7. Kết luận (Ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các yêu cầu chỉnh
3.1.1 Mô tả hệ thống
Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế, em đã thu thập đƣợc một số dữ liệu và phân chia hệ thống thành các quá trình nhƣ sau:
Quá trình đăng hồ sơ:
Khi có nhu cầu khiếu nại, tố cáo ngƣời khiếu nại có thể trực tiếp đến cơ quan để nộp hồ sơ. Khi đó bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ đăng hồ sơ của ngƣời khiếu nại lên hệ thống website để ngƣời khiếu nại có thể thuận tiện cho việc theo dõi hồ sơ, dễ dàng cho việc quản lý hồ sơ.
Ngoài ra, ngƣời khiếu nại cũng có thể truy cập bằng tài khoản của mình vào hệ thống website để đăng hồ sơ, giúp cho ngƣời khiếu nại và bộ phận tiếp nhận hồ sơ tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí. Khi ngƣời khiếu nại đăng hồ sơ, hệ thống sẽ lƣu trữ thông tin hồ sơ để thuận tiện chi việc quản lý của cơ quan sau này. Đồng thời hệ thống cũng hiển thị thông tin chi tiết của hồ sơ cho ngƣời khiếu nại đƣợc biết.
Đối với hồ sơ cùng một khiếu nại, tố cáo nhƣng có nhiều ngƣời khiếu nại thì chỉ cần ngƣời đại diện đăng hồ sơ.
Quá trình tiếp nhận hồ sơ:
Khi có hồ sơ đến, cán bộ tiếp nhận có thể tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, sau đó sẽ đăng hồ sơ lên hệ thống website.
Ngoài ra cán bộ tiếp nhận hồ sơ cũng có thể đăng nhập vào hệ thống website bằng tài khoản của mình để xem và tiếp nhận hồ sơ. Khi có hồ sơ đến để tiếp nhận thì hệ thống sẽ thông báo cho cán bộ tiếp nhận đƣợc biết. Những hồ sơ nào đƣợc tiếp nhận sẽ chuyển đến cho cán bộ lãnh đạo xét duyệt và phân công, khi
GVHD: Phạm Thị Xuân Lộc SVTH: Cao Hoàng Chuyện Page 17
đó cán bộ tiếp nhận sẽ ghi nhận lại hồ sơ và viết phiếu nhận hồ sơ gửi lại cho ngƣời ngƣời khiếu nại đƣợc biết là hồ sơ của mình đã đƣợc tiếp nhận. Những hồ sơ không đƣợc tiếp nhận hay cần phải cổ sung thì cán bộ tiếp nhận sẽ thông tin cho ngƣời khiếu nại đƣợc rõ.
Quá trình xét duyệt, phân công hồ sơ:
Khi có hồ sơ đến để xét duyệt và phân công, hệ thống sẽ thông báo cho cán bộ lãnh đạo biết. Cán bộ lãnh đạo sẽ xét duyệt và phân công cho cán bộ xử lý để xử lý hồ sơ. Những hồ sơ nào đƣợc xét duyệt hay không đƣợc xét thì cán bộ lãnh đạo sẽ thông tin và gửi kèm văn bản trả lời (nếu có) cho ngƣời khiếu nại đƣợc biết.
Quá trình xử lý hồ sơ:
Khi có hồ sơ đến để xử lý hệ thống sẽ thông báo cho cán bộ xử lý đƣợc biết có bao nhiêu hồ sơ chờ đƣợc xử lý, tiến hành xử lý hồ sơ và trả kết quả cho ngƣời khiếu nại.
Báo cáo – thống kê hồ sơ:
Mỗi tháng / quý / năm, cơ quan sẽ thống kê số lƣợng hồ sơ bao gồm hồ sơ đến, hồ sơ tiếp nhận, hồ sơ không tiếp nhận, hồ sơ đã xử lý, hồ sơ chƣa xử lý, hồ sơ đang xử lý, hồ sơ xử lý không đƣợc…