Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- chứng từ:
Sơ đồ số 14:Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra.
Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các Nhật ký- chứng từ, hoặc bảng kê, tờ kê chi tiết có liên quan hoặc ghi vào sổ chi tiết có liên quan. Đối với các trờng hợp ghi vào tờ kê chi tiết, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các tờ kê chi tiết ghi vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê có liên quan. Cuối tháng, từ nhật ký chứng từ kế toán ghi vào sổ cái, từ các sổ kế toán chi tiết tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết, rồi đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tơng ứng trên sổ cái.Cuối cùng từ Nhật ký- chứng từ, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán máy:
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng & Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Sổ tổng hợp
Sơ đồ số 15:
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuôí năm
Đối chiếu, kiểm tra
*Các loại báo cáo kế toán mà công ty sử dụng: -Bảng cân đối kế toán.
-Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. -Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
-Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
2.2. Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty TNHH Việt Chớnh : 2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu:
Công ty TNHH Việt Chớnh là đơn vị đầu tiên của cả nớc chuyên sản xuất cầu trục, cổng trục, mônôray, các loại cần cẩu phục vụ cho việc cơ giới hóa công tác bốc xếp hàng hóa cùng với các thiết bị nâng vận chuyển khác nh: thang máy chở hàng, chở ngời, các hệ thống băng tải, vít tải, thiết bị phi tiêu chuẩn cho các ngành công nghiệp mía đờng, khai thác quặng tại các mỏ khoáng sản, phục vụ cho tất cả các ngành kinh tế quốc dân. Chính vì vậy nguyên vật liệu của công ty rất phong phú về chủng loại và quy cách, có khoảng 700 loại nh tôn, thép, sơn xi măng,..Nguyên vật liệu mua về công ty đều phải qua kiểm nghiệm trớc khi nhập kho cho nên đảm bảo chất lợng và đúng thông số kỹ thuật. Phần mềm KT Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Máy vi tính Sổ Kế toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Báo cáo TC
Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí đòi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm( chiếm tỷ trọng khoảng 75-80%). Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đa vào sản xuất sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm. Song muốn làm đợc điều này thì công ty phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện để quản lý nguyên vật liệu để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ.
Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạch toán chính xác đảm bảo công việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức, công ty tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tế. Vật liệu đợc chia thành các loại:
- Nguyên vật liệu chính bao gồm: tôn, thép, nhôm,…
- Nguyên vật liệu phụ: que hàn, sơn bulông, ốc, vít các loại,.. - Nhiên liệu: đất đèn, xăng, dầu,…
- Phế liệu thu hồi: phôi, tôn, thép,..trong quá trình gia công các chi tiết sản phẩm.
Cách phân loại trên giúp cho công ty đánh giá đợc vai trò của từng loại nguyên vật liệu để từ đó xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất. Hơn nữa cách phân loại này việc xác định giá thành sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính 1 cách dễ dàng và xác định chi phí giá thành sản phẩm trong kỳ đợc chính xác hơn.
2.2.2.Tình hình quản lý nguyên vật liệu:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức kỹ thuật, phòng kế hoạch vật t có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch vật t, tìm các nguồn cung ứng, so sánh giá cả, chất lợng để đảm bảo cung cấp cho bộ phận sản xuất nguyên vật liệu đúng về số lợng, chất l- ợng, chủng loại và đúng tiến độ. Cán bộ phòng vật t phải luôn bám sát, kiểm tra kho một cách thờng xuyên, đối chiếu sổ sách với thực tế để phát hiện ra những vấn đề phát sinh, kịp thời giải quyết, giảm thiệt hại đến mức thấp nhất.
Vật liệu về đến công ty trớc khi nhập kho sẽ đợc nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lợng về quy cách, phẩm chất nếu đủ quy cách, chất lợng chủng loại thì ngời kiểm tra phải ký tên đóng dấu KCS, sau đó mới tiến hành nhập kho.
Tại kho của công ty, thủ kho có nhiệm vụ quản lý nguyên vật liệu xem có đúng quy cách về chủng loại, chất lợng, có đầy đủ số lợng hay không? Thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về số nguyên vật liệu nhập kho của mình. Hàng về nhập kho phải có hoá đơn chứng từ, mọi việc ngoài quy định phải xin ý kiến và đợc sự đồng ý của giám đốc, ban lãnh đạo. Thủ kho có trách nhiệm ghi chép cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật t, sắp xếp cho khoa học và hợp lý.
