu dữ liệu Chiều dài Ràng buộc Diễn giải 1 mapt Char 8 Khóa chính Mã phiếu thu 2 mact Char 8 Khoá ngoại Mã chứng từ
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 44 6-2015 3 matv Char 8 Khoá ngoại Mã thương vụ
4 madv Char 8 Khoá ngoại Mã đơn vị
5 lydo Varchar 255 Ghi chú
6 ngaylapphieu Date Ngày lập phiếu thu 7 trangthai Int 5 Trạng thái phiếu thu
Tập thực thể phieutrahang (phiếu xuất (trả) hàng): trả lại hàng không đạt tiêu chuẩn. Bảng 3.13 Tập thực thể phiếu trả hàng
Stt Tên thực thể
Kiểu dữ liệu
Chiều
dài Ràng buộc Diễn giải 1 maptra Char 8 Khóa chính Mã phiếu trả 2 mact Char 8 Khoá ngoại Mã chứng từ 3 matv Char 8 Khoá ngoại Mã thương vụ 4 madv Char 8 Khoá ngoại Mã đơn vị 5 makho Char 8 Khoá ngoại Mã kho
6 ngaylapphieu Date Ngày lập phiếu trả
7 hanthanhtoan Date Hạn thanh toán
8 tongtientt Float Tiền trên HĐ trả
9 tiendatt Float Tiền đã thanh toán
10 tienchuatt Float Tiền chưa thanh toán
11 lydo Varchar 255 Ghi chú
12 trangthai Int 5 Trạng thái phiếu trả
Tập thực thể phieuchi (phiếu chi): chi tiền mua hàng hoặc nhận hàng trả lại. Bảng 3.14 Tập thực thể phiếu chi
Stt Tên thực thể
Kiểu dữ liệu
Chiều
dài Ràng buộc Diễn giải 1 mapc Char 8 Khóa chính Mã phiếu chi 2 mact Char 8 Khoá ngoại Mã chứng từ 3 matv Char 8 Khoá ngoại Mã thương vụ 4 madv Char 8 Khoá ngoại Mã đơn vị
5 lydo Varchar 8 Ghi chú
6 ngaylapphieu Date Ngày lập phiếu chi 7 trangthai Int 5 Trạng thái phiếu chi
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 45 6-2015 Mối quan hệ giữa các tập thực thể:
Một đơn vị thuộc một nhóm đơn vị (BP,NCC,KH), một nhóm đơn vị có nhiều đơn vị.
Một đơn vị (NCC) bán một hoặc nhiều loại vật tư, một loại vật tư được mua từ một đơn vị (NCC).
Một đơn vị (NCC) có một hoặc nhiều phiếu chi, một phiếu chi được lập cho một đơn vị (NCC).
Một nhân viên thuộc một đơn vị (BP), một đơn vị (BP) có một hoặc nhiều nhân viên
Một phiếu nhập được lập cho một đơn vị (NCC), một đơn vị có một hoặc nhiều phiếu nhập.
Một phiếu xuất (trả) hàng được lập cho một đơn vị (NCC), một đơn vị (NCC) có một hoặc nhiều phiếu xuất (trả) hàng.
Một phiếu thu được lập cho một đơn vị (NCC), một đơn vị có một hoặc nhiều phiếu thu.
Một phiếu chi được lập cho một đơn vị (NCC), một đơn vị có một hoặc nhiều phiếu chi.
Một loại vật tư được cất giữ tại một kho, một kho chứa một hoặc nhiều loại vật tư.
Một phiếu nhập được lập cho một kho, một kho có một hoặc nhiều phiếu nhập.
Một phiếu xuất (trả) hàng được lập tại một kho, một kho có một hoặc nhiều phiếu xuất (trả) hàng.
Một phiếu nhập được lập cho một hoặc nhiều loại tài khoản, một tài khoản có một hoặc nhiều phiếu nhập (xem hình 3.1).
Một phiếu nhập có một hoặc nhiều loại vật tư, một vật tư thuộc một hoặc nhiều phiếu nhập (xem hình 3.1).
Hình 3.1. Mối quan hệ kết hợp CTPHIEUNHAP
1,n 1,n 1,n PHIEUNHAP MAPN NGAYLAPPHIEU LYDO <pi> Characters (8) Date Characters (255) TAIKHOAN MATK TENTK SODUTK <pi> Characters (8) Characters (255) Float VATU MAVT TENHANG LOAIHANG DOVITINH SOLUONGTON THANHTIENTON ... <pi> Characters (8) Characters (255) Characters (50) Characters (50) Integer Float CTPHIEUNHAP SOLUONG DONGIA SOPSCO SOPSNO ... Integer Float Float Float
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 46 6-2015
Một phiếu xuất (trả) hàng được ghi vào một hoặc nhiều loại tài khoản, một tài khoản có một hoặc nhiều phiếu xuất (xem hình 3.2).
Một phiếu xuất (trả) hàng có một hoặc nhiều loại vật tư, một vật tư thuộc một hoặc nhiều phiếu xuất (xem hình 3.2).
