Công ty cổ phần than Tây Nam Đá Mài có cơ cấu tổ chức quản lý tương đối ổn định, phù hợp với chiến lược phát triển của Tập đoàn và của Công ty. Để đảm bảo công ty luôn vững mạnh và phát triển, công ty đã liên tục rà soát, sắp xếp lại lao động, sát nhập lại một số phòng ban chức năng. Bộ máy quản lý được tổ chức xây dựng theo kiểu trực tuyến, chức năng này nhằm phát huy vai trò tham mưu, tư vấn của bộ phận chức năng cho bộ phận trực tuyến nhằm đưa ra các quy định đúng đắn.
Trong thực tế sản xuất, mỗi hình thức tổ chức trên đều khá phức tạp, đòi hỏi trình độ quản lý vừa sâu, vừa rộng của giám đốc. Giám đốc công ty thực hiện chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông qua các hoạt động sản xuất. Các phòng ban theo chức năng được phân công nhiệm vụ điều hành, giám sát các quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, đến từng phân xưởng, công trường, đồng thời làm tham mưu cho Giám đốc để Giám đốc có những quyết định đúng đắn kịp thời về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nhiệm vụ của các phòng ban, công xưởng, phân xưởng.
Đại hội cổ đông.
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy quyền. ĐHĐCĐ có quyền sau: - Thông qua sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty.
- Thông qua kế hoạch phát triển của Công ty, thông qua báo cáo tài chính hàng năm, các báo cáo của ban kiểm soát, Hội đồng quản trị và của các kiểm toán viên.
- Các quyền khác được quy định tại điều lệ công ty. Hội đồng quản trị.
HĐQT công ty bao gồm 5 thành viên có nhiệm kỳ 5 năm. HĐQT là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty.
• Giám đốc điều hành.
Đại diện pháp lý của công ty, được chủ tịch hội đồng quản trị ủy quyền, là người điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hàng ngày. Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao thông qua hợp đồng đã ký kết giữa giám đốc và công ty.
• Ban kiểm soát.
Ban kiểm soát gồm 3 người, là tổ chức thay mặt cho cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động của công ty với nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể: Kiểm tra tính trung thực, hợp pháp trong hội đồng quản lý, điều hành công ty trong các sổ sách báo cáo
• Phó giám đốc kỹ thuật, sản xuất.
Giúp giám đốc điều hành mảng kỹ thuật sản xuất thuộc công ty. Kỹ thuật khai thác, sửa chữa cơ điện, an toàn nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ sản xuất.
• Phó giám đốc kinh tế tiêu thụ.
Giúp giám đốc chỉ đạo mảng chế biến, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu thị trường lĩnh vực kinh doanh của công ty.
Ngoài ra còn có các công trường, phân xưởng và các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo công ty trong công tác quản lý, điều hành và thực hiện các công việc.
+ Công trường khai thác: Căn cứ vào năng lực thiết bị và nhiệm vụ được giao có trách nhiệm tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất tác nghiệp hàng ngày, tuần, tháng đảm bảo đúng tiến độ khoan nổ mìn bốc xúc đất đá và than nguyên khai theo kế hoạch được giao. Đồng thời thực hiện đúng yêu cầu: Năng suất, chất lượng, hiệu quả và an toàn trong sản xuất. Phát huy tối đa năng lực sản xuất nhằm tối thiểu hóa các chi phí sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất.
+ Các phân xưởng vận tải: Tổ chức vận chuyển đất đá tại khai trường sản xuất, vận chuyển than nguyên khai từ vỉa và nhập kho công trường chế biến, vận chuyển than sạch đến nơi tiêu thụ. Phối kết hợp với các bộ phận bốc xúc của công trường khai thác, bộ phận tiêu thụ đảm bảo đáp ứng tiến độ thi công và yêu cầu về tiêu thụ của công ty. Đảm bảo an toàn và hiệu quả, thực hiện tốt hệ số tiêu thụ thiết bị. Tổ chức đưa đón nhân viên theo các ca sản xuất.
+ Công trường chế biến: Tổ chức tiếp nhận than nguyên khai từ công trường khai thác, có trách nhiệm quản lý, chế biến, đảm bảo đúng đủ về chất lượng, suất thành phẩm kịp thời đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ tiêu thụ.
