Thực trạng của hạch toỏn NVL tại Cụng ty TNHH Thương mại Quang Cường

- Phương phỏp khấu hao TSCĐ: Đường thẳng

3.2.2.Thực trạng của hạch toỏn NVL tại Cụng ty TNHH Thương mại Quang Cường

3.2.2.1. Hạch toỏn ban đầu NVL

Cụng ty TNHH Thương mại Quang Cường đó thiết lập và quy định thống nhất cỏc thủ tục nhập, xuất kho NVL của đơn vị mỡnh theo đỳng mục đớch nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ như sau:

- Thủ tục và cỏc chứng từ sử dụng để nhập kho NVL

NVL, của cụng ty chủ yếu được nhập kho từ 2 nguồn: mua ngoài và sử dụng khụng hết nhập lại kho (đối với NVL, đề xờ và cỏc sản phẩm hỏng).

Ta cú:

• Đối với NVL mua ngoài về nhập kho

Căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng của người bỏn, hoỏ đơn kiờm phiếu nhập kho, hợp đồng mua vật tư.

Bảng số 16: Mẫu hoỏ đơn GTGT

Hoỏ đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liờn 2: (Giao cho khỏch hàng) Số: N18471

Ngày 12 thỏng 8 năm 2014

Đơn vị bỏn hàng:Cụng ty Thương mại sản xuất Minh Phương Địa chỉ: 78, Thanh Nhàn, Hà Nội

Điện thoại:……….MS……… Họ tờn người mua hàng: Anh Hiếu

Đơn vị: Cụng ty TNHH Thương mại Quang Cường

Địa chỉ: Lot B1-2, Tõy Bắc Gia IZ., Đụng Thọ, TP.Thanh Húa Hỡnh thức thanh toỏn: tiền mặt

ST T

Tờn sản phẩm Đơn vị tớnh Số lượng Đơn vị Thành tiền

A B C 1 2 3 = 1 x 2

1 Thộp Kg 1000 370.000 370.000.000

Cộng tiền hàng: 370.000.00

0 Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 37.000.000

Tổng cộng tiền thanh toỏn: 407.000.00

0 Số tiền viết bằng chữ: [Bốn trăm linh bảy triệu đồng]

Người mua hàng (Ký, ghi rừ họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn)

Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm: - 01 ngư ời ở bộ phận cung tiờu - 01 người ở phũng kỹ thuật - 01 thủ kho

Sẽ tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập kho. Nội dung của cuộc kiểm nghiệm đợc phản ỏnh lờn "Biờn bản kiểm nghiệm vật tư " (theo mẫu)

Bảng 17: Biờn bản kiểm nghiệm vật tư , hàng hoỏ trớc khi nhập kho

KH/BM 12.01 ST

T

Danh mục kiểm tra ĐVT Số lượng Ngày nhập

1 Thộp Kg 1.00 15/08/2006

… … … …. … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Chất lượng vật tư , hàng hoỏ theo thực tế kiểm tra

….. Thộp, chất lượng đảm bảo, số lượng đỳng như trong hợp đồng, khụng cú gỡ sai sút sau khi đó viết thử...

... ... ... ... Phương hướng xử lý: ... ... ... ... Ngày 15 thỏng 8 năm 2014

Phũng kế hoạch Thủ kho Người giao hàng

Biờn bản này được phũng kế hoạch lập làm 03 liờn: - 01 liờn giao cho người bỏn

- 01 liờn giao cho thủ kho để tiến hành nhập kho, sau đú chuyển cựng phiếu nhập kho do phũng kế hoạch lập lờn phũng kế toỏn

Sau khi tất cả cỏc thủ tục kiểm tra đó hoàn tất, nếu chất lượng hàng nhập đảm bảo đỳng yờu cầu như trong hợp đồng mua bỏn, thủ kho tiến hành cỏc thủ tục nhập kho và ghi phiếu nhập

Bảng 18:

Cụng ty TNHH Thương Mại Quang Cường Phiếu nhập kho

Ngày 15 thỏng 8 năm 2014

Số: N497/VT Nợ: 152

Cú: 111

Người nhập: Cụng ty thương mại Minh Phương Lý do nhập: Nhập vật tư Thộp

Nhập tại kho: Chị Thuý

Theo hoỏ đơn số: 018471 ngày 12/8/2014 Mó số thuế: 01008917761 ST

T Mó HH Tờn sản phẩm

ĐV

T Số lượng Đơn giỏ Thành tiền

1 KH0053 Thộp Kg 1000 370.000 370.000.000

Cộng 370.000.000

Số tiền ghi bằng chữ: (Ba trăm bảy mươi triệu đồng chẵn)

Người giao hàng Thủ kho Phũng TCKT Giỏm đốc

Phiếu nhập kho được lập làm 04 liờn: - 01 liờn phũng kế hoạch giữ

- 01 liờn được giao lờn phũng tài chớnh kế toỏn để kế toỏn vật tư hạch toỏn chi tiết.

