2.1 Khảo sát thực trạng sử dụng dữ liệu ở Trƣờng Đại học Tây Nguyên Nguyên
Trƣờng Đại học Tây Nguyên là một trƣờng đại học đa ngành, nhiệm vụ chính của trƣờng là đào tạo cử nhân cho rất nhiều chuyên ngành. Việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý giáo dục và đào tạo ở trƣờng còn nhiều bất cập. Qua khảo sát thực trạng sử dụng dữ liệu ở Trƣờng Đại học Tây Nguyên tôi xin đƣa ra một vài nhận xét nhƣ sau:
Dữ liệu phát sinh và thu thập đƣợc trong hệ tác nghiệp quản lý đào tạo đƣợc tích lũy qua rất nhiều năm và đƣợc lƣu trữ ở nhiều nơi, với nhiều khuôn dạng khác nhau và trên nhiều phƣơng tiện lƣu trữ khác nhau.
Mỗi khoa, phòng ban đều tạo lập, lƣu trữ dữ liệu riêng của mình trong quá trình hoạt động. Những dữ liệu đó đƣợc phát sinh trong các hoạt động tác nghiệp và mới chỉ phục vụ cho các hệ thông tin tác nghiệp của mỗi đơn vị. Các khoa, phòng ban chủ yếu sử dụng Word, Excel để quản lý dữ liệu của đơn vị mình. Chƣa có quy trình chuyển giao dữ liệu hợp lý giữa cấp Trƣờng với cấp Khoa cũng nhƣ chƣa có sự thống nhất về dữ liệu giữa các phòng ban liên quan. Ví dụ: Chƣơng trình quản lý điểm của phòng Đào tạo, mã các môn học đƣợc quy định không theo một chuẩn thống nhất nào cả, thậm chí mã các môn học khác nhau lại đặt trùng nhau, hoặc mã ngành đào tạo ban đầu đƣợc đặt theo số thứ tự ngành của khoa, rồi sau đó lại chuyển lại đặt theo mã ngành đào tạo của Bộ quy định trong hƣớng dẫn tuyển sinh của Bộ, nhƣng lại không thay bằng mã mới mà vẫn để 2 bảng mã ngành tồn tại song song trong chƣơng trình.
Trình độ tin học của đội ngũ chuyên viên và ngƣời quản lý còn nhiều hạn chế. Do vậy, việc quản lý, thống kê, xử lý dữ liệu không theo một quy trình chặt chẽ tối ƣu, xen kẻ giữa thủ công và máy tính nên khó phát hiện nhầm lẫn, sai sót nếu có. Ví dụ, cuối mỗi học kỳ các Khoa phải tổng hợp danh sách những sinh viên đạt học bổng bằng một công cụ phần mềm tùy ý, sau đó gửi bản cứng xuống phòng Công tác chính trị học sinh sinh viên (hoàn toàn bằng thủ công) để phòng ra quyết định và gửi xuống phòng tài vụ để sinh viên đến đó và nhận học bổng. Hoặc đầu mỗi năm học, các Khoa phải tổng hợp báo cáo kết quả đào tạo từng chuyên ngành của năm học trƣớc của Khoa để gửi xống phòng Đào tạo (hoàn toàn bằng thủ công) để phòng tổng hợp và trình Hiệu trƣởng.
Việc làm của sinh viên sau khi tốt nghiệp là một chỉ số quan trọng để đánh giá chất lƣợng hoạt động đào tạo của các trƣờng đại học. Tuy nhiên hiện nay nhà trƣờng vẫn chƣa quan tâm và chƣa có thói quen thu thập, lƣu giữ các dữ liệu liên quan đến sinh viên đã tốt nghiệp, chƣa có sự phối hợp chặt chẽ với các sở, ngành liên quan đặc biệt chƣa có sự liên hệ chặt chẽ với chính quyền địa phƣơng để nắm bắt nhu cầu nguồn nhân lực của từng địa phƣơng (số lƣợng, trình độ, chất lƣợng, ngành đào tạo v.v).
Do cách thức quản lý và sử dụng dữ liệu nhƣ trên nên ngƣời sử dụng thƣờng xuyên gặp phải những khó khăn nhƣ:
Không tìm thấy hoặc không lấy ra đƣợc dữ liệu cần thiết, không thể hiểu và sử dụng đƣợc dữ liệu tìm thấy mặc dù dữ liệu họ có là rất nhiều.
Dữ liệu đƣợc đặt ở nhiều nơi, chồng chéo lên nhau và thƣờng không có sự nhất quán với nhau. Việc phân tích, thống kê, tổng hợp dữ liệu rất khó khăn, gây lãng phí và mất thời gian.
Dữ liệu đƣợc lƣu trữ trong các CSDL tác nghiệp là do dữ liệu hiện thời, thƣờng không có tính lịch sử, gây ra nhiều khó khăn trong việc đối chiếu, so sánh số liệu để từ đó có những đánh giá đúng đắn và kịp thời trợ giúp cho các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo trong việc điều hành ra quyết định.
Qua sự phân tích ở trên ta thấy cần phải có một công nghệ CSDL mới nhằm giải quyết đƣợc những bất cập mà phƣơng pháp truyền thống hiện tại không giải quyết đƣợc. Công nghệ mới này không chỉ đáp ứng đƣợc các nhu cầu của ngƣời sử dụng mà còn đòi hỏi tạo ra một môi trƣờng dùng chung, cho phép tích hợp các nguồn dữ liệu đã có.
Đề tài tôi thực hiện nhằm góp phần hƣớng đến một giải pháp tổng thể cho các hệ thông tin tác nghiệp quản lý đào tạo của trƣờng Đại học Tây Nguyên, nhằm nâng cao chất lƣợng thông tin, phục vụ công tác quản lý giáo dục và đào tạo tại trƣờng.
2.2 Chọn chủ đề thiết kế kho dữ liệu cho trƣờng Đại học Tây Nguyên
Trƣờng Đại học Tây Nguyên đƣợc thành lập là một sự kiện có ý nghĩa lịch sử đối với đồng bào các dân tộc Tây Nguyên. Đây là điều kiện thuận lợi để con em các dân tộc thiểu số đƣợc đào tạo trình độ đại học và sau đại học ngay trên quê hƣơng mình. Nhiệm vụ chính của trƣờng là đào tạo cử nhân cho rất nhiều chuyên ngành. Dữ liệu phát sinh và thu thập đƣợc trong hệ tác nghiệp quản lý đào tạo (cử nhân chính quy) là dữ liệu sẵn có nhất và nhiều nhất. Dữ liệu thuộc chủ đề này cũng đã đƣợc lƣu trữ ở nhiều khuôn dạng khác nhau, vì lý do đó tôi chọn chủ đề Đào tạo sinh viên chính quy để thiết kế DW cho chủ đề này và tiến hành thực nghiệm trên đó.
2.3 Phƣơng pháp chung xây dựng kho dữ liệu
Chu trình xây dựng một kho dữ liệu bao gồm nhiều pha, quá trình xây dựng kho dữ liệu có thể chia thành các giai đoạn sau: