Lƣu trữ vật lý các file dữ liệu nội dung đa phƣơng tiện đòi hỏi các phƣơng thức để chuyển đổi, quản lý, trao đổi và phân phối một khối lƣợng dữ liệu khổng lồ, các hệ thống đa phƣơng tiện thông thƣờng sử dụng phƣơng thức phân cấp đối với các thiết bị lƣu trữ. Các thiết bị lƣu trữ có tốc độ cao nhƣ RAM lƣu trữ các dữ liệu đang đƣợc xử lý trong khi đó các thiết bị lƣu trữ có tốc độ chậm nhƣ HDD, CD dùng để lƣu trữ các dữ liệu có tính chất dài hạn, cố định. Khi đó, hiệu suất phụ thuộc vào khả năng của cơ chế chuyển đổi xắp sếp các dữ liệu đa phƣơng tiện tƣơng ứng với mức tối ƣu hoá trong hệ thống lƣu trữ phân cấp. Với việc sắp xếp lƣu trữ phân cấp, các đối tƣợng đa phƣơng tiện có thể đƣợc lƣu trữ ở các mức độ khác nhau. Trong giai đoạn này giải pháp tổ chức lƣu trữ các file thành hệ thống các thƣ mục.
Sơ đồ hệ thống lƣu trữ file vật lý
53
Cũng nhƣ trong các file truyền thống, các file dữ liệu tài liệu multimedia đƣợc khai thác thông qua các định danh, tên file, các thuộc tính, các từ khoá và sự liên kết giữa chúng. Sử dụng các từ khoá là phƣơng pháp chiếm ƣu thế để chỉ số hoá dữ liệu đa phƣơng tiện. Con ngƣời thƣờng chọn các từ khoá từ một tập các từ vựng nhất định, điều này tạo ra một số khó khăn khi áp dụng đối với dữ liệu đa phƣơng tiện vì chúng thƣờng đƣợc làm một cách thủ công và rất tốn thời gian và các kết quả thƣờng là chủ quan và rất hạn chế phụ thuộc vào từ vựng.