Ở các đơn vị đào tạo tại ĐHQGHN hiện nay, qua khảo sát thực trạng về cách lập bảng điểm và nhập bảng điểm ta thấy:
- Bảng điểm của một lớp môn học được lập gồm một số tờ ghi: số thứ tự, mã sinh viên, họ tên sinh viên, ngày sinh, lớp, điểm thành phần, điểm cuối kỳ, tổng điểm.
Trang 32
Số lượng sinh viên trên mỗi tờ là cố định, do đó có thể xác định được độ lớn của dữ liệu.
- Giảng viên lập bảng điểm ngoài các thông tin quan trọng nhất là mã sinh viên, môn học, điểm thành phần còn có tên kỳ thi và trọng số điểm thành phần, trọng số điểm cuối kỳ phục vụ tính tổng điểm. Bảng điểm sau khi đã tổng hợp điểm xong, giảng viên nộp cho phòng đào tạo và nhân viên phòng đào tạo trực tiếp nhập điểm cho sinh viên vào cơ sở dữ liệu của trường. Do đó để giải quyết bài toán, ta có thể đưa bài toán về việc mã hóa dữ liệu (quá trình lập bảng điểm của giảng viên) và giải mã dữ liệu (quá trình nhập điểm của nhân viên phòng đào tạo).
- Quá trình nhập điểm hiện nay trong các trường Đại học cũng đã có sự hỗ trợ của ứng dụng trực tuyến. Sau khi lập bảng điểm giảng viên gửi cho phòng đào tạo thông qua các ứng dụng trực tuyến như gửi file điểm qua email. Sử dụng các ứng dụng trực tuyến hiện nay đã giảm áp lực nhập điểm thủ công cho nhân viên phòng đào tạo
phụ trách điểm, hiệu quả công việc tốt hơn, nhưng trong đó vẫn còn một số vấn đề:
a. Nhân viên phòng đào tạo luôn phải theo sát hệ thống, kiểm tra lớp môn học nào đã được gửi bảng điểm, và đưa yêu cầu nộp bảng điểm đến giảng viên khi đến hạn phải nộp. Do quá trình nhập điểm của giảng viên tại nhà không có cơ chế kiểm tra lỗi nên có thể sảy ra sai sót. Nhập điểm qua ứng dụng trực tuyến gửi email không có chữ ký của giảng viên. Vì vậy nhân viên phòng đào phải in bảng điểm và yêu cầu giảng viên đến ký.
b. Giảng viên ngoài việc nộp bảng điểm cho phòng đào tạo qua các ứng dụng trực tuyến thì cần phải lên phòng đào tạo ký xác nhận đã nộp bảng điểm.
c. Dễ xảy ra nhầm lẫn điểm môn học này với môn học khác khi import điểm. Với số lượng lớn sinh viên, kèm theo là số lượng lớn các môn học trong chương trình đào tạo tại các trường đại học, tiêu tốn nhiều thời gian và công sức cho việc nhập điểm đòi hỏi trong toàn ĐHQGHN cần một phần mềm chuyên biệt hỗ trợ nhập điểm,
đây chính là lý do cần “Ứng dụng nghiệp vụ nhập điểm trong ĐHQGHN”.
Mục tiêu chung của dự án nhập điểm bằng mã vạch hai chiều tại ĐHQGHN là: - Phục vụ hiệu quả cho hoạt động đào tạo của ĐHQGHN;
- Thúc đẩy phát triển, ứng dụng các dịch vụ CNTT, từng bước xây dựng đại học số hóa.
Mục tiêu cụ thể của dự án là xây dựng và đưa ứng dụng phần mềm nhập điểm bằng mã vạch hai chiều vào sử dụng tại các đơn vị trong toàn ĐHQGHN. Tích hợp với phần mềm quản lý người học, cổng thông tin đào tạo…
- Tăng công suất nhập điểm vì huy động mọi giáo viên đều có thể tham gia nhập điểm.
Trang 33
- Giảm tải cho phòng đào tạo không phải khai báo các trọng số điểm thành phần, không phải nhập điểm cho từng sinh viên để giảng viên có quyền cao trong quá trình tổ chức giảng dạy và đánh giá.
- Tránh được trường hợp import một bảng điểm excel nhầm lẫn giữa môn này với môn kia, vì mã vạch đã có thông tin về mã môn, mã kỳ thi nên không gây nhầm lẫn.
- Các đơn vị thành viên trong ĐHQGHN nhanh chóng triển khai xử lý học vụ sau mỗi học kỳ.
- Phân quyền cụ thể cho người sử dụng.
- Có thể kết xuất dữ liệu ra các định dạng báo cáo: Excel, Word.