6. Tổng quan tài liệu nghiờn cứu
1.3.NỘI DUNG KTQT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY
1.3.1. Lập dự toỏn chi phớ xõy dựng
a. Khỏi quỏt về dự toỏn chi phớ xõy dựng
Lập dự toỏn sản xuất kinh doanh là việc lập dự kiến chi tiết những chỉ tiờu trong hệ thống quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ. Bất cứ một cụng trỡnh nào trước khi thi cụng cũng phải lập dự toỏn chi phớ. Dự toỏn chi phớ xõy lắp được lập căn cứ vào hồ sơ thiết kế, hệ thống định mức, kinh nghiệm thi cụng của cỏc cụng trỡnh trước và khảo sỏt thực tế mặt bằng thi cụng để đưa ra cỏc dự tớnh cụ thể. Chỳng phải được lập cụ thể, chi tiết cho từng cụng việc của cụng trỡnh để tổng hợp lại thành giỏ thành kế
21
hoạch toàn cụng trỡnh. Lập dự toỏn chi phớ trong cỏc doanh nghiệp xõy lắp cú ý nghĩa hết sức quan trọng:
- Thụng qua dự toỏn, nhà quản trị cũng dự tớnh được trong tương lai cần phải làm gỡ, kết quả đạt được của những hoạt động đú, từ đú cú những phương ỏn cụ thể, hợp lý để điều hành quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thụng tin dự toỏn chi phớ cú thể cung cấp thụng tin cho nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định thực hiện hợp đồng xõy lắp này với mức giỏ bao nhiờu là phự hợp?
- Trờn cơ sở lập dự toỏn chi phớ sản xuất kinh doanh cụ thể, tạo điều kiện cho nhà quản trị quản lý được chặt chẽ từng khoản mục chi phớ, lường được trước những khú khăn và những nhõn tố ảnh hưởng đến quỏ trỡnh quản lý cỏc chỉ tiờu, đồng thời cú sự điều chỉnh hợp lý cỏc phương ỏn đó lựa chọn nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
- Dự toỏn làm cơ sở cho việc phõn tớch tỡnh hỡnh biến động của chi phớ, xỏc định rừ nguyờn nhõn khỏch quan và chủ quan trong quỏ trỡnh thực hiện dự toỏn, từ đú đảm bảo cho nhà quản trị biết được thực chất về quỏ trỡnh sản xuất của doanh nghiệp để cú cỏc điều chỉnh cho phự hợp.
Để lập được dự toỏn chi phớ trong xõy lắp cho cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh cần dựa vào:
- Bản vẽ thiết kế thi cụng
- Định mức xõy dựng cơ bản phần xõy dựng, lắp đặt khảo sỏt của Bộ xõy dựng (Quyết định số 24/2005/QĐ – BXD, ngày 29/7/2005 của Bộ Xõy Dựng).
- Đơn giỏ xõy dựng cơ bản của Tỉnh, Thành phố
- Thụng tư hướng dẫn lập dự toỏn (số 04/2010/TT-BXD ngày 26/05/2010 Bộ trưởng Bộ xõy dựng hướng dẫn lập và quản lý chi phớ dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh).
- Thụng tư điều chỉnh dự toỏn.
22
- Thụng tư về chế độ tiền lương, phụ cấp.
- Cụng bố giỏ nguyờn vật liệu của Sở Tài chớnh.
Trước khi đi vào lập dự toỏn cần phải xõy dựng định mức cho từng khoản mục chi phớ.
b. Xõy dựng định mức
Chi phớ định mức là chi phớ dự tớnh cho việc sản xuất một khối lượng cụng việc cụ thể trong xõy lắp. Vớ dụ để xõy dựng 1m2 tường thỡ cần cú bao nhiờu gạch, bao nhiờu cỏt, bao nhiờu xi măng... Chi phớ định mức được sử dụng như là một thước đo trong hệ thống dự toỏn của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất sản phẩm sẽ lập dự toỏn để xỏc định tổng chi phớ dự toỏn chi phớ sản xuất và sau khi quỏ trỡnh sản xuất được tiến hành, kế toỏn quản trị sẽ so sỏnh giữa chi phớ thực tế và dự toỏn để xỏc định sự biến động về chi phớ. Đõy chớnh là cơ sở để kiểm soỏt chi phớ.
