3.4.1.1. Tổ chức thực hiện chuyên sâu và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong Công ty.
Tổ chức phân công chuyên sâu công tác tổ chức nhập khẩu theo từng lĩnh vực, ngành hàng cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Nhờ đó mà các cán bộ xuất nhập khẩu có thể chuyên môn hoá, chuyên nghiệp hoá nghiệp vụ của mình, từ đó tạo ra chiều sâu trong quá trình làm việc, mang lại chất lượng và hiệu quả trong công việc. Điều này làm cho thời gian, công sức, chi phí cho hoạt động nhập khẩu sẽ giảm xuống. Nói chung, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các bộ phận phòng ban sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm nhân lực cho Công ty. Từ đó, Công ty có thể bố trí nhân lực cho các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách thích đáng, nhờ đó có thể khắc phục được những tồn tại do thiếu nhân lực, đặc biệt là tồn tại trong khâu kiểm tra giám sát hàng hoá.
Bên cạnh đó, cần phối hợp chặt chẽ các phòng kế toán của các Công ty thành viên và cán bộ nhập khẩu trực tiếp để chủ động đề ra các biện pháp giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác như thanh toán đúng hạn theo đúng hợp đồng quy định, giải quyết nhanh chóng chi phí lưu thông kiểm hoá… để đảm bảo uy tín với phía nhà cung cấp nhằm nâng cao mối quan hệ làm ăn tốt đẹp.
Sang năm tới, để thực hiện được các điều khoản trên, Công ty nên chỉ đạo các đơn vị kinh doanh và kế toán phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ trong việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu cung cấp linh kiện phụ kiện, nguyên liệu… cho các đơn vị sản xuất trực thuộc Tổng Công ty như: mở L/C, thu hồi công nợ, giao hàng đúng tiến độ đảm bảo tính an toàn, hiệu quả, chi phí thấp nhất. Củng cố việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ khoa học, tuân thủ chặt chẽ các quy định của ISO trong công tác nhập khẩu với phương châm làm đúng ngay từ đầu. Điều này cũng góp phần khắc phục sự chậm trễ trong khâu xin giấy phép nhập khẩu. Bởi vì khi việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ trong toàn Công ty được tiến hành một cách khoa học sẽ giúp cho việc tập hợp những giấy tờ cần thiết để lập hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng. Từ đó sẽ rút ngắn thời gian thực hiện khâu này một cách tối ưu.
3.4.1.2. Thiết lập và duy trì các mối quan hệ.
Duy trì mở rộng quan hệ với nhà cung cấp và các cơ quan chức năng có liên quan là một trong những nhiệm vụ mà Công ty phải làm thật tốt trong thời gian tới.
Trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu thì mối quan hệ với nhà cung cấp rất phức tạp do khoảng cách xa xôi về mặt địa lý, văn hoá, phong tục tập quán, cách ứng xử ở nước của nhà cung cấp. Vì vậy, nên tránh tình trạng có những hành vi ứng xử làm cho đối tác hiểu lầm gây bất hoà. Ngoài ra, Công ty cần phải tích cực củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm, đồng thời Công ty cũng như Tổng công ty cần phải tích cực tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới bằng cách tham gia các cuộc hội chợ triển lãm trong và ngoài nước, thực hiện các chuyến đi thăm viếng các nước… Vấn đề nhà cung cấp rất quan trọng vì nó quyết định đến chất lượng của công tác thực hiên hợp đồng nhập khẩu và uy tín của Công ty cũng như Tổng công ty.
Hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu phụ thuộc vào hiệu quả của từng khâu, từng giai đoạn trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng. Trong một số khâu như làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải… thì kết quả đạt được không chỉ phụ thuộc vào nỗ lực của bản thân Công ty mà còn phụ thuộc vào việc các cơ quan chức năng có tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình làm các thủ tục để nhập khẩu hàng hoá của Công ty hay không. Do đó, Công ty cần phải cố gắng để thiết lập mối quạn hệ tốt đẹp, lâu dài với các cơ quan chủ quản như Bộ thương mại, Tổng cụ hải quan, Bộ xây dựng… bằng cách nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy chính sách của nhà nước nhằm tạo ra hình ảnh tốt và uy tín của Công ty với các cơ quan chức năng này. Từ đó việc thực hiện các thủ tục, giấy tờ trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.
