2.2.3.] Chức năng:
- Tô chức mua bán các mặt hàng kim khí, các loại hàng hóa khác sản xuất trong và ngoài nước. Bán các loại hàng hóa do công ty khai thác và nhập khâu.
- Khai thác nguôn kim khí và các loại hàng hóa khác ngoài xã hội đê bô sung thêm nguồn hàng kinh doanh của công ty theo các phương án do công ty duyệt.
2.2.3.2 Nhiệm vụ:
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản và nguồn vốn , hàng hóa, lao động do công ty giao.
- Chấp hành pháp luật nhà nước, các quy định của công ty về kế hoạch, tài chính, hàng hóa, lao động, thị trường... thực hiện theo đúng điều lệ tô chức
SVTH: Nguyễn Thị Diễm 37 GVHD: Ths.Tăng Thị Thanh Thủy
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
2.2.4 Cơ cẩu tố chức bộ máy Xí nghiệp KDKK số 5:
2.2.4.1 Sơ đồ bộ máy quản lý: Sơ đồ 2.1
2.2.4.2 Giải thích:
♦> Giám đốc xí nghiệp:
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của các phó Tổng Giám đốc và sự chỉ gián tiếp của của Tổng Giám đốc.
- Điều hành mọi hoạt động của xí nhiệp theo đúng sự chỉ đạo của cấp trên, đúng điều lệ của Công ty, mục tiêu quy chế của Công ty và tuân thủ các quy định của Pháp luật.
- Được lựa chọn và đề xuất cấp trên bô nhiệm chức danh Phó Giám đốc xí nghiệp.
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
giúp việc cho Giám Đốc và thực hiện quyền điều hành cty do chính Giám Đốc ủy nhiệm.
❖ Phòng Hành chính Tông họp:
- Phòng có chức năng tham mưu giúp Giám đốc điều hành và thực hiện các hoạt động hành chính, tổng hợp kế hoạch và hoạt động mua bán sắt thép xây dựng của Xí nghiệp.
- Phòng Hành chính Tong họp còn có nhiệm vụ hồ trợ cho phòng Kinh doanh tiếp khách hàng đế ký kết các hợp đồng mua bán tại Xí nghiệp mình. Ngoài ra, còn thực hiện công tác quản lý, xây dựng đội ngũ nhân viên, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên các phòng chức năng khác.
❖ Phòng Tài chính Ke toán:
- Quản lý nghiệp vụ Ke toán:
+ Tổ chức ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của Xí nghiệp.
+ Hỗ trợ hướng dẫn Xí nghiệp thực hiện đúng chính sách, quy định về quản lý tài chính của Nhà nước.
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
+ Quản lý quỹ là tài sản chính của Xí nghiệp.
+ Quản lý hợp đồng mua bán.
+ Tổ chức kiểm kê hợp đồng hàng năm, sau đó đưa về Công ty theo quy định.
+ Tiếp đón các đoàn thanh tra tài chính của Công ty theo định kỳ hoặc đột xuất.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong quá trình phân tích hoạt kinh doanh nhằm phát hiện ra nhũng khả năng tiềm tàng và khắc phục những thiếu sót còn tồn tại.
+ Quản lý tập trung, thống nhất số liệu kế toán thống kê đê cung cấp số liệu chính xác về cho Công ty.
+ Lập kế hoạch tài chính, đảm bảo cung cấp kịp thời theo nhu cầu kinh doanh của Xí nghiệp.
❖ Phòng Kinh doanh:
- Nhiệm vụ chính : tìm kiếm khách hàng.
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
phải hoàn thành. Do vậy, tất cả các sản phẩm trước khi giao cho khách hàng đều phải thông qua bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm. Vì thế, tất cả các sản phẩm của Xí nghiệp cũng như Công ty khi đến tay khách hàng luôn đảm bảo về chất lượng, tính năng kỳ thuật và được khách hàng tin cậy.
