Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác hạch toán vật tư.
Do vật liệu Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên quan hệ thanh toán với người bán của Công ty chủ yếu là với người cung cấp nguyên vật liệu. Vật tư mua về hầu hết thanh toán sau và khi thanh toán sẽ thanh toán bằng chuyển khoản, nên khi phản ánh nghiệp vụ nhập đều phản ánh qua tài khoản công nợ “Phải trả người bán”.
chưa về hoặc ngược lại. Công việc hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu như sau:
- Trong tháng vật liệu mua về nhập kho thanh toán sau, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT (trong trường hợp được khấu trừ thuế) ghi:
Nợ TK 152: Trị giá vật liệu mua vào. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 331: Tổng giá thanh toán.
Vậy, theo phiếu nhập số 352 ngày 02/05/2013 đi kèm theo hoá đơn số 0085817 ngày 02/05/2013, mua vải kẻ caro của Công ty Jeesung Vina nhập kho 2.350 mét với đơn giá chưa thuế 26.600 đồng/mét, kế toán ghi:
Nợ TK 1521: 112.510.000 đồng. Nợ TK 1331: 11.251.000 đồng.
Có TK 331: 123.761.000 đồng.
- Đến thời hạn thanh toán và thực hiện thanh toán cho người bán bằng chuyển khoản, kế toán ghi:
Nợ TK 331: 123.761.000 đồng.
Có TK 112: 123.761.000 đồng.
- Trường hợp lô hàng có các cây vải không đúng tiêu chuẩn chất lượng hoặc không đúng kích cỡ màu sắc như đã đăng ký trên hợp đồng mua bán thì công ty xuất trả lại người bán.
Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán vật liệu xuất trả lại. Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất trả.
2.2.2- Kế toán các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu
Tại Công ty Cổ phần Vũ Hưng vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất may đo quần áo; ngoài ra có mốt số loại vật tư thuộc nhóm nhiên liệu như: dầu diezel để đốt lò hơi, dầu máy...; vật tư dùng cho quản lý như: băng dính trắng, kéo văn phòng, đạn ghim dập...
- Khi xuất dùng nguyên vật liệu chính cho sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621: giá trị thực tế vật liệu xuất dùng
Có TK 1521: giá thực tế vật liệu xuất dùng.
Theo phiếu xuất kho số 668 ngày 10/05, xuất vải kẻ caro để phục vụ sản xuất, kế toán ghi:
Nợ TK 621:35.846.550
Có TK 1521: 35.846.550
- Khi xuất vật liệu cho quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung, kế toán ghi:
Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 642: Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp.
Có TK152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng.
Ngoài các nghiệp vụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, ở Công ty còn phát sinh nghiệp vụ xuất bán phế liệu. Tiền bán phế liệu thường được khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Khi bán phế liệu và thu tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 1111: tiền bán phế liệu thu được
2.2.3- Công tác kế toán nguyên vật liệu thừa trong kiểm kê
Công ty cổ phần Vũ Hưng tiến hành kiểm kê 03 tháng một lần. Mục đích xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại vật tư hiện có, kiểm tra tình hình bảo quản nhập - xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời các trường hợp hao hụt hư hỏng, mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất… trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và các bộ phận sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đi vào nề nếp công tác hạch toán và quản lý vật tư của Công ty.
Khi kiểm tra Công ty sẽ sử dụng dùng phương pháp thích hợp như: cân, đo, đong, đếm… việc kiểm tra không những chú trọng về mặt số lượng mà còn xét cả về mặt chất lượng.
2.2.4- Kế toán chi tiết các khoản công nợ phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Vũ Hưng Công ty Cổ phần Vũ Hưng
Căn cứ vào phiếu nhập, hoá đơn giá trị gia tăng mua hàng chưa thanh toán. Kế toán nguyên vật liệu phân loại chứng từ mua hàng chưa thanh toán và các chứng từ thanh toán cho từng nhà cung cấp và được phản ánh riêng biệt tình hình công nợ qua sổ chi tiết thanh toán với người bán. Đến cuối kỳ kế toán nguyên vật liệu tổng hợp số dư, số phát sinh mua hàng chưa thanh toán và đã thanh toán cho từng nhà cung cấp, sau đó được phản ánh vào Bảng tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp. Trên bảng tổng hợp này mỗi nhà cung cấp được phản ánh tại một dòng.