Tóm lại, các mối quan hệ luôn là vấn đề nhạy cảm và hết sức quan trọng, có ý nghĩa chiến lược trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu của Công ty nói riêng. Công ty cần phát triển quan hệ với các ngân hàng Thương mại, Ngoại thương nhằm tăng cường hỗ trợ vay vốn cho các dự án nhập khẩu hàng hoá, thiết bị có giá trị lớn. Cần kể đến là Ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Cầu Giấy, Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn chi nhánh Từ Liêm… để có thể hưởng những mức ưu đãi mà ngân hàng cũng như những đối tác tham gia dành cho Công ty. Đây là lời giải đáp cho bài toán lớn, hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện cho việc thanh toán và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng - tài chính. Bên cạnh đó cũng tạo điều kiện thuận lợi trong các khâu khác trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu như: khâu khai báo hải quan, kiểm nghiệm hàng hoá… cũng như một số tồn tại ở các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu như đã nêu ở chương 2.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động thương mại nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng rất phức tạp, chịu sự tác động của nhiều nhân tố như tập quán, thông lệ quốc tế, các điều khoản giao dịch… mà các nhân tố này lại thường xuyên thay đổi. Đội ngũ cán bộ kinh doanh trực tiếp làm nhiện vụ nhập khẩu của Công ty tuy còn rất trẻ, năng động nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm, đòi hỏi cần tạo điều kiện cho họ có cơ hội cọ sát thực tế, tích luỹ kinh nghiệm, phát huy hết khả năng và chuyên môn, nghiệp vụ. Đặc biệt, các cán bộ ngoại thương cần chú trọng các nội dung kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương ở từng bước, từng khâu, từng hoạt động từ nhỏ đến lớn, từ đầu đến cuối một cách bài bản, chi tiết, chuyên nghiệp và đúng với quy định của những văn bản pháp luật của nhà nước. Điều này đòi hỏi các cán bộ ngoại thương cần cập nhật đầy đủ các văn bản, nghị định, thông tư… một cách chính xác và kịp thời.
Bên cạnh đó thì công tác quản lý của Công ty cũng rất quan trọng. Cán bộ quản lý và nhất là cán bộ trực tiếp quản lý hoạt động ngoại thương của Công ty phải là người có kiến thức sâu rộng và toàn diện, quyết đoán, sáng tạo và năng động. Đối với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera thì những cán bộ quản lý hiện nay là những người thực sự có năng lực. Tuy nhiên, do đòi hỏi của công việc thực tế, Công ty phải không ngừng bồi dưỡng nâng cao trình độ hơn nữa, mặt khác, có kế hoạch đào tạo những đội ngũ kế cận đủ khả năng đảm trách trong tương lai.
Để tạo điều kiện cho cán bộ phát huy hết năng lực vốn có của mình giúp cho Công ty ngày càng phát triển vững mạnh, ban lãnh đạo Công ty cần có nhiều hình thức động viên tinh thần làm việc. Đây là một công việc rất khó khăn nhưng cũng rất quan trọng, đòi hỏi nhà quản lý phải có nghệ thuật quản trị nhân lực. Việc khuyến khích có thể bằng vật chất hoặc tinh thần:
• Khuyến khích bằng vật chất: có thể là bằng thu nhập hoặc tiền thưởng. Thu nhập có nghĩa là một mức lương cho đúng người, đúng việc, bảo đảm cuộc sống của cán bộ công nhân viên. Ngoài ra, ban lãnh đạo có thể khuyến khích bằng tiền thưởng do hoàn thành tốt công việc hay trong những dịp lễ tết.
• Khuyến khích tinh thần: có thể là tổ chức cho cán bộ công nhân viên những chuyến đi dã ngoại nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết trong Công ty mà cũng thể hiện sự quan tâm của các cấp lãnh đạo đối với họ. Hoặc có thể tuyên dương những cán bộ thực hiện công tác tốt hay có những sáng kiến hay trong công việc. Hoặc khuyến khích bằng cách thăng chức cho những cán bộ có năng lực và có khả năng đảm trách.
Một khi Công ty đã tạo ra được cho mình một đội ngũ cán bộ bao gồm các nhà quản lý tài giỏi cùng với các nhân viên ngoại thương dày dặn kinh nghiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụ XNK, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc thì việc khắc phục một số tồn tại ở các khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty như khâu: mở L/C, thuê tàu lưu cước, thanh toán… cũng sẽ nhanh chóng được giải quyết.
3.4.1.4. Sử dung một cách có hiệu quả mọi nguồn vốn.
Trong thời điểm hiện nay, nền kinh tế Việt Nam còn rất yếu, tình hình vốn luôn là mối quan tâm đặc biệt của mọi doanh nghiệp hoạt động kinh tế. Mặt khác, việc nhập khẩu hàng hoá đều tính theo giá quốc tế và sử dụng đồng ngoại tệ để thanh toán. Do đó việc thu hút và tận dụng một cách có hiệu quả mọi nguồn vốn là vô cùng quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera nói riêng. Điều này giúp củng cố tình hình tài chính của Công ty, khắc phục được những bất cập do khó khăn về vốn gây ra, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Trong hoạt động nhập khẩu, Công ty cần phải tính đến lợi ích và hiệu quả kinh tế để xem xét việc ký kết hợp đồng. Muốn vậy, Công ty cần phải tính toán xem nếu một đồng vốn bỏ ra sẽ thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Hay nói cách khác, Công ty cần tính đến hiệu suất lợi nhuận của chi phí (lợi nhuận nhập khẩu/chi phí nhập khẩu). Đây là yêu cầu cấp bách trong điều kiện hiện nay vì giá trị đồng tiền thay đổi hàng ngày, giá cả hàng hoá cũng biến động thất thường.
Để có một tình hình tài chính ổn định hơn, các công việc đầu tiên mà Công ty cần làm đó là:
− Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ tài chính – tín dụng của nhà nước.