2.2.6 Hệ thong quản lý chất lượng và chính sách khách hàng:
> Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. cho các hoạt động. Toàn bộ quy trình quản lý chất lượng trong tất cả các khâu đã được thiết lập đảm bảo mục tiêu phát triển trong tương lai.
> Xí nghiệp đã tô chức phân loại khách hàng và có tùng chính sách cụ thê ưu tiên với từng loại. Cụ thế:
- Nhóm khách hàng đặc biệt:là những khách hàng truyền thống có quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh họp pháp và ổn định, có uy tín thanh toán trên thị trường được Xí nghiệp tổ chức thẩm định và Giám đốc phê duyệt công nhận. Nhóm khách hàng này được tín chấp 100% tổng số tiền nợ.
- Nhóm khách hàng loại A:là những khách hàng có quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh họp pháp và ổn định, có uy tín thanh toán trong lịch sử mua hàng của Xí nghiệp, công nợ quá hạn (nếu có) nằm trong phạm vi cho phép và thanh toán đầy đủ lãi suất quá hạn. Trường họp này phải có cán bộ bán hàng bảo lãnh nợ, cán bộ bảo đảm nợ phải có tài sản đảm bảo tối thiểu 20% tổng số tiền được phép nợ. Nhóm khách hàng này được tín
THỦ QUỸ Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCMKẾ TOÁN KẾ TOÁN THỦ KHO
❖ Tổ chức việc ghi chép và tổng hợp số liệu đồng thời phân tích tình hình kinh doanh để cung cấp kịp thời cho cấp trên về tình hình kinh doanh của Xí nghiệp.
❖ Nhân sự phòng Ke toán gồm có 4 người:
> Bà Nguyễn Thị Quế: Ke toán trưởng
- Phụ trách chung bộ phận nghiệp vụ kế toán thực hiện theo đúng quy định của Pháp luật, các chuấn mực Ke toán hiện hành và theo quy định chung của Công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mặt tài chính kế toán. Hướng dẫn nghiệp vụ cho kế toán các phần hành khác.
- Tổ chức hạch toán của các thành phần kế toán.
- Tổng hợp tài khoản, lên bảng tổng hợp tài khoản, lập báo cáo thống kê theo quy định, lập báo cáo tài chính định kỳ.
- Đối chiếu công nợ nội bộ, theo dõi đối chiếu công nợ khách hàng.
- Lập phương án kinh doanh, báo cáo thuế.
SVTH: Nguyễn Thị Diễm 42 GVHD: Ths.Tăng Thị Thanh Thủy
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
2.2.7.2 Sơ đổ tố chức hộ máy kế toán tại Xỉ nghiệp : Sơ đồ 2.2
KẾ TOÁN TRƯỞNG
2.2.7.3 Hình thức tô chức bộ máy kế toán:
- Áp dụng hình thức tổ chức Ke toán kiểu tập trung: là mô hình tổ chức có đặc điềm toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn Xí nghiệp được thực hiện tập trung ở phòng Ke toán.
Phương tiện tô chức bộ máy Ke toán là phần mềm Fast Accounting.
- Thời gian lưu trữ sổ sách tại Xí nghiệp là 2 năm, sau đó chuyển về Công ty.
2.2.7.4 Tô chức công tác kế toán:
> Ỷ nghĩa của công tác tố chức kế toán:
Giúp phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Xí nghiệp. Từ đó cung cấp thông tin cần thiết cho Giám đốc và Công ty.
> Chế độ kế toán:
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
Sơ đồ hạch toán hình thức kế toán Nhật ký chung: Sơ đồ 2.3
CHỨNG TỪ GÓC
N.K CHUNG
SỎ CÁI
SÓ CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối kỳ.
Quan hệ đối chiếu.
2.2.7.6Trình tự ghi chép:
> Ghi hằng ngày hoặc định kỳ:
- Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiềm tra hợp lệ, Ke toán phân loại các chứng từ và ghi sổ.
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
> Ghi định kỳ:
- Căn cứ các định khoản kế toán đã lập trên Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái các tài khoản.
