II. Quy trỡnh hạch toỏn cỏc phần hành kế toỏn cụ thể, tài khoản sử dụng và biểu mẫu chứng từ kế toỏn:
2.2 Quy trỡnh kế toỏn cỏc nghiệp vụ sử dụng vốn:
a. Lưu đồ quy trỡnh: Phụ lục III b. Tài khoản sử dụng:
Cỏc tài khoản nhúm 12,13,14,15, tài khoản loại 2 và cỏc tài khoản phản ỏnh doanh thu loại 7.
c. Điờự khoản thi hành:
Hướng dẫn này cú hiệu lực từ ngày 1/1/2005 phự hợp với quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004 của Thống đốc NHNN về việc ban hành hệ thống tài khoản kế toỏn của TCTD.
2.2.1 Kế toỏn gửi tiền tại cỏc tổ chức tớn dụng:
a. Kế toỏn nghiệp vụ:
Theo dừi và hạch toỏn dự thu hàng thỏng cỏc khoản gửi cũng như việc thu gốc và lói khi đến hạn hợp đồng.
Lưu trữ hợp đồng, khế ước, phiếu tớnh lói khoa học dễ tra cứu.
Nắm được những điểm cơ bản như số tiền gửi, kỳ thu lói, lói suất của hợp đồng.
b. Biểu mẫu chứng từ kế toỏn:
Bao gồm: Bảng kờ tớnh lói; Phiếu chi; Phiếu hạch toỏn.
c. Đối chiếu kiểm tra:
Hàng ngày khi cú phỏt sinh nghiệp vụ gửi, thu gốc và lói kế toỏn cần kiểm tra cỏc thụng tin về số dư tiền gửi, thu gốc và lói về: lói suất nhập của hợp đồng mới, ngày giỏ trị, ngày tất toỏn hợp đồng giữa số kế toỏn và hồ sơ trờn phần mềm. Phỏt hiện sai sút, thụng bỏo cho phũng nghiệp vụ bằng văn bản và xử lý ngay trong ngày phỏt sinh giao dịch.
Định kỳ cuối thỏng, kế toỏn kiểm tra số liệu trờn sổ chi tiết so với bảng cõn đối số phỏt sinh tổng hợp về: số dư đầu kỳ, số phỏt sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sau khi đối chiếu nếu phỏt hiện sai sút, xỏc định nguyờn nhõn và điều chỉnh kịp thời cho khớp.
d. Lưu hồ sơ:
Bộ chứng từ chuyển tiền gồm: Hợp đồng gửi tiền bản gốc, cỏc giấy tờ liờn quan.
Bộ hồ sơ lưu theo khỏch hàng: là cỏc bản sao hợp đồng tiền gửi. Định kỳ cuối năm, khi kết thỳc hợp đồng đúng thành tập riờng theo từng khỏch hàng.
2.2.2 Kế toỏn cho vay cỏc tổ chức tớn dụng:
a. Kế toỏn nghiệp vụ:
Phản ỏnh chớnh xỏc, kịp thời cỏc nghiệp vụ phỏt sinh.
Theo dừi và hạch toỏn dự thu hàng thỏng cỏc khoản cho vay cũng như việc thu gốc và lói vay khi đến hạn hợp đồng của từng khỏch hàng.
Nắm được những điểm cơ bản như số tiền cho vay, đIũu kiện cho vay, lói suất cho vay trong hợp đồng.
b. Biểu mẫu chứng từ kế toỏn:
Bao gồm: Bảng kờ tớnh lói; Phiếu chi; Phiếu hạch toỏn. c. Đối chiếu kiểm tra:
Hàng ngày khi cú nghiệp vụ cho vay, thu gốc và lói kế toỏn cần kiểm tra cỏc thụng tin về số dư cho vay, trả gốc và lói về: lói suất nhập của hợp đồng mới, ngày giỏ trị, ngày tất toỏn hợp đồng giữa số kế toỏn và hồ sơ trờn phần mềm. Phỏt hiện sai sút, thụng bỏo cho phũng nghiệp vụ bằng văn bản và xử lý ngay trong ngày phỏt sinh giao dịch.