- 01 liờn được giao cho người cung cấp để làm thủ tục thanh toỏn sau này. Trong trường hợp cú sai sút về số lượng thỡ ban kiểm nghiệm sẽ lập biờn bản bỏo cỏo cho bờn bỏn biết để xử lý đỳng như hợp đồng quy định.

Nếu cú sai sút về chất lượng, hàng giao khụng cú đủ quy cỏch phẩm chất thỡ sẽ bị trả lại người bỏn mà khụng được làm thủ tục nhập kho (ngoại trừ trường hợp cụng ty chấp nhận với một mức giảm nào đú thỡ sẽ nhập kho bỡnh thường).

* Đối với sản phẩm hỏng, NVL xuất dựng khụng hết nhập lại kho để tỏi sản xuất, thủ tục nhập kho chỉ khỏc là khụng tiến hành kiểm nghiệm vật tư bằng cỏch lập biờn bản kiểm nghiệm đối với NVL mua ngoài, cũn thỡ thủ kho vẫn viết phiếu nhập kho bỡnh thường.

Ngày 28 thỏng 8 năm 2014, phõn xưởng thi cụng nhập lại kho số vật tư dựng khụng hết để tỏi sản xuất sản phẩm, thủ kho ghi phiếu nhập kho cho những vật tư này như sau:

Bảng số 19

Cụng ty TNHH Thương Mại Quang Cường Phiếu nhập kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Ngày 28 thỏng 8 năm 2014

Số: N142/NL Nợ: 152 Cú: 111

Ngời nhập: Phõn xưởng thi cụng Lý do nhập: Nhập vật tư tỏi sản xuất Nhập tại kho: Chị Thuý

Theo hoỏ đơn số: ngày 28/8/2014 Mó số thuế: ST

T Mó HH Tờn sản phẩm ĐVT Số lợng Đơn giỏ Thành tiền 1 2 NLM004 MLM00 5 Thộp Sắt Kg Kg 136 34 290.000 290.000 39.440.000 9.860.000 Cộng: 49.300.000

Số tiền ghi bằng chữ: (Bốn chin triệu ba trăm nghỡn đồng)

Người giao hàng Thủ kho Phũng TCKT Giỏm đốc

- Thủ tục và chứng từ xuất kho NVL

Cụng ty TNHH Thương mại Quang Cường thường xuất kho NVL cho 2 mục đớch: phục vụ cho hoạt động sản xuất và phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

• Khi xuất kho NVL cho sản xuất, căn cứ vào phiếu bỏo về xuất vật tư theo định mức của phũng kế hoạch đó cú chữ ký của phũng TCKT, thủ kho tiến hành xuất kho NVL và lập phiếu xuất kho.

Vớ dụ:

Bảng số 20:

Cụng ty TNHH Thương Mại Quang Cường Phiếu xuất kho

Ngày 28 thỏng 8 năm 2014

Số: N461/VT Nợ: 621

Cú: 15210003

Người nhập: Cụng ty xừy dựng Minh Trường Lý do nhập:

Nhập tại kho: Chị Thuý

Theo hoỏ đơn số: ngày 28/8/2014 Mó số thuế: ST

T Mó HH Tờn sản phẩm

ĐV T

Số

lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 2 VTM004 a KH0053 Xi măng Cốt pha Thộp Bao kg 20 50 80.000 345.000 1.600.000 6.732.000 17.250.000 Cộng: 25.582.000

Số tiền ghi bằng chữ: (Hai mươi lăm triệu năm trăm tỏm hai nghỡn đồng)

Người giao hàng Thủ kho Phũng TCKT Giỏm đốc

Phiếu xuất kho được phũng kế hoạch lập thành 04 liờn: - 01 liờn do thủ kho giữ để ghi thẻ kho

- 01 liờn chuyển lờn phũng kế toỏn để kế toỏn vật tư ghi sổ, thẻ chi tiết NVL, cuối kỳ đối chiếu với kế toỏn tổng hợp.