> Ghi cuối kỳ:
- Lập Bảng Tổng hợp chi tiết căn cứ vào các sổ chi tiết của các tài khoản.
- Căn cứ số liệu trên số Cái lập Bảng cân đối tài khoản.
- Đối chiếu kiểm tra số liệu và lập các báo cáo kế toán.
2.3 Thực trạng tình hình kế toán xác định kết quả kinh doanh tại Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí TP.HCM
2.3.1 Ke toán về tiêu thụ hàng hóa và doanh thu bản hàng
2.3.1.1 Khái quát thực tế tại Xỉ nghiệp
> Phương thức tiêu thụ:
- Nhận hàng hóa từ Công ty đế kinh doanh.
- Bán hàng với những khách hàng quen thuộc, bán hàng qua điện thoại... > Phương thức thanh toán:
Đê phù hợp với điều kiện của đa số khách hàng tại xí nghiệp, xí nghiệp thường sử dụng 2 phương thức thanh toán là thu tiền mặt trực tiếp và thu
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
'p Lưu đồ mô tả quá trình bán hàng thu tiền mặt tại Xí nghiệp: Sơ đồ 2.4
QD QD c~ ~)ỹ
• Mô tả lưu đồ:
- Sau khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho chuyền sang, bộ phận gửi hàng đóng gói hàng và lập “phiếu gửi hàng” 3 liên: Liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa; Liên 2 gửi cho bộ phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi cho kế toán.
- Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào các
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
- Định kỳ, kế toán đổi chiếu “Phiếu gửi hàng” và “Hóa đơn bán hàng”, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng.
> Tài khoản sử dụng:
TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ > Sổ sách Ke toán: - Nhật ký chung - Sổ chi tiết TK 511 - Sổ cái TK 511 23.1.2 So liệu thực tế phát sinh: Bán hàng thu tiền mặt: ❖
Nghiệp vụ trên được kế toán ghi vào:
- Bảng 2.1, Bảng 2.2: sổ Nhật Ký Chung ( Trang 52 và Trang 53)
- Bảng 2.3: sổ chi tiết TK 511 ( Trang 54)
+ Nợ TK 111 :
Có TK 511: (1.130,4 kg * 10.000) =
565.200 đ
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
thực tế 11.970đ/kg, giá bán chưa thuế 12.070đ/kg (thuế suất thuế GTGT 5%). Khách hàng thanh toán bàng chuyển khoản.
Các nghiệp vụ trên được kế toán ghi vào:
Bảng 2.1, Bảng 2.2: sổ Nhật Ký Chung ( Trang 52và Trang 53)
- Bảng 2.3: sổ chi tiết TK 511 ( Trang 54)
- Bảng 2.4: sổ Cái TK 511 ( Trang 55)
Bán hàng tồn kho vói giá thấp hon giá Công ty điều.
❖
Nghỉêp vu 3: Ngày 14/02/2009 xuất bán 423,9kg Thép tấm 3x1500x6000 với giá thực tế 9.256đ/kg, giá bán chưa thuế 9.476,19đ/kg; 282,6kg Thép tấm 4x1500x6000 với giá thực tế 10.700đ/kg, giá bán chưa thuế 9.476,19đ/kg; 423,9kg Thép tấm 6x1500x6000 với giá thực tế 9.012đ/kg, giá bán chưa thuế 9.190,476đ/kg cho DNTN Phạm Văn Trang. Thuế suất thuế GTGT 5%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Ke toán định khoản:
3a) Thép tấm 3x1500x6000
+ Nợ TK 131: 42.103.902 đồng
+ Nợ TK 112 :
2.004.948 đồng
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM + Nợ TK 111: 2.811.870 đồng Có TK 131: 2.811.870 đồng 3c) Thép tấm 6x1500x6000 + NợTK 131: 4.090.635 đồng Có TK 511: (423,9 kg *9.190,476) = 3.895.843 đồng Có TK 3331: (3.895.843*5%) = 194.792 đồng + NợTK 111: 4.090.635 đồng Có TK 131: 4.090.635 đồng Các nghiệp vụ trên được kế toán ghi vào:
Bảng 2.1, Bảng 2.2: sổ Nhật Ký Chung ( Trang 52 và Trang 53 )
- Bảng 2.3: sổ chi tiết TK 511 ( Trang 54 )
- Bảng 2.4: sổ Cái TK 511 ( Trang 55 )
Giao hàng trước cho khách hàng và xuất hóa đon GTGT sau ngày giao
❖
hàng
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
b) Thép tấm 8x1500x6000
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào :
- Bảng 2.1, Bảng 2.2: sổ Nhật ký chung ( Trang 52, Trang 53)
- Bảng 2.3 : sổ chi tiết TK 511 ( Trang 54)
- Bảng 2.4: sổ cái TK 511 ( Trang 55)
Giao hàng trưóc cho khách hàng và xuất hóa đon GTGT sau ngày giao
❖
hàng và có chiết khấu thương mại cho khách hàng.