Định kỳ cuối thỏng, kế toỏn kiểm tra số liệu trờn sổ chi tiết so với bảng cõn đối số phỏt sinh tổng hợp về: số dư đầu kỳ, số phỏt sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sau khi đối chiếu nếu phỏt hiện sai sút, xỏc định nguyờn nhõn và điều chỉnh kịp thời cho khớp.
d. Lưu hồ sơ:
Đối với hợp đồng cho vay theo hạn mức: mỗi lần khỏch hàng rỳt vốn, hợp đồng hạn mức được lưu vào một file riờng nhằm theo dừi trong suốt thời gian rỳt vốn của hợp đồng. Bộ chứng từ chuyển tiền là KƯNN(bản gốc), lệnh giải ngõn, giấy bỏo Nợ ngõn hàng, phiếu chi. Định kỳ cuối năm, khi kết thỳc hợp đồng hạn mức, đúng hợp đồng hạn mức thành lập riờng cho từng khỏch hàng.
Đối với hợp đồng cho vay theo mún: bộ chứng từ chuyển tiền gồm: hợp đồng cho vay kiờm giấy nhận nợ bản gốc(bản sao lưu vao file theo dừi từng khỏch hàng), KƯNN(bản gốc), lệnh giảI ngõn(bản gốc), giấy bỏo Nợ ngõn hàng. Định kỳ cuối năm, khi kết thỳc hợp đồng, đúng hợp đồng(bản sao) thành lập riờng cho từng khỏch hàng.
2.2.3 Kế toỏn cho vay cỏc tổ chức kinh tế:
a. Kế toỏn nghiệp vụ:
Ghi chộp, phản ỏnh một cỏch chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời cỏc khoản cho vay, thu nợ, thu lói, theo dừi dư nợ thuộc nghiệp vụ tớn dụng của ngõn hàng theo từng đối tượng vay, từng mún vay và tuõn thủ cỏc quy định của chế độ tớn dụng.
Kiểm tra, giỏm sỏt một cỏch chặt chẽ, đảm bảo an toàn tài sản của cụng ty và khỏch hàng.
Cung cấp thụng tin phục vụ lónh đạo, quản lý tớn dụng đạt hiệu quả cao. Quản lý hồ sơ vay vốn của khỏch hàng một cỏch chặt chẽ, lưu trữ khoa học b. Biểu mẫu chứng từ kế toỏn:
Bao gồm: Bảng kờ tớnh lói; Phiếu chi; Phiếu hạch toỏn. c. Đối chiếu kiểm tra:
Hàng ngày khi cú phỏt sinh nghiệp vụ cho vay, thu gốc và lói. Kế toỏn cần kiểm tra cỏc thụng tin về số dư cho vay, trả gốc và lói về: lói suất nhập của hợp đồng mới, ngày giỏ trị, ngày tất toỏn hợp đồng giữa số kế toỏn và hồ sơ trờn phần mềm. Phỏt hiện sai sút, thụng bỏo cho phũng nghiệp vụ bằng văn bản và xử lý ngay trong ngày phỏt sinh giao dịch.
Định kỳ cuối thỏng, kế toỏn kiểm tra số liệu trờn sổ chi tiết so với bảng cõn đối số phỏt sinh tổng hợp về: số dư đầu kỳ, số phỏt sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sau khi đối chiếu nếu phỏt hiện sai sút, xỏc định nguyờn nhõn và điều chỉnh kịp thời cho khớp.
d. Lưu hồ sơ:
Đối với hợp đồng cho vay theo hạn mức: mỗi lần khỏch hàng rỳt vốn, hợp đồng hạn mức được lưu vào một file riờng nhằm theo dừi trong suốt thời gian rỳt vốn của hợp đồng. Bộ chứng từ chuyển tiền là KƯNN(bản gốc), lệnh giải ngõn, giấy bỏo Nợ ngõn hàng, phiếu chi. Định kỳ cuối năm, khi kết thỳc hợp đồng hạn mức, đúng hợp đồng hạn mức thành lập riờng cho từng khỏch hàng.
Đối với hợp đồng cho vay theo mún: bộ chứng từ chuyển tiền gồm: hợp đồng cho vay kiờm giấy nhận nợ bản gốc(bản sao lưu vao file theo dừi từng khỏch hàng), KƯNN(bản gốc), lệnh giải ngõn(bản gốc), giấy bỏo Nợ ngõn hàng. Định kỳ cuối năm, khi kết thỳc hợp đồng, đúng hợp đồng(bản sao) thành lập riờng cho từng khỏch hàng.
2.2.4 Kế toỏn cho vay trả gúp bằng lương, cho vay cầm cố thế chấp đối với cỏ nhõn:
a. Mục đớch:
Quy trỡnh này hướng dẫn cụng tỏc hạch toỏn nghiệp vụ cho vay trả gúp bằng lương, cầm cố, thế chấp đối với CBCNV nghành Dầu khớ tại cỏc phũng giao dịch và kiểm soỏt cỏc phỏt sinh liờn quan đến nghiệp vụ trờn tại phũng kế toỏn cụng ty hoặc chi nhỏnh.
b. Yờu cầu kế toỏn:
Đối với phũng giao dịch:
Kế toỏn phũng giao dịch theo dừi, phản ỏnh một cỏch chớnh xỏc, đầy đủ kịp thời cỏc khoản cho vay theo từng đối tượng, từng mún vay, từng hợp đồng tớn dụng.
Hạch toỏn lói dự thu hàng thỏng, theo dừi và thường xuyờn đốc thỳc khỏch hàng trả lói và gốc đỳng hạn. Phiếu hạch toỏn lói dự thu phải cú bảng kờ tớnh lói đớnh kốm.
Hạch toỏn ngoại bảng kịp thời và chớnh xỏc, phiếu nhập ngoại bảng phải cú hợp đồng cầm cố, tài sản thế chấp đớnh kốm. Phiếu xuất ngoại bảng phải cú biờn bản giải chấp tài sản đớnh kốm. Đối với hồ sơ cầm cố và cho vay trả gúp bằng lương lưu tại kột phũng giao dịch. Hồ sơ tài sản thế chấp lưu tại kột Cụng ty phải cú phiếu giữ kho trong đú phải ghi rừ bờn giao(đại diện phũng giao dịch), bờn nhận(thủ quỹ cụng ty), ngày giao nhận và nội dung giao nhận.
Lưu trữ hồ sơ cho vay(trả gúp bằng lương, cầm cố) khoa học: chứng từ gốc để hạch toỏn và giải ngõn cho khỏch hàng bao gồm: khế ước, hợp đồng tớn dụng, lệnh giải ngõn, phiếu chi(hoặc giấy bỏo Nợ hoặc phiếu hạch toỏn điờự chuyển vốn từ Cụng ty).
Kế toỏn phũng giao dịch cập nhật kịp thời vào hồ sơ tớn dụng cỏc khoản vay khi cú phỏt sinh. Yờu cầu cập nhật thụng tin trờn phần mềm phải chớnh xỏc: thụng tin về dư nợ, ngày cho vay, thời hạn cho vay, lói suất cho vay. Trong quỏ trỡnh tớnh lói, thu lói và thu nợ gốc của khỏch hàng cựng phải được cập nhật vào hồ sơ tớn dụng đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời.
Thường xuyờn đối chiếu sự khớp đỳng giữa hồ sơ với kế toỏn. Đối với kế toỏn Cụng ty:
Hàng ngày kế toỏn kiểm soỏt cỏc nghiệp vụ cho vay phỏt sinh tại phũng giao dịch.
Kiểm soỏt cỏc khoản dự thu hàng thỏng, hạch toỏn cỏc khoản thu gốc và lóI tại cỏc phũng giao dịch.
Kiểm tra tớnh hợp lý của số dư trờn cỏc tài khoản loại 2, sự khớp đỳng giữa số liệu trờn sổ kế toỏn và hồ sơ, kiểm tra việc hạch toỏn và vào hồ sơ ngoại bảng tại cỏc phũng giao dịch.
