Hình 7. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh
Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1:
Bộ phận nhập hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi lại hoá đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này lưu hoá đơn mua vào kho hoá đơn mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho và lưu phiếu nhập vào kho phiếu nhập. Bộ phận nhập hàng sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lưu vào kho danh sách nhà cung cấp.
1.0 Nhập dữ liệu 2.0 Xuất hàng đơn đặt hàng 4.0 Báo cáo 3.0 Theo dõi nhập xuất doanh thu Nhà cung cấp Khách hàng Lãnh đạo báo giá danh sách hàng DS hàng DS NCC đơn mua hàng HĐ bán DS hàng HĐ bán DS khách Phiếu nhập HĐ mua Phiếu xuất Sổ TD doanh thu Sổ TD xuất Sổ TD nhập chỉ thị BC hàng tồn BC doanh thu BC nhập xuất
Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách và lưu phiếu vào kho phiếu xuất.
Bộ phận theo dõi nhập, xuất, doanh thu sẽ tổng hợp thông tin từ các kho phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán, hoá đơn mua để biết được số lượng hàng nhập, số lượng hàng xuất và tính doanh thu đồng thời lưu lần lượt vào các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu.
Khi lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống bộ phận lập báo cáo thì bộ phận này sẽ tổng hợp thông tin từ các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu để lập ra các báo cáo về lượng hàng nhập và xuất, báo cáo về lượng hàng tồn kho và báo cáo doanh thu gửi lên lãnh đạo.
3.3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Hình 8: Sơ đồ phân rã chức năng nhập hàng.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 1 mức dưới đỉnh:
Dựa trên báo giá của nhà cung cấp, bộ phận lập đơn mua hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, khi đó nhà cung cấp sẽ gửi lại bộ phận này hoá đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này sẽ lưu hoá đơn vào kho hoá đơn mua đồng thời gửi danh sách hàng đã nhập tới bộ phận lập danh sách hàng. Bộ phận lập danh sách hàng sẽ lưu danh sách hàng vào kho danh sách hàng.
Sau khi nhận được những thông tin về nhà cung cấp do phía nhà cung cấp gửi thì bộ phận lập danh sách nhà cung cấp sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lưu vào kho danh sách nhà cung cấp.
Bộ phận viết phiếu nhập kho sẽ tổng hợp thông tin từ các hoá đơn trong kho hoá đơn mua và danh sách nhà cung cấp trong kho danh sách nhà cung cấp để viết phiếu nhập hàng vào kho đồng thời lưu phiếu vào kho phiếu nhập.
Hình 9: Sơ đồ phân rã chức năng xuất hàng
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 2 mức dưới đỉnh:
Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận nhận đơn đặt hàng, bộ phận này gửi thông tin về khách hàng tới bộ phận lập danh sách khách hàng đồng thời gửi thông tin về đơn hàng đến bộ phận lập hoá đơn bán hàng.Bộ phận lập danh sách khách hàng sẽ lên danh sách khách hàng và lưu vào kho danh sách khách hàng.
Bộ phận lập hoá đơn bán hàng sau khi nhận được thông tin về đơn hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng gửi khách hàng đồng thời lưu hoá đơn vào kho hoá đơn bán.
Bộ phận viết phiếu xuất kho dựa trên thông tin về hoá đơn bán hàng trong kho hoá đơn bán và danh sách những mặt hàng còn trong kho để viết phiếu xuất kho xuất hàng cho khách đồng thời lưu phiếu vào kho phiếu xuất.
Hình 10: Sơ đồ phân rã chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 3 mức dưới đỉnh:
Lãnh đạo gửi yêu cầu xuống, nhân viên sẽ có trách nhiệm thống kê. Bộ phận lập sổ theo dõi nhập sẽ tổng hợp thông tin từ các phiếu nhập trong kho phiếu nhập để thống kê lượng hàng nhập và lưu vào kho sổ theo dõi nhập. Bộ phận lập sổ theo dõi xuất tổng hợp thông tin từ các phiếu xuất hàng trong kho phiếu xuất để thống kê lượng hàng đã xuất cho khách và lưu vào sổ theo dõi xuất. Cuối cùng bộ phận lập sổ theo dõi doanh thu sẽ dựa trên các hoá đơn mua và hoá đơn bán trong kho hoá đơn mua và kho hoá đơn bán để tính doanh thu trong tháng, trong quý và lưu vào sổ theo dõi doanh thu.