+ Phân xưởng cơ điện: Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lón cho các máy móc thiết bị, đảm bảo quy trình, quy phạm quản lý máy móc thiết bị tối thiểu hóa thời gian ngừng việc chờ sửa chữa của máy móc thiết bị, nâng cao năng lực sản xuất.
+ Phòng kỹ thuật sản xuất – môi trường – An toàn: Tham mưu cho Giám đốc điều hành, HĐQT Công ty xây dựng, quản lý, chỉ đạo hướng dẫn tổ chức thực hiện công tác, kỹ thuật khai thác mỏ, an toàn và môi trường của công ty. Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch khai thác trong từng thời kỳ kế hoạch, quy trình công nghiệ khai thác, quy trình đổ thải để xác định cung độ, độ dốc vận tải từng kỳ. Giám sát thực hiện tốt công tác an toàn bảo hộ lao động. Kết hợp với phòng trắc địa nghiệm thu khối lượng mỏ thực hiện hàng tháng, quý, năm theo đúng tiến độ. Chủ trì xác nhận khối lượng công việc phát sinh trong quá trình khai thác. Đề xuất các biện pháp quản lý về công nghệ khai thác để giảm chi phí. Quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu công nghệ, đảm bảo kỹ thuật an toàn và hiệu quả.
+ Phòng kế hoạch và quản trị chi phí: Tham mưu cho giám đốc điều hành, HĐQT xây dựng, quản lý chỉ đạo hướng dẫn và thực hiện công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh, vật tư, nhiên liệu, kế hoạch giá thành, khoán quản trị về chi phí. Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty theo định kỳ tháng, quý, năm và 5 năm(kế hoạch ngắn hạn, dài hạn). Soạn thảo các hợp đồng kinh tế liên quan đến sản xuất kinh doanh. Thường trực công tác khoán chi phí của công ty.
+ Phòng tiêu thụ: Tham mưu cho Giám đốc điều hành, HĐQT công ty xây dựng quản lý chỉ đạo thực hiện công tác tiêu thụ than của công ty. Điều hành công tác tiêu thụ của công ty, tìm kiếm khai thác thị trường phục vụ tiêu thụ toàn bộ khối lượng than của công ty. Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, nghiệm thu sản phẩm, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động tiêu thụ sản phẩm.
+ Phòng Đầu tư xây dựng cơ bản: Tham mưu giúp giám đốc điều hành, hội đồng quản trị công ty xây dựng, quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện công tác đầu tư, xây dựng co bản của công ty. Chịu trách nhiệm về công tác KT – XDCB, thay thế đổi mới công nghệ đưa vào sản xuất, theo dõi gián tiếp tình trạng máy móc, thiết bị, tiến độ thi công các công trình XDCB, cùng các phòng nghiệp vụ quyết toán các công trình.
+ Văn phòng: Đảm bảo quản trị chặt chẽ giấy tờ, công văn, gửi giấy tờ công văn kịp thời và đúng đủ tới các phòng chức năng liên quan. Quản lý và điều hành tốt xe con và xe chở thực phẩm. Lập kế hoạch sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, điện thoại trong công ty.
+ Phòng kế toán – Tài chính – Thống kê: Tham mưu giúp Kế toán trưởng, Giám đốc điều hành, Hội đồng quản trị xây dựng quản lý chỉ đạo hướng dẫn thực hiện công tác hạch toán kế toán, công tác tài chính thống kê sản xuất kinh doanh xây dựng cơ bản công tác tín dụng và thanh toán.
Trong công ty việc phối hợp sản xuất giữa các đơn vị được tiến hành chặt chẽ. Công ty có quan hệ chặt chẽ với các đơn vị bạn trong tập đoàn công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam. Điều đó đã giúp cho công ty luôn hoàn thành kế hoạch được cấp trên giao.
1.3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất nên Công ty Cổ phần than Tây Nam Đá Mài áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập trung, trong đó phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp hạch toán chi tiết, lập báo cáo kế toán tài chính phân tích hoạt động kinh tế, kiểm tra công tác kế toán, thu thập và xử lý thông tin kế toán, ở các đơn vị sản xuất được bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập chứng từ và lập các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh tế của công ty gửi về phòng kế toán theo thời gian quy định để hạch toán.
Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán của công ty.