Để biết được thực trạng kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa tại công ty , chúng ta đi vào nghiên cứu nghiệp vụ xuất khẩu vải cho khách hàng.
Quy trình để có thể xuất được một lô hàng đi như sau:
Đầu tiên phòng nghiệp vụ tiến hành đàm phán với nước ngoài ( kèm mẫu chào hàng ) thảo thuận về trọng lượng, số lượng, giá cả, phẩm chất quy cách. Khi cả 2 bên đã thỏa thuận xong, công ty đã xác định được lô hàng cần có là như thế nào, thì cán bộ nghiệp vụ đưa mẫu chào hàng đến các cơ sở sản xuất trong nước và đàm phán giá cả, quy cách …sao cho đủ điều kiện bên nước ngoài mà vẫn có lợi cho công ty. Khi đạt được thỏa thuận với cơ sở sản xuất đó thì tiến hành kí kết hợp đồng với cơ sở và đồng thời kí kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài đó. Người mua mở LC để thanh toán với công ty. Căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng với nước ngoài, cán bộ thuộc phòng tài vụ tiến hành viết INVOICE sau mỗi lần xuất.
Cụ thể vào ví dụ sau :
Sau khi đàm phán với MOLTEN THAILAND và đưa ra mẫu chào hàng cùng những tiêu chuẩn và điều kiện đặt ra. Lô hàng này được sản xuất tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhật Hoa. . Ngày 02/04/2008 công ty mua hàng và có hóa đơn GTGT:
Giá trị mua hàng nhập kho là 321.261.132 VNĐ, thuế GTGT đầu vào là 32.126.113 VNĐ. Tổng giá trị thanh toán là: 352.387.245 VNĐ.
Mua hàng về qua phòng kế hoạch thị trường làm phiếu nhập kho theo thủ tục, làm xong thủ tục thì chuyển xuống phòng kế toán.
Ngày 07/04/2008. Căn cứ vào hợp đồng thương mại và các chứng từ về hàng hóa đã mua ( hóa đơn GTGT ). Cán bộ kế toán mua hàng và công nợ phải trả bắt đầu tiến hành cập nhật số liệu ( vào phần mềm của máy ). Kế toán vào mục “mua hàng và công nợ phải trả” để vào cập nhật số liệu và điền thông tin vào “phiếu mua hàng”.
Ghi sổ:
Nợ TK 156 ( 1561 TH): 321.261.132 Nợ TK 133 : 32.126.113 Có TK 331 : 352.387.245
Bên công ty NHẬT HOA làm đúng thời hạn và hợp đồng, cho đến ngày 10/04/2008 hàng được xuất đi. Hóa đơn bán INVOICE số 0000062 được lập. Cán bộ kế toán căn cứ vào hợp đồng và INVOICE số 0000062 , lô hàng đã xuất tại cảng HẢI PHÒNG theo điều kiện gia hàng CIF THAI LAN.