Để có thể rõ ràng hơn việc ghi chép, phản ánh tình hình mua hàng chưa thanh toán và tình hình thanh toán tiền hàng từ qua chứng từ ví dụ phát sinh trên, xem các Biểu 2.11 và Biểu 2.12
Biểu: 2.11- Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Đơn vị: Công ty Cổ phần Vũ Hưng
Địa chỉ: Thanh Khương - Thuận Thành - Bắc Ninh
Mẫu số: S31-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tháng 05 năm 2013
Tài khoản: 331: Tên đối tượng: Công ty TNHH Jeesung Vina
Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Tài khoản Thời hạn Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 0
02/05 0085817 02/05 Nhập mua vải của Công
ty Jeesung Vina 152 112.510.000 112.510.000 02/05 0085817 02/05 Tiền thuế GTGT được
khấu trừ mua hàng 1331 11.251.000 123.761.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 300.000.000 385.257.000 Số dư cuối kỳ 85.257.000 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 05 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu: 2.12- Bảng tổng hợp công nợ phải trả
Đơn vị: Công ty Cổ phần Vũ Hưng
Địa chỉ: Thanh Khương - Thuận Thành - Bắc Ninh
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Tháng 05 năm 2013
STT Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty TNHH Jeesung Vina 0 300.000.000 385.257.000 82.257.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 82.315.000 900.534.200 886.635.500 68.416.300 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 05 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.5- Sổ sách kế toán tổng hợp tại Công ty Cổ phần Vũ Hưng
Công ty Cổ phần Vũ Hưng, sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, không sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt mà các nghiệp vụ đều được phản ánh và ghi vào Sổ nhật ký chung duy nhất. Như vậy, sổ kế toán toán tổng hợp mà Công ty hiện nay đang áp dụng gồm:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái tài khoản (theo hình thức nhật ký chung)
Cụ thể việc ghi chép sổ Nhật ký chung và Sổ cái thể hiện qua một số chứng từ ví dụ như trên như sau (Xem biểu 2.13, biểu 2.14, biểu 2.15 )
Biểu: 2.13- Sổ nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 05/2013 Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 02/05/13 352 02/05/13
Mua vải của Công ty Jeesung Vina 1521 1331 331 112.510.000 11.251.000 123.761.000 ... ... ... ... ... ... ...
10/05/13 668 10/05/13 Xuất cho sản xuất 6211521 35.846.550 35.846.550
... ... ... ... ... ... ...
15/05/13 380 15/05/13
Mua vải của Công ty Minh Thành 1521 1331 331 29.691.200 2.969.120 32.660.320 ... ... ... ... ... ... ...
16/05/13 670 16/05/13 Xuất cho sản xuất 6211521 72.755.220 72.755.220
... ... ... ... ... ... ...
20/05/13 384 20/05/13
Mua vải của Công ty Jeesung Vina 1521 1331 331 39.900.000 3.990.000 43.890.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 8.689.220.800 8.689.220.800 Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
Ngày 31 tháng 05 năm 2013
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Hàng ngày, dựa vào các số liệu đã ghi trên Nhật ký Chung và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tại Công ty ghi các nghiệp vụ vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Chúng ta có thể xem sổ Cái TK 152, Sổ cái TK 331 của Công ty Cổ phần Vũ Hưng trong tháng 05/2013 để biết rõ hơn về việc ghi chép sổ kế toán tại Công ty:
Biểu: 2.14- Sổ cái TK 152
SỔ CÁI
Tháng 05/2013
Số hiệu tài khoản: 152 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu
Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 99.062.800 ... ... ... ... ... ... ...
02/05/13 352 02/05/13 Mua vải của Công
ty 331
112.510.00 0
... ... ... ... ... ... ...
10/05/13 668 10/05/13 Xuất cho sản xuất 621 35.846.550
... ... ... ... ... ... ...
15/05/13 380 15/05/13 Mua vải của Công
ty Minh Thành 331 29.691.200
... ... ... ... ... ... ...
16/05/13 670 16/05/13 Xuất cho sản xuất 621 72.755.220
... ... ... ... ... ... ...
20/05/13 384 20/05/13 Mua vải của Công
ty Jeesung Vina 331 39.900.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 401.093.010 290.896.300 Số dư cuối tháng 209.259.51 0 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 05 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu: 2.15- Sổ cái TK331 SỔ CÁI
Tháng 05/2013
Số hiệu tài khoản: 331 Tên tài khoản: Phải trả người bán
Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 82.315.000 ... ... ... ... ... ... ...
02/05/13 352 02/05/13 Mua vải của Công ty Jeesung Vina 152 133 112.510.000 11.251.000 ... ... ... ... ... ... ...
15/05/13 380 15/05/13 Mua vải của Công ty Minh Thành 152 133 29.691.200 2.969.120 ... ... ... ... ... ... ...
