Được áp dụng trong các trường hợp:
1. Quên ghi nhận Nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2. Quan hệ đôắ ứng tài khoản đúng nhưng: số ghi sai (bỏ sót, cộng thiếu) < số đúng trên chứng từ. Cách sửa:
1. Căn cứ vào chứng từ định khoản rồi ghi vào các sổ có liên quan.
2. Dùng mực thường ghi thêm một bút toán giống bút toán đã ghi với số tiền bằng số chênh lệch thiếu.
2.2 - Phương pháp ghi số âm (Ghi đỏ):"Số âm" được thể hiện bằng:
Mực đỏ.
Mực thường có đóng khung } hay ngoặc đơn () chữ số. Được áp dụng trong các trường hợp:
1. Quan hệ đôắ ứng tài khoản đúng nhưng: số ghi sai > số đúng trên chứng từ, do ghi nhằm lẫn hoặc ghi trùng 2 lần cho một chứng từ.
2. Sai về quan hệ đôắ ứng tài khoản.
Cách sửa: Trước tiên, phải lập "chứng từ đắnh chắnh" để sửa chỗ sai có xác nhận của kế toán trưởng. Đôắ với trường hợp (1): số ghi sai > số đúng trên chứng từ: Ghi số âm đôắ với số tiền chênh lệch thừa.
Trường hợp (2) - Sai quan hệ đôắ ứng TK: Ghi một bút toán giống bút toán đã sai bằng số âm để hủy bút toán đã ghi, sau đó ghi lại bút toán đúng bằng mực thường.
8.2. Các hình thức kế toán:
Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định kỳ thông qua quá trình ghi chép theo dõi, tắnh toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ảnh các đôắ tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự phương pháp ghi sổ và môắ liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm cụ kế toán gọi là hình thức kế toán: Lịch sử phát triển khoa học kế toán đã trãi qua các hình thức kế toán sau đây:
Lê Dũng Hiệp
Hình thức nhật ký- sổ cái. Hình thức nhật ký chung. Hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức nhật ký chứng từ.
Việc áp dụng hình thức nào tùy thuộc vào quy mô , đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp. Vấn đề cần lưu ý là khi đã chọn hình thức nào để áp dụng thi nhất thiết phải tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức đó, tuyệt đôắ tránh chấp và tùy tiện làm theo ý riêng.
Hình thức nhật ký chung:
Hàng ngày cãn cứ vào các chứng từ gốc để ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp các nghiệp vụ trên số nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái. Hàng ngày hoặc định kỳ lấy số liệu trên nhật ký chung chuyển ghi vào sổ cái. Cuối tháng cộng số liệu của sổ cái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối số dư và số phát sinh của các tài khoản tổng hợp.
Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và cãn cứ vào đó để lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với số liệu chung của tài khoản đó trên sổ cái hay bảng cân đối số dư và số phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu. Bảng cân đối số phát sinh cùng với các bảng tổng hợp chi tiết đýợc dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
Hình thức nhật ký - sổ cái
Các loại sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái:
Sổ tổng hợp: Nhật ký - Sổ cái là sổ tổng hợp dùng phản ánh tất cả các NVKT phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (Tài khoản kế toán).
Sổ chi tiết: phản ánh chi tiết cụ thể từng NVKT phát sinh theo từng đôắ tượng kế toán riêng biệt.
Hình thức Nhật ký - Sổ cái:
Lê Dũng Hiệp