Hình 11: Sơ đồ phân rã chức năng lập báo cáo.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 4 mức dưới đỉnh:
Lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống các bộ phận. Bộ phận lập báo cáo nhập, xuất sẽ tổng hợp thông tin từ sổ theo dõi nhập, sổ theo dõi xuất trong kho sổ theo dõi nhập và kho sổ theo dõi xuất để thống kê báo cáo về lượng hàng nhập, xuất gửi lãnh đạo đòng thời lưu vào kho danh sách hàng nhập, xuất.
Bộ phận lập báo cáo hàng tồn cũng dựa vào thông tin từ sổ theo dõi nhập, sổ theo dõi xuất và danh sách những mặt hàng còn tồn kho của quý trước để thống kê báo cáo lượng hàng tồn kho của quý này gửi lãnh đạo đồng thời lưu vào kho danh sách hàng tồn.
Bộ phận lập báo cáo doanh thu dựa trên sổ theo dõi doanh thu hàng tháng trong kho sổ theo dõi doanh thu để lập báo cáo về tình hình doanh thu của nhà sách trong quý gửi lên lãnh đạo và lưu vào bảng doanh thu.
3.3.4. Phân tích về dữ liệu
- Mục đích quá trình phân tích dữ liệu là xác định các thực thể cần thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể. Một hệ thống thông tin phải được tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh dư thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu.
a. Xác định các thực thể
Qua việc phân tích hệ thống ta thấy hệ thống cần lưu trữ những thực thể sau: Thực thể : Nhà cung cấp. Khách hàng. Hàng hóa (Sách, truyện…) Nhân viên. Hình thức thanh toán. Hoá đơn mua.
Hoá đơn bán. Kho.
Phiếu nhập. Phiếu xuất.
b. Xác định các thuộc tính của thực thể
- Thực thể nhà cung cấp gồm các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản.
- Thực thể khách hàng gồm các thuộc tính: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản.
- Thực thể hàng hóa gồm các thuộc tính: Mã hàng Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá.
- Thực thể nhân viên gồm các thuộc tính: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Điện thoại.
- Thực thể kho gồm các thuộc tính: Mã kho, Tên kho, Địa chỉ kho. - Thực thể hình thức thanh toán gồm các thuộc tính: Mã hình thức thanh toán, Tên hình thức thanh toán.
- Thực thể hoá đơn mua gồm các thuộc tính: Số hoá đơn mua, Ngày lập, Mã nhân viên, Mã nhà cung cấp, Mã hình thức thanh toán, Số lượng, Đơn giá.
- Thực thể phiếu nhập gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày nhập, Mã hàng hóa, Mã nhà cung cấp, Số hoá đơn mua, Mã kho, Mã nhân viên, Số lượng, Đơn giá.
- Thực thể hoá đơn bán gồm các thuộc tính: Số hoá đơn bán, Ngày lập, Mã nhân viên, Mã khách, Mã hình thức thanh toán, Số kượng, Đơn giá.
- Thực thể phiếu xuất gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày xuất, Mã hàng hóa, Mã khách, Số hoá đơn bán, Mã kho, Mã nhân viên, Số lượng, Đơn giá.
c. Xác định các mối quan hệ
- Để xác định mối quan hệ giữa các thực thể và thuộc tính ta phải trả lời các câu hỏi như: Ai?, Cái gì?, Bao giờ?, Bằng cách nào?, ở đâu?, Bao nhiêu?….
- Chẳng hạn như các quan hệ:
Nhập:
Của ai? Nhà cung cấp. Bao giờ? Ngày nhập. Bằng cách nào? Số phiếu. Bao nhiêu? Số lượng, Đơn giá. ở đâu? Địa chỉ nhà cung cấp.
Xuất:
Cái gì? Hàng hóa (Sách, vở, bút…) Cho ai? Khách hàng.
Bao giờ? Ngày xuất. Bằng cách nào? Số phiếu. Bao nhiêu? Số lượng, Đơn giá. ở đâu? Địa chỉ khách.
- Sau khi xác định được các quan hệ giữa các thực thể và thuộc tính ta sẽ tiến hành xây dựng mô hình thực thể/liên kết tức là mô hình E-R.
