Nguyờn vật liệu là một trong những yếu tố khụng thể thiếu được trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp núi chung và cỏc doanh nghiệp xõy dựng núi riờng, giỏ trị của nguyờn vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phớ sản xuất kinh doanh của cụng ty.
Xuất phỏt từ những đặc điểm của quỏ trỡnh sản xuất xõy dựng của cụng ty là cỏc cụng trỡnh phõn bổ rải rỏc ở xa cụng ty nờn cụng ty khụng tiến hành nhập kho vật tư trước rồi xuất sau. Do cụng ty ỏp dụng hỡnh thức vừa làm khoỏn vừa làm cụng nhật nờn vật tư thường thường là do cỏc đội, tổ tự mua ở ngoài hoặc vật tư nhập về trực tiếp và vận chuyển đến tận chõn cụng trỡnh nơi đang thi cụng.
Khi cỏc đội cú nhu cầu mua sắm sử dụng vật tư thỡ phải viết giấy xin tạm ứng kốm theo bảng bỏo giỏ gửi về cụng ty, phũng kế hoạch, kỹ thuật sẽ căn cứ vào lượng vật tư cần thiết rồi gửi lờn giỏm đốc và kế toỏn trưởng ký duyệt cho ứng tiền mua vật tư. Sau đú cỏc giỏy tờ này được chuyển đến phũng kế toỏn để viết phiếu chi và xuất tiền tạm ứng cho đội.
Tại cỏc tổ, đội chỉ huy cụng trỡnh và nhõn viờn kinh tế chịu trỏch nhiệm quản lý nhập, xuất, tồn vật tư sử dụng.
Chứng từ gốc sử dụng gồm:
- Giấy đề nghị tạm ứng.
- Phiếu đề nghị mua, xuất vật tư. - Húa đơn mua vật tư.
- Chứng từ về chi phớ vận chuyển.
Sơ đồ 2.6: trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn NVL
Khi cỏc xớ nghiệp, đội tổ cú nhu cầu vật tư nào thỡ chỉ huy trưởng sẽ yờu cầu nhõn viờn kinh tế xuất vật tư để xử dụng
Giỏ trị thực tế vật tư dựng cho thi cụng cụng trỡnh sẽ bao gồm giỏ mua vật tư (khụng bao gồm thuế GTGT) và phớ vận chuyển đến chõn cụng trỡnh.
Cuối thỏng nhõn viờn kinh tế của cụng trỡnh sẽ tập hợp và gửi toàn bộ húa đơn chứng từ liờn quan đến mua vật tư, chứng từ vận chuyển và bảng tổng hợp chi phớ sản xuất trong thỏng về phũng kế toỏn cụng ty. Sau đú kế toỏn tổng hợp phõn loại kiểm tra tớnh hợp lệ của cỏc loại húa đơn chứng từ đú rồi lập bảng tổng hợp chi phớ trỡnh lờn giỏm đốc và kế toỏn trưởng ký duyệt sau đú tiến hành ghi vào cỏc sổ kế toỏn liờn quan.