I. Đặc điểm chung của chủ nghĩa liên doanh khách sạn hà nộ
b.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Cũng nh các khách sạn khác, khách sạn Hà Nội Horison sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính một cách hợp pháp, hợp lệ. Các chứng từ đợc lập bằng máy tính và in ra sau đó vào các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và lên báo cáo tài chính. Các chứng từ đợc phân loại theo từng phần kế toán nh các chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ về tài sản cố định, chứng từ về tiền mặt, chứng từ về tiền gửi ngân hàng,
các chứng từ thanh toán…Mỗi loại chứng từ đợc gắn với trách nhiệm chuyên môn của từng nhân viên phần hành kế toán.
* Chứng từ về tiền mặt:
- Các chứng từ TM, đợc thu qua thu ngân của các bộ phận sau đó nộp lại cho thủ quỹ qua báo cáo nộp tiền. Thủ quỹ có nhiệm vụ kiểm tiền qua báo cáo trên máy và đối chiếu với báo cáo nộp tiền mà thu ngân nộp lên để xem độ chính xác của các khoản tiền.
- Các chứng từ tiền mặt đợc thu qua kế toán công nợ: Kế toán lập phiếu thu.
Gồm có 3 liên: 1 liên: thủ quỹ giữ 1 liên: khách hàng giữ
1 liên: kế toán giữ để đối chiếu Sau đó nộp lại cho thủ quỹ
Tất cả các chứng từ tiền mặt đợc thủ quỹ thu và ghi chép lại vào sổ chi tiết có đính kèm các chứng từ và đợc ghi:
Nợ TK111 Nợ TK133
Có TK131
* Chứng từ về tiền gửi ngân hàng:
Tiền mặt đợc thủ quỹ chuyển qua ngân hàng và nhân viên ngân hàng lập phiếu thu sau đó từ phiếu thu này thủ quỹ có nhiệm vụ vào sổ chi tiết có đính kèm phiếu thu của ngân hàng và đợc ghi nh sau:
Nợ TK112 Có TK111
* Chứng từ thanh toán
Chứng từ này đợc bắt đầu bằng giấy đề nghị thanh toán của nhà cung cấp và sẽ đợc duyệt chi bởi kế toán thanh toán sau đó đến kế toán tr- ởng kí duyệt Tổng giám đốc kí duyệt Chủ đầu t kí duyệt. Kế toán thanh toán lập phiếu chuyển tiền và gửi đến ngân hàng và hệ thống ngân hàng tự động chuyển tiền đến nhà cung cấp. Kế toán thanh toán sẽ lu lại phiếu chuyển tiền và ghi vào sổ chi tiết nh sau:
Nợ TK331 Có TK112
* Chứng từ về TSCĐ:
- TSCĐ khi đợc nhập kho phải có xác nhận từ bên chủ đầu t qua biên bản bàn giao từ biên bản này kế toán chi sẽ ghi vào sổ chi tiết TSCĐ sau đó định kỳ đợc ghi vào sổ tổng hợp tăng giảm TSCĐ để theo dõi.
- Những loại hàng luân chuyển phải có giấy yêu cầu của các bộ phận và đợc duyệt qua các trởng bộ phận Giám đốc tài chính Tổng giám đốc kí duyệt và cuối cùng đợc chuyển qua bộ phận thu mua. Kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết và đợc hạch toán cho từng bộ phận cụ thể.
Nợ TK211 Nợ TK133
* Chứng từ về hàng tồn kho
Căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập xuất hàng hóa, hàng ngày kế toán sẽ vào sổ chi tiết sau đó đối chiếu với thủ kho đã đợc kế toán mở và ghi hàng ngày cho từng loại mặt hàng và đối chiếu với số hàng tồn của tháng trớc còn lại. Kế toán lập báo cáo cuối tháng cho Giám đốc tài chính.
* Chứng từ về tiền lơng
Thông qua các bảng chấm công từ các bộ phận và đợc tổng hợp lại bởi kế toán lơng vào ngày 25 hàng tháng và chuyển lại cho Giám đốc tài chính ký duyệt Tổng giám đốc Chủ đầu t kí duyệt. Kế toán lơng lập phiếu chuyển tiền và trả vào tài khoản của nhân viên đã đợc kế toán mở tại ngân hàng vào cuối tháng.
Kế toán ghi: Nợ TK334
Có TK112
Ngoài một loạt các chứng từ bắt buộc nêu trên, dựa vào đặc điểm tình hình hoạt động của mình, khách sạn còn thiết kế một số chứng từ luân chuyển nội bộ sau: Báo cáo xuất kho, báo cáo nhập kho… Các chứng từ này đợc thiết kế đơn giản, khoa học tiện lợi cho việc kiểm tra giám sát và hạch toán trong công ty. Các chứng từ đợc đính kèm ở trang sau.