Hướng dẫn cỏc phũng giao dịch xử lý cỏc sai sút, hạch toỏn cỏc nghiệp vụ phỏt sinh kịp thời.
Theo dừi doanh thu thực tế và chi phớ nội bộ cho vay phỏt sinh tại cỏc phũng giao dịch. Đối chiếu doanh thu chi phớ liờn quan đến nghiệp vụ cho vay vốn của cỏc phũng giao dịch.
c.Đối chiếu kiểm tra:
Hàng ngày khi cú phỏt sinh nghiệp vụ cho vay, kế toỏn cần kiểm tra cỏc thụng tin về số dư cho vay, kiểm tra giữa số kế toỏn và hồ sơ(từng khỏch hàng) trờn phần mềm mỏy tớnh. Phỏt hiện sai sút thụng bỏo cho phũng giao dịch để xử lý ngay trong ngày phỏt sinh giao dịch.
Định kỳ cuối thỏng, kế toỏn kiểm tra số liệu trờn sổ chi tiết so với bảng cõn đối số phỏt sinh tổng hợp về: số dư đầu kỳ, số phỏt sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sau khi đối chiếu nếu phỏt hiện sai sút, xỏc định nguyờn nhõn và điều chỉnh kịp thời cho khớp.
d. Lưu hồ sơ:
Đối với bộ chứng từ giải ngõn: khi hoàn tất việc giải ngõn cho khỏch hàng, kế toỏn phũng giao dịch đúng chứng từ gồm cú: hợp đồng tớn dụng(bản gốc), lệnh giải ngõn, khế ước ngõn hàng, phiếu hạch toỏn giải ngõn, phiếu nhập ngoại bảng.
Đối với bộ chứng từ lưu file:
Hồ sơ cho vay cầm cố chứng từ cú giỏ(bản gốc): khi hoàn tất việc giải ngõn cho khỏch hàng, phũng giao dịch lưu hồ sơ theo file hồ sơ cầm cố(hồ sơ được sắp xếp theo ngày phỏt sinh).
Hồ sơ cho vay trả gúp bằng lương(bản gốc): khi hoàn tất việc giải ngõn cho khỏch hàng, phũng giao dịch lưu hồ sơ theo ngày phỏt sinh giao dịch.
Hồ sơ cho vay thế chấp tài sản đảm bảo: khi hoàn tất việc giải ngõn cho khỏch hàng, phũng giao dịch làm thủ tục nhập kho cụng ty, biờn bản bàn giao được làm 2 bản(người nhận là thủ quỹ cụng ty và bờn giao là người đại diện phũng giao dịch), mỗi bờn giữ một bản. Đồng thời phũng giao dịch photo một bộ hồ sơ để lưu vào một file hồ sơ thế chấp tại phũng giao dịch.
2.2.5 Kế toỏn kinh doanh chứng khoỏn:
a. Kế toỏn nghiệp vụ:
Nắm được cỏc nguyờn tắc cơ bản hạch toỏn kinh doanh chứng khoỏn như: Giỏ trị chứng khoỏn phải được hạch toỏn theo giỏ thực tế giỏ mua cộng cỏc chi phớ mua(nếu cú) như phớ mụi giới, phớ ngõn hàng, cỏc khoản phớ khỏc…
Vào thời điểm cuối năm căn cứ vào giỏ thị trường của cỏc loại cổ phiếu đang nắm giữ tại cụng ty, kế toỏn phản ỏnh tỡnh hỡnh trớch lập dự phũng giảm giỏ chứng khoỏn. Dự phũng giảm giỏ chứng khoỏn phải tuõn thủ cỏc quy định tài chớnh hiện hành.
Sổ kế toỏn chi tiết phải được mở để theo dừi theo từng loại cổ phiếu, trỏi phiếu kinh doanh niờm yết trờn TTCK.
Lợi tức của cỏc loại cổ phiếu, trỏi phiếu phải được tớnh hạch toỏn kịp thời khi nhận được thụng bỏo trả cổ tức.
