VI. Thông tin đầu ra của hệ thống
8.Lựa chọn công cụ cài đặt
Có các ngôn ngữ lập trình mạnh và hiện đại nh: Pascal, C, C++, Visual C++,
Visual Basic, Java, .Net, Mỗi ngôn ngữ đều có những … u thế riêng. Tuy nhiên với
phạm vi nghiên cứu của đề tài này em chọn ngôn ngữ Visual Basic. Với phiên bản 6.0, Visual Basic là một ngôn ngữ dễ xây dựng các ứng dụng trong lĩnh vực quản lý.
Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay gồm có rất nhiều nh: Foxpro, Microsoft
Access, SQLServer, Oracle,... nhng SQL Server đã trở thành phổ dụng và cung cấp các công cụ cần thiết để tạo cơ sở dữ liệu đạt hiệu quả cao và giao diện thân thiện với ngời dùng.
Căn cứ vào những yêu cầu của đề tài em quyết định chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server và ngôn ngữ lập trình Visual Basic để xây dựng đề tài này.
Ngoài ra còn có một số công cụ đi kèm khác:
+TrueDBGridPro: là điều khiển có nhiều tính năng dùng thay cho DataGrid
+ActiveReports: công cụ tạo báo biểu, thống kê, in ấn …
+HTML Help Workshop: là công cụ soạn thảo các file chm.
Chơng 3: Cài đặt chơng trình 1. Giao diện chính chơng trình
2. Chức năng truy nhập quyền sử dụng
Nếu muốn thực hiện các chức năng đã đợc phân công trong chơng trình thì ng- ời sử dụng phải đăng ký quyền cập nhật chơng trình theo tên sử dụng và mật khẩu.
3. From xem chức năng tài khoản
4. Chức năng thay đổi mật khẩu
Nếu không muốn dùng mật khẩu cũ nữa hoặc là mật khẩu bị ngời khác biết đ- ợc thì có thể đổi mật khẩu khác.
5. Chức năng khai báo đơn vị tính của các mặt hàng
Chức năng này thực hiện khai báo các loại đơn vị tính của mặt hàng. Chức năng này gồm:
+Thêm mới: thông tin tên đơn vị tính vào bảng DonViTinh +Sửa: thông tin tên đơn vị tính vào bảng DonViTinh
+ Xóa: thông tin về một đơn vị tính ra khỏi danh sách đơn vị tính.
6. Chức năng khai báo loại mặt hàng kinh doanh
Chức năng này thực hiện khai báo các loại mặt hàng mà doanh nghiệp dự kiến kinh doanh. Chức năng này gồm:
+Thêm mới: các thông tin về loại mặt hàng gồm: mã loại, tên loại vào bảng LoaiHang.
+Sửa: các thông tin về loại mặt hàng gồm: mã loại, tên loại vào bảng LoaiHang.
7. Chức năng loại hàng - đơn vị tính
Chức năng này dùng để ràng buộc đơn vị tính cho từng loại mặt hàng. Thực hiện ràng buộc nh sau: chọn loại mặt hàng -> đơn vị tính cho loại mặt hàng -> nhấn nút ràng buộc, một bản ghi gồm các thông tin: loại hàng và đơn vị tính sẽ đợc thêm mới vào bảng LoaiHang_DVT.
8. Chức năng khai báo kho hàng
Chức năng này thực hiện khai báo các kho chứa hàng. Chức năng này gồm: +Thêm mới: các thông tin về kho gồm: mã kho, tên kho, địa chỉ vào bảng Kho.
+Sửa: các thông tin về kho gồm: mã kho, tên kho, địa chỉ vào bảng Kho. + Xóa: thông tin một kho ra khỏi danh sách Kho.
9. Chức năng khai báo nhà cung cấp
Chức năng này dùng để khai báo các nhà cung cấp mặt hàng kinh doanh cho doanh nghiệp. Chức năng này gồm:
+Thêm mới: các thông tin về mã nhà cung cấp gồm: tên nhà cung cấp, mã số thuế, số tài khoản, điện thoại, địa chỉ, Fax, Email, Ngời giao dịch, điện thoại liên hệ vào bảng NhaCungCap.
+Sửa: các thông tin về mã nhà cung cấp gồm: tên nhà cung cấp, mã số thuế, số tài khoản, điện thoại, địa chỉ, Fax, Email, Ngời giao dịch, điện thoại liên hệ vào bảng NhaCungCap.