− Tính toán các khả năng lỗ lãi, thời gian thu hồi vốn cũng như dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa.
− Hoàn thành tốt các nhiệm vụ tổng hợp, báo cáo kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế hoạch, thường xuyên phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh và đáng giá hiệu quả sử dụng vốn.
− Lựa chọn phương thức thanh toán thuận lợi, an toàn, tránh tình trạng ứ đọng vốn, công nợ.
Ngoài ra, Công ty cũng nên tập trung rà soát lại công nợ đối với các đơn vị trong Tổng công ty để đề xuất phương án hợp lý trong việc bán hàng thu hồi công nợ, phấn đấu bán hàng thu hồi khoảng 40% công nợ của các đơn vị thành viên. Từ đó có thể bổ sung nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trong đó có hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Khi đã có một nguồn vốn đảm bảo thì công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu chắc chắn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
3.4.4.5. Một số giải pháp khác.
• Thực hiện các biện pháp đi sâu nghiên cứu thị trường.
Giải pháp này xuất phát từ thực tế là Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera chưa có phòng ban nghiên cứu thi trường độc lập nên đôi khi công tác này bị coi nhẹ. Cán bộ phụ trách nhập khẩu của Công ty cần thường xuyên đến các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty để tìm hiểu nhu cầu của các đơn vị đó rồi có kế hoạch chủ động chào hàng và thực hiện Công tác nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu đó. Đồng thời, Công ty cũng cần chủ động tìm kiếm nguồn hàng bên cạnh những nguồn hàng đã có. Từ đó Công ty có thêm nhiều lựa chọn khi quyết định nhập khẩu, nơi nào có hàng hoá rẻ, chất lượng tốt, phù hợp và thuận tiện cho công tác nhập khẩu thì Công ty chọn lựa. Điều này giải quyết cho bài toán khó khăn của Công ty khi Công ty chưa có phòng nghiên cứu thị trường riêng, các cán bộ XNK cần tăng cường nghiệp vụ để khắc phục sự thiếu hụt này. Cần nhấn mạnh đây là một khâu quan trọng trong quá trình XNK của Công ty. Trong thời gian tới Công ty nên lập một phòng chuyên nghiên cứu thị trường để có thể nắm bắt được nhu cầu cũng như hiểu biết về thị trường, bạn hàng… sao cho có những đáp ứng tốt nhất mang lại hiệu quả cao nhất.
• Nắm bắt thông tin và cơ hội.
Công ty cần thu thập nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Tiến hành chọn và lọc thông tin. Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay là thời đại của công nghệ thông tin, của truyền thông Internet và thông tin trong thế giới ấy chính là của cải, là tiền, là điều tiên quyết đối với sự phát triển và thậm chí là cả vận mệnh của Công ty. Đây cũng chính là xu hướng phát triển chung của thế giới, khi thương mại điện tử đang diễn ra ngày càng sôi động và hiệu quả. Thông tin chính là tiền bạc vì vậy cần nhanh nhạy nắm bắt, không để lọt cơ hội vì cơ hội không có lần thứ hai.
Giải pháp sử dụng thương mại điện tử cũng như dùng các công cụ của Internet nhằm mục tiêu tìm kiếm, liên lạc, đàm phán, thoả thuận giữa các bên mua và bên bán ở cách xa về mặt địa lý là rất hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong hoạt động kinh doanh cũng như trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
• Lựa chọn công nghệ.
Đối với việc nhập khẩu công nghệ, máy móc, vật tư thiết bị khi tiến hành đầu tư bất cứ dây chuyền công nghệ sản xuất nào Công ty cũng nên tổ chức đấu thầu công khai và mời các Công ty có thực lực, có danh tiếng và kinh nghiệm cả trong và ngoài nước tham gia bỏ thầu. Từ đó có thể đánh giá, so sánh, lựa chọn việc nhập khẩu công nghệ nào là phù hợp nhất với trình độ sản xuất trong nước mà giá cả lại hợp lý.
Đối với nhập khẩu linh kiện, phụ kiện và nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, Công ty nên tham khảo ý kiến của các Vụ thương mại, các Công ty tư vấn chuyên ngành. Đồng thời, tìm hiều kỹ các đối tác cạnh tranh trong nước cũng như nước ngoài để từ đó có thể đánh giá chung về mặt bằng chất lượng, mẫu mã của các sản phẩm cạnh tranh để có thể có những thay đổi phù hợp và kịp thời. Ngoài ra, khi nhập khẩu các nguyên liệu phục vụ sản xuất Công ty nên nhập khẩu các nguyên liệu từ Đài Loan , Trung Quốc như thạch cao, hoá chất, sôđa… Do khoảng cách gần nên việc chuyên chở này thường thuận lợi hơn, vì vậy có thể làm giảm được giá thành nhập khẩu, nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu. Công ty nên nhập giá C&F hoặc trong trường hợp chủ động được về vận tải thì nên nhập khẩu với giá FOB.
Tóm lại, Công ty cần phối hợp thực hiện các biện pháp chính sách một cách đồng bộ và hiệu quả sao cho mang lại hiệu quả lớn nhất trong hoạt động nhập khẩu của Công ty.