- 01 liờn giao cho người lĩnh (thờng là quản đốc cỏc phõn xưởng) giữ để cuối kỳ giao cho kế toỏn theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất đối với từng phõn xưởng làm căn cứ để tớnh chi phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm

- 01 liờn phũng kế hoạch giữ.

• Đối với NVL xuất kho cho hoạt động kinh doanh (để bỏn) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Thủ kho căn cứ vào hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho đó cú chữ ký của phũng kế toỏn và phũng kế hạch để xuất kho NVL nh đó quy định

Hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho được lập thành 03 liờn::

- 01 liờn giao cho người mua để làm căn cứ thanh toỏn tại cơ quan người mua.

- 01 liờn thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đú chuyển cho phũng kế toỏn ghi sổ, thẻ chi tiết NVL

- 01 liờn gốc do phũng kế hoạch giữ

3.2.2.2 Hạch toỏn NVL tại Cụng ty TNHH Thương Mại Quang Cường

* Tài khoản kế toỏn sử dụng trong hạch toỏn NVL tại cụng ty

Cụng ty TNHH Thương mại Quang Cường ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn, theo dừi hàng tồn kho núi chung và NVL núi riờng, do đú cỏc tài khoản mà cụng ty sử dụng để hạch toỏn NVL chớnh là cỏc tài khoản như trong quy định của Bộ tài chớnh, bao gồm:

• TK 152 "Nguyờn liệu, nguyờn vật liệu"

Trong đú, TK này đựơc chi tiết thành 2 TK cấp hai: - TK 1521: theo dừi nguyờn giỏ NVL

- TK 1522: theo dừi chi phớ nhập khẩu uỷ thỏc tớnh vào nguyờn giỏ NVL

• TK 1421 "Chi phi chờ kết chuyển"

Cỏc loại sổ sỏch mà cụng ty sử dụng để hạch toỏn NVL bao gồm:

- Thẻ kho: dựng để theo dừi từng danh điểm NVL trong hạch toỏn chi tiết. - Sổ kho: dựng để ghi chộp cỏc thẻ kho

- Thể kế toỏn chi tiết

- Bảng kờ chi tiết xuất NVL

- Bảng kờ chi tiết thanh toỏn với người bỏn - Bỏo cỏo nhập xuất tồn kho NVL

- Nhật ký của cỏc TK 152 (chi tiết cho TK 1521, 1522 và chi tiết cho TK 15210001, 15210002…)

- Và một số cỏc sổ phụ khỏc.

3.2.2.3. Hạch toỏn chi tiết NVL tại cụng ty

Do đặc điểm về NVL của doanh nghiệp là cú nhiều loại khỏc nhau, thường xuyờn phải dự trữ trong kho một lượng vừa đủ theo định mức tớnh toỏn của phũng kế hạch nờn NVL được theo dừi, quản lý rất chặt chẽ, Cụng ty TNHH thương mại Quang Cường ỏp dụng hạch toỏn chi tiết NVL theo phương phỏp thẻ song song

Nguyờn tắc hạch toỏn là:

- ở kho: Chỉ theo dừi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho NVL về mặt số lượng - ở phũng kế toỏn: theo dừi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho NVL cả về mặt số lượng và giỏ trị.

Ưu điểm của phương phỏp này là đơn giản, dễ làm, khụng đũi hỏi cao về trỡnh độ hạch toỏn ban đầu. Song cũng phải kể đến nhược điểm của nú là ghi trựng lặp (cả kho và phũng kế toỏn đều theo dừi về mặt lượng). Thờm vào đú, cụng ty cú nhiều chủng loại vật tư, chi tiết về mặt hiện vật trựng lặp làm khối lượng cụng việc của phũng kế toỏn phỏt sinh nhiều thờm.

Trỡnh tự ghi chộp

- ở kho: thủ kho mở thẻ kho để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập - xuất tồn kho của từng danh điểm NVL về mặt khối lượng. Số liệu để ghi vào thẻ kho là cỏc phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho.. mỗi chứng từ chỉ ghi một dũng trờn thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập - xuất kho NVL, thủ kho thực hiện việc ghi thẻ kho theo đỳng trỡnh tự thời gian. Cuối quý, căn cứ vào số lượng nhập xuất kho trong quý, thủ kho tớnh ra số tồn kho NVL cuối quý. Và theo định

kỳ, hàng quý, thủ kho đối tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho NVL với phũng kế toỏn.