20/05/13 384 20/05/13 Mua vải của Công ty Jeesung Vina 152 133 39.900.000 3.990.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 900.534.200 886.635.500 Số dư cuối tháng 68.416.300 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 05 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VŨ HƯNG
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Vũ Hưng phần Vũ Hưng
Trải qua hơn 5 năm xây dụng và trưởng thành, công ty đã và đang khẳng định vai trò, vị thế của mình trong ngành may Việt Nam. Đạt tới quy mô và trình độ quản lý như hiện nay là cả một quá trình phấn đấu liên tục của toàn bộ cán bộ, công nhân viên ở công ty. Từ việc chỉ sản xuất theo kế hoạch tới việc hạch toán kinh doanh độc lập, công ty đã không ngừng nỗ lực, phấn đấu hết mình để thực hiện các biện pháp nhằm có thể hòa cùng nhịp điệu phát triển của nền kinh tế nước nhà nói riêng và trong khu vực nói chung. Đặc biệt trong cơ chế thị trường khi mà cạnh tranh đang diễn ra gay gắt nên sự nhạy bén linh hoạt trong công tác quản lý kinh tế, quản lý sản xuất đã thực sự trở thành đòn bẩy tích cực và quan trọng cho quá trình phát triển của công ty.
Cùng với sự phát triển của công ty, công tác kế toán của Phòng kế toán đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu cũng không ngừng được hoàn thiện cho phù hợp với quy mô sản xuất của công ty. Có thể thấy rõ điều đó qua những mặt sau:
3.1.1. Ưu điểm
* Về tổ chức bộ máy kế toán nguyên vật liệu.
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của công ty. Các phòng ban phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo sự lãnh đạo tập trung với công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ cho ban lãnh đạo công ty về tình hình tài chính.
Kế toán đã vận dụng các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Từ đó cung cấp các thông tin chính xác cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tượng tính giá thành. Trình tự ghi sổ hợp lý, dễ dàng đối chiếu, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra. kiểm soát của đơn vị và các cơ quan chức năng.
*Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán
Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung, các sổ sách của công ty được thực hiện tương đối đầy đủ, hệ thống rõ ràng đúng quy định của Nhà nước.
* Về hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ tài chính. Các chứng từ được kiểm tra, luân chuyển một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* Về tổ chức thu mua, dự trữ và bảo quản
Công ty có chính sách thu mua vật tư rất hợp lý, tránh thất thoát trong khâu thu mua. Mặt khác phòng kinh doanh cũng làm khá tốt công tác cân đối thu mua và kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu phù hợp với kế hoạch sản xuất. Với khối lượng vật tư sử dụng tương đối lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liệu hoặc ngừng sản xuất. Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn. Hệ thống kho tàng của công ty được bố trí tương đối hợp lý tạo thuận lợi cho khâu sản xuất, phù hợp với cách phân loại vật liệu mà công ty đã áp dụng.
* Về khâu sử dụng vật liệu
Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu đã được lập. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
* Về công tác kế toán hàng tồn kho
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này hoàn toàn phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty. Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho.
Nhìn chung công tác kế toán vật liệu tại công ty được tiến hành khá nề nếp theo một quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ, thể hiện những điểm sáng tạo trong việc tổ chức hạch toán vật liệu. Các sổ sách có tính đối chiếu cao, công tác quản lý vật liệu hết sức chặt chẽ từ khâu thu mua, dự trự, bảo quản cho đến sử dụng cho sản xuất.
* Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, phương pháp này phù hợp với đơn vị có nguyên vật liệu phong phú với số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều giúp dễ kiểm tra đối chiếu. Đặc biệt công ty áp dụng kế toán máy thì việc áp dụng phương pháp này là một lợi thế.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty còn gặp phải những hạn chế nhất định, cụ thể:
- Về việc tính giá xuất nguyên vật liệu
Công ty đang sử dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Với phương pháp này phải đến cuối tháng kế toán mới có số liệu về mặt giá trị của nguyên vật liệu xuất kho mà trong từng lần xuất kho kế toán chưa thấy được sự biến động của nguyên vật liệu về mặt giá cả.
- Về hệ thống chứng từ và công tác ghi chép ban đầu
Công ty vẫn áp dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc về hàng tồn kho như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… các chứng từ được ghi chép khá đầy đủ. Tuy vậy có một số phiếu còn ghi thiếu phần định khoản, ngày tháng nhập, xuất dẫn đến việc khó nắm bắt thông tin tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu một cách cụ thể nếu không xem bảng kê tổng hợp nhập – xuất kho.