Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện đã nêu ở trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra quyết định của Văn phòng nói riêng và của UBND huyện nói chung. Đạt được những thành tựu như trên trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi mới trong quá trình quản lý, điều hành của Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của mình. Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Một văn bản được soạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng. Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này, văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo không để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện.
Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND huyện vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế sau:
1. Đối với công tác soạn thảo văn bản
Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hình thức
của cơ quan soạn thảo của Văn phòng còn chưa thống nhất. Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi Văn phòng HĐND-UBND huyện quan tâm chỉ đạo các bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước.
Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của
Văn phòng nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Các chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện văn bản.
Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của
bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011. Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của
Văn phòng là do các bộ phận soạn thảo, mỗi bộ phận có những chuyên viên phụ trách về các lĩnh vực cụ thể. Việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của các lĩnh vực đó nên mỗi chuyên viên sẽ soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của mình dưới sự quản lý, điều hành của người lãnh đạo. Do đó, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.
2. Đối với công tác quản lý văn bản
Việc quản lý các văn bản đến, đi của cơ quan phần lớn vẫn còn thực hiện bằng thủ công, khi tiếp nhận công văn đến bộ phận văn thư vẫn phải ghi vào sổ và thực hiện lưu trên máy vi tính tiện cho việc tra cứu. Điều này sẽ đảm bảo được tính hệ thống, chặt chẽ về quản lý văn bản thế nhưng thiết nghĩ cần phải hiện đại hóa công tác văn thư hơn nữa đê có thể xây dựng được một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, thống nhất hơn nâng cao hiệu quả thông tin của Văn phòng.
Việc ứng dụng M-Office (Mail Office) vẫn còn nhiều hạn chế do đây là phần mềm của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai mới được giới thiệu và đưa vào sử dụng nên cán bộ văn thư vẫn còn gặp nhiều bỡ ngỡ, chưa thật sự thành thạo và quen dùng phần mềm quản lý văn bản này nên chưa thể khai thác
hết được các tính năng của nó. Hơn nữa, phần mềm M-Office vẫn còn bộc lộ nhiều điểm hạn chế trong quá trình lưu trữ, chuyển phát và tìm kiếm văn bản.
Bộ phận văn thư cơ quan có 01 cán bộ với yêu cầu của công việc có khối lượng lớn nhiều khi giải quyết chưa được nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến các quyết định quản lý của cơ quan. Do đó, vần đề đặt ra là cần nâng cao hơn nữa chuyên môn nghiệp vụ của bộ phận văn thư, phân chia nhiệm vụ cụ thể hơn nữa nhằm giải quyết các công việc một cách có hệ thống, hiệu quả hơn. Đồng thời cần bổ sung thêm nhân lực cho công tác văn thư trong thời gian sắp tới.
Các phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu như máy hút ẩm, bình chữa cháy… dẫn đến tài liệu vẫn chưa được bảo quản tốt nhất.
Các phương tiện in ấn, photo, scan, fax chất lượng vẫn chưa đảm bảo chất lượng. Cơ quan cần lưu ý về vấn đề này vì trong quá trình làm việc của bộ phận văn thư vẫn còn xảy ra tình trạng hỏng máy fax, máy in, photo, máy scan, đứt mạng Internet gây ra sự chậm trễ trong công việc ảnh hưởng tới chất lượng làm việc của bộ phận văn thư nói riêng và của UBND huyện nói chung.
Huyện Lộc Hà là huyện thuộc khu vực nắng nóng của các tỉnh miền Trung, trong thời gian mùa hè nóng nực này nếu nhân viên văn thư sử dụng quạt điện trong khi làm việc sẽ dễ gây tình trạng thất lạc giấy tờ, lộn xộn. Thế nên nhân viên văn thư không sử dụng quạt vào mùa hè để đảm bảo được tính an toàn cho các giấy tờ, văn bản trong văn phòng, điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng và thái độ làm việc của nhân viên.