- Gía trị xuất kho là: 321.365.134 Đ - Giá bán lô hàng là: 20.182,04 USD
- Tỷ giá ngày 10/04/2008 là 1 USD là = 16.100 Đ
Theo tỷ giá thực tế ngày 10/04/2008 tổng giá trị lô hàng là: 20.182,04 x 16.100 = 324.930.844 Đ
Khi hàng được đi xuất khẩu, kế toán công nợ ghi tăng TK 131 theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu là 1 USD = 16.100 Đ
Ghi sổ :
Căn cứ vào chứng từ hàng hóa đã xuất ( hóa đơn ngoại INVOICE ), kế toán ghi: Nợ TK 131 ( 1311TH2 ): 324.930.844
Có TK 511 : 324.930.844 Đồng thời kế toán ghi giảm giá vốn :
Nợ TK 632 : 321.365.134 Có TK 156 ( 1561 TH ): 321.365.134
Ngày 22/04/2008 nhận được giấy báo có của ngân hàng, số tiền nhận được nhập quỹ được kế toán ngoại tệ hạch toán theo tỷ giá 16.112, đồng thời đối ứng với nó TK 131 cũng được ghi theo tỷ giá 16.112
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng : Nợ TK 112 ( 1122): 325.137.028
Có TK 131( 1311 TH2): 325.137.028 Đồng thời ghi đơn
Nợ TK 007 (USD): 20.182,04
Chênh lệch tỷ giá giữa giá trị lô hàng tính theo tỷ giá TGTT và TGHT là: 325.137.028 – 324.930.844 = 206.184 Đ
Đến cuối quý, máy tính sẽ tổng hợp dư nợ của TK 131 theo các tỷ giá đã ghi cho mỗi lần hạch toán, nhân viên kế toán sẽ nhập vào TGHT của quý và máy sẽ tự động thực hiện việc khấu trừ phần chênh lệch giữa TGTT và TGHT, kế toán ghi:
Nợ TK 131: 206.184 Có TK 515: 206.18
Một số chứng từ và sổ sách cần thiết trong nghiệp vụ xuất khẩu trên là:
• Phiếu nhập kho:
Mẫu 2.1. Phiếu Nhập Kho
Ngày :07/04/2008. Người giao hàng:
Đơn vị : 2NH03-Công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhật Hoa. Địa chỉ : Xã Tân Quang –H. Văn Lâm-T. Hưng Yên.
Số hóa đơn: 79TH Seri: DQ/2008B Ngày 02/04/2008 Nội dung: Mua vải HĐ 93174( 02/04/2008)_Molten
Tài khoản có; 3311TH2-Phải trả cho người bán trong nước PKD Tổng hợp Stt
Mã kho Mã vt Tên vật tư TK Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 KHTAM DAV 10 Vải 450 khổ
1,40 m 1561TH2 M 8 902 800 6.932.000 61.714.210 2 KHTAM DAV 16 Vải 4624 khổ
1,40 m 1561TH2 M 16 429 100 15.798.000 259.546.922 Tổng cộng tiền hàng
Chi phí Thuế giá trị gia tăng
321.261.13232.126.113 32.126.113 Tổng cộng tiền thanh toán 352.387.245
• Sổ chi tiết tài khoản:
Mẫu 2.2: Sổ Chi Tiết Tài Khoản
Từ ngày 01/04/2008 đến ngày 30/04/2008
Chứng từ
Ngày Số
Mã KH Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Nợ Có 01/04 ………. ……….. ……... Số dư ĐK ……….. ……….. ………. ………… 07/04 PN 79TH 2NH03 Mua vải –HĐ 93174 (02/04/2008) 3311TH2 321.261.132 ……….. ……... ………. ………… ………… ………. ……… 10/04 HD 00062
4M01 Xuất vải cho Molten
6322 TH 321.365.134
Tổng 2.849.254.798 3.673.333.117
Mẫu 2.3: Sổ chi tiết công nợ
Tài khoản 3311 TH2- Phải trả cho người bán trong nước phòng KDTH Khách hàng: Công ty TNHH sản xuất và TM Nhật Hoa (2NH03)
Từ ngày 01/04/2008 đến ngày 30/04/2008
Chứng từ
Ngày Số Diễn giải TK đ/ư P/s Nợ P/s Có
07/04 PN 79TH Mua vải –HĐ 93174
(02/04/2008) 1561 TH2
321.261.132
………. …………. ……… ………… ………
… …………..
23/04 HD 89TH Mua vải- Molten 1561 TH2 277.242.328
Tổng cộng
Mẫu 2.4: Sổ Chi Tiết Tài Khoản
Tài Khoản 632: Phản ánh giá vốn hàng bán Từ ngày 01/04/2008 đến ngày 30/04/2008 Chứng từ
Ngày Số
Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
……. ……….. ……... ……….. ……….. ……….. …………10/04 HD 00062 Molten (THAI