- Mục đích quá trình phân tích dữ liệu là xác định các thực thể cần thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể. Một hệ thống thông tin phải được tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh dư thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu.
a. Xác định các thực thể
Qua việc phân tích hệ thống ta thấy hệ thống cần lưu trữ những thực thể sau: Thực thể : Nhà cung cấp. Khách hàng. Hàng hóa (Sách, truyện…) Nhân viên. Hình thức thanh toán. Hoá đơn mua.
Hoá đơn bán. Kho.
Phiếu nhập. Phiếu xuất.
b. Xác định các thuộc tính của thực thể
- Thực thể nhà cung cấp gồm các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản.
- Thực thể khách hàng gồm các thuộc tính: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản.
- Thực thể hàng hóa gồm các thuộc tính: Mã hàng Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá.
- Thực thể nhân viên gồm các thuộc tính: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Điện thoại.
- Thực thể kho gồm các thuộc tính: Mã kho, Tên kho, Địa chỉ kho. - Thực thể hình thức thanh toán gồm các thuộc tính: Mã hình thức thanh toán, Tên hình thức thanh toán.
- Thực thể hoá đơn mua gồm các thuộc tính: Số hoá đơn mua, Ngày lập, Mã nhân viên, Mã nhà cung cấp, Mã hình thức thanh toán, Số lượng, Đơn giá.
- Thực thể phiếu nhập gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày nhập, Mã hàng hóa, Mã nhà cung cấp, Số hoá đơn mua, Mã kho, Mã nhân viên, Số lượng, Đơn giá.
- Thực thể hoá đơn bán gồm các thuộc tính: Số hoá đơn bán, Ngày lập, Mã nhân viên, Mã khách, Mã hình thức thanh toán, Số kượng, Đơn giá.
- Thực thể phiếu xuất gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày xuất, Mã hàng hóa, Mã khách, Số hoá đơn bán, Mã kho, Mã nhân viên, Số lượng, Đơn giá.
c. Xác định các mối quan hệ
- Để xác định mối quan hệ giữa các thực thể và thuộc tính ta phải trả lời các câu hỏi như: Ai?, Cái gì?, Bao giờ?, Bằng cách nào?, ở đâu?, Bao nhiêu?….
- Chẳng hạn như các quan hệ:
Nhập:
Của ai? Nhà cung cấp. Bao giờ? Ngày nhập. Bằng cách nào? Số phiếu. Bao nhiêu? Số lượng, Đơn giá. ở đâu? Địa chỉ nhà cung cấp.
Xuất:
Cái gì? Hàng hóa (Sách, vở, bút…) Cho ai? Khách hàng.
Bao giờ? Ngày xuất. Bằng cách nào? Số phiếu. Bao nhiêu? Số lượng, Đơn giá. ở đâu? Địa chỉ khách.
- Sau khi xác định được các quan hệ giữa các thực thể và thuộc tính ta sẽ tiến hành xây dựng mô hình thực thể/liên kết tức là mô hình E-R.