Xuất bỏn chứng khoỏn dựa trờn nguyờn tắc ỏp dụng giỏ bỡnh quõn cho mỗi lần bỏn chứng khoỏn bằng số dư giỏ trị chứng khoỏn chia cho số lượng chứng khoỏn nắm giữ.
Phản ỏnh chớnh xỏc, kịp thời cỏc nghiệp vụ phỏt sinh. Khi hạch toỏn mua bỏn chứng khoỏn kế toỏn phải đồng thời phản ỏnh tỡnh hỡnh tăng giảm số lượng chứng khoỏn lưu ký tại cụng ty chứng khoỏn. Thường xuyờn đối chiếu kiểm tra trờn số dư tài khoản tiền gửi, số dư chứng khoỏn lưu ký trờn tài khoản tại cụng ty chứng khoỏn.
Lưu trữ chứng từ khoa học, dễ tra cứu. b.Biểu mẫu chứng từ kế toỏn:
Bao gồm: Bảng lập dự phũng giảm giỏ chứng khoỏn và bảng chi tiết mua bỏn chứng khoỏn niờm yết.
Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày khớp lệnh, Ban chứng khoỏn phải chuyển phiếu xỏc nhận giao dịch chứng khoỏn về phũng kế toỏn.
Ban chứng khoỏn gửi xỏc nhận về việc được hưởng cổ tức, trỏi tức về phũng kế toỏn trước ngày 30 hàng thỏng để hạch toỏn doanh thu.
Phiếu xỏc nhận giao dịch và cỏc bằng chứng ghi nhận cỏc khoản thu nhập: thụng bỏo trả cổ tức, liệt kờ giao dịch trong thỏng, sổ chi tiết chớnh là cỏc chứng từ gốc và được đớnh kốm vào cỏc phiếu hạch toỏn khi cú phỏt sinh.
Lưu sổ phụ tài khoản tiền gửi kinh doanh chứng khoỏn của PVFC tại BSC, đối chiếu và lấy xỏc nhận số dư tài khoản này với BSC vào thời điểm cuối thỏng, cuối năm.
2.2.6 Kế toỏn đầu tư chứng từ cú giỏ:
a. Kế toỏn nghiệp vụ:
Xuất bỏn CTCG theo phương phỏp giỏ thực tế đớch danh.
Tớnh và hạch toỏn lói dự thu CTCG hàng thỏng, kế toỏn chỉ ghi nhận doanh thu từ đầu tư CTCG cho thời gian mà PVFC thực sở hữu CTCG.
Đối với CTCG lói trả trước, kế toỏn chỉ hạch toỏn phõn bổ phần lói trả trước mà PVFC thực thu.
Kế toỏn mở sổ kế toỏn chi tiết đầu tư CTCG theo tổ chức tớn dụng phỏt hành CTCG. Ngoài ra, kế toỏn nhập và theo dừi hồ sơ CTCG được chi tiết theo tổ chức phỏt hành, mệnh giỏ, lói suất, kỳ hạn CTCG, tỡnh trạng lưu giữ CTCG.
Kế toỏn thường xuyờn kiểm tra kỳ thu lói và ngày đỏo hạn CTCG.
Vào thời điểm cuối năm, căn cứ vào giỏ thị trường của cỏc loại CTCG được niờm yết trờn thị trường hoặc cú bằng chứng tin cậy về giỏ của CTCG đang nắm giữ, kế toỏn phản ỏnh tỡnh hỡnh trớch lập dự phũng giảm giỏ CTCG. Dự phũng giảm giỏ CTCG phải tuõn thủ cỏc quy định tài chớnh hiện hành.
b. Biểu mẫu chứng từ kế toỏn:
Bao gồm: Bảng kờ tớnh lói; phiếu nhập xuất ngoại bảng; bảng Lập dự phũng giảm giỏ chứng khoỏn.
Hợp đồng mua (bỏn) CTCG lưu bản chớnh vào chứng từ kế toỏn chuyển tiền khi mua (bỏn) CTCG. Ngoài ra, để thuận lợi cho cụng tỏc tra cứu, kế toỏn photo1 bản hợp đồng mua (bỏn) CTCG để lưu file. Lưu file biờn bản bàn giao CTCG.