3.3.5 Mô hình thực thể liên kết( Mô hình E-R)
Mã H Mã H Tên
Hình 12. Mô hình thực thể liên kết
CHƢƠNG 4
Thiết kế hệ thống
Nội dung
Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế giao diện
4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế các bảng dữ liệu 1. Phieunhap: Bảng Phiếu nhập
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sophieu Text 10 Số phiếu _khóa chính
SoHĐ_mua Text 10 Số hoá đơn mua_khoá ngoại
Ngaynhap Date/time Ngày nhập
Mancc Text 10 Mã nhà cung cấp_ khoá ngoại
Makho Text 10 Mã kho_ khoá ngoại
Manv Text 10 Mã nhân viên_ khoá ngoại
2. NhapCT: Bảng Nhập chi tiết
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sophieu Text 10 Số phiếu _khóa ngoại
Mahang Text 10 Mã hàng_ khoá ngoại
Soluong Number Double Số lượng
Dongia Number Double Đơn giá
3. Phieuxuat: Bảng Phiếu xuất
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
SoHĐ_ban Text 10 Số hoá đơn bán_ khoá ngoại
Ngayxuat date/time Ngày nhập
Makhach Text 10 Mã khách_ khoá ngoại
Makho Text 10 Mã kho_ khoá ngoại
Manv Text 10 Mã nhân viên_ khoá ngoại
4. XuatCT: Bảng Xuất chi tiết
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sophieu Text 10 Số phiếu _khóa ngoại
Mavt Text 10 Mã hàng hóa_ khoá ngoại
Soluong Number Double Số lượng Dongia Number Double Đơn giá
5. Khachhang: Bảng Khách hàng
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Makhach Text 10 Mã khách_khóa chính
Tenkhach Text 50 Tên khách
Diachi Text 50 Địa chỉ
Dienthoai Text 10 Điện thoại
6. Nhacungcap: Bảng Nhà cung cấp
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Mancc Text 10 Mã nhà cung cấp_khóa chính
Tenncc Text 50 Tên nhà cung cấp
7. hanghoa: Bảnghàng hóa
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Mahh Text 10 Mã hàng hóa_khoá chính
Tenhh Text 50 Tên hàng hóa
Donvitinh Number Double Đơn vị tính
8. Kho: Bảng Kho
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Makho Text 10 Mã kho_khóa chính
Tenkho Text 50 Tên kho
Diachikho Text 50 Địa chỉ kho
9. HinhthứcTT: Bảng Hình thức thanh toán
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Mahttt Text 10 Mã thanh toán_khóa chính
Tenhttt Text 50 Tên hình thức thanh toán
10. Nhanvien: Bảng Nhân viên
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Manv Text 10 Mã nhân viên_khoá chính
Tennv Text 30 Tên nhân viên
Diachi Text 30 Đia chỉ
Dienthoai Text 10 Điện thoại
11. HDban: Bảng hóa đơn bán
SoHĐ_ban Text 10 Số hoá đơn bán_khoá chính
Ngaylap Date/Time Ngày lập hoá đơn
Makhach Text 10 Mã khách_ khoá ngoại
Manv Text 10 Mã nhân viên_khoá ngoại
Mahang Text 10 Mã hàng_ khoá ngoại
Soluong Number Double Số lượng Dongia Number Double Đơn giá 12. HDmua: Bảng hoá đơn mua
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sohd_mua Text 10 Số hoá đơn mua_khoa chính
Ngaylap Date/Time Ngày lập hoá đơn
Mancc Text 10 Mã nhà cung cấp_ khoá ngoại
Mahang Text 10 Mã hàng_ khoá ngoại
Dongia Number Double Đơn giá Soluong Number Double Số lượng
Manv Text 10 Mã nhân viên_ khoá ngoại
13.Dong_hdban: Bảng dòng hoá đơn bán
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sohd_ban Text 15 Số hoá đơn bán_khoá ngoại
Mahang Text 10 Mã hàng_ khoá ngoại
Soluong Number Double Số lượng Dongia Number Double Đơn giá Thanhtien Number Double Thành tiền
Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Sohd_mua Text 15 Số hoá đơn mua_khoá
ngoại
Mahang Text 10 Mã hang_ khoá ngoại
Soluong Number Double Số lượng
Dongia Number Double Đơn giá
Thanhtien Number Double Thành tiền
4.2. Thiết kế giao diện
* Form đăng nhập hệ thống
Hình 4.1: Form đăng nhập hệ thống
* Mức một là Form chính có liên kết với các chức năng con qua hệ thống Menu và ToolBar.