Nghiệp vu 5: Ngày 26/02/2009 xuất bán 1,900kg Thép tấm SQC (Hóa đơn
GTGT số 0002641) cho Công ty TNHH MTV Cơ Khí Kim Thịnh với giá
thực tế 8.275đ/kg, giá bán chưa thuế 8.571,43đ/kg (thuế suất thuế GTGT 5%). Do trong thời gian khuyến mãi, khách hàng được hưởng chiết khấu
+ Nợ TK 131: Có TK 511: (30.520,8 kg * 8.571,43) Có TK3331: + Nợ TK 112: Có TK 131: 274.687.246 đồ ng 261.606.90 1 đồng 57.226.510 đồng 54.501.438 đồng 57.226.510 đồ
ghi sổ
Diễn giải Đã số
ghi sổ Diễn giải Đã số
Số Ngày Có
26/02
Khách hàng mua X
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
+ Nợ TK 521: (17.100.003*1%) = 171.000 đồng
CÓTK 131: 171.000 đồng
+ Nợ TK 111: 16.929.003 đồng
SVTH: Nguyễn Thị Diễm 51 GVHD: Ths.Tăng Thị Thanh Thủy
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
SVTH: Nguyễn Thị Diễm 52 GVHD: Ths.Tăng Thị Thanh Thủy
______________________
PT 26/02
Khách hàng thanh X
Ngày Diễn giải TK
Nợ Có 09/02 0089886 Thép góc điều 131 40.098.954 14/02 0089897 Thép tấm 131 4.016.957 14/02 0089897 Thép tấm 131 2.677.971 14/02 0089897 Thép tấm 131 3.895.843 21/02 0002617 Thép tấm 131 538.877.771 21/02 0002617 Thép tấm 131 54.501.438 28/02 Kêt chuyên 911 933.265.552 ghi sổ Diễn giải Nợ Có DTBH Thép 40.098.954
SVTH: Nguyễn Thị Diễm 53 GVHD: Ths.Tăng Thị Thanh Thủy
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
Tổng số phát sinh Nọ-: 933.265.552 Tổng số phát sinh Có: 933.265.552
Số dư cuối kỳ : 0
Người lập biểu TP.HCM, Ngày 28 tháng 02 năm 2009
( Ký, họ tên) Ke toán trưởng
SVTH: Nguyễn Thị Diễm 54 GVHD: Ths.Tăng Thị Thanh Thủy
__________________
Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
Bảng 2.4 SÓCÁI
Tên TK: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số hiệu: 511
DTBH Thép 4.016.957 DTBH Thép 3.895.843 DTBH Thép 538.877.771 DTBH Thép 54.501.438 DTBH Thép 16.285.717 Kết chuyển TK 933.265.552
ghi sổ Diễn giải ứng Số Ngày Nợ PKT Kết chuyển DT28/02 1.894.676 ghi sổ Diễn giải TK Số Ngày ghi sổ Diễn giải TK Ngày Nợ Có 28/02 Kết chuyển 911 171.999.535 sổ Diễn giải Diễn giải TK
Ngày ghi Diễn giải
Người lập biểu (Ký, Họ tên)
TP.HCM, Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Ke toán trưởng
SVTH: Nguyễn Thị Diễm 55 GVHD: Ths.Tăng Thị Thanh Thủy
__________________
Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
2.3.2 Ke toán doanh thu hoạt động tài chính:
2.3.2.1 Khái quát thực tế tại xí nghiệp:
- Doanh thu hoạt động tài chính tại Xí nghiệp là khoản thu lãi từ khách hàng vì khách hàng thanh toán chậm so với thời hạn thanh toán.
