II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và
1.8Quy trình nhờ thu đi (OC)
1. Nội dung quy trình:
1.8Quy trình nhờ thu đi (OC)
Quy trình nhờ thu đi gồm 15 bước như sau (bảng 8)
Bảng 8: Quy trình nhờ thu đi (OC) Bước /
Cán bộ thực hiện
Thao tác
1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ do khách hàng gửi (BM-06):
- Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy chỉ dẫn nhờ thu để đảm bảo khớp đúng. Ký giao nhận chứng từ với khách hàng.
- Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS 2/ TTV 1. Kiểm tra chỉ dẫn nhờ thu của khách hàng:
- Nếu chỉ dẫn không rõ ràng thì liên hệ với khách hàng để làm rõ. - Nếu khách hàng đề nghị ngân hàng kiểm tra chứng từ xuất trình theo L/C thì tiến hành kiểm tra chứng từ (HD-01-03). Nếu bộ chứng từ có bất đồng thì sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng. Tuỳ theo phản hồi của khách hàng mà xử lí:
+ Nếu khách hàng chỉnh sửa/bổ sung bộ chứng từ thì kiểm tra chứng từ mới được chỉnh sửa/bổ sung.
+ Nếu khách hàng đề nghị hỏi ý kiến ngân hàng phát hành/ngân hàng được chỉ định: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo bất đồng hỏi ý kiến của ngân hàng phát hành thư tín dụng/ngân hàng được chỉ định yêu cầu ngân hàng này xác nhận có chấp nhận những bất đồng đó không và thông báo cho khách hàng kết quả khi nhận được phản hồi.
2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch nhờ thu theo chỉ dẫn của khách hàng hoặc chỉ dẫn trong thư tín dụng khi khách hàng không yêu cầu kiểm tra chứng từ; khi bộ chứng từ không có bất đồng (trường hợp khách hàng yêu cầu kiểm tra chứng từ) hoặc bất đồng đã được khách hàng chấp nhận gửi đi.
3/ KSV 1. Kiểm tra lại các chỉ dẫn nhờ thu.
2. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
- chỉ dẫn đòi tiền (coversheet): 1 bản gốc, 1 bản lưu;
- giấy báo nợ (nếu có): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu.
- điện đòi tiền (nếu có): 1 bản gốc
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
5/ TTV 1. Gửi chứng từ tới ngân hàng nhờ thu theo chỉ dẫn của khách hàng hoặc thư tín dụng bằng hình thức phù hợp theo lựa chọn của ngân hàng trong từng thời kỳ
2. Chuyển chứng từ tới khách hàng (giấy báo nợ dành cho khách hàng) và bộ phận kế toán 1 bản gốc giấy báo nợ.
3. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đòi tiền gồm: - Chỉ dẫn gửi chứng từ của khách hàng.
- Bản phô tô bộ chứng từ nói trên hoặc bản sao dành cho ngân hàng.
- Bản sao Coversheet. - Biên lai gửi chứng từ.
- Giấy báo nợ và các giấy tờ/điện khác (nếu có). 4. Theo dõi việc thanh toán
* Ghi chú: Chương trình tự động tra soát sau một số ngày nhất định kể từ ngày thực hiện giao dịch mà chưa nhận được báo có hoặc chấp nhận (đối với bộ chứng từ trả chậm).
6/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ ngân hàng nhờ thu / phát hành / thanh toán. - Nếu nhận được từ chối bộ chứng từ thì thực hiện bước 7a-1. - Nếu nhận được tiền thanh toán thì thực hiện bước 7b.
- Nếu nhận được điện chấp nhận bộ chứng từ (đối với bộ chứng từ trả chậm) thì thực hiện bước 7c.
7a-1/ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TTV 1.lý không (nếu bộ chứng từ đã được ngân hàng kiểm tra trước đây). Kiểm tra lý do từ chối của ngân hàng phát hành xem có hợp Thực hiện tra soát với ngân hàng phát hành (nếu cần).
2. Thông báo khách hàng biết ngân hàng phát hành/nhờ thu từ chối thanh toán bộ chứng từ và đề nghị khách hàng có chỉ dẫn.
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
3. Theo dõi phản hồi từ khách hàng.
7b/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để thanh toán tiền đòi được. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
7c/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS tạo giao dịch chấp nhận thanh toán. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV. 7a-2/ Cán bộ phòng TTQT
1. Tuỳ thuộc vào xử lý tại bước 7a-1 và phản hồi của khách hàng / ngân hàng phát hành mà có xử lý thích hợp như gửi chứng từ đã chỉnh sửa / bổ sung; sửa đổi chỉ dẫn đòi tiền / nhờ thu; hay yêu cầu gửi trả bộ chứng từ .
8/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
9a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
- Trường hợp bộ chứng từ được thanh toán: giấy báo nợ và báo có: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu.
- Trường hợp bộ chứng từ được chấp nhận: thông báo bộ chứng từ đã được chấp nhận: 1 bản gốc, 1 bản lưu.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
9b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
10/ TTV 1. Phân loại giao dịch đã thực hiện:
- Giao dịch đã thực hiện tại bước 7b thì chuyển bước 11a. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 7c thì chuyển bước 11b. 11a/ TTV 1. Chuyển chứng từ:
- Tới khách hàng: 1 bản giấy báo nợ và 1 bản giấy báo có dành cho khách hàng.
- Bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ và báo có .
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
có, báo nợ và các giấy tờ khác (nếu có).
11b/ TTV 1. Chuyển 1 bản gốc giấy thông báo bộ chứng từ đã được chấp nhận tới khách hàng.
2. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đã được chấp nhận gồm:
- Điện thông báo chấp nhận của ngân hàng phát hành/nhờ thu, thông báo chấp nhận bộ chứng từ gửi khách hàng và các giấy tờ khác (nếu có).
3. Theo dõi tình trạng bộ chứng từ đã được chấp nhận.
12/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch thanh toán bộ chứng từ nhờ thu khi nhận được tiền vào ngày đến hạn. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
13/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
14a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ: giấy báo có, báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu .
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
14b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung / chỉnh sửa.
15/ TTV 1. Chuyển chứng từ:
- Tới khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo có và giấy báo nợ
- Tới bộ phận kế toán:1 bản gốc giấy báo có, báo nợ .
2. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: Điện báo có, giấy báo có, báo nợ và các giấy tờ khác (nếu có).