Hình 3.2. Mối quan hệ kết hợp CTPHIEUXUAT
Một phiếu chi được lập cho một hoặc nhiều loại tài khoản, một tài khoản có một hoặc nhiều phiếu chi (xem hình 3.3).
Hình 3.3. Mối quan hệ kết hợp CTPHIEUCHI
Một phiếu thu được ghi cho một hoặc nhiều loại tài khoản, một loại tài khoản có một hoặc nhiều phiếu thu (xem hình 3.4).
Hình 3.4. Mối quan hệ kết hợp CTPHIEUTHU
Một hoá đơn (phiếu nhập, trả, thu, chi) có thể có một hoặc không thuộc thương vụ nào, một thương vụ có nhiều hoá đơn.
Một hoá đơn (phiếu nhập, trả, thu, chi) có thể có một hoặc không thuộc chứng từ nào, một chứng từ có nhiều hoá đơn.
1,n 1,n 1,n PHIEUXUAT MAPX NGAYLAPPHIEU LYDO ... <pi> Characters (8) Date Characters (255) TAIKHOAN MATK TENTK SODUTK ... <pi> Characters (8) Characters (255) Float <M> VATU MAVT TENHANG LOAIHANG DOVITINH SOLUONGTON THANHTIENTON ... <pi> Characters (8) Characters (255) Characters (50) Characters (50) Integer Float CTPHIEUXUAT SOLUONG DONGIA SOPSCO SOPSNO ... Integer Float Float Float 1,n 1,n PHIEUCHI MAPC LYDO NGAYCHI <pi> Characters (8) Characters (255) Date Identifier_1 ... <pi> TAIKHOAN MATK TENTK SODUTK <pi> Characters (8) Characters (255) Float <M> CTPHIEUCHI SOPSNO SOPSCO GHICHU Float Float Characters (255) 1,n 1,n PHIEUTHU MAPT LYDO NGAYTHU ... <pi> Characters (8) Characters (255) Date TAIKHOAN MATK TENTK SODUTK <pi> Characters (8) Characters (255) Float <M> CTPHIEUTHU SOPSNO SOPSCO GHICHU Float Float Characters (255)
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 47 6-2015 Qua quá trình xác định mối quan hệ giữa các tập thực thể, ta xây dựng được mô hình ER như sau:
Hình 3.5. Quy trình nhập hàng
3.2.1.3. Sơ đồ đặc tả chức năng
Use case phân rã chức năng nhập hàng:
có thuộc 1,n 1,n 1,n 1,n 1,n 1,n 1,n 1,n chứa xuất nhập thu của chi cho nhập của xuất cho ct-xuat ct-nhap ct-thu ct-chi tv-xuat tv-nhap tv-thu tv-chi 1,n 1,n NHOMDONVI MANHOMDV TENNHOM <pi> Characters (8) Characters (255) DONVI MADV TENDV DIACHI NGUOILIENHE MASOTHUE DIENTHOAI ... <pi> Characters (8) Characters (255) Characters (255) Characters (50) Characters (50) Integer <M> NHANVIEN MANV HOTEN ... <pi> Characters (8) Characters (50) <M> PHIEUXUAT MAPX NGAYLAPPHIEU LYDO <pi> Characters (8) Date Characters (255) PHIEUNHAP MAPN NGAYLAPPHIEU LYDO <pi> Characters (8) Date Characters (255) Identifier_1 <pi> PHIEUTHU MAPT LYDO NGAYTHU <pi> Characters (8) Characters (255) Date Identifier_1 ... <pi> PHIEUCHI MAPC LYDO NGAYCHI <pi> Characters (8) Characters (255) <Undefined> Identifier_1 ... <pi> TAIKHOAN MATK TENTK SODUTK <pi> Characters (8) Characters (255) Float <M> VATU MAVT TENHANG LOAIHANG DOVITINH SOLUONGTON THANHTIENTON ... <pi> Characters (8) Characters (255) Characters (50) Characters (50) Integer Float KHO MAKHO TENKHO <pi> Characters (8) Characters (255) CTPHIEUXUAT SOLUONG DONGIA SOPSCO SOPSNO ... Integer Float Float Float CTPHIEUNHAP SOLUONG DONGIA SOPSCO ... Integer Float Float CTPHIEUTHU SOPSNO SOPSCO GHICHU Float Float Characters (255) CTPHIEUCHI SOPSNO SOPSCO GHICHU ... Float Float Characters (255) THUONGVU MATV TENTV NGAYTV ... <pi> Characters (8) Characters (255) Date <M> CHUNGTU MACT TENCT <pi> Characters (8) Characters (255)
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 48 6-2015 Hình 3.6. Use case qui trình nhập hàng.