Số tiền lãi quá hạn = số tiền ghi trong hóa đơn GTGT *số ngày quá hạn*lãi suất quá hạn.
> Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu tiền mặt; Giấy Báo Có của Ngân hàng > Trình tự hạch toán:
Ke toán tong hợp căn cứ vào HĐ GTGT đế ghi vào nhật ký chung, sô cái, số chi tiết...
> Tài khoản sử dụng:
TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính > Số sách kế toán:
- Nhật ký chung
- Sổ chi tiết TK 515
- Sổ Cái TK 515
23.2.2 So liệu thực tế minh họa:
SVTH: Nguyễn Thị Diễm 56 GVHD: Ths.Tăng Thị Thanh Thủy
__________________
Xí Nghiệp Kinh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
- Bảng 2.5 : sổ Nhật Ký Chung ( PHỤ LỤC ) - Bảng 2.6 : sổ chi tiết TK 515 - Bảng 2.7 :SổcáiTK515 Bảng 2.6 CÔNG TY CỒ PHÀN KIM KHÍ TP.HCM - XN SÓ 5 SỎ CHI TIÉT Người lập biêu ( Ký, Họ tên) Tổng số dư Nọ' : 1.894.676 Tổng số dư Có : 1.894.676 Số dư cuối kỳ : 0 TP.HCM, Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Kế toán trường
SVTH: Nguyễn Thị Diễm 57 GVHD: Ths.Tăng Thị Thanh Thủy
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
Bảng 2.7
CÔNG TY CÓ PHẦN KIM KHÍ TP.HCM - XN SỐ 5 SỚ CÁI
Tên TK: Doanh thu hoạt động tài chính số hiệu: 515
Đơn vị tính: Đồng
Người lập biểu TP.HCM, Ngày 28 tháng 02 năm 2009
( Ký, Họ tên) Ke toán trưởng
2.3.3 Ke toán chi phí tài chính:2.3.3.1 Khái quát thực tế tại xí nghiệp 2.3.3.1 Khái quát thực tế tại xí nghiệp
Chi phí tài chính tại Xí nghiệp là chi phí lãi vay phải trả cho Công ty về việc nhận hàng hóa của Công ty và phát sinh lãi vay.
> Chứng từ sử dụng:
- Phiếu chi tiền mặt
- Giấy báo Nợ của Ngân hàng > Trình tự hạch toán:
SVTH: Nguyễn Thị Diễm 58 GVHD: Ths.Tăng Thị Thanh Thủy
Xí Nghiệp Kỉnh Doanh Kim Khí số 5 - Công ty cổ Phần Kim Khí Tp.HCM
> Sổ sách kế toán:
- Nhật ký chung
- Sổ Cái TK 635
- Sổ chi tiết TK 635
2.33.2 So liệu thực tế minh họa
Dựa vào bảng tính lãi vay tháng 02/2009 của Xí nghiệp thì trong tháng phát sinh khoản chi phí lãi vay phải trả của Công ty là 171.999.535đ.
Nợ TK 635: 171.999.535 đồng
Tên TK: Chi phí tài chính số hiệu: 635 Đơn vị tính: Đồng
Số dư đầu kỳ: 0
Tông phát sinh Nợ : 171.999.535