Hình 4.2: Form chính
chương trình được phân chia thanh nhiều mức truy nhập nhỏ tương ứng với các chức năng riêng biệt, sau đây là một số chức năng ở mức thấp hơn của chương trình.
Hình 4.3: Form danh sách hàng
Hình 4.5: Form cập nhật nhà cung cấp
Hình 4.7: Báo cáo danh mục sản phẩm
Kết luận và hƣớng phát triển đề tài
- Chương trình quản lý nhà sách Hoàng Hà được viết bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic, phần nào giúp cho các nhà quản lý làm việc một các hiệu quả hơn. Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình mạnh, vừa dễ sử dụng vừa đa chức năng, Visual Basic là một trợ thủ không thể thiếu trong lập trình giao diện và lập trình quản lý.
- Bài toán quản lý nhà sách Hoàng Hà là một bài toán lớn nó bao gồm nhiều bài toán quản lý nhỏ khác gộp lại như quản lý nhân sự, quản lý hàng hóa … Chính vì vậy trong một khuôn khổ của đề tài này chưa thể quản lý hết tất cả các mặt của bài toán quản lý.
- Trong một tương lai không xa em nghĩ rằng bài toán này sẽ được phát triển ở một mức cao hơn, nó sẽ bao gồm nhiều chức năng hơn, quản lý mọi mặt của nhà sách, không chỉ giới hạn là quản lý nhà sách Hoàng Hà mà có thể quản lý một nhà sách bất kỳ nào. Điều đó cũng có nghĩa là sẽ phải đi sâu nghiên cứu kĩ hơn về ngôn ngữ lập trình Visual Basic nghiên cứu kĩ hơn về lập trình cơ sở dữ liệu.
- Do thời gian thực hiện đề tài có hạn và phạm vi của chương trình là rất rộng nên trong chương trình khó tránh khỏi những thiếu sót. Bên cạnh đó chương trình vẫn còn một số chức năng chưa được hoàn thiện, em xin tiếp tục hoàn thiện trong thời gian tiếp theo.
Một số tài liệu tham khảo
+ Tin học văn phòng Access 2000, Tác giả Nguyễn Sỹ Dũng, NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh.
+ Kỹ thuật lập trình Access trên windows, Tác giả GS. Phạm Văn ất, NXB Hà Nội.
+ Tự học Visual Basic trong 21 ngày, Nhóm Tác giả Nguyễn Tiến – Ngô Quốc Việt – Phạm Nguyễn Tuấn Kỳ, NXB Thống kê.
+ Tự học lập trình Visual Basic 6.0 một các hiệu quả và nhanh nhất, Tác giả Đậu Quang Tuấn, NXB Trẻ.
+ Microsoft Visual Basic 6.0 và lập trình cơ sở dữ liệu, Tác giả Nguyễn Thị Ngọc Mai, NXB Lao động - Xã hội.
Hƣớng dẫn cài đặt
Sau khi đưa đĩa CD vào máy, copy toàn bộ các thư mục và file có trong đĩa vào máy tính. Sau đó tìm đến thư mục Setup, nháy đúp chuột vào file “quanlynhasach.exe” khi đó sẽ hiện lên một hộp thoại thông báo bạn chọn Yes và tiến hành cài đặt bình thường (nếu máy bạn có cài đặt Visual Basic 6.0 bạn có thể click chuột vào file BST BOOKSTORE v1.0.exe trong thu mục “Quan ly Nha Sach_code” để chạy chương trình mà không cần cài đặt). Sau khi cài đặt xong khởi động chương trình màn hình chào mừng được hiển thị trước tiên:
Kế tiếp đó, nếu lần đầu tiên bạn kích hoạt chương trình, chương trình đòi hỏi bạn phải nhập mã đăng ký bản quyền:
Nếu bạn không có mã đăng ký, bạn phải liên hệ với tác giả chương trình để có được mã đăng ký, tất nhiên bạn phải tốn một khoản phí để mua bản quyền để sử dụng chương trình. Nếu bạn không có mã đăng ký, bạn có
Mã đăng ký: KC2004PTK2005ITALY
Nếu lần đầu tiên bạn chạy chương trình, thì chương trình yêu cầu bạn