Vớ dụ:

Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho quý IV năm 2014 như: Phiếu xuất kho số 215, phiếu nhập kho số 135 và một số chứng từ khỏc cú liờn quan như: Phiếu chi, Phiếu thu, giấy bỏo nợ của ngõn hàng, hoỏ đơn bỏn hàng của người bỏn…

Bảng số 21 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Cụng ty TNHH Thương Mại Quang Cường Phiếu xuất kho

Ngày 06 thỏng 8 năm 2014

Số: X215/NL Nợ: 621

Cú: 1521 Người nhập: Phõn xưởng

Lý do nhập: Xuất vật tư phục vụ trong thi cụng Nhập tại kho: Chị Thuý

ST

T Mó HH Tờn sản phẩm

ĐV T

Số

lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 2 3 NLN003 NLN037c NLN039 Thộp Cỏt Đỏ Kg 40 440.000 17.600.000 2.867.000 8.800.000 Cộng: 29.267.000

Số tiền ghi bằng chữ: (Hai mươi chin triệu hai trăm sỏu bảy nghỡn đồng)

Bảng số 22

Cụng ty TNHH Thương Mại Quang Cường Phiếu nhập kho Ngày 31 thỏng 8 năm 2014 Số: N135/NL Nợ: 152 Cú: 111 Người nhập: Lý do nhập: Nhập vật tư phục vụ sản xuất Nhập tại kho: Chị Thuý

ST

T Mó HH Tờn sản phẩm

ĐV T

Số

lượng Đơn giỏ Thành tiền

A B C D 1 2 3 = 1 x 2 1 NLN003 Dầu diezen Thộp Lit kg 1000 100 25.230 302.250 25.230.000 30.225.000 Cộng: 55.455.000

Số tiền ghi bằng chữ: (Năm mươi lăm triệu bốn trăm năm lăm nghỡn đồng)

Bảng số 23

Cụng ty TNHH Thương Mại Quang Cường Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT Ngày lập thẻ: 31 thỏng 8 năm 2014 Tờ số: 03 Tờn vật tư, hàng hoỏ: thộp Mó số: NLN003 Đơn vị tớnh: Kg ST T Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lợng Xỏc nhận của kế toỏn SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 X215/NL 06/8/1 4

Xuất cho PX thi cụng 06/8 40 2 X221/NL 28/8/1 4 Xuất kho 28/8 50 … 12 N135/NL 31/8/1 4 Nhập kho 31/8 100 10 - ở phũng kế toỏn

Kế toỏn vật tư ghi thẻ kho thay cho sổ chi tiết NVL. Do số liệu được vào bằng mỏy nờn khi thủ kho chuyển thẻ kho lờn phũng kế toỏn, kế toỏn vật tư phải căn cứ vào tờn vật tư đó ghi trong thẻ kho để đối chiếu với danh mục vật tư của phũng kế toỏn, tỡm ra mó của chớnh NVL đú của phũng kế toỏn rồi mới nhập số liệu vào mỏy tớnh.

Đõy là một hạn chế của hệ thống danh điểm nguyờn vật liệu khụng đồng nhất trong cụng ty

Số liệu được kế toỏn vật tư sử dụng để đối chiếu với thủ kho và cuối quý sau khi khớp số liệu, kế toỏn tổng hợp sẽ tớnh ra giỏ xuất của từng danh điểm nguyờn vật liệu và tiến hành lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL.

Bảng số 24

Cụng ty TNHH Thương Mại Quang Cường sổ chi tiết vật tƯ

Tờn vật liệu: Thộp Thỏng 8 (trớch) Ngày thỏng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 06/8 X215/N L 06/8 Xuất cho PX thi cụng 152 40 440.00 0 17.600.00 0 … …. ….. ….. … ….. … … … … …. …. …. …. 28/8 X142/N L 28/8 Xuất kho 152 50 345.000 17.250.00 0 … …. ….. ….. … ….. … … … … …. …. …. …. 31/8 X135/N L 31/8 Nhập kho 152 100 302.250 30.225.00 0 Cộng 30.225.00 0 34.850.00 0

Bảng số 25 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Cụng ty TNHH Thương Mại Quang Cường