Song song với sự quản lý của thủ kho, tại phòng kế toán kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu, kiểm tra tình hình mua vật t về số lợng, chất lợng, giá cả,.. nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất.
Nh vậy có thể nói thủ kho là ngời quản lý nguyên vật liệu về mặt hiện vật còn kế toán nguyên vật liệu quản lý về mặt giá trị.
2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu:
Đối với những nguồn cung cấp khác nhau thì việc đánh giá nguyên vật liệu cũng khác nhau. Do vật liệu là tài sản lu động nên đòi hỏi phải đợc đánh giá theo giá thực tế song do để thuận lợi cho công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá thực tế. Nhng tại Công Ty TNHH Việt Chớnh thì kế toán chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán.
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho:
+ Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho đợc tính bằng giá mua ghi trên hoá đơn từng lần nhập( không bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ) đến cuối tháng khi đã tập hợp đợc chi phí thu mua, kế toán sẽ phân bổ chi phí cho từng lần nhập.
+ Giá thực tế của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nh tôn silic, công ty đa đi nhà máy cơ điện Việt Hùng để gia công thì giá thực tế của vật liệu gia công nhập kho
bao gồm giá thực tế vật liệu xuất kho để đa đi gia công cộng với chi phí thuê gia công.
+ Giá thực tế nhập kho của vật liệu do công ty điều chuyển để sản xuất đợc tính bằng giá ghi trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của các cửa hàng chuyên doanh của công ty.
- Đối với vật liệu xuất kho:
Giá thực tế của vật liệu xuất kho công ty tính giá theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Theo phơng pháp này, công ty xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập sau đó căn cứ vào số lợng thực tế xuất ra để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trớc đối với lợng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại đợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Cứ nh thế, cuối tháng kế toán tính ra đơn giá thực tế của vật liệu tồn kho.
2.2.4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
2.2.4.1. Ph ơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty :
Hiện nay công ty đang áp dụng phơng pháp kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song:
+ Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu thủ kho tiến hành phân loại cho từng thứ nguyên vật liệu. Trên cơ sở đối chiếu số liệu thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. Cuối tháng, thủ kho phải tính ra số vật liệu tồn kho trên thẻ kho và số vật liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Mỗi loại vật liệu đợc mở riêng một thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho cùng kế toán đối chiếu thẻ kho và thẻ kế toán để đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết của công ty đợc chặt chẽ.
+ Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu ở công ty sử dụng thẻ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho. Thẻ kế toán chi tiết do kế toán vật liệu lập đợc mở cho từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Thẻ này cũng phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn kho nhng theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị.
Cuối tháng, kế toán xuống dới kho để lấy phiếu nhập- xuất vật liệu, khi xuống d- ới kho kế toán kiểm tra các hoá đơn nhập- xuất. Căn cứ vào các phiếu nhập- xuất để
đối chiếu với thẻ kho của thủ kho rồi ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán vật liệu căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết của từng loại vật liệu sau đó tiến hành ghi vào sổ tổng hợp nhập- xuất- tồn để tính ra số vật liệu tồn cuối tháng và đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp.
2.2.4.2. Thủ tục nhập kho:
Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, phòng kế hoạch vật t căn cứ voà tình hình sử dụng vật t và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật t. Dựa trên kế hoạch cung ứng vật t, phòng vật t lấy báo giá vật t, lập bảng dự trù mua vật t và chuyển qua giám đốc duyệt, xin tạm ứng tiền mua vật t tại phòng kế toán. Phòng kế hoạch vật t chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng vật t, thu mua, dự trữ, cung cấp nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng.
Việc thu mua đợc tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa hai bên: công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trớc, trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hoặc công ty trả theo hình thức trả chậm. Sau khi việc mua bán giữa hai bên đợc thoả thuận cán bộ phòng vật t phụ trách mua nguyên vật liệu sẽ mang hoá đơn GTGT về để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Biểu số 2.2: Mẫu số: 01- GTKT- 3LL
AT/01- B N0:016460
Hoá đơn ( GTGT)
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 3 năm 2012
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hải Thịnh. Địa chỉ: 42 Linh Quang - Số tài khoản : ... Điện thoại: ... Mã số: 01 - 00365445 - 1 Họ tên ngời mua hàng: Trần Đức Tuấn.