10. Chức năng khai báo các mặt hàng
Chức năng này thực hiện khai báo các mặt hàng mà doanh nghiệp dự kiến sẽ kinh doanh. Chức năng này gồm:
+Thêm mới: các thông tin của mặt hàng gồm: mã vạch, loại mặt hàng, mã mặt hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, giá mua, giá bán lẻ, giá bán sỉ vào bảng MatHang.
+Sửa: các thông tin của mặt hàng gồm: mã vạch, loại mặt hàng, mã mặt hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, giá mua, giá bán lẻ, giá bán sỉ vào bảng MatHang.
+ Xóa: thông tin mặt hàng ra khỏi danh sách mặt hàng dự kiến kinh doanh.
11. Chức năng cập nhật nhân sự
Chức năng này thực hiện cập nhật nhân sự cho doanh nghiệp. Chức năng này gồm:
+Thêm mới: các thông tin của một ngời gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán, điện thoại, tài khoản và các chức năng sử dụng chơng trình vào bảng NhanSu.
+Sửa: các thông tin của một ngời gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán, điện thoại, tài khoản và các chức năng sử dụng chơng trình vào bảng NhanSu.
12. Chức năng khai báo khách hàng
Chức năng này thực hiện cập nhật các khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với doanh nghiệp. Chức năng này gồm:
+Thêm mới: các thông tin của một khách hàng gồm: tên khách hàng, mã số thuế, số tài khoản, địa chỉ, điện thoại, Fax, Email, ngời giao dịch, điện thoại liên hệ vào bảng KhachHang.
+Sửa: các thông tin của một khách hàng gồm: tên khách hàng, mã số thuế, số tài khoản, địa chỉ, điện thoại, Fax, Email, ngời giao dịch, điện thoại liên hệ vào bảng KhachHang.
+ Xóa: thông tin về một khách hàng ra khỏi danh sách khách hàng
13. Chức năng tạo và in mã vạch
Chức năng này cho phép tạo mã vạch theo tiêu chuẩn EAN-13 cho các mặt hàng. Để tạo mã vạch cho mặt hàng nhập 12 chữ số đầu tiên của mã vạch EAN-13 chữ số thứ 13 sẽ đợc chơng trình tính toán và sinh ra. Hàm sinh các chữ số của mã vạch theo tiêu chuẩn EAN-13 đợc cài đặt nh sau:
Private Function EAN13_Barcode(strInputBacode As String) As String
Dim nCount As Integer
Dim nBP(1 To 12) As Integer Dim nCheckTemp As Integer Dim nCheckDigit As Integer Dim nLe As Integer
Dim nChan As Integer nCount = 1
Do While nCount < 13
nBP(nCount) = Val(Mid(strInputBacode, nCount, 1)) nCount = nCount + 1
Loop
' Tính số kiểm tra
nLe = nBP(1) + nBP(3) + nBP(5) + nBP(7) + nBP(9) + nBP(11)
nChan = 3 * (nBP(2) + nBP(4) + nBP(6) + nBP(8) + nBP(10) + nBP(12)) nCheckDigit = nLe + nChan
nCheckTemp = nCheckDigit
nCheckDigit = (nCheckDigit \ 10) * 10 + 10 nCheckDigit = nCheckDigit - nCheckTemp If nCheckDigit = 10 Then
nCheckDigit = 0 End If
' Tạo ra các chữ số của mã vạch.
EAN13_Barcode =strInputBacode & str(nCheckDigit)
End Function
Sau khi tạo ra các ký số của mã vạch thực hiện in nhãn mã vạch bằng cách truyền các ký số này làm tham số caption của điều khiển mã vạch đợc hỗ trợ bởi Active Report. Nếu có máy in bằng công nghệ in nhiệt ta có thể in nhãn mã vạch mà không cần phải đầu t mua thêm máy in nhãn mã vạch chuyên dụng trên thị tr- ờng.
15. Chức năng nhập hàng
Chức năng này thực hiện nhập các mặt hàng đã dự kiến kinh doanh. Lập một hóa đơn nhập hàng gồm các thông tin: ngày nhập, kho hàng, số seri, số hóa đơn, các mặt hàng nhập về, tổng tiền hàng nhập về, ngời nhập.
16. Chức năng bán hàng
Chức năng bán hàng có thể dùng để bán lẻ và bán sỉ. Chức năng bán lẻ dùng cho loại khách hàng thanh toán nhanh, chức năng bán sỉ dùng cho những khách hàng mua hàng với số lợng lớn và nếu khách mua sỉ là khách có quan hệ lâu dài thì chức năng này cho phép nợ tiền.
Khi thực hiện một lợt bán hàng các thông tin đợc ghi vào cơ sở dữ liệu nh sau: - Ghi các thông tin gồm: số seri, số hóa đơn, thuế VAT, khuyến mãi, khách trả, ngời bán vào bảng BanHang.
- Ghi các thông tin gồm: mặt hàng, số lợng bán, đơn giá vào bảng BanHangCT.
- Nếu khách hàng thanh toán cha đủ giá trị hóa đơn thì thêm mới một bản ghi gồm các thông tin: khách hàng, ngày nợ, hóa đơn nợ, số tiền nợ vào bảng KhachHangNo.
18. Chức năng quản lý nợ
Chức năng này theo dõi nợ của các khách hàng cho thanh toán nếu khách hàng cần thanh toán nợ. Khi thực hiện một phiên thanh toán sẽ cập nhật số tiền trả của khách hàng vào các hóa đơn nợ cho đến khi hết số tiền mà khách hàng trả nợ.
19. Chức năng thống kê 19.1. Thống kê doanh thu 19.1. Thống kê doanh thu
Chức năng này thực hiện thống kê tình hình kinh doanh của doanh nghiệp gồm: thống kê các mặt hàng bán chạy, thống kê doanh thu của doanh nghiệp theo từng tháng và theo năm, thống kê lợng mặt hàng còn tồn kho.
19.2. Thống kê danh mục mặt hàng bán chạy
Chức năng này thực hiện thống kê danh mục các mặt hàng bán chạy nhất theo điều kiện đa ra của ngời lập báo cáo về khoảng thời gian và top những mặt hàng
đứng đầu bán chạy nhất.
19.3. Thống kê danh sách mặt hàng tồn kho
Chức năng này thực hiện thống kê thông tin về kho hàng, về lợng hàng tồn ở các kho, tiền vốn lu động.
20. Chức năng tìm kiếm hóa đơn
21. Chức năng tìm kiếm mặt hàng
Kết luận
Xây dựng phần mềm quản lý là một trong những nhu cầu xuất phát từ thực tế phát triễn của các hệ thống. Tin học hóa các hoạt động quản lý, giúp các nhà quản lý có tầm nhìn bao quát, tìm kiếm nhanh chóng các thông tin cần nắm bắt, hiệu quả công việc đợc nâng cao, chi phí thấp.
Quản lý bán hàng bằng mã vạch
“ ” đã phân quyền sử dụng cho từng loại
đối tợng khác nhau. Sử dụng chơng trình sẽ giải quyết đợc nhợc điểm của mô hình quản lý bán hàng truyền thống trớc đây. Chơng trình cung cấp nhiều chức năng mới có khả năng xứ lý dữ liệu cho kết quả nhanh chính xác, nhiều công cụ tìm kiếm, thống kê và in ấn linh hoạt đặc biệt là chơng trình có khả năng in nhãn mã vạch rất tiết kiệm cho doanh nghiệp kinh doanh, khi đa công nghệ quản lý tự động vào doanh nghiệp sẽ góp phần: nâng cao hiệu suất công việc, giảm thiểu thời gian quản lý theo thủ công, tăng cờng độ chính xác và do đó giảm tiêu cực trong quản lý, nâng cao tầm vóc của công ty.
Với quá trình thực hiện đề tài: “Quản lý bán hàng bằng mã vạch”, em đã
khảo sát thực tế, tìm hiểu hệ thống một cách cụ thể, phân tích dữ liệu đầu vào và đầu ra, quy trình điều hành hệ thống, khai thác triệt để các chức năng của hệ thống, hình thành giao diện giữa chơng trình và ngời sử dụng. Nhng do vốn kiến thức thực tế về công tác quản lý nói chung và hệ thống về quản lý bán hàng nói riêng còn nhiều hạn chế cũng nh không có điều kiện để mua sắm thiết nên chắc chắn còn sai sót.
Hớng phát triển của đề tài là:
- Sẽ hoàn thiện hơn các chức năng đã cài đặt và tiếp tục cài đặt một số chức năng nh đã nêu ở phần khảo sát.
- Chơng trình có thể tạo và in đợc tất cả các chuẩn mã vạch.
- Xây dựng mô hình mua bán và đặt hàng trực tuyến trên mạng.
Em rất mong những ý kiến đóng góp, sửa đổi của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp để chơng trình thành một phần mềm hoàn chỉnh.
Một lần nữa em xin chân thành cám ơn cô giáo Tiến sỹ Phan Lê Na cùng các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ Thông tin – Trờng Đại học Vinh.
Cám ơn ban lãnh đạo cùng tập thể nhân viên Nhà sách Thành Vinh đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình khảo sát thực tế tìm hiểu bài toán.