3.2.1.4. Chuyển đổi tập thực thể sang mô hình quan hệ
Biến đổi mô hình ER sang sơ đồ quan hệ, ta có được những bảng sau. NHOMDONVI(MANHOMDV(NCC,BP,KH),TENNHOM)
DONVI(MADV,MANHOMDV(NCC,BP,KH),TENDV,DIACHI,NGUOILIENHE, MASOTHUE,SOFAX)
NHANVIEN(MANV,MADV(BP),HOTEN,CHUCVU,HESO,BANGCAP, NGAYSINH,DIACHI,QUYEN,MATKHAU)
TAIKHOAN(MATK,TENTK,SODUTK) KHO(MAKHO,TENKHO,DIACHI,GHICHU)
VATTU(MAVT(NVL),MAKHO,TENVATU,LOAIVATTU(NVL,HH,PL),DOVITINH, SOLUONGTON,DONGIA,THANHTIENTON)
THUONGVU(MATV,TENTV,NGAYTV,DIENGIAI) CHUNGTU(MACT,TENCT,NGAYCT)
PHIEUNHAP(MAPN,MACT,MATV,MADV(NCC),TENDV,MAKHO, NGAYLAPPHIEU,HANTHANHTOAN,TONGTIENTT,TIENDATT, TIENCHUATT,LYDO,TRANGTHAI) <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>>
Nhân viên phòng kế toán
Lập hoá đơn ( nhập, xuất, thu , chi)
Thêm Tìm kiếm Sửa Xoá Chứng từ Thương vụ Nhà cung cấp Nguyên vật liệu Tài khoản Áp dụng thuế suất phù hợp
Nhân viên đăng nhập làm NV lập phiếu Ngày lập phiếu là ngày hiện tại
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 49 6-2015 CHITIETPHIEUNHAP(MAPN,MANV,MAVT(NVL),MATKNO,MATKCO,
SOLUONG, DONGIA,THUESUAT,SOPSNO,SOPSCO,GHICHU) PHIEUCHI(MAPC,MADV(NCC),MACT,MATV,LYDO,NGAYCHI,
TRANGTHAI)
CHITIETPHIEUCHI(MAPC,TKNO,TKCO,SOPSNO,SOPSCO,GHICHU) PHIEUXUAT(MAPX,MATV,MACT,MAKHO,MADV(NCC),TENDV,
NGAYLAPPHIEU,HANTHANHTOAN,TONGTIENTT,TIENDATT, TIENCHUATT,LYDO,TRANGTHAI)
CHITIETPHIEUXUAT(MAPX,MANV,MAVT(NVL),MATKNO,MATKCO, SOLUONG,DONGIA,THUESUAT,SOPSNO,SOPSCO,GHICHU) PHIEUTHU(MAPT,MACT,MATV,MADV(NCC),LYDO,NGAYTHU,
TRANGTHAI)
CHITIETPHIEUTHU(MAPT,MATKNO,MATKCO,SOPSNO,SOPSCO, GHICHU)
SONHATKY(SONK,MATKNO,MATKCO,MACT,SOPSNO,SOPSCO, GHICHU)
SV. Huỳnh Ngọc Đoàn 50 6-2015 Yêu cầu chức năng.
Thêm một phiếu nhập hàng mới khi hàng hoá được nhập về kho. Một phiếu nhập cho một nhà cung cấp có nhiều vật tư được mua, tính toán tiền thanh toán bao gồm tiền thuế và thông báo số tiền phải trả cho nhà cung cấp, tổng số tiền thanh toán được lưu trữ vào danh sách phiếu nhập hàng. Số lượng hàng hoá mới được thêm vào số lượng tồn kho của vật tư đó trong kho. Chi tiết từng hoá đơn nhập vật tư được lưu trữ ở bảng chi tiết phiếu nhập.
Lập phiếu chi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo hình thức tài khoản đã thỏa thuận ở phiếu nhập, thông tin chi được lưu vào bảng phiếu chi và chi tiết phiếu chi. Tiền chi được lưu vào sổ nhật kí để tiện theo dõi.
Tìm kiếm, xoá các hoá đơn đã khoá sổ và đã thanh toán tiền đầy đủ, chỉnh sửa lại các hoá đơn được lập trong tháng trước khi được khoá sổ.
Tham khảo và cập nhật các chứng từ, thương vụ, đơn vị phù hợp với các hoá đơn giao dịch.
Xuất hàng trả lại cho nhà cung cấp, thu lại tiền của nhà cung cấp.
3.2.2. Quy trình bán hàng
3.2.2.1. Phân tích dữ liệu yêu cầu
Các sản phẩm được chế biến hoàn thành là các loại lương thực phục vụ cho con người và chăn nuôi, thông tin của một sản phẩm hàng hoá bao gồm: mã hàng hoá, tên hàng hoá, loại hàng, số lượng tồn, đơn vị tính, thành tiền tồn.
Hàng hoá được cất trữ trong kho, thông tin về một kho bao gồm: mã kho, tên kho, địa chỉ.
Khi bán hàng có kèm theo một chứng từ xuất kho trên hoá đơn. Khi hợp tác bán doanh nghiệp có thể kí các hợp đồng mua bán (thương vụ).
Hàng hoá được bán cho nhiều khách hàng (đơn vị) khác nhau, thông tin về khách hàng bao gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, người đại diện, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế.
Khi xuất hàng bán cho khách thì một phiếu bán hàng được lập, thông tin phiếu bán hàng gồm: mã phiếu bán hàng, ngày lập phiếu, hạn thanh toán…
Hàng hoá được giao cho khách thì một phiếu thu được lập để thanh toán tiền bán