3. Những khó khăn đối với công tác quản trị nhân lực của Đơn vị
3.1.9 Giải pháp hoàn thiện ứng dụng tin học vào quản lý nhân lực
Trước đây, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự chủ yếu trên giấy tờ nên việc tìm kiếm các thông tin mỗi khi cần thiết tốn rất nhiều thời gian. Cũng vì hồ sơ nhân viên được lưu trữ thủ công nên việc rà soát, bổ sung các thông tin vào hồ sơ mất nhiều thời gian nên không được thực hiện nghiêm chỉnh. Chính vì vậy, việc cung cấp thông tin nhân lực được tiến hành rất chậm trễ và thụ động, không phải thông tin nào cần là có, độ chính xác thì khó đảm bảo. Khi cần một thông tin nào đó về cán bộ, Phòng Tổ chức phải sử dụng phương pháp thủ công lật giở tra cứu từng hồ sơ, do vậy mất nhiều
thời gian cho việc tổng hợp thông tin song nhiều khi vẫn không đáp ứng đủ thông tin theo yêu cầu.
Hiện nay, phần mềm quản trị nguồn nhân lực đã trở nên rất phổ biến, và là một công cụ quản lý mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực theo dõi và ghi nhận toàn bộ quá trình liên quan đến quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp bao gồm: hoạch định nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên... Nói một cách tổng quát, bằng việc sử dụng phần mềm quản lý nhân lực, nhà quản lý có thể quan sát được bức tranh toàn cảnh về nguồn nhân lực của Đơn vị mình.
Phần mềm quản trị nhân lực có một số tiện ích sau:
- Quản lý nhân viên: Phần mềm cho phép cập nhật tất cả các thông tin về lý lịch nhân viên, theo dõi toàn bộ quá trình công tác của nhân viên: hợp đồng lao động, khen thưởng, kỷ luật. Ngoài ra, còn cho phép tìm kiếm, chọn lọc nhân viên theo nhiều tiêu chí khác nhau; phân tích, thống kê về nhân lực của doanh nghiệp theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Quản lý tuyển dụng: Phần mềm lưu trữ thông tin trong các đợt tuyển dụng, kết quả thi tuyển để tái sử dụng trong những đợt sau giúp giảm chi phí về tuyển dụng. Dựa vào các yêu cầu cần tuyển dụng, tự động lựa chọn được những ứng viên đáp ứng yêu cầu dựa trên hồ sơ ứng viên. Cho phép tìm kiếm, phân loại thông tin ứng viên theo những tiêu chí khác nhau. Cung cấp các báo cáo thống kê phân tích tình hình tuyển dụng, thống kê chi phí tuyển dụng.
- Quản lý đào tạo: Tự động lập kế hoạch đào tạo hàng năm dựa vào yêu cầu đào tạo từ các phòng ban, nhân viên. Lọc danh sách nhân viên cần đào tạo các kỹ năng chuyên môn dựa vào tiêu chuẩn đào tạo cho từng chức danh, từng công việc. Lên danh sách các khóa học cần thiết để nâng cao kiến thức và nghiệp vụ cho nhân viên. Theo dõi các khóa đào tạo và kết quả đào tạo. Báo cáo tổng kết các khóa đào tạo. Thống kê chi phí cho từng lĩnh vực đào tạo và từng phòng ban, từng cá nhân theo tháng, quý, năm.
- Tổ chức lao động: Phần mềm hỗ trợ chấm công thủ công theo ngày/tháng hoặc bằng máy chấm công dùng thẻ từ, mã vạch, vân tay; phân ca làm việc tự động. Ngoài ra, phần mềm còn có phân hệ quản lý cấp phát đồng phục, trang bị BHLĐ; phân hệ quản lý tai nạn lao động.
- Quản lý đánh giá: Phần mềm cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá cho từng chức danh công việc; lưu và theo dõi kết quả đánh giá nhân viên; cung cấp các báo cáo về đánh giá thực hiện công việc.
- Tính lương: Phần mềm cho phép lập công thức tính lương linh động và hiệu quả theo nhiều cách khác nhau; tự động tính và quyết toán thuế thu nhập năm, các khoản cộng trừ vào lương; cung cấp các báo cáo phân tích quỹ lương.
- Quản lý ngân sách: Phần mềm cho phép theo dõi chi phí lao động, ngân sách tuyển dụng, đào tạo; phân tích ngân sách quản lý nhân lực sử dụng cho từng phòng ban và toàn Đơn vị, tính các tỷ lệ % sử dụng ngân sách giữa kế hoạch và thực tế theo kỳ để đưa ra các quyết định mang lại hiệu quả cao trong việc sử dụng ngân sách.
- Hệ thống báo cáo: Phần mềm cho phép cung cấp các báo cáo phục vụ thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định nhân lực, ngoài ra còn cung cấp đầy đủ các báo cáo theo yêu cầu của Nhà nước.
- Website khai thác thông tin nội bộ: Phần mềm tích hợp trang thông tin về nhân lực của Đơn vị giúp cho mọi nhân viên hiểu rõ các quy định chính sách về nhân lực, tạo cầu nối giữa cán bộ quản lý nhân lực và nhân viên.