Mục Lục
Lời Nói Đầu ...1
Phần 1: Tìm hiểu về mã vạch...3
1. Mã số hàng hóa...3
2. Định nghĩa mã vạch...3
3. Các loại mã vạch...4
3.1. UPC - Universal Product Code...4
3.2. EAN – European Article Number...4
3.3. Code 39...8
3.4. Interleaved 2 of 5...8
4. Tạo ra mã vạch...8
5. Đọc mã vạch...9
6. Tiện ích khi các doanh nghiệp đăng ký mã số mã vạch...9
Phần 2: Tổng quan về đề tài...11
Chơng I: Khảo sát hiện trạng...11
I. Cơ cấu tổ chức hệ thống...11
1. Sơ đồ tổ chức...11
2. Chức năng của mỗi bộ phận, phòng ban...11
II. Mô tả hoạt động của hệ thống...11
1. Quy trình quản lý nhập hàng...11
2. Quy trình quản lý bán hàng...12
3. Quy trình quản lý kho hàng...13
4. Hoạt động của bộ phận kế toán...13
5. Hoạt động của phòng tin học...13
III. Một số biểu mẫu, báo cáo...14
1. Hóa đơn nhập hàng...14
2. Hóa đơn bán hàng...15
3. Thống kê mặt hàng bán chạy...16
4. Thống kê mặt hàng doanh thu theo thời gian...16
5. Thống kê mặt hàng doanh thu theo năm...17
6. Thống kê mặt hàng tồn kho...17
VI. Thông tin đầu ra của hệ thống...18
1. Thống kê...18
2. Tìm kiếm...18
Chơng 2. Phân tích và thiết kế hệ thống...19
1. Một số khái niệm...19
1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng...19
1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu...19
2. Các đối tợng yêu cầu quản lý...20
3. Các chức năng của hệ thống...20
4. Biểu đồ phân cấp chức năng...21
5. Biểu đồ luồng dữ liệu...21
5.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh...21
5.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh...22
5.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh...23
5.3.1. Phân rã chức năng quản lý nhập hàng ...23
5.3.2. Phân rã chức năng quản lý bán hàng...24
5.3.3. Phân rã chức năng thống kê báo cáo...24
6. Thiết kế cơ sở dữ liệu...25
6.1. Bảng danh mục các mặt hàng dự kiến kinh doanh – MatHang...25
6.2. Bảng danh mục các loại mặt hàng – LoaiHang...25
6.3. Bảng danh mục các loại đơn vị tính - DonViTinh ...25
6.4. Bảng ràng buộc loại hàng và đơn vị tính – LoaiHang_DVT ...25
6.5. Bảng danh mục các kho hàng – KhoHang...26
6.6. Bảng thông tin chi tiết tồn kho – ChiTietKho...26
6.7. Bảng hóa đơn nhập hàng – NhapXuat...26
6.8. Bảng chi tiết hóa đơn nhập hàng – NhapXuatCT...26
6.9. Bảng hóa đơn bán hàng – BANHANG...27
6.11. Bảng thông tin về hệ thống – HeThong...27
6.12. Bảng danh sách khách hàng – KhachHang...28
6.13. Bảng quản lý nợ của khách hàng - KhachHangNo...28
6.14. Bảng danh sách các nhà cung cấp mặt hàng- NhaCungCap...29
6.15. Bảng danh sách nhân sự của doanh nghiệp – NhanSu...29
7. Lợc đồ quan hệ...30
8. Lựa chọn công cụ cài đặt...30
Chơng 3: Cài đặt chơng trình...31
1. Giao diện chính chơng trình...31
2. Chức năng truy nhập quyền sử dụng...32
3. From xem chức năng tài khoản...32
4. Chức năng thay đổi mật khẩu...32
5. Chức năng khai báo đơn vị tính của các mặt hàng...33
6. Chức năng khai báo loại mặt hàng kinh doanh...33
7. Chức năng loại hàng - đơn vị tính...34
8. Chức năng khai báo kho hàng...34
9. Chức năng khai báo nhà cung cấp...35
10. Chức năng khai báo các mặt hàng...36
11. Chức năng cập nhật nhân sự...37
12. Chức năng khai báo khách hàng...38
13. Chức năng tạo và in mã vạch...39
14. Trang in mã vạch theo chuẩn EAN – 13...41
15. Chức năng nhập hàng...42
16. Chức năng bán hàng...43
17. Hóa đơn bán hàng...44
18. Chức năng quản lý nợ...44
19. Chức năng thống kê ...45
19.1. Thống kê doanh thu...45