Nhƣ đã phân tích ở mục 3.3.3, chữ ký trong văn bản hành chính đƣợc chia làm hai loại: chữ ký đề xuất duyệt và chữ ký duyệt hay còn gọi là chữ ký cấp 1 và chữ ký cấp 2.
Chữ ký cấp 1: là chữ ký của ngƣời tạo văn bản. Quá trình ký và xác thực chữ ký sẽ tƣơng tự nhƣ quy trình ký/ xác thực chữ ký cơ bản đƣợc trình bày ở mục 2.2.5.
Chữ ký cấp 2: là chữ ký của cá nhân lên một văn bản đƣợc tạo bởi một ngƣời khác. Vì vậy, trƣớc khi ký văn bản ngƣời nhận cần thông qua một bƣớc kiểm tra chữ ký của văn bản đƣợc gửi đến. Cụ thể quy trình này diễn ra nhƣ sau: giả sử trƣởng dự án A, làm một đề xuất P nâng cấp cấu hình máy tính của thành viên trong đội gửi cho giám đốc phát triển duyệt:
Hình 3.3: Quy trình ký duyệt văn bản.
Bƣớc 1: giám đốc phát triển sẽ kiểm tra văn bản P gửi đến có đúng do
trƣởng dự án A gửi hay không và văn bản này có bị sửa đổi từ khi A gửi đi không bằng cách sử dụng khóa công khai của A kiểm tra chữ ký của A trên văn bản P nhận đƣợc. Các bƣớc kiểm tra chữ ký của A giống nhƣ bƣớc xác thực chữ ký trong quy trình xác thực chữ ký cấp 1:
Văn bản P đã bị sửa đổi chuyển đến bƣớc 2.
Văn bản P chính xác của A gửi và chƣa bị sửa đổi chuyển đên bƣớc 3.
40
Bƣớc 2: Giám đốc gửi thông báo văn bản bị sửa đổi cho A.
Bƣớc 3: Giám đốc tiến hành ký duyệt đề xuất của A, sau đó gửi lại văn
bản P đã duyệt cho A.