* Định mức chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Định mức về lượng: là lượng vật liệu cần thiết để thi cụng một đơn vị khối lượng cụng việc như 1 m3 bờ tụng, 1m2 tường… cú cho phộp những hao hụt bỡnh thường.
Định mức về giỏ nguyờn vật liệu: phản ỏnh đơn giỏ bỡnh quõn của 1 đơn vị nguyờn vật liệu, bao gồm:
+ Giỏ mua vật liệu theo húa đơn.
+ Chi phi thu mua: chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho … + Trừ cỏc khoản giảm giỏ chiết khấu
Định mức chi phớ NVLTT = Định mức về lượng NVL x Giỏ nguyờn vật liệu dự kiến
* Định mức chi phớ nhõn cụng trực tiếp: Cần xỏc định được lượng thời gian cần thiết cho một khối lương cụng việc và đơn giỏ cho 1 đơn vị thời gian.
23
- Định mức lượng thời gian hao phớ: là lượng thời gian bỡnh quõn cần thiết để hoàn tất cụng việc đối với cụng nhõn ở mức độ lành nghề trung bỡnh, bao gồm:
+ Thời gian cho nhu cầu sản xuất cơ bản + Thời gian cho vận hành mỏy múc thiết bị
+ Thời gian ngừng nghỉ hợp lý của mỏy múc thiết bị, người lao động - Định mức đơn giỏ cho một đơn vị thời gian: phản ỏnh chi phớ nhõn cụng trả cho một đơn vị thời gian hao phớ, gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tiền lương cơ bản cho một đơn vị thời gian ở cỏc bậc thợ khỏc nhau + Cỏc khoản phụ cấp theo lương
+ Cỏc khoản trớch theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Định mức chi phớ nhõn cụng trực tiếp được xỏc định như sau:
Định mức chi phớ NCTT =
Định mức về lượng thời gian hao phớ x
Giỏ nhõn cụng dự kiến cho một đơn vị thời gian
* Định mức chi phớ sử dụng mỏy thi cụng
Định mức về giỏ chi phớ mỏy theo giờ hay theo khối lượng thực hiện một cụng việc được xỏc định căn cứ vào:
- Đơn giỏ ca mỏy theo định mức nhà nước - Khấu hao mỏy trong kỳ của doanh nghiệp
- Định mức sử dụng nhiờn liệu theo thiết kế mỏy của nhà sản xuất kết hợp với kiểm tra bấm giờ tiờu hao nhiờn liệu thực tế của đơn vị.
Về thời gian để thi cụng một hạng mục cụng việc được xỏc định như sau: - Căn cứ vào định mức thi cụng cụng việc của nhà nước
- Căn cứ vào điểm dừng kỹ thuật lập tiến độ thi cụng cho từng hạng mục cụng việc trong bản tiến độ chung của dự ỏn.
Định mức chi phớ mỏy thi cụng = Định mức ca mỏy x Đơn giỏ ca mỏy dự kiến
24
* Định mức chi phớ chung:
Trong XDCB chi phớ chung được xỏc định dựa vào tỷ lệ % (5 – 6% của chi phớ trực tiếp) tựy thuộc vào từng dự ỏn.
Để lập được chi phớ chung của doanh nghiệp phải căn cứ vào cỏc khoản chi thực tế trong kỳ trước của doanh nghiệp như: chi lương, chi phớ cho bộ phận điều hành dự ỏn, điều hành cụng ty, cỏc khoản chi khỏc chiếm bao nhiờu phần trăm trong XDCB trờn sản lượng thực hiện để cú định mức chi phớ chung cho phự hợp.
