3.1. Sơ đồ cơ cấu quản lý của Công ty
3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
* Phòng xuất nhập khẩu
Đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụ thâu tóm tổng hợp, truyền đạt hướng dẫn nhân viên về các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu theo kế hoạch đã đề ra của Ban giám đốc, chịu mọi trách nhiệm liên quan đến các nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
Nhân viên trong phòng được bố trí theo từng nhiệm vụ cụ thể, nhân viên chuyên về nghiệp vụ hàng xuất, nhân viên chuyên về các vấn đề liên quan đến hàng nhập…
Phòng xuất nhập có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban khác trong công ty để biết được khả năng sản xuất của Công ty Nam Sơn từ đó lập ra kế hoạch xuất nhập khẩu phù hợp với năng lực của Công ty. Có nhiệm vụ liên hệ với các đối tác nước ngoài, tìm hiểu đối tác để biết được nhu cầu còng nh khả năng đáp ứng các nhu cầu của đối tác từ đó đi đến kí kết các hợp đồng trong xuất nhập khẩu. Phòng xuất nhập khẩu còn có nhiệm vụ kê khai các giấy tờ có liên quan (hoá đơn, vận đơn, tờ khai…) với các cơ quan nhà nước có liên quan nh hải quan, bộ thương mại…
* Phòng kế hoạch
Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng lên kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH May Nam Sơn dùa trên các điều khoản trong các hợp đồng nhận gia công với các đối tác nước ngoài làm sao để cho tiến độ sản xuất kinh doanh không bị chậm trễ so với hợp đồng.
Phòng kế hoạch còn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển của Nam Sơn, trình ban giám đốc để có ý kiến chỉ đạo cũng như quyết định chính thức.
Phòng kế hoạch còn phải phân chia, lập kế hoạch cụ thể cho các tổ sản xuất để làm sao các tổ sản xuất có những nhiệm vụ rõ ràng, không bị chồng chéo công việc.
* Phòng kế toán
Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán là quản lý tất cả các vấn đề có liên quan đến tài chính của công ty Nam Sơn. Tất cả các khoản thu, chi của công ty Nam Sơn từ việc trả lương công nhân viên, mua bán trang thiết bị sản xuất, tiền hàng thu được từ các bên đặt gia công… đều được phòng kế toán nắm bắt và tổng hợp để trình duyệt ban giám đốc, từ đó ban giám đốc sẽ có những chiến lược để điều chỉnh hoạt động của công ty sao cho hợp lý nhất.
Phòng kế toán còn có nhiệm vụ lập ra các bản báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, cân đối tài khoản một cách trung thực nhất để trình duyệtlên ban giám đốc, cũng như cơ quan nhà nước có thẩm quyền….
* Phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ nắm bắt một cách cụ thể nhất tình hình nhân sự của công ty.Từ đó tham mưu giúp ban giám đốc về mặt tổ chức của các phòng ban trong công ty nên cắt giảm số lượng nhân viên trong phòng này hay nên tăng số lượng trong hòng kia. Nắm bắt tình hình nhân sự của công ty để từ đó có các công tác tuyển mộ tuyển dụng hợp lý.
* Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật công ty Nam Sơn có nhiệm vụ quản lý các mẫu hàng theo các đơn đặt hàng của các đối tác, phân tích các mẫu hàng mà đối tác đặt gia công yêu cầu từ đó lắp ghép tạo lên các mẫu mã sản phẩm theo đúng đơn đặt hàng.
* Phòng quản lý chất lượng
Phòng có nhiệm vụ kiểm tra công tác sản xuất xem từng công đoạn có đúng tiêu chuẩn kỹ thuật hay không, sản phẩm tạo ra có đạt yêu cầu về thẩm mỹ, kích cỡ, chất lượng hay không. Nếu không đạt yêu cầu về chất lượng sản phẩm đề ra thì đó là do lỗi của bộ phận nào, cần quy trách nhiệm cho ai để có biện pháp sử dụng kịp thời.
* Nhà kho
Công ty may Nam Sơn có hai nhà kho một là nhà kho nguyên vật liệu, một là nhà kho thành phẩm. Nhà kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu còng nh thành phẩm không bị hư háng và tổn thất (trong phạm vi trách nhiệm của nhà kho). Phối hợp với các phòng ban để khi có lệnh là có thể cung ứng nguyên vật liệu theo số lượng yêu cầu phục vụ cho công tác sản xuất.
* Công ty may Nam Sơn mặc dùcòn non trẻ vềtuổi đời (hoạt động được hơn 13 năm) nhỏ bé về quy mô nhưng với cơ cấu tổ chức hợp lý, có sự quản lý đôn đốc cũng như động viên kịp thời của ban giám đốc, đội ngò lãnh đạo, tác phong làm việc công nghiệp của đội ngò cán bộ công nhân viên trong công ty đã làm cho trong cơ cấu tổ chức của công ty không có sự chồng chéo trong công việc, lộn xộn trong công tác quản lý. Vì vậy hiệu quả công việc cũng được tănglên và do đó công ty cũng đạt được những thành tựu đáng kể sau 13 năm xây dựng và phát triển.
3.3. Nhân lực
Công ty TNHH Nam Sơn ngày đầu mới thành lập chỉ có 112 cán bộ công nhân viên nhưng đến nay số lượng đã tăng lên là 618 cán bộ công nhân viên (chưa kể số người thử việc và làm việc không chính thức) trong đó có 7 người nước ngoài.
Bộ phận sản xuất: bao gồm giám đốc, phó giámd dốc tất cả cán bộ nhân viên các phòng ban như phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu, phòng kế hoạch, phòng quản lý chất lượng…
+ Bé phận sản xuất: 549 người
Bao gồm quản đốc phân xưởng, tổ trưởng, nhân viên phụ trách điện, côngnhân sản xuất.
Trong sè 618 cán bộ công nhân viên phân theo trình độ thì có: - Đại học: 40 người
- Cao đẳng: 23 người - Trung cấp: 42 người
- Công nhân theo bậc thợ (1/7): 461 người - Lao động phổ thông: 52 người