II. THỤC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH TOÁN TlỂN LƯƠNG VÀ
1. Giói thiệu về Phòng Tài chính kế toán.
1.1 Chức năng, Nhiệm vụ và đối tượng hoạch toán của phòng Tài chính Kế toán
a. Chức năng, Nhiệm vụ:
Phòng Tài chính kế toán được thành lập theo quyết định của xí nghiệp với chức năng chính là tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính kế toán, đảm bảo cân đối nguồn tài chính, thu chi đúng nguyên tắc đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu về tài chính của xí nghiệp. Nhiệm vụ của phòng:
- Lập và thực hiện kế hoạch tài chính theo tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
- Hạch toán kế toán nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc thu thập đầy đủ kịp thời các chứng từ kế toán, từ các bộ phận thu (hợp đồng thu phí hợp vệ sinh) thực hiện thu chi đúng chế độ qui định, nguyên tắc.
- Thanh quyết toán theo kế hoạch sản xuất với công ty và các bộ phận trong xí nghiệp.
-Xây dung qui chế quản lý tài chính kế toán và hệ thống tài khoản có liên quan đến đon giá phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
- Quản lý thu phí và dịch vụ vệ sinh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc xí nghiệp giao.
- Phòng Tài chính Kế toán Xí nghiệp chịu sự kiểm tra trực tiếp định kỳ hay bất thường của Phòng kế toán công ty.
b. Đối tượng hạch toán.
- Toàn bộ Tài sản, vốn của Xí nghiệp. - Toàn bộ Chi phí Sản xuất Kinh doanh.
Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác kế toán trong doanh nghiệp đều do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán phù hợp, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng, đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.
Hoạt động SXKD của Xí nghiệp được tiến hành trong phạm vi rất rộng nhưng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được đưa về phòng kế toán Xí nghiệp để sử lý. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, đảm bảo sự tập trung thống nhất trong hoạt động của phòng Tài chính kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kê toán.
GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP
- Phó trưởng phòng phụ trách quản lý phòng tài chính kế toán kiêm kế toán trưởng của xí nghiệp có nhiệm vụ chính giám sát, điều động, phân bổ chức năng cho từng người; là trợ lý đắc lực cho Giám đốc Xí nghiệp trong việc ra các Quyết định Tài chính trong Sản xuất kinh doanh; có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các phần kế toán; làm cho các hoạt động kinh tế theo đúng quy định của Nhà nước về chế độ kế toán thống kê; tổ chức kiểm tra chế độ kế toán trong nội bộ Xí nghiệp và các bộ phận; là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp, Công ty và nhà nước về công tác tài chính của Xí nghiệp.
- Kế toán Tổng hợp : thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê SXKD của Xí nghiệp, đồng thời là người kiểm tra phân tích số liệu; Kiểm tra các nội dung nghiệp vụ hạch toán tại các chứng từ ghi sổ giúp lãnh đạo phòng hướng dẫn các bộ phận kế toán ghi chép đúng chế độ quy định, đôn đốc lập chứng từ đúng thời gian quy định; Cuối tháng vào sổ cái và lập báo cáo.
- Kế toán Quỹ: Quản lý thu chi tiền từ các đơn vị, cá nhân, tổ chức kinh tế qua ngân hàng; Theo dõi chặt chẽ số séc, tiền mặt, ngân phiếu đã nộp vào ngân hàng, vào quỹ đối chiếu hàng ngày với Thủ quỹ về số dư cuối ngày; Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các chứng từ thu, chi Ngân hàng, theo dõi lãi tiền gửi.
- Kế toán nhiên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: Mở sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của nhiên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp.
- Kế toán Thanh toán theo dõi công nợ, các khoản phải trả, tạm ứng: Hàng ngày mở sổ theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. Lập bảng kê phân loại lên chứng từ ghi sổ cuối kỳ lập báo cáo số phát sinh, tính thuế, theo dõi đốc thúc thu hồi công nợ.
- Kế toán phí: Chuyên theo dõi việc thu phí vệ sinh theo quyết định 102/ƯB. - Thủ Quỹ: giữ quỹ tiền mặt và các chứng từ có giá trị nhu’ tiền; Thu chi theo phiếu được duyệt; cuối ngày đối chiếu số dư với kế toán quỹ.
1.3 Đặc điểm và phương pháp hạch toán tại phòng Tài chính kế toán.