Xõy dựng định mức chi phớ sản xuất tại đơn vị được túm theo sơ đồ:
Sơ đồ 1.2: Cỏch xõy dựng định mức chi phớ sản xuất
c. Dự toỏn chi phớ xõy dựng
- Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp: nhằm dự kiến số lượng nguyờn vật liệu cần cho quỏ trỡnh sản xuất thi cụng
Chi phớ NVLTT
dự toỏn =
Khối lượng cụng việc theo kế hoạch x
Định mức chi phớ NVLTT Lượng NVL cần mua kế hoạch = Khối lượng NVL cần cho quỏ trỡnh thi cụng + Lượng NVL tồn cuối kỳ - Lượng NVL tồn đầu kỳ Định mức biến phớ Định mức chi phớ NVL trực tiếp Định mức chi phớ NC trực tiếp Định mức về lượng
Đơn giỏ dự kiến
Đơn giỏ dự kiến Định mức về lượng
Định mức chi phớ sx chung
Đơn giỏ dự kiến Định mức chi phớ sản xuất
25
- Chi phớ nhõn cụng trực tiếp: là dự kiến số giờ cụng trực tiếp cần thiết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
để thi cụng hạng mục cụng trỡnh Chi phớ NCTT
dự toỏn =
Khối lượng cụng việc theo kế hoạch x
Định mức chi phớ NCTT
- Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng: là dự kiến số ca mỏy cần thiết cho quỏ trỡnh thi cụng từng nội dung cụng việc, từng hạng mục cụng trỡnh, cụng trỡnh.
Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng dự toỏn =
Khối lượng cụng việc theo kế hoạch x
Định mức sử dụng chi phớ mỏy thi cụng
- Chi phớ sản xuất chung: nhằm tớnh toỏn biến phớ sản xuất chung và
định phớ sản xuất chung. Chi phớ sản xuất chung dự toỏn = Biến phớ sản xuất chung dự toỏn + Định phớ sản xuất chung dự toỏn 1.3.2. Phương phỏp tập hợp và xỏc định chi phớ sản xuất
Theo phương phỏp chi phớ trực tiếp: giỏ thành sản phẩm sản xuất chỉ bao gồm cỏc chi phớ sản xuất biến đổi (chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, nhõn cụng trực tiếp, chi phớ sản xuất chung biến đổi)
Bảng 1.1: Phõn loại chi phớ theo phương phỏp chi phớ toàn bộ và phương phỏp chi phớ trực tiếp
Phương phỏp toàn bộ Loại chi phớ Phtrương phỏp
ực tiếp
Nguyờn vật liệu trực tiếp Nhõn cụng trực tiếp Biến phớ sản xuất chung
Chi phớ sản phẩm Chi phớ sản phẩm
Định phớ sản xuất chung Chi phớ bỏn hàng
Chi phớ thời kỳ
Chi phớ quản lý doanh nghiệp
Chi phớ thời kỳ
Phương phỏp xỏc định chi phớ là phương phỏp tổng hợp cỏc chi phớ cú liờn quan đến việc sản xuất và tiờu thụ sản phẩm. Mục đớch của việc tổng hợp chi phớ
26
nhằm cung cấp thụng tin về chi phớ cần thiết cho nhà quản trị để điều hành hoạt động SXKD và là cơ sở để nhà quản trị lập dự toỏn chi phớ ở mức độ khỏc nhau đồng thời là căn cứ để kiểm tra, đỏnh giỏ cỏc chi phớ phỏt sinh trong kỳ kinh doanh.