Với những tính năng trên, có thể thấy rằng việc ứng dụng phần mềm quản trị nhân lực sẽ mang lại lợi ích to lớn:
- Quản trị thông tin nhân lực tốt hơn: Phần mềm nhân lực giúp cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định nhân lực một cách nhanh chóng, chính xác, bảo mật; thông tin nhân lực được khai thác hiệu quả hơn nhờ được xử lý, kết xuất theo nhiều tiêu thức tuỳ theo yêu cầu quản trị.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận nhân lực: Phần mềm nhân lực hợp lý sẽ giảm đáng kể gánh nặng quản lý hành chính cho bộ phận nhân lực. Hệ thống có thể giúp họ không phải thực hiện các nhiệm vụ thư ký ghi chép và cho phép họ tập trung vào chuyên môn nghiệp vụ, nhờ thế hiệu quả hoạt động được nâng cao.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Phần mềm nhân lực phù hợp sẽ giúp giảm chi phí ở nhiều mặt. Nhân sự được sắp xếp hợp lý thì không cần dùng nhiều người, ngoài ra việc khai thác và quản lý thông tin nhân lực chặt chẽ hơn có thể điều tiết giảm các khoản chi tiêu không cần thiết. Quá trình tuyển dụng và sử dụng nhân lực hiệu quả hơn, do vậy giảm thiểu những tốn kém về thời gian và tiền bạc khi phải tuyển và đào tạo nhân viên mới.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp: Nhờ những lợi ích trên, doanh nghiệp khai thác nguồn nhân lực của mình hiệu quả hơn, đồng thời duy trì và phát triển được nguồn nhân lực chất lượng cao, tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Doanh nghiệp đạt hiệu quả kinh doanh cao nhờ chi phí giảm đi, doanh thu tăng lên.
Nhận thức được những lợi ích to lớn của việc ứng dụng phần mềm quản trị nhân lực vào Đơn vị, đầu năm 2007 Đơn vị đã mua phần mềm quản trị nhân lực và triển khai việc ứng dụng. Tuy nhiên cho đến nay mọi công tác liên quan tới nhập số
liệu vẫn chưa hoàn tất nên hệ thống chưa thể đi vào sử dụng được. Nguyên nhân chính là do Đơn vị gặp khó khăn như:
- Những số liệu cũ đều được ghi chép trên một số lượng lớn giấy tờ sổ sách nên việc tập hợp, thống kê lại để nhập số liệu vào máy tính tốn rất nhiều thời gian và công sức. Phải mất một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành công việc này
- Trình độ tin học của các cán bộ quản lý và chuyên viên nhân sự của Đơn vị chưa tốt, do đó còn lúng túng trong việc sử dụng phần mềm quản lý nhân lực.
- Toàn bộ việc nhập số liệu mới chỉ có 2 nhân viên của phòng tổ chức thực hiện nên không tránh khỏi sự chậm chễ.
Để đẩy nhanh quá trình ứng dụng phần mềm quản trị nhân lực Đơn vị cần phải:
- Tổ chức đào tạo hướng dẫn cách sử dụng cho các cán bộ nhân sự trực tiếp sử dụng hệ thống mới bao gồm tất cả các nhân viên Phòng Tổ chức, các nhà quản lý.
- Phân công nhập số liệu cho nhiều người, định rõ số lượng cần phải nhập trong một ngày là bao nhiêu để đảm bảo công tác nhập số liệu được nhanh chóng, kịp thời.
KẾT LUẬN
Hoàn thiện công tác quản trị nhân lực là một yêu cầu cấp bách và thiết yếu đối với Cty CP Bưu Chính Viettel còn có rất nhiều hạn chế trong hoạt động do bị ảnh hưởng bởi các điều kiện tự nhiên - kinh tế - dân số, với mục đích trên em đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp “công tác quản trị nhân lực tại Cty CP Bưu Chính Viettel”
gồm các nội dung sau:
Chương 1: Khái quát chung về công ty cổ phần Bưu chính Viettel
Giới thiệu về công ty cổ phần bưu chính viettel ,quá trình hình thành và phát triển ,mô hình cơ cấu tổ chức,ngành nghề kinh doanh, các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị nhân lực và nội dung quản trị nhân lực trong doanh nghiệp BCVT.
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Cty CP Bưu Chính Viettel
Bưu Chính viettel và một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu Chính Viettel. Dựa trên cơ sở lý luận của Chương 1, tiến hành nghiên cứu, khảo sát, phân tích và đưa ra nhận xét về tình hình thực hiện công tác quản trị nhân lực tại Bưu Chính viettel.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại Cty CP Bưu Chính Viettel
Trên cơ sở nghiên cứu xu hướng đổi mới của quản trị nguồn nhân lực tại Việt Nam; định hướng phát triển nguồn nhân lực của Tập đoàn Viễn thông Quân Đội , định hướng phát triển của Bưu Chính Viettel, đánh giá hiện trạng công tác quản trị nhân lực tại Bưu Chính Viettel; chuyên đề đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại Bưu Chính Viettel
Để giải pháp có thể thực hiện được thì vai trò của lãnh đạo Bưu Chính Viettel là rất lớn. Lãnh đạo Bưu Chính Viettel cần quan tâm đến công tác quản trị nhân lực nhiều hơn, chỉ đạo nghiêm túc và sâu sát tình hình thực hiện các nội dung quản trị nhân lực.
Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do thời gian và kiến thức còn hạn chế, báo cao khó tránh khỏi còn nhiều thiếu sót. Em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô để em có thể hoàn chỉnh được kiến thức của mình, làm hành trang cho công việc sau này.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Ths:Vũ Trọng Nghĩa , và các CBCNV Công ty Cổ Phần Bưu Chính Viettel đã tạo điều kiện, hết sức giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tâp này.
Hà nội, ngày tháng năm 2010 Sinh viên thực hiện