Xí nghiệp môi trường đô thị số 4 là một đơn vị doanh nghiệp nhà nước 42
BẢNG TH CHÚNG TỪ SỔ, THẺ KẾ TOÁN KẾ TOÁN CHI TIẾT CHI TIẾT
CHÚNG TỪGHI SỔ BẢNG TH CHI
TIẾT SỐ PS Sổ đăng ký chứng
từ Chứng từ ghi sổ Sổ tổng hợp
SỐ LIỆU CTDIỄN GIẢI TK GHI NỢ TK GHI CÓ
DIỄN GIẢI SỐ HIỆU TK SỐ TIỀN GHI CHÚ
Nợ Có Nợ Có
CHỨNG TỪ GHI Sổ SỐ TIỀN
SỐ HIỆU NGÀY THÁNG
C.TỪGHISỔ DIỄN GIẢI
TK ĐỐI ỨNG SỐ TIỀN SỐ HIỆU THÁNG NỢ CÓ
khoản chuyên chi, hạch toán báo sổ dưới sự quản lý trực tiếp của phòng kế toán công ty.
Sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, các cán bộ kế toán của phòng thực hiện kiểm tra sự hợp pháp, hợp lý của chứng từ, sau đó tổng hợp chứng từ để thiết lập Bảng kê, Chứng từ ghi sổ... ghi chép sổ chi tiết, số tổng hợp ... Tổng hợp số liệu kế toán và lập Báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty. Từ các báo cáo đã lập, tiến hành phân tích nội dung kinh tế, nhằm thực hiện tham mưu cho Ban Giám đốc ra các quyết định quản lý.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Cùng với việc áp dụng chế độ kế toán mới của nhà nước ban hành năm 1995, Công ty MTĐT Hà nội (mà Xí nghiệp MTĐT số 4 là một đơn vị thành viên trực thuộc )áp dụng hệ thống Tài khoản kế toán đã được nhà nước ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Công ty đã tiến hành việc chuyển từ Tài khoản cũ sang Tài khoản mới. Về cơ bản, số lượng tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết được sử dụng trong công tác kế toán tại Công ty gồm đầy đủ các loại tài khoản kế toán mới. Công ty áp dụng phương pháp hạch toán tập trung tại phòng Tài chính Kế toán của công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ
Sơ đồ hình thức Kế toán chứng từ ghi sổ
CHÚNG TỪ GỐC SỔ QUỸ SỐ ĐẢNG KÝ CHÚNG TỪGHI SỔ SỔ CÁI BCTC Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Trình tự luân chuyển chứng từ về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Chứng từ gốc
(Bảng thanh toán lương)
Mọi hoạt động Tài chính phát sinh ở các Xí nghiệp đều được lập ngay chứng từ ban đầu. Kế toán tổng hợp ở các Xí nghiệp tiến hành ghi chép sổ sách ở các Xí nghiệp, hạch toán báo sổ và chuyển các chứng từ đó lên phòng TCKT công ty, để kế toán công ty hạch toán tổng hợp kết quả của toàn bộ công ty. Việc ghi chép sổ sách phải tuân theo đúng nguyên tắc chuyên môn nghiệp vụ do Nhà nước ban hành. Các xí nghiệp phải thực hiện đúng quy trình mở sổ sách kế toán theo hệ thống Tài khoản Kế toán thống nhất từ công ty đến xí nghiệp .
Một số biểu mẫu kế toán được sử dụng tại Công ty Môi trường đô thị Hà nội Bảng kê chứng từ (chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ...)
Tháng .... Năm...
Bảng kê chứng từ để ghi tất cả các nghiệp vụ phát sinh của 1 Tài khoản trong quá trình SXKD.
Chứng từ ghi sổ
Ngày ... tháng ... năm ....
Chứng từ ghi sổ dùng đê tập hợp số hiệu của các chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi nội dung sự việc đó.
Từ đây kế toán vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ngày ... tháng ... năm ....
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng số tiền của chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.
Sổ cái TK: ....
Họ và tên
Cấp bậc
lương hoặc cấp bậc chửc vụ
Ngày trong tháng Quy ra công
số công hưởng lương SP số công Số công Trần Thị Hương Thị Phương Lê Duy Đạt Nguyễn Thị Nga
Sổ cái là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng sổ tiền của các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.
Ngoài ra doanh nghiệp còn có thổ áp dụng các hình thức khác như : Nhật ký chứng từ, Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái... tuỳ theo sự lựa chọn của doanh nghiệp.
47