Đơn vị: Công ty TNHH Việt Chớnh .
Địa chỉ: Thịnh Quang - Đống Đa - Hà Nội - Số tài khoản: ... Hình thức thanh toán : Tiền mặt. Mã số: 01 - 00106634 - 1.
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
a b c 1 2 3
Tôn silic 70 X
210 Kg 800 13.500 10.800.000
Cộng tiền hàng : 10.800.000 Thuế suất GTGT : 10 % Tiền thuế GTGT : 1.080.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 11.880.000 Số tiền bằng chữ: Mời một triệu tám trăm tám mơi ngàn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
AT/01- B Hoá đơn (GTGT) N0 :016466
Liên 2 : Giao cho khách hàng Ngày 13 tháng 3 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty cơ điện Trần Phú.
Địa chỉ : 21 Hàm Long - Số tài khoản : ...
Điện thoại : ... Mã số : 01 - 00365445 - 1 Họ tên ngời mua hàng : Trần Đức Tuấn.
Đơn vị : Công ty TNHH Việt Chớnh .
Địa chỉ : : Thịnh Quang - Đống Đa - Hà Nội - Số tài khoản : ... Hình thức thanh toán : Mua chịu - Mã số : 01 - 00106634 - 1.
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
a b c 1 2 3
Sắt vuông Kg 600 10.000 6.000.000
Cộng tiền hàng : 6.000.000 Thuế suất GTGT : 10 % Tiền thuế GTGT : 600.000
Tổng cộng tiền thanh toán : 6.600.000
Số tiền bằng chữ : Sáu triệu sáu trăm ngàn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Vật liệu trớc khi nhập kho sẽ đợc nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lợng, quy cách, phẩm chất, số lợng nguyên vật liệu. Kết quả kiểm tra sẽ đợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t.
Biểu số 2.4:
Bộ phận: Phòng KHVT Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ/BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ TrởngBTC.
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 11 tháng 3 năm 2012
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 016460 ngày 10 tháng 3 năm 2012 của Công ty TNHH Hải Thịnh.
Ban kiểm nghiệm gồm có :
Ông, bà : Lê Hồng Nguyên - Trởng ban. Ông, bà : Lê Minh Mẫn - Uỷ viên. Ông, bà : Trần Đức Tuấn - Uỷ viên. Ông, bà : Nguyễn Quang Hùng - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm vật t sau :
ST T Tên hàng hoá, ký mã vật t Đơn vị tính Số lợng theo chứng từ Số lợng vật t đúng quy cách phẩm chất Số lợng vật t không đúng quy cách -phẩm chất Ghi chú A B C 1 2 3 4 1 Tôn silic 70X210 Kg 800 800 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm : Đã đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.5:
Bộ phận: Phòng KHVT Ban hành theo QĐ số 15/2006 /QĐ/BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ TrởngBTC.
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 14 tháng 3 năm 2012
- Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 016466 ngày 13 tháng 3 năm 2012 của Công ty cơ điện Trần Phú.
- Ban kiểm nghiệm gồm có :
Ông, bà : Lê Hồng Nguyên - Trởng ban. Ông, bà : Lê Minh Mẫn - Uỷ viên. Ông, bà : Trần Đức Tuấn - Uỷ viên. Ông, bà : Nguyễn Quang Hùng - Uỷ viên.
- Đã kiểm nghiệm vật t sau :
ST T Tên hàng hoá, ký mã vật t Đơn vị tính Số lợng theo chứng từ Số lợng vật t đúng quy cách phẩm chất Số lợng vật t không đúng quy cách -phẩm chất Ghi chú A B C 1 2 3 4 1 Sắt vuông Kg 600 600 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm : Đã đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi nguyên vật liệu đợc kiểm tra về chất lợng, thủ kho cho nhập kho những nguyên vật liệu đạt yêu cầu vào kho. Sau đó, cán bộ cung ứng phòng kế hoạch vật t
căn cứ vào hoá đơn của ngời bán( Biểu số 2.2,2.3), biên bản kiểm nghiệm vật t( Biểu số 2.4, 2.5) và số lợng thực nhập để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho( ngời nhập), ngời giao hàng, ngời lập phiếu, kế toán trởng.
Liên 1: Lu tại phòng vật t.
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho.
Liên 3: Giao cho ngời giao hàng làm cơ sở để thanh toán.
Đối với nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập thu hồi về kho cũng phải tiến