1.3.3. Kiểm soỏt chi phớ
Cỏc nhà quản lý khụng cú nhiều thời gian để kiểm tra và xỏc định nguyờn nhõn của tất cả cỏc biến động. Phương phỏp quản lý theo ngoại lệ (management by exception) sẽ giỳp nhà quản lý tập trung thời gian và nỗ lực vào việc kiểm soỏt cỏc biến động cú ý nghĩa. Khi nào một biến động cần được kiểm soỏt, khi nào thỡ bỏ qua. Lỳc này, nhà quản lý sẽ xem xột:
- Độ lớn của biến động: Nhà quản lý thường quan tõm đến những biến động cú giỏ trị lớn về cả số tuyệt đối lẫn số tương đối. Số tương đối của biến động cung cấp thụng tin tốt hơn cho nhà quản lý trong việc kiểm soỏt.
- Tần suất xuất hiện biến động: Những biến động lặp đi lặp lại liờn tục cần được kiểm soỏt chặt chẽ hơn những biến động thỉnh thoảng mới phỏt sinh. - Xu hướng của biến động: Những biến động cú xu hướng tăng dần theo thời gian là những biến động cần xỏc định nguyờn nhõn và kiểm soỏt.
- Khả năng kiểm soỏt được biến động: Những biến động mà những người bờn trong tổ chức cú khả năng kiểm soỏt được thỡ cần tiến hành kiểm soỏt hơn những biến động mà tổ chức khụng cú khả năng kiểm soỏt. Vớ dụ, khi mức giỏ nguyờn liệu tăng do sự biến động giỏ của thị trường thỡ nằm ngoài khả năng kiểm soỏt của nhà quản lý.
- Cỏc biến động thuận lợi: Những biến động thuận lợi cũng cần được xem xột để phỏt huy và cải tiến.
- Lợi ớch và chi phớ của việc kiểm soỏt: Quyết định nờn kiểm soỏt một biến động hay khụng cần phải xem xột sự đỏnh đổi giữa lợi ớch và chi phớ để thực hiện việc kiểm soỏt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cỏc nhà quản lý xỏc định mức ý nghĩa của cỏc biến động dựa vào kinh nghiệm và sự phỏn đoỏn chủ quan. Biến động cú giỏ trị lớn (về cả số tương
27
đối và tuyệt đối), biến động lặp lại thường xuyờn, biến động cú xu hướng tăng dần, và biến động mà tổ chức cú khả năng kiểm soỏt là những biến động cần phõn tớch xỏc định nguyờn nhõn để kiểm soỏt.
Ta ký hiệu Q0, G0, TH0 lần lượt là cỏc nhõn tố khối lượng, giỏ mua, định mức nguyờn vật liệu trực tiếp thi cụng theo dự toỏn cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
Q1, G1, TH1 lần lượt là cỏc nhõn tố khối lượng, giỏ mua, định mức nguyờn vật liệu trực tiếp thực tế thi cụng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
∆Q, ∆G, ∆TH lần lượt là biến động của cỏc nhõn tố khối lượng xõy lắp, giỏ mua nguyờn vật liệu, định mức nguyờn vật liệu.
∆CP là biến động của toàn bộ chi phớ nguyờn vật liệu thi cụng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
a. Kiểm soỏt chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Biến động của chi phớ NVL trực tiếp cú thể kiểm soỏt gắn liền với cỏc nhõn tố giỏ và lượng cú liờn quan.
- Biến động nhõn tố giỏ (ký hiệu G): Là sự chờnh lệch giữa giỏ NVL trực
tiếp thực tế với giỏ NVL trực tiếp theo dự toỏn để xõy lắp một khối lương cụng việc nhất định. Nếu tớnh trờn một loại vật tư thỡ nú phản ỏnh giỏ cả của một loại nguyờn vật liệu để thi cụng một khối lượng cụng việc đó thay đổi như thế nào so với dự toỏn. Ảnh hưởng về giỏ cú thể là õm hay dương. Nếu ảnh hưởng là õm (∆G <0) chứng tỏ giỏ vật liệu thực tế thấp hơn giỏ giỏ vật liệu dự toỏn đặt ra. Tỡnh hỡnh này được đỏnh giỏ là tốt nếu chất lượng vật liệu đảm bảo. Ngược lại, ảnh hưởng là dương (∆G >0) thể hiện giỏ vật liệu tăng so với dự toỏn sẽ làm tăng tổng chi phớ thi cụng của cụng trỡnh. Khi kiểm soỏt biến động về giỏ, cần quan tõm đến cỏc nguyờn nhõn biến động của giỏ nguyờn vật liệu trờn thị trường, chi phớ thu mua, chất lượng NVL, thuế, cỏc phương phỏp tớnh giỏ NVL...
28
Ta cú cụng thức ảnh hưởng của nhõn tố giỏ đến chi phớ sản xuất của cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh như sau: ∆G = (G1 – G0)Q1TH1
- Biến động nhõn tố lượng (ký hiệu Q): Là chờnh lệch giữa lượng NVL
trực tiếp thực tế với lượng NVL trực tiếp theo dự toỏn để thi cụng một khối lượng cụng việc nhất định. Biến động về lượng phản ỏnh tiờu hao vật chất thay đổi như thế nào và ảnh hưởng đến tổng chi phớ NVL trực tiếp ra sao. Nếu biến động về lượng là kết quả dương (∆Q>0) thể hiện lượng vật liệu sử dụng thực tế nhiều hơn so với dự toỏn tuy nhiờn cú trường hợp nhõn tố lượng tăng là do trong quỏ trỡnh thi cụng cụng trỡnh đó cú sự thay đổi thiết kế so với ban đầu làm cho khối lượng thi cụng tăng điều này là hoàn toàn hợp lý; cũn nếu kết quả là õm (∆Q<0) thể hiện lượng vật liệu sử dụng tiết kiệm so với dự toỏn. Nhõn tố lượng sử dụng thường do nhiều nguyờn nhõn như trỏch nhiệm của đội thi cụng. Đú cú thể là do khõu tổ chức sản xuất, mức độ hiện đại của cụng nghệ, trỡnh độ cụng nhõn trong sản xuất... ngay cả chất lượng nguyờn vật liệu mua vào khụng tốt dẫn đến cụng trỡnh bị hư hỏng phải phỏ đi làm lại...
Ta cú cụng thức ảnh hưởng của nhõn tố khối lượng đến chi phớ sản xuất của cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh như sau: ∆Q = (Q1 – Q0)G0TH0
- Biến động nhõn tố định mức (ký hiệu TH): là sự chờnh lệch giữa định mức nguyờn vật liệu lập dự toỏn và định mức nguyờn vật liệu thi cụng thực tế dựng để hoàn thành một khối lượng cụng việc. Nếu biến động nhõn tố định mức mà dương (∆TH>0) điều đú chứng tỏ rằng định mức tiờu hao nguyờn vật liệu thực tế thi cụng cao hơn so với dự toỏn điều này chứng tỏ rằng định mức tiờu hao nguyờn vật liệu do cụng ty lập ra là chưa hợp lý, khụng sỏt với quỏ trỡnh thực tế thi cụng, hay ngược lại nếu biến động nhõn tố định mức là số õm (∆TH<0) điều đú chứng tỏ rằng trong quỏ trỡnh thi cụng cụng ty đó tiết kiệm được chi phớ nguyờn vật liệu nhưng với điều kiện đảm bảo rằng cụng trỡnh thi cụng phải đạt tiờu chuẩn xõy dựng quy định
29
Ta cú cụng thức ảnh hưởng của nhõn tố khối lượng đến chi phớ sản xuất của cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh như sau: ∆TH = (TH1 – TH0)Q1G0
b. Kiểm soỏt chi phớ nhõn cụng trực tiếp
Biến động của chi phớ nhõn cụng trực tiếp cũng gắn liền với cỏc nhõn tố